Как ускорить процесс согласования документов внутри и вне организации

5 проблем согласования документов в организациях

В организациях больших и малых периодически возникает задача согласования документов. Служебные записки, Заявки на отпуск, Заявки на командировки и закупку техники — любой бизнес-процесс движения документов в компании. Если в процессе участвуют только сотрудники компании, это внутреннее согласование.

В современном digital-мире есть много способов организовать подобные бизнес-процессы. Есть специальный софт, есть универсальные программы (Trello, Bitrix24, Листоход). В некоторых организациях до сих пор для любых согласований используют чаты Whatsapp или Telegram.

Кроме того, Бизнесу бывает необходимо согласовать договор или другой документ с заказчиком, подрядчиком или партнером. 

Если внутри организации сотрудники могут “договориться” использовать любой подходящий инструмент, то с внешними контрагентами и их представителями — не всегда. Кто-то ждет договор на почту, кто-то в whatsapp, а кто-то присылает курьера. Подобные бизнес-процессы мы называем внешними согласованиями.

Внутренние и внешние согласования документов

Также, при согласовании документов с сотрудниками других организаций, есть сопутствующие проблемы:

  • коммуникация в разных местах (чатах, приложениях, информационных системах);

  • фиксирования решений нет, приходится просматривать всю историю переписки, чтобы найти решение конкретного человека по вашему документу;

  • нет удобного инструмента для поэтапного движения документа; 

  • непонятно, куда писать комментарии по документу, и где их потом искать;

  • непонятно, какой финальный статус документа и где искать актуальную версию.

Мы поставили цель создать единую удобную среду для автоматизации процесса согласования любых документов. Внутри организации и вне ее. Простую в использовании и не требующую лишних телодвижений (и программ).

Что работает на данный момент

Так как основных кейсов — два (Внутреннее и Внешнее согласование), мы движемся, параллельно наращивая функции в двух направлениях.

Согласование внутри организации:

  • Наглядный статус движения документа. Легко увидеть, кто задерживает согласование.
    Движение документа, которое задерживает движение

  • Интеграция с CRM Битрикс24. Пользователи Битрикс24 могут запускать бизнес-процесс согласования из карточки Компании или Сделки в CRM.
    Интеграция с CRM Битрикс24

  • Шаблоны маршрутов согласований.

  • Онлайн-просмотр документа.

Согласование с внешними контрагентами:

  • Можно запустить согласование документа внутри организации и добавить внешних пользователей (через email). Можно запустить согласование только для внешних пользователей.

  • Согласование по почте. Приходит письмо с уникальной ссылкой на страницу согласования. Проголосовать можно только один раз. После голосования у пользователя остаётся возможность вернуться к этому документу и увидеть результат.
    Согласование документов в МикроСЭД

  • Хранилище документов на Яндекс.Облаке. Доступ по ссылке, действует ограниченное время.

Как работает Микро-СЭД (кратко о технологиях)

Как работает МикроСЭД

Само приложение с технической точки зрения представляет PWA на Vue 2 (сейчас мы проводим рефакторинг на Vue 3 и TypeScript с особым вниманием мобильной версии сайта).

На бэкенде PHP 8.0. и БД PostgreSQL, а для пользовательских файлов — S3 на Яндекс.Облаке.

Для связки с Битрикс24 мы адаптировали и опубликовали приложение в Маркетплейсе Битрикс24. Оно отвечает за список сотрудников и взаимодействие с CRM.

Сейчас Микро-СЭД доступен только как приложение для Битрикс24, однако в планах выпустить его как standalone веб-сервис.

История решения вопроса автоматизации согласований

Первая версия продукта для автоматизации согласований договоров внутри организации появилась в 2018 году. Сейчас это полнофункциональный продукт для коробочных Битрикс24. У него своя ниша, свои сценарии использования и типичный портрет клиента. Подробнее — страница у нас на сайте.

В новом приложении мы хотим уйти от ограничений “коробки” и от ограничений инфраструктуры Битрикс24.

При разработке Микро-СЭД мы учитываем опыт, накопленный за 3 года. При составлении списка функций опираемся в первую очередь на востребованные пользователями:

  • светофор состояний;

  • согласование с внешними пользователями;

  • мобильная версия;

  • интеграция с CRM;

  • онлайн-просмотр документов;

  • наглядный конструктор маршрута согласования.

Этапы согласования договора

Бизнес-результат: чего добились за полгода.

Первая версия вышла в конце мая 2021.

На данный момент мы имеем 38 коммерческих установок (через маркетплейс Битрикс24), из них 2 компании пользуются приложением ежедневно.

Удивительно, но несколько клиентов, которые ждали выпуска этого продукта, отказались его использовать по причине “Мало функций, мы ждали больше”.

Сейчас доступна 3 версия приложения, мы верим в успех. Также верим, что вернем потерянных клиентов.

Наше узкое место — мало обратной связи от пользователей. Мы проводим интервью с реальными и потенциальными клиентами, но их крайне мало.

Если вы желаете принять участие в интервью и обсуждении новых функций продукта, пожалуйста, напишите нам на microsed@intervolga.ru .

Что дальше? Идем на Запад, в Мобилки и Юридическую чистоту.

В следующем релизе мы сделаем англоязычную версию приложения. Мы предполагаем, что продукт будет полезен многочисленным малым бизнесам Европы, США, Латинской Америки.

Чтобы не повторять ошибок русскоязычной версии, мы сразу начали диалог с потенциальными клиентами и обсуждение их проблем в согласованиях документов.

Хотим уделить должное внимание юридической стороне вопроса. Мы планируем внедрить подтверждение решения по SMS.

Также на очереди расширенная коммуникация в рамках согласования (аналог чата или форума). Делаем адаптив для мобилок и улучшаем PWA.

Продукт получился технологичным и интересным. Приглашаем попробовать на https://microsed.bitrix24.site/ . Будем рады обратной связи, идеям и пожеланиям!
Оцените статью: