Как ускорить процесс согласования документов внутри и вне организации

Александр Давыдов

5 проблем согласования документов в организациях

В организациях больших и малых периодически возникает задача согласования документов. Служебные записки, Заявки на отпуск, Заявки на командировки и закупку техники — любой бизнес-процесс движения документов в компании. Если в процессе участвуют только сотрудники компании, это внутреннее согласование.

В современном digital-мире есть много способов организовать подобные бизнес-процессы. Есть специальный софт, есть универсальные программы (Trello, Bitrix24, Листоход). В некоторых организациях до сих пор для любых согласований используют чаты Whatsapp или Telegram.

Кроме того, Бизнесу бывает необходимо согласовать договор или другой документ с заказчиком, подрядчиком или партнером. 

Если внутри организации сотрудники могут “договориться” использовать любой подходящий инструмент, то с внешними контрагентами и их представителями — не всегда. Кто-то ждет договор на почту, кто-то в whatsapp, а кто-то присылает курьера. Подобные бизнес-процессы мы называем внешними согласованиями.
Внутренние и внешние согласования документов Также, при согласовании документов с сотрудниками других организаций, есть сопутствующие проблемы:
  • коммуникация в разных местах (чатах, приложениях, информационных системах);
  • фиксирования решений нет, приходится просматривать всю историю переписки, чтобы найти решение конкретного человека по вашему документу;
  • нет удобного инструмента для поэтапного движения документа;
  • непонятно, куда писать комментарии по документу, и где их потом искать;
  • непонятно, какой финальный статус документа и где искать актуальную версию.
Мы поставили цель создать единую удобную среду для автоматизации процесса согласования любых документов. Внутри организации и вне ее. Простую в использовании и не требующую лишних телодвижений (и программ).

Что работает на данный момент

Так как основных кейсов — два (Внутреннее и Внешнее согласование), мы движемся, параллельно наращивая функции в двух направлениях.

Согласование внутри организации:
  • Наглядный статус движения документа. Легко увидеть, кто задерживает согласование.Движение документа, которое задерживает движение
  • Интеграция с CRM Битрикс24. Пользователи Битрикс24 могут запускать бизнес-процесс согласования из карточки Компании или Сделки в CRM. Интеграция с CRM Битрикс24
  • Шаблоны маршрутов согласований.
  • Онлайн-просмотр документа.
Согласование с внешними контрагентами:
  • Можно запустить согласование документа внутри организации и добавить внешних пользователей (через email). Можно запустить согласование только для внешних пользователей.
  • Согласование по почте. Приходит письмо с уникальной ссылкой на страницу согласования. Проголосовать можно только один раз. После голосования у пользователя остаётся возможность вернуться к этому документу и увидеть результат.Согласование документов в МикроСЭД
  • Хранилище документов на Яндекс.Облаке. Доступ по ссылке, действует ограниченное время.

Как работает Микро-СЭД (кратко о технологиях)

Как работает МикроСЭД Само приложение с технической точки зрения представляет PWA на Vue 2 (сейчас мы проводим рефакторинг на Vue 3 и TypeScript с особым вниманием мобильной версии сайта).

На бэкенде PHP 8.0. и БД PostgreSQL, а для пользовательских файлов — S3 на Яндекс.Облаке.

Для связки с Битрикс24 мы адаптировали и опубликовали приложение в Маркетплейсе Битрикс24. Оно отвечает за список сотрудников и взаимодействие с CRM.

Сейчас Микро-СЭД доступен только как приложение для Битрикс24, однако в планах выпустить его как standalone веб-сервис.

История решения вопроса автоматизации согласований

Первая версия продукта для автоматизации согласований договоров внутри организации появилась в 2018 году. Сейчас это полнофункциональный продукт для коробочных Битрикс24. У него своя ниша, свои сценарии использования и типичный портрет клиента. Подробнее — страница у нас на сайте.

В новом приложении мы хотим уйти от ограничений “коробки” и от ограничений инфраструктуры Битрикс24.

