Электронное согласование документов в Битрикс24. Упрощаем бюрократические процедуры

Этот пост – очередной в серии публикаций о большом внедрении Битрикс24 в крупной и быстро растущей торговой сети.

  1. Краткое описание работы в портфолио
  2. Специальные бизнес-процессы, открытие магазинов и конструктор
  3. Превращаем задачи Битрикса в инструмент технической поддержки по ITSM. Собственные статусы задач, матрица переходов и отчеты
  4. Полноценная интеграция Задач Битрикса с электронной почтой “со всеми остановками”
  5. Процесс согласования договоров с возвратами на предыдущие статусы, уведомлениями и историей. Битрикс.Диск и документооборот
  6. Интеграция Битрикс24 и MS Project для проектного учета времени и прогнозирования загрузки ресурсов

Симптомы болезни

Тонны бумажных документов — неотъемлемая часть жизни организации. По мере роста  появляется огромное количество договоров, счетов, актов и внутренних документов. «Бумажки» начинают мешать реальной работе:

  1. Согласование договора с важным клиентом затягивается на месяц;
  2. Документы теряются внутри организации;
  3. Непонятно: кто, что и от кого ждёт — ответственного не найти;
  4. Электронные версии документов хранятся на компьютерах сотрудников и передаются друг другу по почте или на флешках;
  5. Чтобы найти нужный договор, надо пройти цепочку из трёх, пяти, пятнадцати человек.

Есть хотя бы два симптома из списка? Поздравляем, у вас волчанка вы страдаете от бумажной волокиты.

Согласование договоров в Битрикс24 — способ избавиться от бумажной волокиты

К счастью, болезнь известна давно, и лекарство придумано. Поможет автоматизация бизнес-процессов и система электронного документооборота (СЭД). Как и многие лекарства, эти меры довольно болезненны — люди не любят перемены. Ваши сотрудники могут сопротивляться нововведениям. Понадобятся воля и настойчивость.

Хорошие лекарства обычно дороги. Автоматизация бизнес-процессов и СЭД — не исключение. Если сложить стоимость лицензий и внедрения, то для средней организации из 100 – 300 человек это суммы порядка 2 000 000 – 5 000 000 р. Срок внедрения — от 6 месяцев.

Хорошая система электронного документооборота стоит как истребитель

Мы знаем, как помочь быстрее и дешевле. В Битрикс24 автоматизируются бизнес-процессы и строится система электронного документооборота.

Например, наш процесс согласования договоров стоит XXX р. Поделитесь статьёй и мы пришлём вам цифры:) Сроки внедрения — 1 – 2 мес.

Согласование договоров на базе Битрикс24 это способ решить проблему быстрее и дешевле

В этой статье мы будем говорить об электронном согласовании документов. Этот бизнес-процесс используется в каждой организации. Дальше мы расскажем, как делали согласование документов в Битрикс24 для торговой сети компании, название которой мы не можем упоминать по договору NDA.

Сеть магазинов работает в популярном сегодня в России формате магазинов фиксированных цен. В компании около 140 магазинов и 300 сотрудников.

Сначала выводы. Что получит бизнес после реализации электронного согласования документов на Битрикс24:

  1. Снижение сроков согласования документов. Прогнозируемость.
  2. Повышение ответственности и дисциплины — всегда понятно, чей сейчас шаг.
  3. Хранение документов в одном месте. Версионируемость.
  4. Быстрый поиск нужного документа.

Если вам уже достаточно:)

Внедрение Битрикс24 Бизнес-процессы Битрикс24

Если же нет, давайте перейдём в нашей «пилюле».

Битрикс24 спешит на помощь

Почему Битрикс24?

Чем Битрикс24 полезен для процесса согласования договоров?

  1. В Битрикс24 замечательная система задач. Лично я считаю, что это самая удобная и продуманная часть системы. Так и хочется сделать все шаги согласования договора отдельными задачами. Со своими ответственными, наблюдателями, крайними сроками и т.д.
  2. В Битрикс24 неплохие инструменты для хранения электронных версий документов и совместной работы над ними — версии, совместное редактирование, хранение, общий доступ.
  3. Комментарии, упоминания сотрудников, приложение файлов — простые функции, без которых никуда. Из коробки, без дополнительной оплаты.
  4. REST API для разработчиков — нам доступны любые сущности Битрикса и можно создавать свои. Эти методы документированы Битриксом и после обновления все продолжит работать.

Как видите, плюсов достаточно.

