- Переход на КЭДО: обязателен или нет
- План перехода на КЭДО за 5 шагов
- Шаг 1. Выберите систему КЭДО
- Шаг 2. Подготовьте электронные подписи
- Шаг 3. Оформите документы о переходе
- Шаг 4. Уведомите сотрудников и соберите согласия
- Шаг 5. Запустите КЭДО поэтапно
- Сколько можно сэкономить на переходе
- Риски при переходе на КЭДО и как их снизить
- Как рассказать сотрудникам о переходе
- Что делать с документами, оформленными до перехода
- Как оценить результат через три месяца
- Документы о переходе: что обычно включают в положение о КЭДО
- Типичный график перехода для компании на 200 человек
- Переход на КЭДО для новых сотрудников
- Что делать, если сотрудник уволился во время перехода
- Частые вопросы
- По теме
Переход на кадровый электронный документооборот занимает от двух-трёх недель до трёх месяцев. Срок зависит от числа сотрудников, филиалов и от того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП. Ниже — план из пяти шагов, документы для перехода, пример уведомления сотрудникам, калькулятор экономии и риски, на которых спотыкаются чаще всего.
Переход на КЭДО: обязателен или нет
Нет. Работодатель решает сам, переходить ли на электронные кадровые документы. Сотрудники, которые уже работают в компании, переходят на КЭДО только с письменного согласия. Кто согласие не дал, продолжает подписывать бумажные документы, поэтому какое-то время компания ведёт два контура: электронный и бумажный.
План перехода на КЭДО за 5 шагов
Шаг 1. Выберите систему КЭДО
| Вариант | Когда подходит | На что смотреть |
|---|---|---|
| Облачный сервис КЭДО | Нужно быстро запуститься, кадровый учёт стандартный | Готовая интеграция с 1С:ЗУП, тарифы за сотрудника или документ |
| Модуль КЭДО в корпоративном портале | Сотрудники уже работают в портале — например, в Битрикс24 | Подписание рядом с задачами и согласованиями, одно окно для сотрудника |
| Собственная система на базе 1С | Крупная компания, сложная структура, свои требования к безопасности | Сроки и стоимость разработки, кто будет поддерживать |
Какую бы систему вы ни выбрали, проверьте обмен с 1С:ЗУП. Без него кадровик вносит каждый приказ дважды, и экономии времени не получается.
Шаг 2. Подготовьте электронные подписи
| Кто | Что подписывает | Что нужно |
|---|---|---|
| Руководитель | Приказы, трудовые договоры, допсоглашения | Электронная подпись руководителя организации |
| Кадровики | Документы по доверенности, уведомления | Электронные подписи; если подписывают за руководителя — доверенность |
| Сотрудники | Заявления, ознакомления, свою часть договоров | Подпись со смартфона — например, через бесплатное приложение «Госключ» |
Шаг 3. Оформите документы о переходе
| Документ | Что в нём |
|---|---|
| Приказ о переходе на КЭДО | Дата начала, ответственные, система, перечень документов, которые переводят в электронный вид |
| Положение о КЭДО | Какие документы ведутся электронно, какие подписи используются, сроки ознакомления, хранение, порядок при сбое системы |
| Уведомление сотрудникам | Сообщает о переходе и о праве дать или не дать согласие |
| Согласие сотрудника | Письменное согласие на взаимодействие с работодателем в электронном виде |
Шаг 4. Уведомите сотрудников и соберите согласия
- Разошлите уведомление о переходе всем сотрудникам — под подпись или через систему.
- Проведите короткий инструктаж: где появятся документы, как установить «Госключ» или войти в личный кабинет, кому писать при проблеме.
- Соберите письменные согласия. Тех, кто отказался, отметьте в системе — их документы останутся бумажными.
- Новым сотрудникам предлагайте КЭДО при приёме, вместе с трудовым договором.
Шаг 5. Запустите КЭДО поэтапно
| Волна | Какие документы | Почему |
|---|---|---|
| Первая | Заявления и приказы об отпуске, ознакомление с локальными актами, расчётные листки | Их больше всего, маршрут простой, сотрудники быстро привыкают |
| Вторая | Трудовые договоры и допсоглашения, приказы о переводе и командировках | Нужны отлаженные подписи руководителя и обмен с 1С |
| Третья | Остальные документы из перечня в приказе | Расширяют, когда первые волны работают без сбоев |
Сколько можно сэкономить на переходе
Главная экономия — время кадровиков и расходы на печать, курьеров и хранение. Посчитайте на своих цифрах:
Риски при переходе на КЭДО и как их снизить
| Риск | Что сделать |
|---|---|
| Сотрудники не подписывают документы вовремя | Напоминания в системе и мессенджере, ответственный в каждом подразделении |
| Документы расходятся с данными в 1С | Интеграция системы КЭДО с 1С:ЗУП до запуска |
| Сбой системы в день подписания | Резервный порядок в положении о КЭДО |
| Ошибки из-за неверного вида подписи | Проверить настройки подписей для каждого типа документа на тестовых сотрудниках |
| Часть сотрудников против | Объяснить, что изменится для них, показать подписание на телефоне, не давить — оставить бумажный контур |
Как рассказать сотрудникам о переходе
Согласие сотрудника — добровольное, поэтому от того, как вы объясните переход, зависит, сколько людей согласятся. Сухое уведомление со ссылкой на статью закона вызывает настороженность. Лучше работает короткое объяснение того, что изменится для самого сотрудника.
