- Кто и как даёт согласие
- Как собрать согласия
- Отказ, отзыв и ошибки
- Учёт согласий в системе
- Частые вопросы
- По теме
Согласие на КЭДО — письменное согласие сотрудника на то, что работодатель будет оформлять с ним кадровые документы в электронном виде. Без него сотрудник, который уже работает в компании, остаётся на бумажном документообороте. Ниже — кому нужно согласие, что в нём указать, пример формулировки, как собрать согласия у сотни человек и что делать, если кто-то отказался.
Кто и как даёт согласие
Без согласия сотрудник, который уже работает в компании, остаётся на бумажном документообороте. Новым сотрудникам согласие включают в пакет документов при приёме.
Кому нужно согласие на КЭДО
| Кто | Нужно ли согласие | Что происходит без него |
|---|---|---|
| Сотрудники, работавшие до перехода | Да, письменное | Документы оформляют на бумаге |
| Новые сотрудники | Согласие предлагают при приёме, вместе с трудовым договором | Если отказались — бумажный документооборот |
| Совместители и дистанционные сотрудники | Да, как и остальным | Документы пересылают на бумаге |
Точные правила для разных категорий сотрудников сверьте с юристом: от них зависит, у кого согласие собирать обязательно, а кому его достаточно предложить.
Что указать в согласии
| Блок | Что в нём |
|---|---|
| Данные сотрудника | ФИО, должность, подразделение |
| Предмет согласия | Согласие на взаимодействие с работодателем в электронном виде по кадровым документам |
| Система | Где будут оформляться документы — сервис КЭДО или корпоративный портал |
| Подпись | Каким способом сотрудник будет подписывать документы |
| Дата и подпись | Собственноручная подпись или подпись в системе, если согласие оформляют электронно |
Бумажное или электронное согласие
Согласие можно собрать на бумаге — это самый простой вариант, когда у сотрудника ещё нет электронной подписи. Можно оформить его электронно, если подпись уже выпущена и сотрудник работает в системе. Многие компании делают так: при переходе собирают бумажные согласия, а новым сотрудникам предлагают подписать согласие электронно вместе с пакетом документов при приёме.
Согласие при приёме новых сотрудников
С новыми сотрудниками проще: согласие на КЭДО включают в пакет документов при приёме. Кандидат получает инструкцию вместе с оффером, заранее выпускает подпись и в первый день подписывает трудовой договор и ознакомления электронно. Если новичок отказывается, его оформляют на бумаге, как и сотрудников, которые не дали согласие при переходе.
Со временем доля сотрудников на КЭДО растёт сама: каждый новый человек приходит уже в электронный документооборот. Через год-два бумажный контур остаётся только у небольшой группы старожилов.
Как собрать согласия
Сотрудник даёт согласие охотнее, когда видит пользу для себя: заявление на отпуск подаётся с телефона за минуту.
Как собирают согласия: порядок действий
Сроки: когда собирать согласия
Согласия собирают после уведомления о переходе и до запуска системы для конкретного сотрудника. Если переход идёт волнами, по подразделениям, согласия собирают в каждой волне отдельно: сначала у пилотного отдела, потом у остальных. Так кадровая служба не тонет в сотнях бумаг одновременно, а вопросы сотрудников из первой волны помогают подготовить ответы для следующих.
График условный: в компании на 50 человек всё укладывается в две недели, в компании с филиалами по стране — растягивается на несколько месяцев.
Как объяснить сотрудникам, зачем переходить
Сотрудник даёт согласие охотнее, когда видит пользу для себя. Расскажите о конкретных изменениях. Заявление на отпуск подаётся с телефона за минуту. Расчётный листок приходит в приложение. Справку можно заказать без визита в отдел кадров. Копии всех документов лежат в личном кабинете. Сотрудникам в филиалах не нужно ждать, пока документы привезут из центрального офиса.
Хорошо работает короткая встреча или видео на 5–7 минут, где кадровик показывает подписание документа на телефоне. После неё вопросов меньше, чем после длинного письма с регламентом.
