- Что делает система электронного документооборота
- СЭД, ЭДО и КЭДО: в чём разница
- Какие задачи переводят в СЭД первыми
- Сколько стоит бумажный документооборот
- Виды систем электронного документооборота
- Как выбрать СЭД
- Документооборот в Битрикс24
- Как внедрить СЭД
- Как измерить эффект
- Электронная подпись в СЭД
- Права доступа и безопасность
- Перенос архива
- Почему внедрение СЭД буксует
- Сколько стоит внедрение СЭД
- Входящие и исходящие документы
- Поиск документов
- Частые вопросы
- По теме
Система электронного документооборота (СЭД) — программа, в которой компания создаёт, согласует, подписывает, хранит и находит документы: договоры, счета, приказы, служебные записки, входящие и исходящие письма. Без неё документы живут на бумаге, в почте и на компьютерах сотрудников, согласование тянется неделями, а найти нужный договор можно только через цепочку коллег. Ниже — что умеет СЭД, чем она отличается от ЭДО и КЭДО, какие бывают системы, как выбрать и внедрить.
Что делает система электронного документооборота
| Функция | Что даёт |
|---|---|
| Регистрация документов | У каждого документа номер, карточка, автор и дата |
| Маршруты согласования | Документ сам идёт к нужным людям в нужном порядке |
| Электронная подпись | Документы подписывают без печати |
| Версии и история | Видно, кто и что менял, какая версия последняя |
| Поиск | Документ находят по реквизитам, контрагенту, тексту |
| Контроль исполнения | Поручения по документам со сроками и напоминаниями |
| Права доступа | Каждый видит только свои документы и документы своего отдела |
| Архив | Хранение подписанных документов и сроков их хранения |
СЭД, ЭДО и КЭДО: в чём разница
| Что это | С кем обмен | |
|---|---|---|
| СЭД | Система для работы с документами внутри компании | Сотрудники компании |
| ЭДО с контрагентами | Обмен юридически значимыми документами через оператора: счета, УПД, акты | Поставщики и покупатели |
| КЭДО | Кадровые документы в электронном виде | Сотрудники и кадровая служба |
Системы часто связывают: договор согласуют в СЭД, закрывающие документы отправляют через оператора ЭДО, кадровые — через КЭДО. Подробнее о кадровом документообороте — в статье о КЭДО в Битрикс24.
Какие задачи переводят в СЭД первыми
Обычно начинают с согласования договоров и счетов: это самые массовые процессы с понятным маршрутом, и эффект виден в первый месяц. О порядке согласования — в статье о согласовании договоров.
Сколько стоит бумажный документооборот
Виды систем электронного документооборота
| Вид | Примеры задач | Когда выбирают |
|---|---|---|
| Специализированная СЭД | Делопроизводство, канцелярия, большой поток корреспонденции | Крупные компании, госкомпании, строгие требования к делопроизводству |
| СЭД в учётной системе | Документооборот рядом с учётом в 1С | Документы тесно связаны с учётом |
| Документооборот в корпоративном портале | Согласование договоров, счетов, служебных записок | Сотрудники уже работают в портале, нужны быстрые маршруты |
| Облачные сервисы ЭДО | Обмен с контрагентами | Внешний документооборот |
Как выбрать СЭД
| Критерий | Что проверить |
|---|---|
| Задачи | Какие документы и процессы нужно перевести, сколько документов в месяц |
| Маршруты | Можно ли настроить свои маршруты без программиста |
| Интеграции | Связь с 1С, почтой, ЭДО, порталом |
| Электронная подпись | Какие подписи поддерживаются |
| Удобство для сотрудников | Сколько систем им придётся открывать каждый день |
| Мобильный доступ | Можно ли согласовать документ с телефона |
| Размещение | Облако или свой сервер, требования к хранению данных |
Документооборот в Битрикс24
Если компания работает в Битрикс24, документооборот для большинства задач собирают в нём: бизнес-процессы для согласования, смарт-процессы для реестров договоров и служебных записок, Диск для файлов и версий, задачи для поручений. Сотрудники согласуют документы там же, где работают каждый день. Для компаний, которым нужно полноценное делопроизводство, портал связывают с 1С:Документооборотом или Directum.
| Задача | Чем решают в Битрикс24 |
|---|---|
| Согласование договоров и счетов | Бизнес-процессы с маршрутами |
| Реестр договоров | Смарт-процесс или список |
| Версии файлов | Битрикс24.Диск |
| Поручения по документам | Задачи со сроками |
| Связь со специализированной СЭД | Коннектор к 1С:Документообороту или Directum |
Подробнее о задачах документооборота на Битрикс24 — в статье блога «6 задач и 4 способа организации документооборота».
Как внедрить СЭД
- Опишите документы и процессы: что, кто, сколько в месяц, где задержки.
- Выберите первые процессы: обычно согласование договоров и счетов.
- Настройте маршруты, права доступа и шаблоны.
- Перенесите действующие договоры в реестр.
- Обучите сотрудников и объявите дату, с которой документы принимаются только в системе.
- Через месяц добавьте следующие процессы.
