– А раньше сколько времени тратилось на согласование?

– Половина просто терялась и мы запускали процесс заново!

Из интервью с клиентом.

Суть статьи коротко

Битрикс24 нравится сотрудникам и руководителям компаний своим простым интерфейсом. Часто наши клиенты хотят чтобы корпоративный документооборот тоже работал в Битрикс24.

В статье мы описываем частые задачи документооборота и решения на базе Битрикс24. В зависимости от особенностей и сложности процессов мы знаем что рекомендовать каждой компании.

Если вы отвечаете за внедрение документооборота в компании – вам сюда. 


ИНТЕРВОЛГА рекомендована компанией 1С-Битрикс для крупных внедрений Битрикс24. У нас есть знания, опыт, Enterprise-кейсы и собственные наработки.

Мы готовы внедрить документооборот на базе Битрикс24 в вашей компании. Оставьте заявку.

Дорожная карта внедрения

Мы разработали и применяем цельный подход внедрения Битрикс24 в крупных организациях – Дорожную карту внедрения.
Документооборот это одна из задач на второй из пяти стадий внедрения. 


Ознакомьтесь с дорожной картой и оставьте заявку на демонстрацию наших решений.

Задачи электронного документооборота

Согласование договоров и счетов

Наиболее распространенная задача в коммерческих организациях. Отличия в сложности сценариев и числе участников. 

До наведения порядка согласование сложного договора может занимать недели, после внедрения электронного документооборота на Битрикс24 – от часов до дней в сложных случаях.

Эта задача может быть решена в Битрикс24 через Бизнес-процессы, RPA или Мини-СЭД (см далее).

Согласование маркетинговых акций и бюджетов 

Типичный бизнес-процесс в компаниях с выделенными подразделениями маркетинга, HR и финансовым календарем. Обычно занимает несколько недель.

Эта задача может быть решена в Битрикс24 через Бизнес-процессы (см далее).

Согласование крупных проектов

Процесс характерен для крупных компаний со сложной структурой принятия решений. Как правило, процесс многоступенчатый и занимает несколько месяцев.

Для согласования и отслеживания типовых повторяющихся проектов у нас есть готовое решение Этапные бизнес-процессы для Битрикс24. Оставьте заявку.

Ведение входящего и исходящего документооборота по ГОСТ

Процесс характерен для крупных и государственных компаний, соблюдающих требования ГОСТ. Отличается отсутствием конкретных целей, начала и конца. 

Эту задачу правильнее решать в 1С:Документооборот или Directum. Для экономии лицензий и создания дружелюбного интерфейса можно подключить Коннектор.

Учет внутренней переписки и служебных записок

Процесс также типичен для крупных компаниях, где основная коммуникация идет через письма и записки.

Главная цель внедрения Б24 – заменить такую практику на более быстрые процедуры.

Помимо этого есть возможность быстро запланировать отпуск, согласовать и синхронизировать его с 1С.

Планерки и собрания. Учет и отслеживание распоряжений

Если в собраниях участвует более 10 человек, требуется отдельный человек и процесс для отслеживания протоколов и выполнения решений. Часто эту задачу возлагают на Б24.

В коробочной версии Битрикс24 есть решение “Собрания и планерки”, который неплохо решает эту задачу. 

Правильно, когда все документы по планёркам, распоряжения и протоколы, доступны электронно.

Если никак не удается победить культуру “должна быть бумажка” – рекомендуем внедрить 1С:Документооборот или Directum и связать их с Б24 через Коннектор.


Цель внедрения документооборота в Б24

  1. Ключевая цель внедрения документооборота в Битрикс24 – порядок в согласовании договоров.

  2. Второй приоритет – проекты и бюджеты.

  3. Для решения задач учета поручений, писем и работы по ГОСТ подойдут 1С: Документооборот и Directum.
    С Битрикс24 их можно связать коннектором.

Мы готовы внедрить документооборот на базе Битрикс24 в вашей компании. Оставьте заявку.

Методы организации документооборота в Битрикс24

Бизнес-процессы

ИНТЕРВОЛГА разработала решения для универсального согласования. Некоторые можно купить как готовый бизнес-процесс.

Если ваш процесс отличается от стандартного – оставьте заявку, мы сделаем процесс “под вас”.

Стоимость решения: Готовый процесс стоит 4500 рублей, нестандартный – обычно до 50 тысяч рублей.

RPA 

В видео мы рассмотрели автоматизацию процесса согласования документов с помощью RPA

Стоимость подобного решения — от 13 000 руб.

Мини-СЭД

Мини-СЭД – разработка ИНТЕРВОЛГИ для согласования договоров в организациях среднего размера. Решение подойдет вашей компании, если у вас описаны процедуры согласования.

Мини-СЭД реализован как модуль для коробочной версии Битрикс24.

После внедрения сотрудники видят всю работу с документами “как на ладони”, экономится время.

Давайте рассмотрим простой пример: согласование договора на закупку оргтехники.
Сотрудник находит требуемую технику, получает от поставщика договор, передает своему руководителю.
Если руководитель одобряет, договор уходит к бухгалтеру.
Если бухгалтер одобряет, договор уходит к директору.
Если директор одобряет, договор согласован.
Если кто-то один не одобряет, маршрут останавливается.
Любой из согласующих может поставить процесс “на паузу” для выяснения обстоятельств.

Демонстрация согласования договоров в Битрикс24


Бизнес-процесс согласования документов в Битрикс24

Как выглядит согласование договоров в Битрикс24 ? Страница появляется в левом меню для всех пользователей.

На странице списка договоров отображается список документов со статусами согласований (дашборд для руководителя).

Можно посмотреть статус согласования конкретного документа и задачи отдельным сотрудникам.

Текущая версия договора доступна на Диске. 

В процессе согласования последовательно создаются задачи каждому следующему участнику. Детали и скриншоты – в отдельной статье про мини-СЭД.

Если нужно загрузить новую версию договора, нужно перейти на страницу Процесс согласования и загрузить новый файл.

Детальная страница согласования всегда содержит ссылку на лист согласования и задачи участников.

Формирование Листа согласования в PDF

Лист согласования договора

Мини-СЭД продается как готовое решение. Мы готовы помочь с внедрением мини-СЭД и адаптировать под процессы вашей компании. Оставьте заявку.

Стоимость решения: мини-СЭД стоит 150 тысяч рублей, адаптация под компанию обычно до 150 тысяч рублей дополнительно.

Коннектор для Битрикс24 к 1С-Документооборот и Directum

СЭД 1С:Документооборот и Directum часто применяются в компаниях с серьезным подходом и уровнем требований к стандартам.

Битрикс24 легче и проще, заменить “взрослый” документооборот нельзя ни бизнес-процессами, ни решениями на базе RPA.

Если у вас уже внедрены 1С-Документооборот или Directum, для экономии лицензий и создания “единого окна” для всех сотрудников мы предлагаем подключить их к Б24 через Коннектор.

6 задач и 4 способа организации документооборота в Битрикс24

Коннектор реализует три основных сценария:

  1. Запуск процесса согласования (или любого другого) во внешней системе. Внутри СЭД 1С-Документооборот или Directum согласование пойдет так, как реализовали администраторы СЭД.

  2. Контроль статуса. В любой момент сотрудник может посмотреть на какой стадии находится процесс, кто сейчас за него отвечает.

  3. Получение результата. По окончании процесса его результат (согласованный документ, протокол) загружаются в Битрикс24 и доступны для работы в этой среде.

Результат: все работает, экономятся лицензии, большинство пользователей работают в “дружелюбной” среде Битрикс24. Оставьте заявку.

Стоимость решения: Коннектор стоит 50 тысяч рублей, нестандартные сценарии еще около 100 тысяч рублей.

Услуга внедрения 1С:Документооборот стоит от 500 тысяч рублей.

Бонус-трек: Электронная цифровая подпись в Б24

Применение электронной подписи для коммуникаций с внешним миром

Для простых процессов согласования счетов и договоров достаточно просто авторизации в Битрикс24, а чтобы переписка имела неоспоримую юридическую силу, нужно использовать электронную подпись.

Это бывает нужно не только для юридически значимой переписки, но и для обращения к финансовым сервисам и бюро кредитных историй (например, Equifax), которые принимают по API только подписанные запросы.

Мы неоднократно решали такую задачу и у нас есть решение для подключения электронной подписи в Битрикс24. Оставьте заявку.

Выводы

Битрикс24 не является специализированным инструментов для решения задач документооборота.
Однако у ИНТЕРВОЛГИ есть готовые решения по организации процессов согласования документов, работы с электронной подписью и внешними СЭД.

Мы готовы внедрить документооборот на базе Битрикс24 в вашей компании. Оставьте заявку.
Оцените статью
01.09.2020
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

Холдинговая структура компании в CRM Битрикс24: все сделки группы на одной странице Если вы используете Битрикс24 для продаж нескольким компаниям объединенным в холдинг, то можно сделать так, чтобы видеть иерархию продаж на уровне всей гру...
Функция b2b-платформы — отправка рекламаций в CRMОптовые покупатели — ключевой сегмент экономики торгово-производственного предприятия, и их удовлетворённость напрямую влияет на успех бизнеса. Новый функционал...
Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов — лонгрид, чтобы не запутаться Статья будет полезна всем, кто хочет улучшить эффективность своего бизнеса или узнать больше о возможностях автоматизации бизнес-процессов для повышения ко...
График и согласование отпусков в Битрикс24: быстро, удобно, без ExcelДелимся особенностями внедрения элементов КЭДО в крупной компании: создаем график отпусков прямо в Б24! Без автоматизации на это уходило не меньше недели, сейча...
B2B-SaaS или B2B-система (платформа+CRM) на вашем сервере: плюс и минусы, что выбрать? Введение Эта статья для коммерческих директоров, руководителей отделов продаж производственных и оптово-торговых компаний, которые ищут инструменты для ро...
CRM для B2B-продаж — зачем оно Вам надо?Для сложных B2B-сделок, которые требуют нескольких этапов переговоров, встреч и презентаций, важен систематизированный подход. Этого не достичь без внедрения в ...
Мы работаем по одному из двух форматов:
  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).
ИНТЕРВОЛГА предоставляет:
  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.
Ключевые услуги:
  • нагруженный интернет-магазин;
  • личный кабинет;
  • оптовые продажи — B2B-платформа;
  • маркетплейс;
  • технический аудит сайта;
  • Битрикс24 — корпоративные HR-порталы;
  • Битрикс24 — построение CRM-системы;
  • Битрикс24 — личные кабинеты сотрудников;
  • Битрикс24 — аудит портала;
  • 1С — интеграция с другими системами;
  • 1С — доработка системы;
  • маркетинг — комплексное интернет-продвижение;
  • маркетинг — продвижение для B2B.
Хотите получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишитесь на рассылку — спамить не будем