Как собрать согласия у сотни сотрудников
- Подготовьте короткое объяснение: что меняется для сотрудника и что это ему даёт.
- Разошлите уведомление о переходе всем сразу — через почту, портал или под подпись.
- Назначьте ответственного в каждом подразделении, который раздаст и соберёт согласия.
- Ведите список: кто дал согласие, кто отказался, кто ещё не ответил.
- Через неделю напомните тем, кто не ответил, и ответьте на вопросы.
Согласия в компаниях с линейным персоналом
На производстве, в рознице и логистике у многих сотрудников нет рабочего компьютера. Для них важно, чтобы подписание работало с личного смартфона и занимало меньше минуты. Согласия у таких сотрудников удобнее собирать на месте: мастер или управляющий магазином объясняет переход на планёрке, раздаёт бланки и помогает выпустить подпись тем, кто готов сделать это сразу.
Отказ, отзыв и ошибки
Сотрудник без согласия работает с бумажными документами, как до перехода. Компания ведёт для него бумажный контур.
Что делать, если сотрудник отказался
Сотрудник, который не дал согласие, работает с бумажными документами — как до перехода. Компания ведёт для него бумажный контур: печатает документы, собирает подписи, хранит их в личном деле. Это нормальная ситуация переходного периода: со временем, когда коллеги перестанут ходить в отдел кадров, часть отказавшихся передумает.
Как отозвать согласие
Порядок отказа от уже данного согласия стоит описать в положении о КЭДО: куда сотрудник подаёт заявление, с какой даты документы снова оформляют на бумаге, как поступают с уже подписанными электронными документами. Подписанные до отзыва документы остаются действительными.
Типичные ошибки при сборе согласий
Что проверить перед запуском
- Текст уведомления и согласия согласован с юристом.
- Положение о КЭДО принято, сотрудники знают, где его прочитать.
- В системе есть отметка о согласии у каждого сотрудника.
- Для сотрудников без согласия настроен бумажный порядок.
- Кадровики знают, что отвечать на типовые вопросы.
О том, что описать в положении, — в статье о положении о КЭДО.
Учёт согласий в системе
У каждого сотрудника в системе стоит отметка «на КЭДО» или «на бумаге» и дата согласия.
Как вести учёт согласий
Учёт удобнее вести в той же системе, где идёт КЭДО: у каждого сотрудника отметка «на КЭДО» или «на бумаге» и дата согласия. Тогда при подготовке документа система сама выбирает способ — отправить на электронную подпись или напомнить кадровику распечатать. Если учёт ведут в таблице, её нужно сверять с системой при каждом изменении, и ошибки неизбежны.
Как это устроено в Битрикс24
В корпоративном портале на Битрикс24 у каждого сотрудника есть отметка о переходе на КЭДО. Сотрудник с согласием получает документы на подпись в портале или мобильном приложении. Для сотрудника без согласия система ставит кадровику задачу распечатать документ и собрать подпись. Кадровик видит в одном отчёте, сколько сотрудников перешло, кто отказался и кто ещё не ответил. Подробнее — в статье о КЭДО в Битрикс24.
Частые вопросы
Обязан ли сотрудник давать согласие на КЭДО?
Нет. Сотрудник, который работал в компании до перехода, вправе не давать согласие. Тогда документы с ним оформляют на бумаге.
Можно ли подписать согласие электронно?
Да, если у сотрудника уже есть электронная подпись и доступ к системе. Иначе согласие оформляют на бумаге.
Нужно ли новое согласие при смене системы КЭДО?
Это зависит от формулировки согласия и положения о КЭДО. Уточните у юриста, если меняете систему.
Где хранить согласия?
Бумажные — в личном деле сотрудника, электронные — в электронном архиве системы КЭДО.
Поможем подготовить уведомления и согласия, настроим учёт согласий и подписание в Битрикс24 с обменом с 1С:ЗУП.
Обсудить проектСтатьи по теме