При разработке Микро-СЭД мы учитываем опыт, накопленный за 3 года. При составлении списка функций опираемся в первую очередь на востребованные пользователями:
  • светофор состояний;
  • согласование с внешними пользователями;
  • мобильная версия;
  • интеграция с CRM;
  • онлайн-просмотр документов;
  • наглядный конструктор маршрута согласования.
Этапы согласования договора

Бизнес-результат: чего добились за полгода.

Первая версия вышла в конце мая 2021.

На данный момент мы имеем 38 коммерческих установок (через маркетплейс Битрикс24), из них 2 компании пользуются приложением ежедневно.

Удивительно, но несколько клиентов, которые ждали выпуска этого продукта, отказались его использовать по причине “Мало функций, мы ждали больше”.

Сейчас доступна 3 версия приложения, мы верим в успех. Также верим, что вернем потерянных клиентов.

Наше узкое место — мало обратной связи от пользователей. Мы проводим интервью с реальными и потенциальными клиентами, но их крайне мало.

Если вы желаете принять участие в интервью и обсуждении новых функций продукта, пожалуйста, напишите нам на microsed@intervolga.ru.

Что дальше? Идем на Запад, в Мобилки и Юридическую чистоту.

В следующем релизе мы сделаем англоязычную версию приложения. Мы предполагаем, что продукт будет полезен многочисленным малым бизнесам Европы, США, Латинской Америки.

Чтобы не повторять ошибок русскоязычной версии, мы сразу начали диалог с потенциальными клиентами и обсуждение их проблем в согласованиях документов.

Хотим уделить должное внимание юридической стороне вопроса. Мы планируем внедрить подтверждение решения по SMS.

Также на очереди расширенная коммуникация в рамках согласования (аналог чата или форума). Делаем адаптив для мобилок и улучшаем PWA.

Продукт получился технологичным и интересным. Приглашаем попробовать на https://microsed.bitrix24.site/. Будем рады обратной связи, идеям и пожеланиям!
Оцените статью
10.09.2021
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

21.03.2023
Запускаем отраслевой маркетплейс: как создать B2B-площадку за 10 шагов О чем эта статья В последнее время бизнес-сообщество, работающее в сфере серийного промышленного производства и оптовых продаж, переходит с традиционных к...
07.03.2023
Дорожная карта внедрения платформы автоматизации оптовых продаж Про построение эффективных отделов продаж написано много крутых статей. Одни эксперты готовы сделать это за 10 шагов, другие предлагают многоэтапную эволюц...
16.02.2023
Как начать B2B-продажи онлайн - особенности и методы оптовой торговли После пандемии рынок e-commerce начал стремительно расти. Мы говорим не только о B2C, но и о B2B-сегменте. Многие крупные компании уже разглядели потенциал...
10.01.2023
Как битриксоиды в React уходили Приятно познакомиться, мы битриксоиды. Да-да, те самые которые: вообще не модные, пишут НЕ на Laravel и Symfony, ...
10.01.2023
Товарная дистрибуция 30 лет спустя. Как программисты изменили продажи крупного бизнеса «Я думал, что буду строить банк, а на самом деле построил ИТ-компанию» Олег Тиньков, безработный Есть такая штука — товарная дистри...
10.01.2023
Как мы решили выпускать собственный продукт через CustDev и у нас получилось Собственный продукт как фиксация компетенции  В развитии крупных компаний-аутсорсеров наступает момент, когда они уже обросли опытом и компетенциями ...

Мы работаем по одному из двух форматов:

  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).

ИНТЕРВОЛГА предоставляет:

  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.

Для доработок и развития мы предлагаем формат 100 часов в месяц. Что можно сделать за это время:

  • новые нетиповые страницы или раздел;
  • 2 отчета с индивидуальными настройками;
  • 3-5 веб-сервисов интеграции;
  • замудренный калькулятор и т.п.

Поддержка «чтобы все работало как часы» стоит 45 тысяч рублей в месяц и описана тут.

Хочешь получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишись на рассылку — спамить не будем