Что ты делал сегодня-2: переход от «у меня много дел» к плану рабочего дня в Битрикс24

• Почему не хватало обычных задач Битрикс24
• Как сотрудник формирует план на день
• Согласование целей руководителем
• Что происходит, если цель не выполнена
• Дополнительные цели: работа сверх плана
• Как реализовали функционал в Битрикс24
• Для кого может быть полезен такой подход

Осведомленность о рабочих планах подчиненных — ежедневная потребность руководителя. Ему важно понимать, чем сегодня будут заниматься сотрудники, видеть общую картину. Особенно, если их работа состоит не из одной-двух больших задач, а из десятков действий с разными объектами и приоритетами: нужно продвинуть несколько сделок, закрыть текущие и зависшие задачи, обработать обращения клиентов, отправить КП, провести встречи.

К нам пришли ВсеИнструменты.ру с идеей сделать планирование рабочего дня сотрудников и контроль выполнения планов простым, удобным и минимально трудоемким. В их Битрикс24 уже были необходимые данные — сделки, задачи и обращения. Не хватало одного: интерфейса, в котором менеджер мог бы выбрать цели на сегодня и указать ожидаемый результат, а руководитель — согласовать план и затем получить отчет о выполнении.

Так появился функционал «Цели менеджера на день».

Почему не хватало обычных задач Битрикс24

Задачи в Битрикс24 помогают фиксировать поручения, распределять роли и следить за сроками в одном месте. Обычно их возможностей достаточно не только для простых поручений, но и для управления сложными проектами. У руководителя также есть инструмент «Руковожу», который помогает быстро оценить ситуацию без просмотра задач каждого сотрудника по отдельности.

И все же в отдельных случаях, возможностей чата сделки, типового списка задач и инструмента «Руковожу» не хватает. Теоретически, можно подстроить под себя процесс работы в штатном Б24 и согласовывать рабочие вопросы в чатах, но рассчитывать на массовость и быстроту при таком подходе не получится. Помимо этого, для ответа на вопрос «к какому результату нужно прийти сегодня» требовался отдельный уровень планирования — цели дня.

Главное отличие разработанного функционала от обычных задач заключается в самом понятии цели. Цель состоит из конкретного объекта Битрикс24 и результата, которого сотрудник должен достичь в течение дня:

• для Задачи целевым действием обычно является завершение;

• для Обращения — достижение финальной стадии;

• для Сделки — достижение целевой стадии. В стандартном функционале Битрикс24 такой сценарий не сводится к обычной задаче, т.к. бессмысленно ставить задачу «перевести сделку на следующую стадию». Она туда переходит при выполнении определенных условий и решении частных задач. Таким образом, результат работы определяется конкретным изменением состояния CRM-сущности.

Поэтому в разработанном функционале планируется не просто объект, а связка:

конкретная CRM-сущность → целевое действие → планируемый результат.

Как сотрудник формирует план на день

В начале рабочего дня сотрудник нажимает стандартную кнопку «Начать рабочий день», после чего получает дополнительную возможность «Заполнить цели дня».

При создании цели сотрудник выбирает сущность, с которой будет работать:

• сделки;

• задачи;

• обращения.

Если он выбирает сделки, система показывает список, где он ответственный. Сотрудник отмечает нужные и добавляет их в свой план. Аналогично выбираются задачи и обращения. При этом ничего не нужно создавать заново. В план попадают уже существующие объекты Битрикс24 — план не дублирует CRM, а использует её данные.

После добавления сделки в план сотрудник указывает, до какой стадии он планирует её довести сегодня. Для задач и обращений целевое действие определяется автоматически: план считается выполненным после их завершения.

У каждой цели есть оценка трудозатрат. Она жестко задана в админпанели и проставляется системой автоматически. Это позволяет учитывать не только количество целей, но и предполагаемый объём работы в часах. Сейчас трудоёмкость стадий одинакова, но в реальности две цели могут существенно различаться по сложности, например, созвон и подготовка коммерческого предложения. Поэтому в дальнейшем разные стадии сделки будут иметь собственную оценку времени.

В результате, утром у сотрудника есть не просто перечень задач, а план с ожидаемым результатом и примерными трудозатратами, созданный за несколько минут.

