- Как устроен КЭДО в Битрикс24
- Подписание через Госключ
- Что даёт КЭДО именно в Битрикс24
- Портал или отдельный сервис КЭДО
- Связь с 1С:ЗУП
- С чего начать
- Какие документы переводить в портал первыми
- Кто что видит в портале
- Как объяснить сотрудникам
- Как настраивают маршруты согласования
- Шаблоны документов
- Как связаны КЭДО и другие HR-процессы в портале
- Частые проблемы на старте
- Облачный Битрикс24 или коробка для КЭДО
- Как оценить готовность портала к КЭДО
- Пример внедрения в производственной компании
- Что получает руководитель
- Что получает кадровая служба
- Как измерить эффект КЭДО в портале
- Частые вопросы
- По теме
В Битрикс24 кадровые документы можно подписывать там же, где сотрудники ставят задачи и согласуют заявки. Кадровик формирует документ, сотрудник получает уведомление в портале и подписывает его со смартфона через «Госключ». Ниже — как это устроено, что даёт портал по сравнению с отдельным сервисом и с чего начать.
Как устроен КЭДО в Битрикс24
Подписание через Госключ
«Госключ» — бесплатное приложение Минцифры для электронной подписи со смартфона. Сотрудник входит через учётную запись Госуслуг, выпускает подпись в приложении и дальше подписывает документы за пару минут. Покупать токены и ставить программы на компьютер не нужно.
Что даёт КЭДО именно в Битрикс24
| Задача | Как решается в портале |
|---|---|
| Заявление на отпуск | Сотрудник заполняет форму, заявление уходит руководителю, после согласования формируется приказ |
| Ознакомление с локальными актами | Документ рассылают группе сотрудников, система показывает, кто подписал, и напоминает остальным |
| Приём нового сотрудника | Трудовой договор и пакет документов подписывают в первый день, адаптация идёт задачами в портале |
| Контроль сроков | Роботы напоминают о неподписанных документах и ставят задачу кадровику |
Портал или отдельный сервис КЭДО
| КЭДО в Битрикс24 | Отдельный сервис КЭДО | |
|---|---|---|
| Где работает сотрудник | В портале, где уже задачи и общение | В ещё одном личном кабинете |
| Согласования | Бизнес-процессы портала под ваши маршруты | Маршруты сервиса |
| Связь с другими процессами | Адаптация, отпуска, заявки — в одном месте | Только кадровые документы |
| Когда выбирать | Портал уже есть и им пользуются | Портала нет или им пользуется только часть сотрудников |
Связь с 1С:ЗУП
| Из 1С в портал | Из портала в 1С |
|---|---|
| Сотрудники, должности, подразделения, кадровые документы на подпись | Заявления сотрудников, статусы подписания |
С чего начать
- Проверьте, доступен ли КЭДО на вашем тарифе Битрикс24.
- Оформите переход: приказ, положение, уведомление и согласия сотрудников. Порядок — в статье о переходе на КЭДО.
- Выпустите подписи руководителю и кадровикам, попросите сотрудников установить «Госключ».
- Настройте шаблоны документов и маршруты согласования.
- Свяжите портал с 1С:ЗУП.
- Запустите на одном типе документов — например, на заявлениях на отпуск — и расширяйте.
Какие документы переводить в портал первыми
| Документ | Почему первым |
|---|---|
| Заявления и приказы об отпуске | Их больше всего, маршрут понятен каждому сотруднику |
| Ознакомления с локальными актами | Массовая рассылка, система сама напоминает тем, кто не подписал |
| Расчётные листки | Ежемесячные, сотрудник получает их в портале без печати |
| Документы при приёме | Новичок подписывает пакет в первый день, адаптация продолжается задачами в портале |
Кто что видит в портале
| Роль | Доступ |
|---|---|
| Сотрудник | Только свои документы и заявления |
| Руководитель | Заявления своих подчинённых на согласовании |
| Кадровик | Все кадровые документы своего юрлица или филиала |
| Администратор портала | Настройки шаблонов и маршрутов, без доступа к содержанию документов, если так настроены права |
Права доступа настраивают при внедрении: кадровые документы содержат персональные данные, и видеть их должны только те, кому это нужно по работе.
Как объяснить сотрудникам
Как настраивают маршруты согласования
Маршрут согласования описывает, через кого проходит документ до подписания. В Битрикс24 его собирают в бизнес-процессе: сначала руководитель сотрудника, затем кадровая служба, при необходимости юрист или финансовый отдел. Маршрут может зависеть от типа документа, подразделения и суммы — например, премии выше порога уходят на согласование директору.
Важно, чтобы маршрут повторял реальную практику компании. Если на бумаге приказ об отпуске подписывает только руководитель подразделения, не стоит добавлять в электронный маршрут ещё двух согласующих: документы начнут застревать.
