5 проблем согласования документов в организациях

В организациях больших и малых периодически возникает задача согласования документов. Служебные записки, Заявки на отпуск, Заявки на командировки и закупку техники — любой бизнес-процесс движения документов в компании. Если в процессе участвуют только сотрудники компании, это внутреннее согласование.

В современном digital-мире есть много способов организовать подобные бизнес-процессы. Есть специальный софт, есть универсальные программы (Trello, Bitrix24, Листоход). В некоторых организациях до сих пор для любых согласований используют чаты Whatsapp или Telegram.

Кроме того, Бизнесу бывает необходимо согласовать договор или другой документ с заказчиком, подрядчиком или партнером. 

Если внутри организации сотрудники могут “договориться” использовать любой подходящий инструмент, то с внешними контрагентами и их представителями — не всегда. Кто-то ждет договор на почту, кто-то в whatsapp, а кто-то присылает курьера. Подобные бизнес-процессы мы называем внешними согласованиями.
Внутренние и внешние согласования документов Также, при согласовании документов с сотрудниками других организаций, есть сопутствующие проблемы:
  • коммуникация в разных местах (чатах, приложениях, информационных системах);
  • фиксирования решений нет, приходится просматривать всю историю переписки, чтобы найти решение конкретного человека по вашему документу;
  • нет удобного инструмента для поэтапного движения документа;
  • непонятно, куда писать комментарии по документу, и где их потом искать;
  • непонятно, какой финальный статус документа и где искать актуальную версию.
Мы поставили цель создать единую удобную среду для автоматизации процесса согласования любых документов. Внутри организации и вне ее. Простую в использовании и не требующую лишних телодвижений (и программ).

Что работает на данный момент

Так как основных кейсов — два (Внутреннее и Внешнее согласование), мы движемся, параллельно наращивая функции в двух направлениях.

Согласование внутри организации:
  • Наглядный статус движения документа. Легко увидеть, кто задерживает согласование.Движение документа, которое задерживает движение
  • Интеграция с CRM Битрикс24. Пользователи Битрикс24 могут запускать бизнес-процесс согласования из карточки Компании или Сделки в CRM. Интеграция с CRM Битрикс24
  • Шаблоны маршрутов согласований.
  • Онлайн-просмотр документа.
Согласование с внешними контрагентами:
  • Можно запустить согласование документа внутри организации и добавить внешних пользователей (через email). Можно запустить согласование только для внешних пользователей.
  • Согласование по почте. Приходит письмо с уникальной ссылкой на страницу согласования. Проголосовать можно только один раз. После голосования у пользователя остаётся возможность вернуться к этому документу и увидеть результат.Согласование документов в МикроСЭД
  • Хранилище документов на Яндекс.Облаке. Доступ по ссылке, действует ограниченное время.

Как работает Микро-СЭД (кратко о технологиях)

Как работает МикроСЭД Само приложение с технической точки зрения представляет PWA на Vue 2 (сейчас мы проводим рефакторинг на Vue 3 и TypeScript с особым вниманием мобильной версии сайта).

На бэкенде PHP 8.0. и БД PostgreSQL, а для пользовательских файлов — S3 на Яндекс.Облаке.

Для связки с Битрикс24 мы адаптировали и опубликовали приложение в Маркетплейсе Битрикс24. Оно отвечает за список сотрудников и взаимодействие с CRM.

Сейчас Микро-СЭД доступен только как приложение для Битрикс24, однако в планах выпустить его как standalone веб-сервис.

История решения вопроса автоматизации согласований

Первая версия продукта для автоматизации согласований договоров внутри организации появилась в 2018 году. Сейчас это полнофункциональный продукт для коробочных Битрикс24. У него своя ниша, свои сценарии использования и типичный портрет клиента. Подробнее — страница у нас на сайте.

В новом приложении мы хотим уйти от ограничений “коробки” и от ограничений инфраструктуры Битрикс24.

При разработке Микро-СЭД мы учитываем опыт, накопленный за 3 года. При составлении списка функций опираемся в первую очередь на востребованные пользователями:
  • светофор состояний;
  • согласование с внешними пользователями;
  • мобильная версия;
  • интеграция с CRM;
  • онлайн-просмотр документов;
  • наглядный конструктор маршрута согласования.
Этапы согласования договора

Бизнес-результат: чего добились за полгода.

