Кейс: бизнес-процесс "Универсальное согласование документов" для Битрикс24

Задача

Процесс согласования документов занимает много времени. Договоры, дополнительные соглашения, коммерческие предложения, прайс-листы, техническое задание или макет сайта – для этих документов может потребоваться одобрение руководства или других ответственных лиц.


Перед нами стояла цель: автоматизировать этот процесс, а также сделать его максимально простым и бесконтактным (так как бизнес массово переходит на удаленную работу с бесконтактной доставкой и оплатой ). Мы учли, что сотрудники могут находиться в отпуске или не иметь доступа к Битрикс24 по другим причинам, поэтому список согласующих может настраиваться работником, запустившим процесс согласования документа.

Готовое универсальное решение доступно тут:

Бизнес-процесс "Универсальное согласование документов"

Настройка и установка

Установка бизнес-процесса в ваш облачный Битрикс24 выполняется быстро и просто. Как мы говорили ранее в обзоре быстрых процессов , наш специалист поможет с переносом БП “Универсальное согласование” в вашу CRM в течении бесплатной часовой Скайп-консультации. 

После настройки, любой сотрудник сможет запустить процесс согласования из живой ленты

Как работает согласование документов в Битрикс24?

Шаг 1

Задаётся название документа, определяется до трёх последовательно согласующих сотрудников, а сам документ прикрепляется как вложение


Шаг 2

Определенные ранее сотрудники видят новую задачу в живой ленте Битрикс24.


Они поочередно согласуют документ, при этом каждый из них может:

  • согласовать документ
  • отказать в согласовании (с обязательным пояснением)
  • вернуть этот документ на доработку предыдущему согласующему (если такового нет, то документ возвращается работнику, запустившему процесс)
  • исправить документ и согласовать с замечанием


Шаг 3

После согласования назначенными пользователями процесс прерывается, и документ можно отправлять в работу.


Для кого мы разработали бизнес-процесс?

Не зря в названии процесса присутствует слово “Универсальный”. Как говорится, время – деньги. А неавтоматизированное согласование документов “по старинке” – процесс долгий и не всегда удачный.

Предположим, чтобы обойти 3 согласующих, вам понадобится по 15 минут на каждого. Добавим по 10 минут на хождения от кабинета к кабинету и еще 10 минут на сопутствующие “замедляющие” факторы. При идеальных условиях, документ будет согласован через час. В это время менеджер мог бы обработать лид, позвонить клиенту или составить коммерческое предложение (а талантливый менеджер – управился бы со всеми тремя делами).

Вместо того, чтобы бегать по кабинетам и ждать заветной подписи нужно бесконтактно ставить задачи в CRM – пока сотрудники, определенные при запуске бизнес-процесса, занимаются согласованием, менеджер занимается другими задачами.

Бизнес-процесс “Универсальное согласование документов” подойдёт для любой компании, в которой документы согласуются хотя бы один раз в неделю.


Если же вам нужно автоматизировать процесс согласования счетов, у нас есть решение и для этого кейса – бизнес-процесс “Оплата счёта” для вашего Битрикс24.



Оцените статью: