- Этапы внедрения КЭДО
- С чего начинается внедрение КЭДО в организации
- Кто участвует в проекте
- Из чего складывается стоимость внедрения КЭДО
- Ошибки при внедрении КЭДО
- Как выбрать систему КЭДО
- Как подготовить сотрудников
- Как понять, что внедрение получилось
- Как устроен проект внедрения по неделям
- Что подготовить до старта проекта
- Пилот: как выбрать подразделение
- Что делать после запуска
- Как считать окупаемость внедрения
- Внедрение в компании с филиалами
- Когда нужен подрядчик
- Частые вопросы
- По теме
Внедрение КЭДО — проект на 1–3 месяца, который ведут вместе кадровая служба, ИТ и юрист. Кадровики описывают документы и маршруты, ИТ настраивает систему и интеграцию с 1С:ЗУП, юрист готовит локальные акты. Ниже — этапы со сроками, с чего начать, из чего складывается стоимость и на чём проекты буксуют.
Этапы внедрения КЭДО
| Этап | Что делают | Срок |
|---|---|---|
| 1. Обследование | Составляют перечень кадровых документов, считают объём в месяц, описывают, кто готовит, согласует и подписывает | 1–2 недели |
| 2. Выбор системы | Сравнивают сервисы КЭДО и модули корпоративного портала по документам, подписям, интеграции с 1С и цене | 1–2 недели |
| 3. Документы о переходе | Готовят приказ, положение о КЭДО, уведомление и согласие сотрудников | Параллельно с этапом 2 |
| 4. Настройка и интеграция | Шаблоны документов, маршруты согласования, роли, обмен с 1С:ЗУП | 2–6 недель |
| 5. Пилот | Запуск на одном подразделении и двух-трёх типах документов, сбор замечаний | 2–4 недели |
| 6. Тиражирование | Подключение остальных сотрудников и документов, обучение, инструкции | 2–4 недели |
Сроки указаны для компании от 100 до 1000 сотрудников. В небольшой компании с готовым сервисом и без доработок этапы 4–6 укладываются в две-три недели.
С чего начинается внедрение КЭДО в организации
С перечня документов. Выпишите все кадровые документы за месяц и отметьте у каждого три вещи:
- сколько штук в месяц;
- кто готовит, согласует и подписывает;
- где сейчас хранится и откуда берутся данные.
Кто участвует в проекте
| Роль | Зона ответственности |
|---|---|
| Руководитель кадровой службы | Владелец проекта: перечень документов, маршруты, пилот, обучение |
| ИТ | Система КЭДО, интеграция с 1С:ЗУП, доступы, электронные подписи |
| Юрист | Приказ о переходе, положение о КЭДО, формулировки уведомлений |
| Руководители подразделений | Согласование документов в системе, помощь сотрудникам на старте |
Из чего складывается стоимость внедрения КЭДО
| Статья затрат | От чего зависит |
|---|---|
| Лицензии или подписка | Число сотрудников и подписанных документов, облако или своя инфраструктура |
| Электронные подписи | Сколько подписей нужно руководителям и кадровикам; подпись сотрудников через «Госключ» бесплатная |
| Настройка | Число типов документов, сложность маршрутов, количество юрлиц |
| Интеграция с 1С:ЗУП | Типовая или доработанная конфигурация, нужен ли обмен в обе стороны |
| Обучение и поддержка | Число филиалов и сотрудников, которым нужна помощь на старте |
Больше всего на итоговую сумму влияет интеграция с 1С: если конфигурация ЗУП доработана, обмен настраивают под неё. Сравнить расходы с выгодой поможет калькулятор в статье о переходе на КЭДО.
Ошибки при внедрении КЭДО
Как выбрать систему КЭДО
| Критерий | Что проверить |
|---|---|
| Документы | Поддерживает ли система все документы из вашего перечня, можно ли настроить свои шаблоны |
| Подписи | Какие виды подписей поддерживает, можно ли подписывать со смартфона |
| Интеграция с 1С:ЗУП | Есть ли готовый обмен, в какую сторону передаются данные, работает ли с вашей версией |
| Маршруты | Можно ли настроить согласование под вашу оргструктуру и филиалы |
| Где работают сотрудники | Будут ли они заходить в отдельный сервис или подпишут документы в привычном портале |
| Стоимость владения | Цена за сотрудника или документ, расходы на подписи и поддержку через год-два |
Как подготовить сотрудников
- За две недели до старта — письмо от руководителя: что меняется, когда и зачем.
- Короткая инструкция на одну страницу: где появятся документы, как подписать, кому писать.
- Ответственный в каждом подразделении, который помогает коллегам на старте.
- Первые документы — простые и частые: заявления на отпуск и ознакомления. Сотрудники привыкают на них.