Самые въедливые товарищи спросят — а почему вы не сделали согласование договоров на стандартном конструкторе бизнес-процессов Битрикс24? И нам есть, что ответить.

Почему НЕ конструктор бизнес-процессов Битрикс24

Если честно, вначале мы так и сделали — предложили клиенту сделать согласование документов на конструкторе бизнес-процессов Битрикс24. Мало того, клиент согласился и мы, потратив 30 часов, такой бизнес-процесс сделали.

Однако, когда реальные пользователи начали тестировать бизнес-процесс, комментарии были негативные. Что не устраивало:

  1. Не хватало общего списка согласуемых договоров и отслеживания статусов согласования.
  2. Не использовались задачи. Сотрудники привыкли к ним.
  3. Требовалось реализовать дополнительные сценарии.

Основная претензия — неудобные интерфейс, невозможность посмотреть детальную информацию о согласовании.

Интерфейс списка бизнес-процессов

По итогам обсуждения с клиентом решили, что процесс согласования легче сделать с нуля, идеально подогнав его под пожелания сотрудников.

Чтобы не обмануть ожидания клиента, надо как можно лучше их узнать.

Техническое задание на бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24

Некоторые клиенты считают, что техническое задание это вещь в себе. Вещь, нужная только разработчикам, чтобы отмахиваться от пожеланий заказчика.

Баян про ТЗ

Тут мы в корне не согласны.

Техническое задание нужно, чтобы заказчик понял, что именно он хочет. И тут мы, как специалисты, помогаем найти лучшее решение задачи. С точки зрения удобства, стоимости и сроков.

Техническое задание на согласование договоров мы сделали очень быстро — всего 15 часов работы.

Вот план получившегося 12-страничного документа:

  1. Блок-схема
  2. Старт нового согласования договора
  3. Первичное согласование
  4. Страница со списком СД
  5. Детальная страница СД
  6. Согласование со всеми участниками
  7. Согласование с арендодателем
  8. Договор согласован
  9. Повторное согласование с коллегами
  10. Оценка

Для каждой страницы, мы спроектировали интерфейс. Ниже, для примера, прототип интерфейса детальной страницы согласования.

Представьте, как удобно обсуждать будущие страницы не «на пальцах», а видя, как они будут выглядеть в реальности.

В итоге, всего за 15 часов проектирования (мой личный рекорд:)) клиент получил четкое понимание, как будет выглядеть и работать согласование договоров. А приятным бонусом идёт оценка реализации в часах работы специалиста. Точная, под которой мы, как разработчики, готовы подписаться.

Скриншот раздела Оценка из ТЗ на согласование договора

Хорошее техническое задание сделало проект предсказуемым и понятным.

Реализация — красивый и удобный бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24

Логика бизнес-процесса согласования договоров

Блок-схема

Первым делом, после изучения пожеланий клиента, мы составили блок-схему. Прямо как на уроках программирования в школе.:)

Схема согласования договоров в Битрикс24

Схема достаточно интересная, поэтому вот ссылка на неё в полном размере:

https://drive.google.com/a/intervolga.ru/file/d/0B7l2Y0ZdmigFdzBHNHNBY2xxWVE/view?usp=sharing

Статусы согласования

Чтобы процесс согласования мог «двигаться» по блок-схеме, мы ввели статусы.

Отдельный статус согласования есть у каждого согласующего. Всего их четыре:

  1. Ожидает согласования;
  2. Согласовано;
  3. Согласовано с замечаниями;
  4. Не согласовано.

В зависимости от сочетания этих статусов, выставляется статус согласования для всего документа:

  1. Новый;
  2. Согласование;
  3. Ожидание;
  4. Согласование с арендодателем;
  5. Согласован;
  6. Не согласован.

Список согласуемых договоров

Дополнительные статусы задач

Наш бизнес-процесс согласования договоров «построен» на задачах. По алгоритму, изображенному на блок-схеме, создаются задачи на согласующих. Автоматически указывается крайний срок — +2 рабочих дня от момента создания задачи.

За это время, согласующий должен ознакомиться с договором и принять решение, согласовать его или нет. Вот тут уже стандартных функций задач Битрикс24 недостаточно. Ведь согласующий должен при завершении задачи указать, согласует он договор или нет.

Вместо стандартной кнопки «Завершить» мы добавили три отдельных:

  1. Согласовано;
  2. Согласовано с комментариями;
  3. Не согласовано.

Если сотрудник выбирает два последних варианта, нужно оставить комментарий. Его наличие проверяется автоматически. Молча не согласовать не получится.

