Автоматизация отдела кадров в Битрикс24

Михаил Ф.
«Не важно, чтобы хорошо работал отдельный процесс. Важно, чтобы они хорошо работали вместе»

Lloyd Dobins

Введение

В Битрикс24 есть функции для отдела кадров:
  • учет рабочего времени;
  • график отсутствий;
  • структура компании;
  • бизнес-процесс “Заявление на отпуск”;
  • бизнес-процесс “Заявление на командировку”.
Разработчики Битрикс24 молодцы, заложили основу для автоматизации работы отдела кадров. Но явно не хватает инструментов, чтобы HR-специалист мог эффективно использовать Битрикс24 в работе. Эйчар разрывается между 1С, где у него хранятся сведения о сотрудниках и их документы, и Битрикс24, где сотрудники активно работают. Частично проблему передачи информации из Битрикс24 в 1С решает модуль обмена. Но его возможностей недостаточно. Рассмотрим практические примеры автоматизации кадровых процессов в Битрикс24 и передачи результатов в 1С, которые были реализованы в компании Навиния.

Навиния — сильный игрок на рынке транспортной логистики в странах СНГ, Юго-Восточной Азии, Европе и США. В компании около 200 человек, распределенных по городам страны и использующих Битрикс24. Перенос согласования договоров и контрагентов в Битрикс24 позволил сократить время оформления документов. Использование автоматического подтверждения благонадежности контрагента из страховой компании позволяет не названивать каждый час страховому агенту.

Следующим шагом стала автоматизация кадровой работы.

1. Бизнес-процесс согласования отсутствия сотрудника

В Битрикс24 встроен штатный бизнес-процесс “Согласование отпуска”. Удобный инструмент. В сети опубликовано видео, как бизнес-процесс избавляет от беготни по согласованию отпуска.

Но отсутствие не всегда можно запланировать. Например, случился форс-мажор: завтра без предупреждения прилетает теща. Её нужно с цветами встретить в аэропорту. Или заболел ребенок — надо сводить к врачу. Такие ситуации всем знакомы. Выход — отпроситься на работе на пару часов. Бизнес-процесс “Согласование отпуска” не подходит. На 2 часа отпуск не дают. Значит нужно согласовать отгул, причем на пару часов. Для решения задачи согласования отсутствий на рабочем месте в Битрикс24 был создан бизнес-процесс.

Сотрудник заполняет форму бизнес-процесса “Согласование отсутствия сотрудника”: Согласование отсутствия сотрудника Поле “Отсутствующий сотрудник” заполняется автоматически — в нем проставляется автор, запускающий бизнес-процесс. Но поле это редактируемое. Если у человека нет доступа в портал, но он может позвонить в офис, то запустить бизнес-процесс для сотрудника может его коллега.

Запускается автоматический бизнес-процесс. Приходит уведомление руководителю: Отсутствие сотрудника в Живой ленте Он принимает решение, отпускать или нет сотрудника: Утверждение отсутствия Информация об отсутствие сотрудника публикуется в Графике отсутствий: График отсутствий Опубликовать отсутствие в портале — половина задачи. Нужно ещё пересчитать зарплату. А это уже делается в 1С.

Для передачи данных об отсутствиях в 1С создан специальный модуль обмена. Он обращается каждый день в 18 часов к графику отсутствий и забирает отсутствующих на следующий день.

С помощью созданного REST-метода через json-файл передается информация об отсутствии сотрудника в рабочей день: использование REST метода На стороне 1С полученная информация используется для автоматического перерасчета заработной платы. Бизнес-процесс (БП) используется не только для согласования отгулов. Командировки, отпуска, необходимость удаленной работы вне офиса, участие в выставках — согласуются через бизнес-процесс и публикуется в Графике отсутствий: Типы отсутствия Каждый сотрудник может быстро выяснить, будет ли завтра коллега в офисе. Болеет он или на выставке. Согласованные отсутствия передаются в 1С. Если отсутствия согласованы по служебной необходимости, то изменение заработной платы не происходит. Если по личной инициативе сотрудника, то происходит автоматический перерасчет заработной платы.

Работой бизнес-процесса довольны руководители и сотрудники. Руководитель понимает, где находится сотрудник в рабочее время, и с чем связано его отсутствие.

Сотрудник не бегает за начальником с просьбой “отпустить его на 2 часа завтра утром”. Всё быстро согласовывается и оформляется.

2. Бизнес-процесс согласования переработок сотрудников

Иногда вас просят задержаться на работе вечером. Или поработать в субботу — нужно вовремя сдать проект. С такими просьбами сталкивается большинство сотрудников. Можно согласиться и выручить компанию. Тем более, что руководитель обещает отгул или двойную оплату. Общение коллег Только потом кто-то забыл вовремя оформить бумажные документы, подписать у согласующих, передать в отдел кадров и через полгода никто не помнит, что вам обещали отгул или прибавку к зарплате. Знакомая ситуация?

Чтобы избежать неправильной ситуации, когда работник выступает просителем и напоминает о подвиге в выходной день, был разработан бизнес-процесс согласования переработок.

Процесс простой. Руководитель заводит переработку для сотрудника своего отдела. Указывает:
  • дату и время дополнительной работы;
  • клиента, ради которого организована дополнительная работа (переработки просто для себя не нужны);
  • описание объема работ;
  • какой бонус предусмотрен.
Согласование переработок После запуска бизнес-процесса сотруднику приходит задание. Можно согласиться или отказаться (демократия в действии): Подтверждение согласования Если сотрудник отказывается (не всегда мы готовы к подвигу), то руководителю возвращается отказ с комментариями сотрудника. Бизнес-процесс завершается.

