- Зачем нужна должностная инструкция
- Из чего состоит должностная инструкция
- Как составить должностную инструкцию
- Как писать обязанности
- Сколько времени уходит на инструкции вручную
- Ознакомление и изменения
- Должностные инструкции на корпоративном портале
- Инструкции, KPI и оценка
- Должностная инструкция и регламент
- Инструкция для руководителя
- Инструкция при подборе и адаптации
- Как поддерживать инструкции в актуальном виде
- Инструкция и совмещение обязанностей
- Шаблон должностной инструкции
- Сколько инструкций нужно компании
- Частые вопросы
- По теме
Должностная инструкция — внутренний документ, который описывает, что делает сотрудник на конкретной должности: обязанности, права, ответственность, требования к квалификации и кому он подчиняется. По ней сотрудник понимает, чего от него ждут, руководитель — что можно спросить, а HR — кого искать на вакансию. Ниже — из чего состоит инструкция, как её составить и утвердить, как знакомить сотрудников и вносить изменения, как хранить инструкции и подписывать их электронно.
Зачем нужна должностная инструкция
| Для кого | Что даёт инструкция |
|---|---|
| Сотрудник | Понятные обязанности и границы ответственности |
| Руководитель | Основа для постановки задач и оценки работы |
| HR | Требования для подбора, адаптации и обучения |
| Компания | Распределение обязанностей без дублей и пробелов |
| Юрист | Документ при спорах об обязанностях сотрудника |
Из чего состоит должностная инструкция
| Раздел | Что в нём |
|---|---|
| Общие положения | Должность, подразделение, подчинение, кто замещает |
| Требования к квалификации | Образование, опыт, знания и навыки |
| Должностные обязанности | Что сотрудник делает регулярно |
| Права | Что сотрудник может запрашивать и решать |
| Ответственность | За что сотрудник отвечает |
| Взаимодействие | С кем и по каким вопросам работает |
Единой обязательной формы нет: каждая компания утверждает свой шаблон. Важно, чтобы все инструкции были написаны по одному шаблону, тогда их легко сравнивать и обновлять.
Как составить должностную инструкцию
- Возьмите шаблон компании и название должности из штатного расписания.
- Руководитель подразделения перечисляет реальные обязанности: что сотрудник делает каждый день, неделю, месяц.
- Проверьте, нет ли обязанностей, которые дублируются с другой должностью или не закреплены ни за кем.
- HR сверяет требования к квалификации с профстандартом, если он применяется.
- Юрист проверяет текст, руководитель компании утверждает.
- Сотрудника знакомят с инструкцией под подпись.
Как писать обязанности
Обязанности формулируют глаголами и конкретно: «готовит ежемесячный отчёт о продажах для коммерческого директора». Общие слова здесь не работают. Расплывчатые формулировки вроде «выполняет иные поручения» не помогают ни сотруднику, ни руководителю. Если обязанность можно проверить, она написана хорошо.
| Расплывчато | Конкретно |
|---|---|
| Работает с клиентами | Обрабатывает входящие заявки в CRM в течение рабочего дня |
| Ведёт документацию | Готовит договоры по шаблону и отправляет на согласование |
| Контролирует склад | Проводит инвентаризацию раз в месяц и сдаёт акт |
| Отвечает за отчётность | Готовит отчёт о продажах к 5-му числу |
Сколько времени уходит на инструкции вручную
Ознакомление и изменения
С инструкцией знакомят нового сотрудника при приёме и всех сотрудников должности после изменений. На бумаге это лист ознакомления, который HR носит по кабинетам и потом хранит в деле. Если сотрудники работают в разных офисах или удалённо, сбор подписей растягивается на недели. Порядок ознакомления и изменения обязанностей регулируется трудовым законодательством, поэтому сверяйте его с кадровой службой.
| Ситуация | Что делают |
|---|---|
| Новый сотрудник | Знакомят с инструкцией при приёме |
| Изменились обязанности | Новая редакция, утверждение, повторное ознакомление |
| Переименовали должность | Обновляют инструкцию и штатное расписание |
| Перевод на другую должность | Знакомят с инструкцией новой должности |
Должностные инструкции на корпоративном портале
На портале инструкции хранятся в базе знаний с карточкой должности: текущая редакция, история изменений, кто утвердил. Сотрудник видит инструкцию своей должности в профиле. Изменение проходит по маршруту согласования: руководитель подразделения, HR, юрист, утверждение. После утверждения система рассылает новую редакцию сотрудникам должности на ознакомление и показывает HR, кто ещё не ознакомился.
| Задача | Как решается на портале |
|---|---|
| Хранение | База знаний, карточка должности, история редакций |
| Согласование изменений | Бизнес-процесс с маршрутом |
| Ознакомление | Электронная подпись через КЭДО |
| Контроль | Отчёт, кто не ознакомился |
| Связь с оргструктурой | Инструкция привязана к должности в структуре компании |
Как устроено электронное подписание кадровых документов, — в статье о КЭДО в Битрикс24.
Инструкции, KPI и оценка
Должностная инструкция описывает, что делает сотрудник, а KPI — каких результатов от него ждут. Когда показатели связаны с обязанностями из инструкции, оценка работы становится понятной: руководитель обсуждает с сотрудником конкретные задачи и цифры. Подробнее — в статьях о KPI сотрудника и об оценке персонала.