Как понять, что внедрение получилось
| Показатель | Как считать |
|---|---|
| Доля сотрудников на КЭДО | Число согласий к общему числу сотрудников |
| Срок подписания | Среднее время от отправки документа до подписи |
| Неподписанные документы | Сколько документов ждут подписи больше трёх дней |
| Время кадровиков | Часы на подготовку и сбор подписей до и после перехода |
| Бумажный контур | Сколько документов в месяц всё ещё печатают |
Как устроен проект внедрения по неделям
Типичный проект для компании на несколько сотен сотрудников выглядит так. Первые две недели уходят на обследование: кадровики выписывают документы, считают объёмы, рисуют маршруты согласования. Параллельно ИТ смотрит варианты систем и проверяет, как они обмениваются данными с 1С:ЗУП.
На третьей-четвёртой неделе выбирают систему и готовят документы о переходе. Пятая-восьмая недели — настройка: шаблоны документов, маршруты, роли, обмен с 1С. Затем пилот на одном подразделении в течение двух-четырёх недель и тиражирование на остальную компанию. Итого два-три месяца от старта до работы всех подразделений.
Что подготовить до старта проекта
- Перечень документов с объёмами в месяц и маршрутами согласования.
- Оргструктуру с руководителями, которые согласуют документы подчинённых.
- Доступ к 1С:ЗУП для разработчиков интеграции и информацию о доработках конфигурации.
- Ответственного со стороны кадровой службы, у которого есть время на проект.
- Решение по подписям: кто из руководителей и кадровиков подписывает документы и какой подписью.
Пилот: как выбрать подразделение
Для пилота подходит подразделение на 30–100 человек с понятным руководителем, который готов помогать. Слишком маленькое подразделение не покажет проблем масштаба, слишком большое растянет пилот. Хорошо, если в нём есть и офисные сотрудники, и те, кто работает «в поле» или в смену: так вы проверите подписание с разных устройств.
Перед стартом пилота договоритесь, по каким показателям оцените результат: доля согласий, срок подписания, число обращений за помощью. Через две-четыре недели соберите замечания сотрудников и кадровиков, поправьте шаблоны и маршруты и только потом подключайте следующие подразделения.
Что делать после запуска
После тиражирования проект не заканчивается. Первые месяцы нужно следить за неподписанными документами и обращениями сотрудников, добавлять новые типы документов из перечня и обновлять шаблоны при изменении законодательства или локальных актов. Хорошая практика — раз в квартал смотреть показатели и решать, какие документы перевести следующими.
Как считать окупаемость внедрения
Окупаемость считают по трём статьям. Первая — время кадровиков: сколько часов в месяц уходит на подготовку, печать и сбор подписей сейчас и сколько будет после перехода. Вторая — прямые расходы: бумага, печать, курьеры между офисами и филиалами, хранение архива. Третья — скорость процессов: как быстро сотрудник получает подписанный документ, сколько дней занимает оформление нового сотрудника.
Первые две статьи легко перевести в деньги, третью — сложнее, но она часто важнее для бизнеса. Для расчёта первых двух подойдёт калькулятор в статье о переходе на КЭДО.
Внедрение в компании с филиалами
Филиалы добавляют проекту две задачи. Первая — маршруты: у каждого филиала свой руководитель, и документы сотрудников филиала должны уходить к нему. Вторая — юрлица: если филиалы оформлены на разные юрлица, для каждого нужны свои подписи и настройки. Обычно пилот проводят в центральном офисе, а филиалы подключают после него, по одному или группами.
Когда нужен подрядчик
Небольшая компания с готовым сервисом КЭДО справляется своими силами. Подрядчик нужен, когда есть доработанная 1С:ЗУП, несколько юрлиц или филиалов, сложные маршруты согласования или когда КЭДО встраивают в корпоративный портал вместе с другими HR-процессами. Подрядчик берёт на себя настройку, интеграцию и пилот, а кадровая служба — перечень документов, маршруты и коммуникацию с сотрудниками.
Частые вопросы
Сколько длится внедрение КЭДО?
От двух-трёх недель в небольшой компании с готовым сервисом до двух-трёх месяцев в компании с несколькими юрлицами и интеграцией с 1С.
Можно ли внедрить КЭДО без интеграции с 1С?
Можно, но тогда кадровые данные придётся вносить в две системы. Для компании от нескольких десятков сотрудников интеграция обычно окупается.
Что делать после пилота?
Собрать замечания сотрудников и кадровиков, поправить шаблоны и маршруты, затем подключать подразделения по одному.
Внедрение КЭДО на Битрикс24
Проведём обследование, настроим подписание, маршруты согласования и обмен с 1С:ЗУП, запустим пилот.
Обсудить проектСтатьи по теме