Согласование целей руководителем

Когда план сформирован у всех сотрудников — руководитель получает уведомление.

Можно раскрыть данные по отделу, выбрать конкретного сотрудника, посмотреть его цели и трудоемкость решаемых задач.

Далее остается согласовать план или оставить комментарий там, где есть сомнения.

Получается простой управленческий цикл:

Формирование плана → его согласование → выполнение → контроль результата

При этом руководитель контролирует не просто наличие задач, а конкретные действия, которые сотрудник запланировал на текущий день.

Для удобства в интерфейсе руководителя предусмотрены показатели «План», «Факт» и «Ёмкость». План показывает объём запланированной работы, факт — фактически выполненную. «Ёмкость» связана с количеством рабочих дней, в которые сотрудники начали рабочий день в выбранном периоде. Достаточно одного взгляда, чтобы понять — выполнен план дня или нет.

Что происходит, если цель не выполнена

Иногда рабочий день может пойти не по плану. Сотрудник может не успеть выполнить запланированную цель или столкнуться с обстоятельствами, из-за которых её выполнение переносится. Для таких случаев предусмотрен перенос цели на следующий день. Перенесённая цель появляется в плане того дня, на который она была перенесена. Если цель не выполнена и не перенесена, она считается просроченной и отображается в панели руководителя. Невыполненная работа не исчезает из системы и не теряется в переписке.

Дополнительные цели: работа сверх плана

Есть и обратная ситуация. Допустим, утром менеджер запланировал обработать пять обращений. В течение дня поступило ещё одно, которое он также успел обработать. Данное обращение не было частью первоначального плана, поэтому система фиксирует его как дополнительную цель.

Это актуально там, где часть нагрузки невозможно заранее точно предсказать. Например, обращения клиентов могут поступить уже после начала рабочего дня. В рассматриваемом процессе они поступают в Битрикс24 из личного кабинета поставщика.

Поэтому план не ограничивает сотрудника фиксированным набором действий, а задаёт исходную точку, относительно которой можно оценить фактическую работу.

Как реализовали функционал в Битрикс24

Для реализации разработали собственный интерфейс, состоящий из нескольких страниц. Использовались стандартные компоненты Битрикс24, но сама логика и интерфейс были разработаны с нуля.

Функционал работает непосредственно с данными Битрикс24. В зависимости от страницы система обращается к данным:

• подразделений;

• пользователей;

• планов на день;

• сделок;

• задач;

• смарт-процесса обращений.

Данные отбираются по соответствующим ответственным и исполнителям и отображаются в интерфейсе.

То есть рядом с CRM не появилась ещё одна независимая система. Это было одним из ключевых требований проекта — не создавать параллельную структуру для планирования, а связать план непосредственно с существующими объектами Битрикс24.

Читайте также

Чем ты занимался весь день? Кажется, я работал

В результате получился единый цикл работы.

Сотрудник:

начинает рабочий день → выбирает сделки, задачи и обращения с которыми будет работать → определяет целевые действия по ним → формирует план и отправляет на согласование.

Руководитель:

видит планы сотрудников → согласовывает их → контролирует выполнение, сравнивая план и факт → видит просроченные, перенесённые и дополнительные цели → делает выводы.

Для кого может быть полезен такой подход

Функционал изначально разрабатывался для отдела развития поставщиков. При этом сама логика не привязана к конкретному подразделению: использовать её можно и в других отделах, где сотрудники ежедневно работают с CRM-сущностями.

Подобный механизм особенно полезен, если:

• сотрудник одновременно работает с несколькими CRM-сущностями;

• руководителю нужно увидеть и согласовать план каждого сотрудника;

• рабочий результат определяется не только закрытием задачи;

• руководитель хочет сравнивать план и факт;

• часть работы появляется в течение рабочего дня;

• важно фиксировать не только невыполненные, но и дополнительные действия.

Если у вас специфический рабочий процесс, то стандартных возможностей Битрикс24 бывает недостаточно. К счастью, это не приговор. Мы поможем встроить необходимую логику непосредственно в существующую систему — без создания отдельной CRM и без дублирования рабочих данных. Позвоните или оставьте ваши контакты в форме обратной связи чтобы обсудить задачу.