Если сотрудник согласен, то руководителю приходит уведомление о выходе подчиненного на работу: Заявка в живой ленте В График отсутствий автоматически помещается информация: Записи в графике отсутствия В 1С передается информацию о работе сотрудника в выходной день и необходимости оплаты работы в двойном размере. Дальше дело техники, информация передается расчетчику, и в день выдачи заработной платы сотрудник видит весомую доплату за доблестный труд.

3. Модуль заместителей

В портале созданы простые и удобные бизнес-процессы. Но совершенству нет предела. Появились проблемы в ходе практического использования БП. Руководитель отдела уехал в командировку и согласование отгулов, отпусков, переработок остановилось. Что делать?

Есть возможность делегировать задание бизнес-процесса другому сотруднику. Руководитель на время своего отсутствия может в задании нажать “Делегировать” и выбрать заместителя: Делегирование заданий Но на практике делегировать каждое отдельное задание неудобно.Поэтому было предложено решение — создать модуль, в котором будет храниться информация о заместителях руководителей отделов компании: Выбор заместителей Схема работы модуля:
  1. Вносится информация о заместителях.
  2. При запуске бизнес-процесс проверяет График отсутствующих.
  3. Если на текущий день, человек отсутствует, то ответственным в заданиях бизнес-процесса назначается его заместитель.
Таким образом, “делегирование” выполняется автоматически. Нет необходимости во время отпуска (командировки) руководителю постоянно проверять, поступили задания или нет. Отпуск ничем не омрачается. Отпуск менеджера В настоящий момент используется первая версия модуля заместителей. Следующий недостаток проявился при его использовании. Для коротких бизнес-процессов (продолжительностью 1 - 2 дня) модуль работает хорошо. Но для длинных бизнес-процессов не подходит. Например, согласование новых договоров происходит в течение нескольких дней и даже недель. Человек уже вернулся из командировки (отпуска), а запущенный бизнес-процесс, продолжает ставить задания заместителю.

Сейчас эти ситуации происходят редко. Но планируется разработать новую версию модуля, которая будет запрашивать график отсутствий именно в момент постановки задания. В результате модуль будет использоваться на бизнес-процессах любой продолжительности.

Выводы

Результаты для клиента:
  1. Время согласования переработок, отгулов и других отсутствий сократилось с 2-3 дней до 1 часа.
  2. Работает автоматический перенос информации из Битрикс24 в 1С.
  3. Отсутствует бумажный документооборот между руководителя отделов, кадровой службой и бухгалтерией.

Стоимость работ и заказ автоматизации бизнес-процессов

Какая стоимость работ? Разная, есть много нюансов. Можем назвать средние цифры. Создание бизнес-процесса, интегрированного с 1С или другими системами занимает 20-30 часов. Разработка модуля заместителей потребовала 25 часов.

Актуальную тарифную ставку можете всегда  узнать на сайте.

Заказать разработку бизнес-процесса любой сложности с дополнительными возможностями
.

Вам может быть интересно:
Оцените статью
07.12.2018
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

05.05.2023
CRM и Партнерский портал Лаборатории Касперского. Переход с Salesforce Компания ИНТЕРВОЛГА была выбрана исполнителем в тендере на оказание услуг для АО «Лаборатория Касперского» по замене решения на Salesforce Sales Cloud на альте...
28.04.2023
Переезд с SalesForce на Битрикс24 для крупного агентства коммерческой недвижимости С чего все начиналось? К нам обратилась за помощью ведущая российская компания, оказывающая консультационные, инвестиционные и агентские услуги в сфере ко...
13.04.2023
Корпоративный Личный кабинет: как в Битрикс24 организовать работу сотрудников и клиентов аутсорсинговой компании Персонализация – это уже не дань моде, а норма жизни современного человека. Она проявляется в новостной ленте, рекламе, торговых предложениях и даже в орга...
24.03.2023
Как мы заново написали модуль учета рабочего времени сотрудников в среде Битрикс24 для инжинирингового холдинга Задача учета времени работы сотрудников всегда актуальна. Для этой цели разработано много инструментов. Если вы пользуетесь Битрикс24, то наверняка знаете ...
10.02.2023
Импортозамещение наоборот или как мы сделали и продаем Обратный SMS-шлюз для Twilio + Bitrix24 Мы сделали приложение для глобального рынка, научились его продвигать и продавать и вышли на $1000+ дохода в месяц (самим немного смешно, но на оплату Goog...
10.02.2023
Экономим время HRa и нервы ИТ-дира, внедряя HR-платформу в Битрикс24 Меня зовут Антон Колодницкий, в компании ИНТЕРВОЛГА я руковожу разработкой HR-платформы для Битрикс24. Сегодня расскажу, как мы помогли улучшить процесс ад...

Мы работаем по одному из двух форматов:

  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).

ИНТЕРВОЛГА предоставляет:

  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.

Для доработок и развития мы предлагаем формат 100 часов в месяц. Что можно сделать за это время:

  • новые нетиповые страницы или раздел;
  • 2 отчета с индивидуальными настройками;
  • 3-5 веб-сервисов интеграции;
  • замудренный калькулятор и т.п.

Поддержка «чтобы все работало как часы» стоит 45 тысяч рублей в месяц и описана тут.

Хочешь получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишись на рассылку — спамить не будем