Как организовать документооборот в Битрикс24? 6 задач и 4 способа решения
- Суть статьи коротко
- Дорожная карта внедрения
- Задачи электронного документооборота
- Цель внедрения документооборота в Б24
- Методы организации документооборота в Битрикс24
- Бонус-трек: Электронная цифровая подпись в Б24
- Выводы
– А раньше сколько времени тратилось на согласование?
– Половина просто терялась и мы запускали процесс заново!
Из интервью с клиентом.
Суть статьи коротко
Битрикс24 нравится сотрудникам и руководителям компаний своим простым интерфейсом. Часто наши клиенты хотят чтобы корпоративный документооборот тоже работал в Битрикс24.
В статье мы описываем частые задачи документооборота и решения на базе Битрикс24. В зависимости от особенностей и сложности процессов мы знаем что рекомендовать каждой компании.
Если вы отвечаете за внедрение документооборота в компании – вам сюда.
ИНТЕРВОЛГА рекомендована компанией 1С-Битрикс для крупных внедрений Битрикс24. У нас есть знания, опыт, Enterprise-кейсы и собственные наработки.
Мы готовы внедрить документооборот на базе Битрикс24 в вашей компании. Оставьте заявку.
Дорожная карта внедрения
Мы разработали и применяем цельный подход внедрения Битрикс24 в крупных организациях – Дорожную карту внедрения.Документооборот это одна из задач на второй из пяти стадий внедрения.
Ознакомьтесь с дорожной картой и оставьте заявку на демонстрацию наших решений.
Задачи электронного документооборота
Согласование договоров и счетов
Наиболее распространенная задача в коммерческих организациях. Отличия в сложности сценариев и числе участников.
До наведения порядка согласование сложного договора может занимать недели, после внедрения электронного документооборота на Битрикс24 – от часов до дней в сложных случаях.
Эта задача может быть решена в Битрикс24 через Бизнес-процессы, RPA или Мини-СЭД (см далее).
Согласование маркетинговых акций и бюджетов
Типичный бизнес-процесс в компаниях с выделенными подразделениями маркетинга, HR и финансовым календарем. Обычно занимает несколько недель.
Эта задача может быть решена в Битрикс24 через Бизнес-процессы (см далее).
Согласование крупных проектов
Процесс характерен для крупных компаний со сложной структурой принятия решений. Как правило, процесс многоступенчатый и занимает несколько месяцев.
Для согласования и отслеживания типовых повторяющихся проектов у нас есть готовое решение Этапные бизнес-процессы для Битрикс24. Оставьте заявку.
Ведение входящего и исходящего документооборота по ГОСТ
Процесс характерен для крупных и государственных компаний, соблюдающих требования ГОСТ. Отличается отсутствием конкретных целей, начала и конца.
Эту задачу правильнее решать в 1С:Документооборот или Directum. Для экономии лицензий и создания дружелюбного интерфейса можно подключить Коннектор.
Учет внутренней переписки и служебных записок
Процесс также типичен для крупных компаниях, где основная коммуникация идет через письма и записки.
Главная цель внедрения Б24 – заменить такую практику на более быстрые процедуры.
Помимо этого есть возможность быстро запланировать отпуск, согласовать и синхронизировать его с 1С.
Планерки и собрания. Учет и отслеживание распоряжений
Если в собраниях участвует более 10 человек, требуется отдельный человек и процесс для отслеживания протоколов и выполнения решений. Часто эту задачу возлагают на Б24.
В коробочной версии Битрикс24 есть решение “Собрания и планерки”, который неплохо решает эту задачу.
Правильно, когда все документы по планёркам, распоряжения и протоколы, доступны электронно.
Если никак не удается победить культуру “должна быть бумажка” – рекомендуем внедрить 1С:Документооборот или Directum и связать их с Б24 через Коннектор.
Цель внедрения документооборота в Б24
-
Ключевая цель внедрения документооборота в Битрикс24 – порядок в согласовании договоров.
-
Второй приоритет – проекты и бюджеты.
-
Для решения задач учета поручений, писем и работы по ГОСТ подойдут 1С: Документооборот и Directum.
С Битрикс24 их можно связать коннектором.
Мы готовы внедрить документооборот на базе Битрикс24 в вашей компании. Оставьте заявку.
Методы организации документооборота в Битрикс24
Бизнес-процессы
ИНТЕРВОЛГА разработала решения для универсального согласования. Некоторые можно купить как готовый бизнес-процесс.
