HR-платформа на Битрикс24: кадровые процессы в одном портале

Битрикс24 часто уже работает в компании как корпоративный портал: задачи, чаты, структура, база знаний. На нём же удобно собрать HR-платформу — заявления, отпуска, адаптацию, обучение, подбор и кадровые документы. HR-процессы оказываются там, где сотрудники и так работают каждый день, и заходить в отдельную систему не нужно.

Какие HR-процессы переносят в Битрикс24

Путь нового сотрудника в портале

Что работает из коробки, а что дорабатывают

Связь с 1С:ЗУП

Учёт и расчёт зарплаты остаются в 1С:ЗУП. Портал берёт оттуда сотрудников, должности, подразделения и остатки отпусков, а передаёт обратно заявления и статусы согласования. Данные не вводят дважды, а сотрудник видит актуальную информацию в своём профиле.

С чего начать

1. Выберите один-два процесса, на которые HR тратит больше всего времени. Чаще всего это заявления на отпуск и адаптация новичков.
2. Опишите маршрут: кто подаёт, кто согласует, где хранится результат.
3. Настройте формы и бизнес-процессы в портале.
4. Свяжите портал с 1С:ЗУП.
5. Запустите на одном подразделении, соберите замечания и тиражируйте.

Кто что делает в HR-платформе

Адаптация новичка по неделям

Как оценить эффект

• Время HR на одно заявление и на одного новичка до и после запуска.
• Срок согласования отпусков и справок.
• Доля новичков, которые прошли испытательный срок.
• Сколько сотрудников заходят в HR-разделы портала каждый месяц.

Почему HR-процессы удобнее держать в портале

Главная проблема отдельных HR-сервисов — сотрудники в них не заходят. Каждый сервис требует логина, своего интерфейса и привычки. Портал Битрикс24 сотрудники открывают каждый день ради задач, чатов и новостей, поэтому заявление на отпуск или курс обучения оказываются на расстоянии одного клика.

Для HR это значит выше охват: опрос вовлечённости проходят больше людей, обязательное обучение завершают вовремя, заявления приходят через форму, кадровику не пишут в мессенджер.

Подбор в Битрикс24

Вакансии ведут как воронку: кандидат проходит этапы от отклика до оффера, на каждом этапе — задачи рекрутеру и руководителю, события в календаре для собеседований. Отклики с сайта компании попадают в воронку автоматически. Когда кандидат принимает оффер, его данные переходят в профиль нового сотрудника, и запускается план адаптации.

Обучение и база знаний

Регламенты, инструкции и ответы на частые вопросы живут в базе знаний портала. Обязательные курсы — охрана труда, работа с персональными данными, продуктовое обучение — назначают группам сотрудников с тестом в конце. HR видит, кто прошёл курс, а кто нет, и может напомнить. Новичок получает подборку материалов в плане адаптации.

Аналитика для HR

Отчёты собирают из данных портала и 1С:ЗУП, поэтому HR не сводит таблицы вручную.

Как запустить HR-платформу за три месяца

Порядок можно менять под задачи компании. Главное — запускать по одному процессу и давать сотрудникам время привыкнуть.

Что нужно от компании для запуска

• Ответственный от HR, который описывает процессы и принимает настройки.
• Актуальная оргструктура и список руководителей, согласующих заявления.
• Шаблоны документов и формы заявлений, которые используются сейчас.
• Доступ к 1С:ЗУП для настройки обмена.
• Договорённость, что заявления принимаются только через портал после запуска.

Пример: HR-платформа в торговой сети

В торговой сети сотни продавцов работают в магазинах и почти не бывают в офисе. Сеть подключает их к мобильному приложению портала: график смен, новости, заявления на отпуск. Затем добавляет адаптацию новых продавцов с короткими тестами по продукту и обязательные курсы. Управляющие магазинами согласуют заявления с телефона, а HR в офисе видит картину по всей сети в отчётах.

Как развивать платформу после запуска

После базовых процессов добавляют то, что даёт следующий эффект: оценку сотрудников и цели, программы развития, внутренние вакансии, обратную связь от руководителей. Каждый новый процесс стоит начинать с пилота и короткого опроса сотрудников: удобно ли, понятно ли, что мешает.

Как сотрудники пользуются платформой каждый день

Сотрудник открывает портал утром ради задач и чатов. На главной он видит новости компании, дни рождения коллег и документы, которые ждут его подписи. Если нужен отпуск, он открывает форму, видит остаток дней из 1С и отправляет заявление — дальше всё идёт без его участия. Курсы и регламенты лежат в базе знаний, ответы на типовые вопросы — там же, без писем в HR.

Чем больше повседневных задач решается в портале, тем чаще сотрудники в него заходят, и тем лучше работают HR-процессы, построенные на нём.

Безопасность персональных данных

HR-платформа хранит персональные данные: паспортные данные в документах, сведения об отпусках и больничных, результаты оценки. Поэтому права доступа настраивают по ролям: сотрудник видит только свои данные, руководитель — данные подчинённых, HR и кадровики — данные своего юрлица или филиала. Если требования к хранению данных строгие, выбирают коробочную версию Битрикс24 на серверах компании.

Какие задачи HR остаются за людьми

Платформа берёт на себя маршруты, напоминания, документы и отчёты. За HR остаются разговоры с людьми: собеседования, поддержка новичков, сложные ситуации в командах, развитие руководителей. Хорошая платформа освобождает для этого время и даёт данные: кто из новичков отстаёт по плану адаптации, в каком подразделении упала вовлечённость, где копятся неиспользованные отпуска.

Поэтому при запуске стоит договориться, какие решения HR принимает по данным платформы и как часто их смотрит. Иначе отчёты будут собираться, но никто не будет их читать.

Частые вопросы