- Заявление на отпуск можно подать с телефона, не приходя в отдел кадров.
- Документы приходят в одно место, их можно открыть и перечитать в любой момент.
- Расчётные листки не теряются и доступны за все месяцы.
- Подписание занимает пару минут и не требует покупки флешек и программ.
Хорошо работает пробный документ: например, ознакомление с положением о КЭДО, которое подписывают все. Сотрудники учатся на документе, который ни на что не влияет, а кадровик видит, у кого возникли сложности.
Что делать с документами, оформленными до перехода
Бумажные документы, подписанные до перехода, остаются действительными и хранятся в бумажном архиве по прежним правилам. Переводить их в электронный вид не нужно. Электронный документооборот начинается с даты, указанной в приказе о переходе, и только для тех сотрудников, которые дали согласие.
Если сотрудник даёт согласие позже, его новые документы оформляют электронно, а старые остаются на бумаге. В личном деле какое-то время будут оба вида документов — это нормальная ситуация переходного периода.
Как оценить результат через три месяца
| Что проверить | На что ориентироваться |
|---|---|
| Доля сотрудников на КЭДО | Растёт ли число согласий после первых недель |
| Срок подписания | Подписываются ли документы в течение одного-двух дней |
| Бумажный контур | Сколько документов в месяц ещё печатают и почему |
| Время кадровиков | Сколько часов в неделю освободилось на подготовке и сборе подписей |
| Ошибки | Сколько документов пришлось переоформлять из-за неверных данных или подписи |
Если показатели не растут, чаще всего причина в одном из трёх мест: сотрудникам неудобно подписывать, руководители не согласуют вовремя или данные не приходят из 1С. Каждую из этих проблем решают настройкой системы.
Документы о переходе: что обычно включают в положение о КЭДО
- Перечень документов, которые оформляются в электронном виде.
- Систему, в которой ведётся документооборот, и порядок доступа к ней.
- Виды электронных подписей для руководителя, кадровиков и сотрудников.
- Сроки, в течение которых сотрудник знакомится с документом и подписывает его.
- Порядок хранения электронных документов и выдачи копий сотруднику.
- Резервный порядок на случай недоступности системы.
- Порядок для сотрудников, которые не дали согласие.
Положение принимают приказом руководителя. Окончательную редакцию согласуйте с юристом компании: формулировки зависят от структуры компании и уже принятых локальных актов.
Типичный график перехода для компании на 200 человек
| Неделя | Что происходит |
|---|---|
| 1–2 | Перечень документов, выбор системы, проект положения |
| 3 | Приказ о переходе, выпуск подписей руководителю и кадровикам |
| 4 | Уведомление сотрудников, сбор согласий, инструктаж |
| 5–6 | Пилот: отпуска и ознакомления в одном подразделении |
| 7–8 | Подключение остальных подразделений, расширение перечня документов |
Переход на КЭДО для новых сотрудников
Новых сотрудников удобнее всего переводить на КЭДО с первого дня. Вместе с оффером кандидат получает инструкцию: установить «Госключ», выпустить подпись, войти в портал или личный кабинет системы. В первый рабочий день он подписывает трудовой договор и пакет ознакомлений электронно, без бумажной папки. Так в компании постепенно растёт доля сотрудников на КЭДО без отдельной кампании по сбору согласий.
Что делать, если сотрудник уволился во время перехода
Документы, подписанные электронно до увольнения, остаются в электронном архиве и хранятся по тем же правилам, что и бумажные. При увольнении сотруднику выдают копии документов в порядке, который описан в положении о КЭДО. Если сотрудник не давал согласие и работал на бумаге, его увольнение оформляют на бумаге, как раньше.
Частые вопросы
Сколько времени занимает переход на КЭДО?
В компании до 100 человек с готовым сервисом — от двух-трёх недель. Если нужна интеграция с 1С и несколько юрлиц, закладывайте два-три месяца.
Нужно ли переводить сразу все документы?
Нет. Перечень документов задаёт приказ о переходе, его расширяют постепенно.
Что делать с сотрудниками, которые отказались?
Вести их документы на бумаге. Сотрудник может дать согласие позже — тогда его переводят на КЭДО.
Кто должен вести проект перехода?
Руководитель кадровой службы. ИТ отвечает за систему и интеграцию, юрист — за приказ, положение и формулировки уведомлений.
Переход на КЭДО в Битрикс24
Настроим подписание кадровых документов в корпоративном портале, маршруты согласования и обмен с 1С:ЗУП. Сотрудники подписывают документы там же, где работают с задачами.
Обсудить проектСтатьи по теме
