- Как работает КЭДО
- Какие документы можно перевести в электронный вид
- КЭДО и обычный ЭДО: в чём разница
- Плюсы и минусы КЭДО
- Что нужно, чтобы перейти на КЭДО
- Как КЭДО выглядит для каждого участника
- Кому КЭДО даёт больше всего
- Что изменится в работе кадровой службы
- Как устроен электронный кадровый документ
- Как выглядит день кадровика с КЭДО
- С чего начать знакомство с КЭДО в компании
- Что не меняется при переходе на КЭДО
- Словарь терминов КЭДО
- Что спросить у поставщика системы КЭДО
- КЭДО для небольшой компании
- Частые вопросы
- По теме
КЭДО — кадровый электронный документооборот. Трудовые договоры, приказы, заявления на отпуск и другие кадровые документы оформляют и подписывают в электронном виде, без бумаги. Ниже — как это работает, какие документы можно перевести, чем КЭДО отличается от обычного ЭДО и что нужно, чтобы начать.
Как работает КЭДО
С заявлениями порядок обратный: сотрудник сам создаёт заявление в личном кабинете, оно уходит руководителю на согласование, после согласования кадровик готовит приказ. Статус каждого документа виден в системе: кто подписал, кто ещё нет.
Какие документы можно перевести в электронный вид
| Группа | Документы | Как часто |
|---|---|---|
| Приём и договоры | Трудовые договоры, дополнительные соглашения | При приёме и изменениях условий |
| Приказы | О приёме, переводе, отпуске, командировке, поощрении | Каждый месяц |
| Заявления | На отпуск, перевод, выдачу справок и копий документов | Каждый месяц |
| Ознакомления | С локальными актами, графиком отпусков, должностными инструкциями | При изменениях |
| Расчётные листки | Ежемесячные листки по зарплате | Каждый месяц |
Часть документов Трудовой кодекс требует оформлять на бумаге — перечень исключений сверьте перед переходом.
КЭДО и обычный ЭДО: в чём разница
| Обычный ЭДО | КЭДО | |
|---|---|---|
| Между кем | Компания и контрагенты | Работодатель и сотрудники |
| Документы | Счета, акты, УПД, договоры с поставщиками | Трудовые договоры, приказы, заявления |
| Кто подписывает | Уполномоченные лица компаний | Руководитель, кадровики и каждый сотрудник |
| Где идёт обмен | Операторы ЭДО | Система КЭДО, корпоративный портал |
Плюсы и минусы КЭДО
| Что даёт | Что учесть |
|---|---|
| Документы подписывают за минуты, без поездок в офис — удобно для удалённых сотрудников и филиалов | Нужны электронные подписи для руководителя, кадровиков и сотрудников |
| Меньше расходов на печать, курьеров и хранение бумажного архива | Часть сотрудников может отказаться — придётся вести два контура |
| Видно, кто и когда подписал документ, документы не теряются | Нужно принять локальный акт о КЭДО и уведомить сотрудников |
| Кадровая служба тратит меньше времени на рутину | Систему надо связать с кадровым учётом — обычно с 1С:ЗУП |
Сколько стоит бумажный документооборот именно в вашей компании, можно посчитать в калькуляторе в статье о переходе на КЭДО.
Что нужно, чтобы перейти на КЭДО
| Что | Зачем |
|---|---|
| Система КЭДО | Отдельный сервис или модуль корпоративного портала — здесь документы создают, согласуют и подписывают |
| Электронные подписи | Для руководителя, кадровиков и сотрудников — например, через приложение «Госключ» |
| Документы о переходе | Приказ, положение о КЭДО, уведомление сотрудников и их согласия |
| Связь с 1С | Чтобы приказы и данные сотрудников не вводили дважды |
Как КЭДО выглядит для каждого участника
| Кто | Что делает в системе | Что меняется |
|---|---|---|
| Сотрудник | Подаёт заявления, подписывает приказы и ознакомления со смартфона | Не нужно приходить в отдел кадров и ждать бумаги |
| Руководитель | Согласует заявления подчинённых, подписывает приказы | Согласование занимает минуты, видно, что ждёт его решения |
| Кадровик | Готовит документы, отправляет на подпись, следит за статусами | Нет печати, сбора подписей по кабинетам и раскладки бумаг |
| Бухгалтерия | Получает подписанные приказы для расчёта зарплаты | Документы приходят сразу после подписания |
Кому КЭДО даёт больше всего
| Тип компании | Почему КЭДО особенно полезен |
|---|---|
| Сеть филиалов и магазинов | Документы не нужно возить курьером между городами, подписание не зависит от расстояния |
| Компании с удалёнными сотрудниками | Сотрудник подписывает документы из дома, без почтовой пересылки оригиналов |
| Производство со сменным графиком | Рабочий подписывает документ в перерыв со смартфона, без похода в отдел кадров в рабочее время |
| Быстрорастущие компании | Приём десятков сотрудников в месяц не требует расширения отдела кадров |
Что изменится в работе кадровой службы
- Документы перестают теряться: у каждого есть статус и история подписания.
- Не нужно хранить бумажный архив кадровых документов — они хранятся в электронном архиве.
