Меня зовут Антон Колодницкий, в компании ИНТЕРВОЛГА я руковожу разработкой HR-платформы для Битрикс24. Сегодня расскажу, как мы помогли улучшить процесс адаптации в крупной производственной компании.

Адаптация персонала — ключевая задача в компаниях от 500 человек. В небольших организациях (обычно) нанимается всего несколько человек в месяц. В таких условиях можно ограничиться чек-листом или просто пустить всё на самотёк — коллектив маленький и дружный, кто-нибудь расскажет новичку что и как.

Nota bene: не стоит называть адаптацией процесс обучения конкретным навыкам или, вводный инструктаж на месте. Адаптация — это про умиротворение и работу в состоянии потока.

Если же в месяц нанимается от 10-15 сотрудников, приходится задуматься о выстраивании и автоматизации процесса адаптации. Понятно, что говорить, учить и знакомить с жизнью компании все равно будут живые люди, а технологии помогут и проконтролируют.

Мы используем для этого HR-платформу для Битрикс24 собственной разработки. Вы можете спросить — почему Б24? На текущий момент это самое удачное решение для корпоративных порталов и HR-задач. MS Sharepoint и SAP Success Factors уходят из России, да и стоимость их запредельная. Специализированные решения типа iSpring, Talantix и т.д. не подходят для построения корпоративных порталов и бизнес-процессов.

Битрикс24, как российское ПО, становится подходящей платформой за вполне вменяемые деньги.

Ниже сам кейс, а в конце для интересующихся краткий обзор других функций нашей платформы.

Экономим сотни часов работы HR-службы

Автоматизацию адаптации персонала мы проводили для SINTEC Group. Компания занимается производством моторных масел, смазочных материалов и антифризов, является одним из лидеров отрасли в России.

Нужно было:

  1. Снизить затраты времени HR-специалиста на постановку задач по адаптации;

  2. Организовать прозрачный контроль за прогрессом адаптации;

  3. Формировать наглядные отчёты для HR-руководителей.

В компании уже был Битрикс24, система работала нормально. ИТ-руководитель логично считал, что не стоит заводить ещё одну систему, если можно использовать существующую без космических затрат.

Платформа RAE пригодилась, мы были готовы быстро запуститься. 

Базовый набор требований

Совместно с клиентом определили базовый набор требований:

список требований клиента к hr платформе

Условно, все сценарии можно поделить на две группы:

  1. Для новых сотрудников — помогают новичкам быстро понять что к чему.

  2. Для специалиста по кадрам — помогают ему понять, есть ли проблемы.

Сценарии для новых сотрудников

В компании Sintec всех сотрудников добавляют в Битрикс24, т.к. портал активно используется в повседневных процессов. Мы решили, что будет хорошо, если первая страница, на которую попадёт пользователь, будет как раз рассказывать про важные для новичка вещи.

Итак, при первой авторизации, пользователь попадает на страницу «Адаптация сотрудника».

Здесь он видит приветственное сообщение и коллег, которые помогут пройти период адаптации — Куратора и сотрудника HR-службы. Естественно, ссылки на сотрудников поддерживают отображение их контактов. Также из всплывающего окна можно сразу позвонить или написать сообщение.

Далее страница содержит список этапов, которые нужно пройти для полноценной адаптации.

адаптация нового сотрудника в компании

Чтобы сделать модуль универсальным и доступным для переработки клиентом (и для дальнейшего использования), мы выделили три типа основных заданий.

Ознакомление с документом — выводятся ссылки на файлы на диске портала. После прочтения, пользователь должен нажать кнопку Ознакомлен. Это считается подтверждением ознакомления и кнопка становится зелёным чек-боксом.

инструктаж для новых сотрудников в корпоративной платформе

знакомство нового сотрудника с корпоративными правилами

Задачи в Битрикс24 — известные нам задачи в портале. Работа системы адаптации модуля состоит в автоматическом создании списка таких задач для нового сотрудника. Каждой задаче заранее задаётся описание, ответственные и т.д.

По факту завершения задачи, этап считается пройденным.

знакомство нового сотрудника с руководителем

Если в задаче нужна обратная связь от сотрудника, мы можем потребовать у него оставить комментарий.

завершение задания адаптации знакомства с компанией

Третий тип заданий — действие на портале. Например, мы можем попросить пользователя загрузить фото. Чтобы выполнить действие нужно нажать Приступить на странице адаптации. После загрузки фотографии отмечаем этап как завершённый.

заполнение профиля в корпоративном портале

Сама страница адаптации, поддерживает визуальное редактирование, можно разместить там дополнительный текст, карту офиса или видеоролик о компании.

Инструктаж по безопасности в корпоративном портале

Для удобства, выполненные этапы отмечаются зелёными галочками и сворачиваются. Если нужно, пользователь может развернуть пройденный этап и скачать нужный документ или освежить что-то в памяти.

поэтапная задача адаптации нового сотрудника в портале

Сценарий для специалиста отдела кадров

У HR-специалиста свой отдельный интерфейс, в котором указан список сотрудников, проходящих адаптацию.