Как измерить эффект
| Показатель | Что смотреть |
|---|---|
| Срок согласования | Сколько дней документ идёт по маршруту |
| Время поиска | Сколько минут уходит на поиск документа |
| Расходы на бумагу и пересылку | Печать, курьеры, почта |
| Доля документов в системе | Сколько документов прошло через СЭД от всех |
Электронная подпись в СЭД
Чтобы документ в системе имел ту же силу, что и бумажный, его подписывают электронной подписью. Внутри компании для служебных документов часто достаточно подписи в системе по правилам, которые закреплены во внутреннем положении. Для договоров с контрагентами и документов, которые уходят наружу, используют квалифицированную подпись. Какая подпись нужна для каждого типа документа, решает юрист компании.
Права доступа и безопасность
В СЭД хранятся договоры, финансовые документы и персональные данные. Права настраивают по ролям: сотрудник видит свои документы и документы, где он участник маршрута, руководитель — документы своего подразделения, юрист — все договоры. Важно продумать, что происходит при увольнении сотрудника: его документы передаются преемнику, а доступ закрывается в день увольнения.
| Роль | Что видит |
|---|---|
| Сотрудник | Свои документы и документы, где он согласующий |
| Руководитель | Документы своего подразделения |
| Юрист | Все договоры и шаблоны |
| Бухгалтерия | Счета, акты, договоры для учёта |
| Администратор | Настройки системы, без доступа к содержимому, если так решено |
Перенос архива
Старые документы переносят в систему не все сразу. Обычно в СЭД заводят действующие договоры, а архив сканируют по мере необходимости. Для действующих договоров достаточно карточки с реквизитами, сроком действия и сканом подписанного экземпляра. Так реестр начинает работать с первого дня, а перенос архива не задерживает запуск.
Почему внедрение СЭД буксует
| Причина | Что помогает |
|---|---|
| Сотрудники продолжают работать по почте | Дата, после которой документы принимаются только в системе |
| Слишком сложные маршруты | Начать с простых маршрутов и усложнять по необходимости |
| Нет ответственного | Владелец процесса, который собирает замечания и меняет настройки |
| Система далеко от работы сотрудников | Согласование в том портале, где люди работают каждый день |
Сколько стоит внедрение СЭД
Стоимость складывается из лицензий, настройки и интеграций. Лицензии зависят от числа пользователей и выбранной системы. Настройка — от числа процессов, маршрутов и шаблонов. Интеграции — от того, с чем нужно связать систему: 1С, почта, оператор ЭДО, корпоративный портал. Если компания уже работает в Битрикс24, часть задач решают инструментами портала: бизнес-процессами, смарт-процессами и Диском. Какие из них доступны, зависит от тарифа или редакции. Точную оценку дают после обследования документов и процессов.
| Статья затрат | От чего зависит |
|---|---|
| Лицензии | Число пользователей, облако или свой сервер |
| Настройка | Число процессов, маршрутов, шаблонов |
| Интеграции | 1С, ЭДО, почта, портал |
| Перенос документов | Объём действующих договоров и архива |
| Обучение | Число сотрудников и подразделений |
Входящие и исходящие документы
В компаниях с большим потоком писем от контрагентов, госорганов и партнёров СЭД ведёт регистрацию входящих и исходящих документов. Входящее письмо сканируют или получают электронно, регистрируют с номером и датой и направляют исполнителю с поручением и сроком. Исходящее готовят по шаблону, согласуют и регистрируют перед отправкой. Руководитель видит, по каким письмам истекают сроки ответа.
| Шаг | Входящий документ | Исходящий документ |
|---|---|---|
| 1 | Получение и регистрация | Подготовка по шаблону |
| 2 | Резолюция руководителя | Согласование |
| 3 | Исполнение с контролем срока | Подписание |
| 4 | Ответ и списание в дело | Регистрация и отправка |
Такой документооборот нужен не всем. Если входящей корреспонденции немного, достаточно согласования договоров и счетов в портале.
Поиск документов
Одна из главных выгод СЭД — поиск. В бумажном архиве и сетевых папках договор ищут через коллег, в системе — по контрагенту, номеру, дате, сумме или тексту. Чтобы поиск работал, при регистрации заполняют обязательные реквизиты, а файлы называют по правилам. Права доступа при этом сохраняются: сотрудник находит только то, что ему разрешено видеть.
| Как ищут | Что нужно для этого |
|---|---|
| По контрагенту | Связь документа с карточкой компании |
| По номеру и дате | Регистрация с реквизитами |
| По тексту | Распознанный текст сканов |
| По ответственному | Поле «ответственный» в карточке |
Частые вопросы
Что такое СЭД простыми словами?
Программа, в которой компания создаёт, согласует, подписывает и хранит документы. Бумага и пересылка по почте становятся не нужны.
Чем СЭД отличается от ЭДО?
СЭД — для документов внутри компании. ЭДО — обмен юридически значимыми документами с контрагентами через оператора.
Можно ли вести документооборот в Битрикс24?
Да, согласование договоров, счетов и служебных записок собирают на бизнес-процессах. Для полноценного делопроизводства портал связывают со специализированной СЭД.
С чего начать внедрение?
С одного массового процесса, обычно с согласования договоров или счетов.
Документооборот в Битрикс24
Настроим согласование договоров, счетов и служебных записок, реестр документов и связь с 1С:Документооборотом.
Обсудить проектСтатьи по теме