Если ваш процесс отличается от стандартного – оставьте заявку, мы сделаем процесс “под вас”.
Стоимость решения: Готовый процесс стоит 4500 рублей, нестандартный – обычно до 50 тысяч рублей.
RPA
В видео мы рассмотрели автоматизацию процесса согласования документов с помощью RPA
Стоимость подобного решения — от 13 000 руб.
Мини-СЭД
Мини-СЭД – разработка ИНТЕРВОЛГИ для согласования договоров в организациях среднего размера. Решение подойдет вашей компании, если у вас описаны процедуры согласования.
Мини-СЭД реализован как модуль для коробочной версии Битрикс24.
После внедрения сотрудники видят всю работу с документами “как на ладони”, экономится время.
Если руководитель одобряет, договор уходит к бухгалтеру.
Если бухгалтер одобряет, договор уходит к директору.
Если директор одобряет, договор согласован.
Если кто-то один не одобряет, маршрут останавливается.
Любой из согласующих может поставить процесс “на паузу” для выяснения обстоятельств.
Демонстрация согласования договоров в Битрикс24
Бизнес-процесс согласования документов в Битрикс24
Как выглядит согласование договоров в Битрикс24 ? Страница появляется в левом меню для всех пользователей.
На странице списка договоров отображается список документов со статусами согласований (дашборд для руководителя).
Можно посмотреть статус согласования конкретного документа и задачи отдельным сотрудникам.
Текущая версия договора доступна на Диске.
В процессе согласования последовательно создаются задачи каждому следующему участнику. Детали и скриншоты – в отдельной статье про мини-СЭД.
Если нужно загрузить новую версию договора, нужно перейти на страницу Процесс согласования и загрузить новый файл.
Детальная страница согласования всегда содержит ссылку на лист согласования и задачи участников.
Формирование Листа согласования в PDF
Лист согласования договора
Мини-СЭД продается как готовое решение. Мы готовы помочь с внедрением мини-СЭД и адаптировать под процессы вашей компании. Оставьте заявку.
Стоимость решения: мини-СЭД стоит 150 тысяч рублей, адаптация под компанию обычно до 150 тысяч рублей дополнительно.
Коннектор для Битрикс24 к 1С-Документооборот и Directum
СЭД 1С:Документооборот и Directum часто применяются в компаниях с серьезным подходом и уровнем требований к стандартам.
Битрикс24 легче и проще, заменить “взрослый” документооборот нельзя ни бизнес-процессами, ни решениями на базе RPA.
Если у вас уже внедрены 1С-Документооборот или Directum, для экономии лицензий и создания “единого окна” для всех сотрудников мы предлагаем подключить их к Б24 через Коннектор.
Коннектор реализует три основных сценария:
-
Запуск процесса согласования (или любого другого) во внешней системе. Внутри СЭД 1С-Документооборот или Directum согласование пойдет так, как реализовали администраторы СЭД.
-
Контроль статуса. В любой момент сотрудник может посмотреть на какой стадии находится процесс, кто сейчас за него отвечает.
-
Получение результата. По окончании процесса его результат (согласованный документ, протокол) загружаются в Битрикс24 и доступны для работы в этой среде.
Результат: все работает, экономятся лицензии, большинство пользователей работают в “дружелюбной” среде Битрикс24. Оставьте заявку.
Стоимость решения: Коннектор стоит 50 тысяч рублей, нестандартные сценарии еще около 100 тысяч рублей.
Услуга внедрения 1С:Документооборот стоит от 500 тысяч рублей.
Бонус-трек: Электронная цифровая подпись в Б24
Применение электронной подписи для коммуникаций с внешним миром
Для простых процессов согласования счетов и договоров достаточно просто авторизации в Битрикс24, а чтобы переписка имела неоспоримую юридическую силу, нужно использовать электронную подпись.
Это бывает нужно не только для юридически значимой переписки, но и для обращения к финансовым сервисам и бюро кредитных историй (например, Equifax), которые принимают по API только подписанные запросы.
Мы неоднократно решали такую задачу и у нас есть решение для подключения электронной подписи в Битрикс24. Оставьте заявку.
Выводы
Битрикс24 не является специализированным инструментов для решения задач документооборота.
Однако у ИНТЕРВОЛГИ есть готовые решения по организации процессов согласования документов, работы с электронной подписью и внешними СЭД.
Статьи по теме