Должностная инструкция и регламент
Инструкция отвечает на вопрос «что делает сотрудник», регламент — «как выполняется процесс». В инструкции написано, что менеджер обрабатывает заявки, а в регламенте — как именно: в какой срок, в какой системе, кому передавать. Инструкции и регламенты ссылаются друг на друга, и обновляют их вместе. О регламентах — в статье о регламентах компании.
Инструкция для руководителя
В инструкции руководителя, кроме личных обязанностей, описывают управленческие: планирование работы подразделения, постановку задач, контроль сроков, оценку и развитие сотрудников, согласование документов. Отдельно указывают полномочия: какие решения руководитель принимает сам, какие суммы может согласовывать, кого замещает и кто замещает его. Без этого раздела спорные решения поднимаются к директору, и руководители верхнего уровня тонут в мелких вопросах.
| Блок инструкции руководителя | Пример |
|---|---|
| Планирование | Готовит план работы отдела на квартал |
| Постановка задач | Распределяет задачи между сотрудниками в системе задач |
| Контроль | Еженедельно проверяет выполнение плана |
| Люди | Проводит оценку сотрудников раз в полгода |
| Полномочия | Согласует расходы отдела до установленного лимита |
О постановке задач — в статье о постановке задач сотрудникам.
Инструкция при подборе и адаптации
Инструкция полезна задолго до первого рабочего дня. По ней HR пишет вакансию: требования и обязанности уже сформулированы. На собеседовании кандидату показывают реальные задачи, и он понимает, куда идёт. После выхода новичок читает инструкцию в первый день, а руководитель строит план адаптации по её разделам: что сотрудник должен освоить за первый месяц, что за три.
| Этап | Как используют инструкцию |
|---|---|
| Вакансия | Требования и обязанности из инструкции |
| Собеседование | Вопросы по ключевым обязанностям |
| Первый день | Ознакомление и разговор с руководителем |
| Адаптация | План освоения обязанностей по месяцам |
| Конец испытательного срока | Оценка по обязанностям из инструкции |
Как поддерживать инструкции в актуальном виде
Инструкции устаревают при каждой реорганизации, появлении новой системы или процесса. Чтобы они не расходились с жизнью, назначают ответственных: за инструкции подразделения отвечает его руководитель, за шаблон и процесс — HR. Раз в год HR рассылает руководителям список инструкций на проверку. Изменения в процессах, например переход на новую CRM, сразу фиксируют в инструкциях затронутых должностей.
Инструкция и совмещение обязанностей
В небольших компаниях один сотрудник часто совмещает несколько ролей: офис-менеджер ведёт кадры, менеджер по продажам отвечает за закупки. Такие обязанности тоже должны быть в инструкции, иначе при отпуске или увольнении сотрудника никто не знает, что именно он делал. Если совмещение временное, его оформляют отдельно по правилам трудового законодательства — порядок уточняйте у кадровой службы.
Шаблон должностной инструкции
Шаблон утверждает HR вместе с юристом. В нём фиксируют разделы, их порядок, формулировки общих положений и типовые права и ответственность. Руководители заполняют только то, что зависит от должности: обязанности, требования, взаимодействие. На портале шаблон делают формой: руководитель заполняет поля, а документ собирается автоматически в едином оформлении и уходит на согласование.
| Что в шаблоне фиксирует HR | Что заполняет руководитель |
|---|---|
| Разделы и их порядок | Обязанности |
| Общие положения | Требования к опыту и навыкам |
| Типовые права и ответственность | С кем взаимодействует сотрудник |
| Оформление и реквизиты | Кто замещает |
Единый шаблон экономит время юриста: он проверяет только переменную часть документа.
Сколько инструкций нужно компании
Инструкцию пишут на должность из штатного расписания: десять менеджеров по продажам работают по одной инструкции. Если у сотрудников одной должности разные обязанности, например менеджеры по работе с розницей и с оптом, это повод разделить должность в штатном расписании или описать различия в отдельных разделах. Начинают с массовых и ключевых должностей: там ошибки в обязанностях стоят дороже всего.
Для старта достаточно трёх шагов: утвердить шаблон, собрать инструкции по ключевым должностям у руководителей и выложить их на портал с электронным ознакомлением. Остальные должности добавляют постепенно, по мере обновления штатного расписания.
Частые вопросы
Что такое должностная инструкция?
Внутренний документ, который описывает обязанности, права, ответственность и требования к сотруднику на конкретной должности.
Обязательна ли должностная инструкция?
Требования зависят от закона и отрасли. Уточните у кадровой службы или юриста.
Кто составляет должностную инструкцию?
Руководитель подразделения описывает обязанности, HR приводит к шаблону, юрист проверяет, руководитель компании утверждает.
Можно ли знакомить с инструкцией электронно?
Да, через кадровый электронный документооборот. Порядок уточните у кадровой службы.
Кадровые документы на портале
Настроим базу должностных инструкций, согласование изменений и электронное ознакомление через КЭДО.
Обсудить проектСтатьи по теме