- Отчёт «кто не подписал» формируется сам, без обхода подразделений.
- Новые сотрудники подписывают весь пакет документов в первый день, даже если работают в другом городе.
Как устроен электронный кадровый документ
Электронный кадровый документ состоит из трёх частей. Первая — сам документ: текст приказа, договора или заявления в формате, который система умеет показывать и хранить. Вторая — электронные подписи сторон: каждая подпись привязана к конкретному человеку и фиксирует момент подписания. Третья — служебные данные: кто создал документ, кому он отправлен, когда открыт и подписан.
Благодаря подписям документ нельзя незаметно изменить после подписания: любая правка делает подпись недействительной. Поэтому электронный приказ надёжнее бумажного, на котором подпись можно подделать или потерять лист из пачки.
Как выглядит день кадровика с КЭДО
Утром кадровик открывает список документов: какие подписаны, какие ждут подписи, какие просрочены. Заявления на отпуск, пришедшие за ночь, уже согласованы руководителями — остаётся проверить даты и сформировать приказы. Приказы уходят на подпись руководителю и сотрудникам одним действием.
Днём кадровик готовит документы для новичков, которые выходят на следующей неделе: пакет придёт им на подпись в первый рабочий день. Вечером система показывает, кто не подписал ознакомление с новым положением, и сама отправляет напоминание. Печать, обход кабинетов и раскладка бумаг по папкам из дня исчезают.
С чего начать знакомство с КЭДО в компании
- Посчитайте, сколько кадровых документов вы оформляете в месяц и сколько времени уходит на каждый. Это база для оценки выгоды.
- Выясните, где сотрудники работают каждый день: в корпоративном портале, в почте, только на смартфоне. От этого зависит, какую систему выбрать.
- Проверьте, как устроен кадровый учёт: типовая ли у вас 1С:ЗУП, сколько юрлиц и филиалов.
- Обсудите с юристом документы о переходе: приказ, положение, уведомление и согласие сотрудников.
- Выберите два-три типа документов для пилота и одно подразделение, где начнёте.
Пошаговый план с примерами документов — в статье о переходе на КЭДО, этапы проекта и сроки — в статье о внедрении КЭДО.
Что не меняется при переходе на КЭДО
Кадровый учёт остаётся там же, где был, — обычно в 1С:ЗУП. Расчёт зарплаты, табель и отчётность не переезжают в систему КЭДО. Меняется только способ, которым документы доходят до сотрудника и возвращаются подписанными. Сотрудники, которые не дали согласие, продолжают работать с бумагой, поэтому компания какое-то время живёт в двух режимах одновременно.
Словарь терминов КЭДО
| Термин | Что значит |
|---|---|
| КЭДО | Кадровый электронный документооборот — оформление кадровых документов в электронном виде |
| Электронная подпись | Реквизит электронного документа, который подтверждает, кто и когда его подписал |
| «Госключ» | Бесплатное приложение для электронной подписи со смартфона через учётную запись Госуслуг |
| Положение о КЭДО | Локальный акт компании с правилами электронного документооборота |
| Согласие на КЭДО | Письменное согласие сотрудника на взаимодействие с работодателем в электронном виде |
| Электронный архив | Хранилище подписанных документов с историей подписания |
| 1С:ЗУП | Программа кадрового учёта и расчёта зарплаты, с которой связывают систему КЭДО |
Что спросить у поставщика системы КЭДО
- Какие документы система поддерживает из коробки и можно ли добавить свои шаблоны.
- Как сотрудник подписывает документы: со смартфона, с компьютера, без установки программ.
- Есть ли готовый обмен с 1С:ЗУП и с какой версией конфигурации он работает.
- Где хранятся документы и персональные данные сотрудников.
- Как устроены маршруты согласования и можно ли настроить их под вашу оргструктуру.
- Сколько стоит система через год: подписки, подписи, поддержка, доработки.
Ответы на эти вопросы быстро отсекают системы, которые не подойдут, и экономят недели на сравнении презентаций.
КЭДО для небольшой компании
Если в компании несколько десятков сотрудников и один офис, полноценный проект внедрения не нужен. Достаточно готового сервиса или модуля портала, нескольких шаблонов документов и короткой инструкции для сотрудников. Интеграцию с 1С можно отложить: при небольшом объёме документов кадровик справится с ручным вводом. Главное — сразу оформить приказ и положение о КЭДО и собрать согласия, чтобы документы имели юридическую силу.
Частые вопросы
КЭДО обязателен для работодателя?
Нет. Работодатель решает сам, переходить ли на электронные кадровые документы.
Может ли сотрудник отказаться от КЭДО?
Сотрудник, который работал в компании до перехода, может не давать согласие — тогда с ним работают на бумаге.
Нужна ли сотруднику своя электронная подпись?
Да, сотрудник подписывает документы электронной подписью. Удобнее всего — со смартфона, например через приложение «Госключ».
Где хранятся подписанные документы?
В электронном архиве системы КЭДО. Срок и порядок хранения прописывают в положении о КЭДО.
КЭДО на корпоративном портале
Настроим подписание кадровых документов в Битрикс24, маршруты согласования и обмен с 1С:ЗУП.
Обсудить проектСтатьи по теме
