Реестр договоров: что указывать, как вести и автоматизировать

Реестр договоров — список всех договоров компании с ключевыми данными: контрагент, предмет, сумма, срок действия, ответственный, статус. По реестру быстро находят нужный договор, видят, какие договоры заканчиваются, сколько компания должна контрагентам и где лежит оригинал. Ниже — какие поля указывать, как вести реестр в таблице, 1С и на портале, как контролировать сроки и как связать реестр с согласованием договоров.

Зачем реестр и что в нём

По реестру находят нужный договор, видят, какие договоры заканчиваются, и где лежит оригинал.

Зачем нужен реестр договоров

Что указывать в реестре

Состав полей утверждают в положении о договорной работе. Лучше начать с минимального набора и добавлять поля, которые реально используют: длинные реестры с десятками пустых колонок никто не заполняет.

Нумерация договоров

Единая нумерация упрощает поиск и ссылки на договор в переписке и документах. Номер обычно состоит из кода вида договора, года и порядкового номера, например «П-2026-0142» для поставки. В таблице номера выдают вручную, и они повторяются или пропускаются. В системе номер присваивается автоматически при регистрации договора по правилам компании.

Реестр договоров по 223-ФЗ и 44-ФЗ

Часто реестром договоров называют раздел Единой информационной системы в сфере закупок. Туда заказчики, которые работают по 223-ФЗ и 44-ФЗ, вносят сведения о заключённых договорах и контрактах. Это обязанность по закону со своими сроками и составом сведений, поэтому порядок уточняйте у специалиста по закупкам или юриста. Внутренний реестр компании помогает и здесь: данные для ЕИС берут из карточки договора, а ответственный получает задачу на внесение сведений в срок.

Правила ведения реестра

Без положения о договорной работе каждый отдел работает по-своему, и реестр получается неполным.

Как вести реестр договоров

В небольших компаниях реестр в таблице работает, пока договоров немного и за таблицу отвечает один человек. Когда договоры заключают несколько подразделений, таблица расходится с реальностью: кто-то не внёс договор, у кого-то устарел статус.

Положение о договорной работе

Правила работы с договорами записывают в положении: кто готовит проект, какие типовые формы используют, кто согласует договор в зависимости от вида и суммы, кто подписывает, как регистрируют и хранят договоры, кто отвечает за исполнение. Без положения каждый отдел работает по-своему, и реестр получается неполным. Положение утверждает руководитель компании, а юрист пересматривает его, когда меняются виды договоров или структура компании. Положение выкладывают в базу знаний портала и связывают с маршрутами согласования, чтобы правила работали автоматически.

Реестр и согласование договоров

Реестр — последний шаг договорной работы. Договор готовят, согласуют с юристом, финансами и руководителем, подписывают и только потом он действует. Если согласование и реестр живут в одной системе, карточка договора создаётся при запуске согласования, а после подписания договор получает статус «Действует» автоматически. Лист согласования и все версии хранятся в карточке. Подробнее о маршрутах — в статьях о согласовании договоров и о листе согласования.

Права доступа к реестру

Договоры содержат коммерческие условия, поэтому видеть весь реестр должны немногие: юрист, финансовая служба, руководство. Руководители подразделений видят договоры своего направления, ответственные — свои договоры. В таблице такие права настроить трудно: файл пересылают, копируют, и он оказывается у всех. В системе права задают по ролям и подразделениям, а журнал показывает, кто открывал договор.

Хранение оригиналов

Электронный реестр не отменяет бумажные оригиналы, если договор подписан на бумаге. В карточке указывают, где лежит оригинал, и прикладывают скан. Если договор подписан электронной подписью, файл с подписью хранится в системе. Сроки хранения договоров определяются законом и номенклатурой дел компании — их уточняйте у ответственного за делопроизводство.

В небольшой компании реестр может вести один юрист или офис-менеджер. Важно, чтобы у реестра был один владелец, который следит за полнотой и актуальностью данных, а ответственные за договоры обновляли статусы своих договоров.

Сроки и отчёты

Главная польза реестра — контроль сроков. В системе для каждого договора задают дату окончания и срок напоминания.

Контроль сроков и пролонгаций

Главная польза реестра — контроль сроков. Договор аренды закончился, а продление никто не подготовил; договор поставки автоматически продлился на невыгодных условиях; гарантийный срок истёк, а претензию не направили. В системе для каждого договора задают дату окончания и срок напоминания, например за 30 дней. Ответственный получает задачу: продлить, перезаключить или закрыть договор.

Отчёты по договорам

Реестр в системе превращается в источник отчётов. Руководство видит, сколько договоров заключено за период и на какую сумму, какие договоры заканчиваются в ближайший месяц, где согласование задерживается дольше нормы. Финансовая служба видит обязательства по договорам и сверяет их с оплатами из 1С. Юрист видит договоры с нестандартными условиями и договоры без подписанного оригинала.

Реестр на портале и в 1С

В 1С к договору привязаны счета и оплаты, портал ведёт подготовку, согласование и сроки. Обмен возвращает данные об оплатах в карточку договора.

Сколько времени уходит на реестр вручную

Реестр договоров на корпоративном портале

Реестр договоров — часть системы электронного документооборота. Как её выбрать, — в статье о системе электронного документооборота.

Договоры с контрагентами в 1С и на портале

В 1С договор — справочник, к которому привязаны счета, реализации и оплаты. Портал отвечает за подготовку, согласование и контроль сроков. Обмен связывает их: после подписания договор с реквизитами появляется в 1С, а данные об оплатах возвращаются в карточку на портале. Так юрист и руководитель видят исполнение договора без запроса в бухгалтерию.

Как перейти с таблицы на систему

1. Соберите все действующие договоры и проверьте, где лежат оригиналы.
2. Утвердите набор полей, виды договоров и правила нумерации.
3. Настройте карточку договора и маршруты согласования по видам.
4. Загрузите действующие договоры из таблицы.
5. Назначьте ответственных и сроки напоминаний.
6. С определённой даты новые договоры согласуют только через систему.

Переход проще начинать с одного вида договоров с большим потоком, например договоров поставки. Через месяц добавляют остальные виды.

Частые вопросы