- Что описывает положение
- Что включить в разделы
- Как утвердить и обновлять
- Ошибки и связь с системой
- Частые вопросы
- По теме
Положение о КЭДО — локальный нормативный акт компании, в котором описаны правила кадрового электронного документооборота: какие документы оформляются электронно, в какой системе, какими подписями, в какие сроки и что делать при сбое. Ниже — какие разделы включить, пример структуры, как принять положение и поддерживать его в актуальном состоянии.
Что описывает положение
Положение фиксирует правила КЭДО: какие документы оформляются электронно, в какой системе, какими подписями, в какие сроки и что делать при сбое.
Зачем нужно положение о КЭДО
Положение отвечает на вопросы, которые иначе возникают каждый день: можно ли подписать этот документ электронно, сколько времени у сотрудника на ознакомление, что делать, если система недоступна, где взять копию подписанного приказа. Когда правила записаны, кадровик и сотрудники действуют одинаково, а спорные ситуации решаются по документу.
Структура положения о КЭДО
| Раздел | Что в нём описать |
|---|---|
| Общие положения | Цель, основания, на кого распространяется, термины |
| Система КЭДО | Название системы, кто её администрирует, как сотрудник получает доступ |
| Перечень документов | Какие кадровые документы оформляются электронно |
| Электронные подписи | Какие подписи используют руководитель, кадровики и сотрудники |
| Порядок оформления | Как документ создаётся, согласуется, подписывается, сроки на каждом шаге |
| Ознакомление | Как сотрудник знакомится с документами и локальными актами, сроки |
| Хранение | Где и сколько хранятся документы, как сотрудник получает копии |
| Сбой системы | Резервный порядок: как оформить срочный документ, если система недоступна |
| Сотрудники на бумаге | Как работают с теми, кто не дал согласие |
| Отзыв согласия | Как сотрудник отказывается от КЭДО и что происходит с документами |
| Ответственные | Кто отвечает за систему, за документы, за изменения положения |
Что включить в разделы
Резервный порядок при сбое — самый частый пробел в положениях. Без него кадровик не знает, можно ли оформить документ на бумаге.
Перечень документов: как его составить
Не переносите в положение все кадровые документы сразу. Начните с тех, которые переводите на первом этапе, и предусмотрите, что перечень расширяется приказом. Так не придётся переписывать положение каждый раз, когда вы добавляете новый тип документа.
Сроки: что зафиксировать
- Сколько рабочих дней у сотрудника на ознакомление и подписание документа.
- Сколько времени у руководителя на согласование заявлений.
- Когда документ считается доставленным сотруднику — например, с момента уведомления в системе.
- Что происходит, если сотрудник не подписал документ в срок: напоминание, сообщение руководителю, бумажный вариант.
Раздел об электронных подписях
В этом разделе описывают, кто какой подписью подписывает документы. Руководитель и уполномоченные лица обычно подписывают приказы квалифицированной подписью. Сотрудники подписывают документы подписью, предусмотренной системой КЭДО, — например, выпущенной через «Госключ». Виды подписей для каждого типа документа и требования к ним проверяет юрист.
| Кто подписывает | Какие документы | Что описать в положении |
|---|---|---|
| Руководитель | Приказы, трудовые договоры | Вид подписи, кто замещает при отсутствии |
| Кадровики | Документы по доверенности | Полномочия и вид подписи |
| Руководители подразделений | Согласование заявлений | Сроки и порядок замещения |
| Сотрудники | Заявления, ознакомления, договоры | Вид подписи, как её получить |
Раздел о хранении документов
Опишите, где хранятся подписанные документы, кто отвечает за архив, как сотрудник получает копию и что происходит с документами при увольнении. Сроки хранения кадровых документов установлены законодательством и одинаковы для бумажных и электронных документов. Если компания меняет систему КЭДО, в положении стоит предусмотреть порядок переноса архива.
Раздел о сотрудниках на бумаге
Часть сотрудников не даст согласие на КЭДО. Положение должно описывать, как с ними работают: кто печатает документы, как собирают подписи, где хранят оригиналы. Удобно предусмотреть, что сотрудник может перейти на КЭДО в любой момент, подав согласие. Тогда при смене решения не нужно менять положение. О том, как собирать согласия, — в статье о согласии на КЭДО.
