Лист согласования: как оформить, образец и электронное согласование

Лист согласования — документ или раздел документа, где фиксируют, кто из сотрудников проверил и согласовал проект договора, приказа, положения или другого документа до подписания. В нём указывают согласующих, их должности, даты, подписи и замечания. Лист показывает, что документ проверили все нужные службы, и помогает найти, кто и когда принял решение. Ниже — что указывают в листе согласования, как его оформить, в каком порядке согласовывать и как перевести согласование в электронный вид.

Зачем нужен лист согласования

Что указывают в листе согласования

Лист согласования оформляют на оборотной стороне последнего листа документа или отдельным листом. Где именно и в каком виде, определяет инструкция по делопроизводству компании. Требования к оформлению отдельных видов документов, например в госорганах, уточняйте по применимым правилам.

Порядок согласования

Порядок зависит от вида документа. Договор обычно проходит руководителя инициатора, юриста, финансовую службу и бухгалтерию. Приказ — кадровую службу, юриста и руководителя подразделения, которого он касается. Типовые маршруты для каждого вида документа стоит утвердить заранее, тогда инициатор не гадает, кому нести проект.

О согласовании договоров — подробнее в статье о согласовании договоров, о служебных записках — в статье о служебной записке.

Сколько длится согласование

Последовательное и параллельное согласование

При последовательном согласовании документ идёт от одного согласующего к другому. Так делают, когда следующий должен видеть решение предыдущего: например, финансовая служба смотрит договор после юриста. При параллельном документ получают сразу несколько согласующих, и срок сокращается. На бумаге параллельное согласование почти невозможно: экземпляр один. В электронном маршруте его настраивают для независимых проверок.

Частые ошибки в листе согласования

Электронный лист согласования

На корпоративном портале согласование запускает инициатор: загружает документ, выбирает вид, и система подставляет маршрут. Согласующие получают задачу с документом, оставляют решение и комментарий. Если документ вернули на доработку, новая версия уходит по маршруту заново, а история сохраняется. Лист согласования формируется автоматически и прикладывается к документу: согласующие, решения, даты, замечания. Если в компании используется электронная подпись, её ставят прямо в маршруте.

Электронное согласование — часть системы электронного документооборота. Как выбрать и внедрить СЭД, — в статье о системе электронного документооборота.

Лист согласования договора

Договор согласуют чаще остальных документов. В листе согласования договора, кроме согласующих, указывают контрагента, предмет, сумму и срок. По сумме часто меняется маршрут: договор до определённого лимита согласует руководитель направления, выше — финансовый директор. Если правила маршрутов записаны в регламенте, инициатор не теряет время на выяснение, кому нести договор.

Лист согласования приказа

Приказ согласуют руководители, которых он касается, юрист и кадровая служба, если приказ касается персонала. Лист согласования приказа оформляют по правилам компании: на обороте последнего листа или отдельным листом. Кадровые приказы во многих компаниях уже подписывают электронно через КЭДО, и согласование становится частью электронного маршрута. Подробнее — в статье о КЭДО в Битрикс24.

Как работать с замечаниями

Замечания — самая проблемная часть бумажного согласования. Согласующий пишет на полях или в листе, инициатор вносит правки, но второй раз документ проходит не всех, и часть замечаний теряется. Правило: каждое замечание получает ответ — учтено, не учтено с объяснением. После правок документ возвращается тем, кто оставил замечания. В электронном маршруте замечания хранятся как комментарии к версии, а система возвращает документ нужным согласующим.

Сроки согласования

Без сроков документ может лежать у согласующего неделю. Типовой срок на каждом этапе — один-два рабочих дня — утверждают в регламенте. В электронном маршруте срок становится сроком задачи: согласующий видит его, система напоминает, а если срок прошёл, сообщает руководителю или передаёт документ дальше по правилам. Руководитель видит отчёт: на каких этапах документы задерживаются чаще всего.

Замещение согласующих

Согласование часто останавливается из-за отпуска или болезни одного из согласующих. На бумаге документ ждёт возвращения сотрудника или его ищут по кабинетам заместителей. В регламенте заранее назначают заместителя для каждого участника маршрута. В электронной системе замещение настраивают на время отсутствия: документы автоматически уходят заместителю, а в листе согласования видно, кто именно согласовал.

Хранение листов согласования

Лист согласования хранят вместе с документом: он нужен при проверках, спорах и разборе ошибок. Сроки хранения документов определяются законом и номенклатурой дел компании — их уточняйте у ответственного за делопроизводство. Бумажные листы хранят в деле с оригиналом документа. Электронные хранятся в системе вместе со всеми версиями документа, а при необходимости выгружаются в PDF.

Если документов много, их ведут в реестре: номер, вид, контрагент, статус согласования, ответственный.

Согласование с внешними участниками

Иногда документ согласуют не только внутри компании: договор правит юрист контрагента, проект приказа смотрит управляющая компания холдинга. Внешние правки фиксируют как отдельную версию с пометкой, от кого они пришли, и снова проводят документ по внутреннему маршруту, если изменились существенные условия. На портале внешнего участника можно пригласить с ограниченным доступом к документу, а можно обмениваться версиями через систему электронного документооборота с контрагентами.

С чего начать переход на электронное согласование

1. Выберите один вид документов с большим потоком, например договоры.
2. Опишите типовой маршрут и сроки на каждом этапе.
3. Назначьте заместителей согласующих.
4. Настройте маршрут на портале и запустите пилот на одном подразделении.
5. Через месяц сравните сроки согласования до и после и добавьте следующие виды документов.

Пилот на одном виде документов показывает узкие места маршрута до того, как в систему перейдут все документы компании. О том, как автоматизировать другие процессы, — в статье об автоматизации бизнес-процессов.

Частые вопросы