Шаблоны документов
Шаблон — заготовка документа с полями, которые заполняются автоматически: ФИО, должность, подразделение, даты. Данные берутся из профиля сотрудника и из 1С:ЗУП. Кадровику остаётся проверить документ и отправить его на подпись. Для каждого типа документа делают свой шаблон, а при изменении локальных актов обновляют его в одном месте.
Как связаны КЭДО и другие HR-процессы в портале
Преимущество портала проявляется, когда КЭДО работает вместе с остальными HR-процессами. Заявление на отпуск начинается в форме портала, проходит согласование, превращается в приказ и возвращается сотруднику на подпись — всё в одном месте. Новичок подписывает документы в первый день, а затем получает задачи по адаптации в том же портале. Подробнее о связке процессов — в статье о HR-платформе на Битрикс24.
Частые проблемы на старте
| Проблема | Что сделать |
|---|---|
| Сотрудники не видят документы на подпись | Проверить уведомления в портале и мобильном приложении, вынести список документов на главную |
| Не проходит подписание через «Госключ» | Проверить, выпущена ли подпись в приложении, и дать сотруднику инструкцию по выпуску |
| Данные в документе устарели | Проверить обмен с 1С:ЗУП и расписание синхронизации |
| Документы застревают у руководителей | Добавить напоминания и замещение на время отпуска руководителя |
Облачный Битрикс24 или коробка для КЭДО
| Облачный Битрикс24 | Коробочная версия | |
|---|---|---|
| Где хранятся данные | На серверах Битрикс24 | На серверах компании |
| Доработки | Через приложения и настройки | Доработки под свои процессы |
| Когда выбирают | Небольшая и средняя компания, стандартные процессы | Требования к хранению персональных данных, сложные интеграции |
Доступность КЭДО на конкретном тарифе и в конкретной версии стоит уточнить до старта проекта.
Как оценить готовность портала к КЭДО
- Все сотрудники, которые будут подписывать документы, есть в портале и регулярно в него заходят.
- Оргструктура в портале совпадает с реальной: руководители указаны верно.
- Есть мобильное приложение портала у сотрудников, которые работают вне офиса.
- Профили сотрудников связаны с данными в 1С:ЗУП.
Если хотя бы один пункт не выполняется, его стоит закрыть до запуска КЭДО: иначе документы будут уходить не тем людям или не дойдут до сотрудников.
Пример внедрения в производственной компании
На производстве большая часть сотрудников работает в цехах без компьютера. Компания сначала подключает рабочих к мобильному приложению портала: новости, график смен, заявления. Через месяц, когда приложением пользуются регулярно, запускает подписание ознакомлений и заявлений на отпуск через «Госключ». Мастера смен помогают тем, у кого возникают вопросы.
Что получает руководитель
Руководитель согласует заявления подчинённых и подписывает приказы в том же портале, где ставит задачи. Не нужно ждать, пока кадровик принесёт пачку документов на подпись: документы приходят по одному, с уведомлением, и подписываются за минуту с телефона. На время отпуска руководителя настраивают замещение, чтобы документы не стояли.
Руководитель видит отпуска команды на календаре и понимает, кого не будет на следующей неделе. Заявления, требующие его решения, собраны в одном списке — ничего не теряется в почте.
Что получает кадровая служба
Кадровик перестаёт быть курьером между сотрудниками и руководителями. Документы создаются из шаблонов с данными из 1С:ЗУП, уходят на подпись одним действием и возвращаются со статусом. Список неподписанных документов формируется сам, а напоминания рассылает система. Время освобождается на работу, которая требует участия человека: консультации сотрудников, проверку документов, подготовку новых локальных актов.
Как измерить эффект КЭДО в портале
Через месяц после запуска сравните показатели с бумажным периодом. Первый — срок от создания документа до подписи: на бумаге он измеряется днями, в портале обычно часами. Второй — время кадровика на один документ: подготовка из шаблона и рассылка занимают минуты. Третий — число неподписанных документов старше трёх дней: если оно растёт, ищите причину в уведомлениях или в маршрутах.
Отдельно посмотрите, сколько сотрудников подписывают документы с телефона. Если доля низкая, помогите им настроить мобильное приложение и «Госключ» — от этого зависит, будет ли КЭДО удобнее бумаги для людей, которые не сидят за компьютером.
Частые вопросы
Что делать, если у сотрудника нет смартфона?
Оставить ему бумажный документооборот или выдать подпись другим способом, который предусмотрен в положении о КЭДО.
Нужен ли отдельный сервис КЭДО, если есть Битрикс24?
Если сотрудники уже работают в портале, отдельный сервис обычно не нужен. Отдельный сервис выбирают, когда портала нет или им пользуется только часть сотрудников.
Можно ли подписывать документы с компьютера?
Да, документ открывают в портале на компьютере, а подписание подтверждают в приложении на телефоне.
КЭДО в Битрикс24 под ключ
Настроим подписание через Госключ, маршруты согласования и обмен с 1С:ЗУП, обучим кадровиков.
Обсудить проектСтатьи по теме