Раздел об ознакомлении с локальными актами
Ознакомление с локальными актами — один из самых массовых документов в КЭДО. При обновлении правил внутреннего распорядка или положения об оплате труда знакомить нужно всех сотрудников сразу. В положении о КЭДО описывают, как сотрудник получает документ, сколько у него времени, как фиксируется факт ознакомления и что происходит, если сотрудник не ознакомился в срок.
Раздел об ответственных
В положении называют должности, чтобы не менять документ при каждой кадровой перестановке. Обычно выделяют три роли. Ответственный за систему — администрирует доступы и следит за работоспособностью. Ответственный за документы — кадровая служба, которая создаёт и контролирует документы. Ответственный за положение — следит за актуальностью и готовит изменения.
Резервный порядок при сбое
Как утвердить и обновлять
Положение утверждает руководитель приказом. Каждое юрлицо группы принимает своё положение.
Что делать перед принятием
- Сверить текст с реальными настройками системы.
- Проверить, что виды подписей и подписанты описаны правильно.
- Убедиться, что перечень документов вынесен в приложение.
- Прописать резервный порядок при сбое.
- Отдать текст юристу на финальную проверку.
План перехода целиком — в статье о переходе на КЭДО.
Как принять положение
Если в компании есть профсоюз или представительный орган работников, порядок принятия локальных актов с учётом их мнения уточните у юриста.
Как ознакомить сотрудников с положением
Положение о КЭДО удобно сделать первым документом, который сотрудники подписывают в новой системе. Это проверка, что у сотрудника работает доступ и подпись, и одновременно ознакомление с правилами. Тем, кто остался на бумаге, положение дают под подпись в обычном порядке.
Положение для группы компаний
Если в группе несколько юрлиц, каждое принимает своё положение — работодателем для сотрудника остаётся конкретное юрлицо. Текст положений удобно делать единым, с отличиями в приложениях: перечень документов, подписанты, ответственные. В системе КЭДО данные разных юрлиц разделяют правами доступа, чтобы кадровик одного юрлица не видел документы другого.
Как поддерживать положение в актуальном состоянии
Положение меняют, когда расширяется перечень документов, меняется система, появляются новые юрлица или филиалы, обновляются требования законодательства. Удобно назначить ответственного за положение и раз в полгода проверять, соответствует ли оно реальной практике. Изменения принимают тем же порядком, что и само положение, и знакомят с ними сотрудников.
Ошибки и связь с системой
Положение и настройки системы должны совпадать. Если у сотрудника три рабочих дня на подписание, система напоминает на второй день.
Ошибки в положениях о КЭДО
| Ошибка | Чем грозит |
|---|---|
| Скопировано чужое положение без адаптации | Описанная система и подписи не совпадают с реальными |
| Нет порядка для сотрудников на бумаге | Непонятно, как работать с теми, кто отказался |
| Нет сроков | Документы висят неподписанными неделями |
| Нет резервного порядка | При сбое срочные документы не оформить |
| Перечень документов в основном тексте | Каждое расширение требует новой редакции положения |
Как положение связано с настройкой системы
Положение и настройки системы должны совпадать. Если в положении написано, что у сотрудника три рабочих дня на подписание, система должна напоминать на второй день и сообщать кадровику на четвёртый. Если перечень документов в приложении расширили, в системе должны появиться шаблоны для новых документов. Поэтому положение пишут вместе с теми, кто настраивает систему: кадровики описывают правила, а подрядчик проверяет, что система их поддерживает.
Частые вопросы
Обязательно ли положение о КЭДО?
Правила КЭДО нужно закрепить локальным актом компании. Удобнее всего — отдельным положением. Детали уточните у юриста.
Можно ли взять типовое положение?
Можно взять за основу, но адаптировать под свою систему, подписи, перечень документов и структуру компании.
Нужно ли знакомить сотрудников с положением?
Да, сотрудники должны знать правила КЭДО. Удобно сделать ознакомление с положением первым документом, который подписывают в новой системе.
Поможем описать процессы для положения о КЭДО и настроим систему так, чтобы она соответствовала вашим правилам.
Обсудить проектСтатьи по теме
