CRM Битрикс24 для оптового поставщика металлопродукции ТК МС-Трейд

Информация о клиенте:

ООО «ТК МС-Трейд» занимается оптовой торговлей сортового металлопроката строительного и промышленного назначения, ванадиевой продукции и осуществляет поставки по всей России и в страны ближнего зарубежья. У них всегда в наличии наиболее востребованные позиции металлопроката: арматура, двутавры, швеллеры, уголки, проволока, гвозди, сетка и ванадиевая продукция. Штат из более чем 100 сотрудников.

Задача клиента:

Компания активно росла, расширяя географию поставок и увеличивая объем заказов. Но ключевые бизнес-процессы оставались слабо автоматизированными:

• Согласование цен происходило в полуручном режиме в самописной СЭД

• Работа велась в нескольких системах и множестве файлов

• Не был автоматизирован сбор данных для аналитики по заказам, клиентам и договорам

• Не было единой площадки для коммуникации сотрудников: деловая переписка велась в личных чатах, переписка и исторические данные по сделкам не были недоступны для руководителей, состояние процесса и сделки были доступны только со слов менеджера.

ООО «ТК МС-Трейд» нуждалось в автоматизации процесса управления продажами, чтобы:

• стандартизировать процесс ведения сделки;

• снизить количество «потерянных» и «забытых» лидов

• собирать и хранить исторические данные о продажах клиентам, их особенностях и предпочтениях, условиях поставок и т.д.

• снять лишнюю нагрузку с менеджеров, автоматизировав рутину (автоматическое распределение задач на ответственных, напоминания о делах, формирование и отправка КП и счетов, отправка sms и другие способы оповещений при изменении статуса сделок и др.)

• дать руководителям инструменты оперативного контроля за ходом сделок, повысить их прозрачность 

• автоматизировать ключевые этапы работы с заказами

• экономить время сотрудников на обсуждении и согласовании рабочих вопросов

• легко считать KPI менеджеров, собирать аналитику по качеству их работы

• уйти от ручного переноса данных между системами и снизить количество ошибок

Что сделали:

Ключевая функциональность, которая доступна пользователям на текущий момент:

1. Кастомизированная новостная лента и кастомизированный новостной портал:
   1. Дизайнерская главная страница
   2. Отдельный раздел для новостей компании
   3. Блок виджетов “как в гугл” для перехода на наиболее часто используемые инструменты
   4. Блок дней рождений
   5. Блок наград и достижений сотрудников
   6. Опросы - вынесены из живой ленты на новую “Главную” страницу
   7. Более компактная живая лента в отдельном разделе на Главной
2. Доработанная CRM часть:
   1. Настроена интеграция с промежуточной базой данных (А она в свою очередь с SAP ERP)
      • Клиенты (Компании)
      • Заказы (Сделки) (+ Смарт-процесс Позиции заказов)
      • Договора (Смарт-процесс)
      • Счет-фактуры (Смарт-процесс)
      • Отгрузки (Смарт-процесс)
      • Банковские гарантии (Смарт-процесс)
      • И несколько справочников (Универсальные списки)
   2. Доработаны смарт процессы, автоматизация и настроены несложные бизнес-процессы.
   3. Расширены права доступа на организации в зависимости от того какой менеджер связан с организацией через смарт-процесс «Договоры»
3. Полностью кастомный раздел СЭД по согласованию цен:
   1. Кастомный раздел с согласованиями и задачами
   2. Подгрузка параметров заказа
   3. Расчет уникальных показателей по заказу и его позициям основываясь на параметрах универсальных списков (справочников) также интегрированных с ПБД (А она в свою очередь с SAP ERP)
   4. Отдельный интерфейс для согласующих
   5. Удобные уведомления (колокол и почта)
   6. История согласования
   7. Возможность прикрепить комментарии, файлы
   8. Статусная модель

Этапы работ:

1 этап (~ 3 месяца. с 12.07.23 по 15.07.23): создание CRM−оболочки поверх ERP SAP для более комфортной работы с последней.

Заказчику требовался стандартный функционал CRM чтобы контролировать ход сделок, хранить историю, задачи, комментарии. Для удобства пользователей внутри CRM была создана «витрина данных», которая позволяет видеть ключевую информацию по заказам: компания, позиции заказа, счета-фактуры, отгрузки. Также, по просьбе заказчика, провели частичную кастомизацию интерфейса.

2 этап (ещё 3 месяца с 15.07.23 по 01.02.24): автоматизация расчета цен, цепочки согласования, корпоративное хранилище контрактов и кастомные отчеты.

Настроили передачу не только заказов, но и договоров и банковских гарантий и пр… из SAP в CRM. На данном этапе столкнулись с проблемой: стандартные настройки прав доступа не позволяли их разграничить на уровне компаний, т.е. сделать так, чтобы сотрудники, работая с договорами, видели только свои компании. Стандартные средства управления правами  в Битрикс24 позволяют разграничить доступ только для заказов и смарт−процессов, а для компаний — нет. Задача объемная, но вполне решаемая. 

Следующие этапы (с 01.02.24 по н.в.): позже автоматизировали процесс расчёта и согласования цен. Уникальная особенность этой доработки в параметрическом расчете цены (учитывается большое количество факторов, в том числе макроэкономические) и вариативности цепочек ее согласования. Стоит упомянуть, что ранее согласование цен происходило вручную (передача по цепочке документа в excel).

CRM в текущем виде автоматизирует работу менеджера по сбору фактуры заказа, расчёту цены и ее согласованию, позволяет хранить подробную историю и передавать согласованные заказы в SAP. Сейчас система находится в промышленной эксплуатации и активно тестируется пользователями, формируется бэклог.

Как выглядит готовое решение

Главная страница портала

Виджеты

Заказы

Список проектов согласования цены по конкретным заказам

Детальная карточка согласования

Детальная карточка согласования

Детальная карточка согласования

Результат

В результате проекта ООО «ТК МС-Трейд» получила полностью адаптированную под бизнес CRM-систему, интегрированную с SAP ERP через промежуточную базу данных.

• В едином интерфейсе теперь отображаются все ключевые данные по заказам, компаниям, счетам-фактурам, отгрузкам и договорам.

• Автоматизирован процесс расчета и согласования цен — вместо СЭД и Excel используется кастомный модуль с параметрическим расчетом цены и цепочкой согласования.

• Реализована витрина данных для менеджеров и статусная модель работы с договорами.

• Повышена прозрачность процессов и снижена нагрузка на сотрудников.

• Настроены права доступа по компаниям, обеспечена конфиденциальность и персонализация работы с каждым клиентом. Сотрудники видят только тех клиентов, которые к ним прикреплены.

Система переведена в промышленную эксплуатацию и активно используется, ускоряя обработку заказов и повышая эффективность управления продажами.