Первая версия вышла в конце мая 2021.

На данный момент мы имеем 38 коммерческих установок (через маркетплейс Битрикс24), из них 2 компании пользуются приложением ежедневно.

Удивительно, но несколько клиентов, которые ждали выпуска этого продукта, отказались его использовать по причине “Мало функций, мы ждали больше”.

Сейчас доступна 3 версия приложения, мы верим в успех. Также верим, что вернем потерянных клиентов.

Наше узкое место — мало обратной связи от пользователей. Мы проводим интервью с реальными и потенциальными клиентами, но их крайне мало.

Если вы желаете принять участие в интервью и обсуждении новых функций продукта, пожалуйста, напишите нам на microsed@intervolga.ru.

Что дальше? Идем на Запад, в Мобилки и Юридическую чистоту.

В следующем релизе мы сделаем англоязычную версию приложения. Мы предполагаем, что продукт будет полезен многочисленным малым бизнесам Европы, США, Латинской Америки.

Чтобы не повторять ошибок русскоязычной версии, мы сразу начали диалог с потенциальными клиентами и обсуждение их проблем в согласованиях документов.

Хотим уделить должное внимание юридической стороне вопроса. Мы планируем внедрить подтверждение решения по SMS.

Также на очереди расширенная коммуникация в рамках согласования (аналог чата или форума). Делаем адаптив для мобилок и улучшаем PWA.

Продукт получился технологичным и интересным. Приглашаем попробовать на https://microsed.bitrix24.site/. Будем рады обратной связи, идеям и пожеланиям!
Оцените статью
10.09.2021
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

08.09.2023
Перезапуск B2B-платформы Levenhuk вместе со студией Артемия Лебедева: контролируемое творчество и чек-лист из 60 пунктовСтатья о том, как бывает сложно идти вразрез со стереотипами и делать необычный B2B-дизайн. Все рецепты внутри. Основной ингредиент – чек-лист контроля дизайнер...
06.09.2023
Интеграция аптечной сети с «ВкусВилл»: доставляем комбинированный заказ менее, чем за 2 часаВ статье расскажем подробности о размещении ассортимента сети аптек в товарной матрице ВкусВилл для увеличения продаж и решения задачи доставки онлайн-заказов ...
05.09.2023
Как создать бизнес по доставке продуктов, имея под рукой 1С, Битрикс и логистическую системуРассказываем как можно организовать доставку продуктов из магазинов не занимаясь разработкой системы с нуля, а интегрируя различные типовые приложения, например...
26.07.2023
Автоматизация продаж дистрибьютора спецтехники из Китая: как обеспечить рост продаж в 7 раз? Рынок спецтехники РФ переживает сегодня сложный период из-за ухода многих зарубежных компаний. Остро встает вопрос импортозамещения и обеспечения уже купле...
09.06.2023
Новая функция B2B-платформы — вывод второй колонки цен в каталоге На связи Екатерина Богаченкова — аналитик, специалист по продвижению компании ИНТЕРВОЛГА и сегодня я расскажу о новой доработке нашей B2B-платформы, котора...
27.05.2023
Как увеличить продажи в интернет-аптеке: что мы сделали, чтобы клиент выкупал в 5 раз больше заказов Семантическое ядро разработано, страницы оптимизированы, сегменты собраны и на них запущена реклама с ретаргетингом и учетом ограничений закона о рекламе, ...
Мы работаем по одному из двух форматов:
  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).
ИНТЕРВОЛГА предоставляет:
  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.
Для доработок и развития мы предлагаем формат 100 часов в месяц. Что можно сделать за это время:
  • новые нетиповые страницы или раздел;
  • 2 отчета с индивидуальными настройками;
  • 3-5 веб-сервисов интеграции;
  • замудренный калькулятор и т.п.

Поддержка «чтобы все работало как часы» стоит 45 тысяч рублей в месяц и описана тут.

Хочешь получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишись на рассылку — спамить не будем