Эти кнопки — внешнее отражение новых, дополнительных статусов задач.

Дополнительные кнопки в задаче согласования договора в интерфейсе Битрикс24

Интерфейсы бизнес-процесса согласования договора в Битрикс24

Старт согласования договора

Чтобы сотрудники быстро освоились с новым бизнес-процессом, его надо сделать удобным.

Мы уделили интерфейсам особое внимание.

Старт процесса согласования договора в Битрикс24

Начинается бизнес-процесс согласования договора с указания названия, приложения файла договора и назначения ответственных.

По умолчанию, при старте согласования договора уже выбраны сотрудники, наиболее часто выполняющие обязанности согласующих. Но при необходимости ответственных можно изменить.

Интересная особенность — при старте согласования можно выбрать двух руководителей. Если кто-то не согласует документ вовремя (срок задаётся), им отправляется письмо с указанием нерадивого сотрудника. Таким простым способом можно держать руководителей в курсе, а ответственных в страхе.:)

Страница со списком процессов согласования договоров

На этой странице видны все запущенные бизнес-процессы согласования договоров.

«Светофор» — список процессов согласования договоров Битрикс24

Неофициально мы называем её «светофор» — благодаря цветовой идентификации, достаточно одного взгляда, чтобы оценить ситуация в целом. Очень удобно для руководителей — погружаться и тратить время нужно, только если есть проблема.

Обычный светофор даёт минимум информации. А наша страница нет. Все дополнительные данные доступны за один клик:

  1. Кто отвечает за согласование;
  2. Какой крайний срок;
  3. Ссылка на текущую версию договора;
  4. Ответственные по ролям (юрисконсульт, главбух и т.д.);
  5. Какой комментарий оставили к согласованию.

Страница при этом не перезагружается, ждать не надо.

Если же нужна вся информация о согласовании договора, можно перейти на детальную страницу.

Дополнительная информация на странице со списком согласования договоров

Детальная страница согласования договора

Эта страница аккумулирует всю нужную информацию о процессе согласования.

Детальная страница согласования договора

Давайте остановимся на самых интересных моментах.

Лист согласования

Мы автоматически формируем лист согласования в формате .PDF. Его можно в любой момент скачать, распечатать и приложить к бумажной версии договора. Удобно и экономит время.

Согласование документов в Битрикс24 — Лист согласования

Текущая версия договора

Элементарная функция, но теперь последняя версия договора всегда будет под рукой.

Согласование документов в Битрикс24 — Ссылка на текущую версию договора

История версий

Вы знаете, как сильно меняется документ в процессе согласования. Часто старые версии теряются, а в них тоже находится важная информация. Для хранения электронных версий документа используется Битрикс Диск. Он поддерживает историю версий. Все копии документа будут сохранены. По крайней мере, пока не кончится место в корпоративном портале.

Согласование документов в Битрикс24 — История изменений

Комментарии к согласованию

Вся переписка по процессу согласования хранится в одном месте. Сюда же комментариями добавляются запрошенные участниками файлы. Удобная функция, которую сразу оценили пользователи — смотрите, как конструктивно идёт обсуждение. Это реальный скриншот.

Согласование документов в Битрикс24 — Комментарии к согласованию

Ссылки на задачи согласующих

Как мы помним, на каждого согласующего ставится отдельная задача. В них можно вести обсуждение с конкретным согласующим.

Согласование документов в Битрикс24 — Ссылки на задачи согласования

Внешний вид задачи бизнес-процесса согласование договора

Мы добрались до задач. Именно благодаря удобству этой сущности, пользователи быстро привыкли к новому бизнес-процессу.

Согласование документов в Битрикс24 — Задача на согласование

Все задачи по согласованию вынесены в отдельную вкладку. Найти нужную можно за два клика — открыть список задач и выбрать вкладку Согласую.

Согласование документов в Битрикс24 — Список задач на согласование

Название задачи формируется по шаблону — уже из заголовка понятно кто и что делает. Это удобно для руководителей — не надо открывать задачи.

Согласование документов в Битрикс24 — Шаблон заголовка задачи на согласование

В каждой задаче на согласование есть ссылка на детальную страницу бизнес-процесса согласования и на файл договора.

Согласование документов в Битрикс24 — Ссылки на процесс согласования и текущую версию договора

Связь с другими бизнес-процессами

Вы можете спросить, где же тут система, ведь разобрали только один бизнес-процесс согласования договора.

Наша позиция в этом вопросе — кушать слона кусочками.

Любим кушать слонов. Кусочками

Например, у клиента есть большой и сложный бизнес-процесс открытия торговой точки. От старта до финиша несколько сотен этапов и задач. Продумать и сделать всё сразу, одним махом — сложно, дорого, долго.

Мы разбиваем этот процесс на несколько небольших. Выбираем наиболее болезненные (те, где потери времени и денег у клиента максимальны) и начинаем с них.

Согласование договоров в Битрикс24 в дальнейшем будет связано с другими бизнес-процессами заказчика. Так, постепенно, шаг за шагом мы получим не просто систему электронного документооборота, а целый набор инструментов, закрывающих основные бизнес-потребности клиента.

Выводы

Веб-интеграция это создание крупных информационных веб-систем , глубоко интегрированных в бизнес Заказчика. Это снижение затрат на работу с клиентами, рост продаж и автоматизация процессов.

ИНТЕРВОЛГА – компетентный веб-интегратор . Мы можем решить все задачи веб-интеграции собственными силами. Большинство наших проектов – комплексные, интеграционные.

Наш принцип: приносить пользу бизнесу клиента за счет осмысленного применения веб-технологий.

Что дала реализация бизнес-процесса согласования договоров в Битрикс24 для компании:

  • Снизились затраты времени;
  • Повышена эффективность работы офиса;
  • Автоматизированы рутинные операции;
  • Упрощено внутреннее взаимодействие;
  • Созданы условия для масштабирования бизнеса.

В проекте внедрения и поддержки Битрикс24 для компании, которую нельзя упоминать, были применены наши интеграционные компетенции:

  1. Стратегия
    1. Стратегия развития информационной веб-системы
  2. Поддержка сайтов 24х7 и highload, работа по SLA
    1. Непрерывная интеграция, быстрое развертывание изменений
  3. Внедрение CRM и автоматизация процессов
    1. Внедрение Битрикс24: CRM, внутренние коммуникации, задачи и проекты, телефония
    2. Автоматизация процессов: открытие магазинов, согласование договоров

Обычно мы начинаем подготовку интеграционного проекта с проведения стратегического SWOT-анализа информационных систем и рекламных кампаний Заказчика.

Оставьте заявку на консультацию

Если вы четко видите цель, оставьте заявку на обсуждение интеграционного проекта .

Сколько стоит

Самый интересный вопрос.:)

Поделитесь статьёй и мы пришлём вам цифры.

Выводы

Давайте еще раз посмотрим, что получит бизнес после реализации электронного документооборота на Битрикс24:

  1. Меньше бюрократических препятствий для старта реальной работы — согласование договора с ключевым клиентом не затянется на месяц.
  2. Электронная версия любого документа всегда под рукой. Найти нужный можно за 20 секунд.
  3. Больше не надо терять время на поиски «крайнего». Всегда понятно, кто отвечает за конкретный документ. Контролировать время прохождения документа по организации можно автоматически. С оповещением руководства в случае задержек.
  4. Документ не потеряется. Также доступна вся история изменений с возможностью скачать старую версию.

А что бизнес теряет, в отсутствии системы документооборота?

Если посчитать потери от неорганизованной работы с документами в масштабах средней организации, сумма получается значительной.

Средний сотрудник тратит 30 – 60 % на работу с документами (по исследованию Siemens Business Services and IT Solutions). Допустим у вас 200 сотрудников. Возьмём минимальные 30 %. Это 7 200 часов работы в месяц (200 * 120 * 0,3).

После внедрения системы электронного документооборота, потери времени снижаются на 50 %. Пусть даже не 50 %, а всего лишь 10 %. Это 720 сэкономленных часов работы. Если средняя стоимость часа работы вашего сотрудника 400 р. (зп 50 000 р. и 120 эффективных часов работы в месяц), то за месяц вы будете экономить 290 000 р.

ИНТЕРВОЛГА — Устраняем беспорядок с помощью Битрикс24

Это без учёта эффекта от оптимизации бизнес-процессов и улучшения системы контроля и управления.

Как видите, внедрение системы электронного документооборота на основе Битрикс24 процедура выгодная. Наносит совершенно конкретную, измеримую бизнес-пользу.

Если тема заинтересовала — звоните, обсудим ваше внедрение. Или заполните форму ниже — мы сами свяжемся с вами.

Вам может быть интересно:

Внедрение Битрикс24 Бизнес-процессы Битрикс24

Я «поделился» статьей, прошу прислать файл