отчетность адаптации для hr в корпоративном портале

Для удобства сотрудников можно фильтровать или поменять состав столбцов.

Важный пункт — назначить сотруднику куратора можно прямо отсюда, не надо переходить в отдельные интерфейсы. Если куратор назначен, информация о нём выводится в таблице.

назначение куратора для нового сотрудника в корпоративном портале

Правая часть таблицы показывает, какие этапы адаптации были пройдены, а какие ещё нет. HR-специалист быстро может понять у кого и на каком этапе возникли сложности.

Для удобства реализовали простую цветовую индикацию статуса этапов.

статусы прохождения адаптации новых сотрудников в hr портале

В конце месяца, HR-специалист должен отчитаться о том как идёт адаптация сотрудников. Чтобы это сделать, достаточно скинуть руководителю ссылку на данную страницу.

Или распечатать её, выгрузив предварительно в XLSX.

выгрузка отчетов в формате excel в корпоративном портале

Немного о настройке модуля адаптации

Чтобы клиент мог самостоятельно «тюнинговать» процесс адаптации, мы вынесли все настройки в отдельный административный раздел.

Настраивается как тест и визуальное оформление страницы, так и состав, очерёдность и тип этапов адаптации.

этапы адаптаций нового сотрудника в корпоративном портале

Также настраиваются уведомления для сотрудников, которые рассылаются модулем адаптации. Здесь же можно указать, сотрудники каких подразделений должны проходить процедуру адаптации.

Сейчас мы прорабатываем возможность добавить разные маршруты адаптации, в зависимости от должности и отдела сотрудника. При разработке старались делать продукт расширяемым, чтобы можно было доработать под конкретного клиента.

Ниже кратко описали другие возможности нашего продукта.

RAE — HR-платформа для Битрикс24

стадии жизненного цикла сотрудника в компании

Прежде всего, для кого мы делали продукт? Выделяем четыре группы бизнес-пользователей:

пользователи HR-платформы на Битрикс24

Хорошее решение должно учитывать интересы всех. Что у нас есть?

Для HR-специалистов:

  1. Процесс подбора, согласование вакансий, согласование соискателей, связь с соискателями.

  2. Процесс найма — подготовка к выходу сотрудника, оформление, рабочее место, доступы в ИТ-системы.

  3. Процесс адаптации — помочь сотруднику влиться в коллектив, провести базовые тренинги, познакомить с компанией и коллегами.

  4. Процесс обучения и развития — отдельный большой блок по ведению и развитию сотрудника.

Для бизнес-заказчиков:

  1. Согласование новой роли или новой позиции перед размещением вакансии.

  2. Запустить новую вакансию или разместить заявку на сотрудника.

  3. Правильно ввести новичка в работу, назначить ему наставника, выдать базовые инструкции.

  4. Создать комфортные условия, чтобы человек не сбежал от трудностей.

Для ИТ-руководителей:

  1. Желательно обойтись без ещё одной ИТ-системы и её интеграции в существующий ландшафт или максимально упростить этот процесс.

  2. Чтобы отечественный софт и 152-ФЗ.

  3. Система должна быть открытой — чтобы доработать под себя.

  4. Поиск команды для доработки не должен быть долгим — команд должно быть много.

Для сотрудников:

  1. Адаптация и вводный инструктаж в удобной форме.

  2. Блок обучения внутри портала.

Чтобы удовлетворить эти требования, мы разработали HR-платформу RAE.

Состав платформы

Платформа состоит из трёх блоков:

составные части корпоративной платформы HR-платформы RAE в битрикс24

Автоматизация найма:

  1. Расширения для копирования резюме.

  2. Раздел с вакансиями в Битрикс24.

  3. Раздел с резюме в Битрикс24.

  4. Отчётность в Битрикс24.

  5. Настраиваемый процесс обработки резюме в Битрикс24.

  6. Процедура согласования кандидата и назначения собеседования.

  7. Процедура сбора обратной связи с заказчика по итогам собеседования.

дашборд руководителя в в HR платформе

Приём на работу и адаптация:

  1. Автоматическая постановка задач для приёма на работу.

  2. Отчёт для HR-специалиста по статусу прохождения приёма на работу.

  3. Автоматическое создание аккаунта пользователя в Битрикс24.

  4. Автоматическая постановка задач по адаптации сотрудника.

  5. Страница «Новому сотруднику».

  6. Отчёт для HR-специалиста по статусу прохождения адаптации.

Развитие персонала:

  1. Курсы в Битрикс24.

  2. Оценка 360.

В следующих статьях расскажем о платформе подробнее. Мы считаем её хорошим решением для быстрого решения HR-задач.

повышение квалификации сотрудников в рамках корпоративной платформы

Результаты внедрения модуля

Что же дало компании SINTEC автоматизация адаптации сотрудника? Мы посчитали — HR-специалисты клиента экономят несколько сотен часов работы в год. При этом повысилась прозрачность процесса адаптации как для кадровой службы, так и для самих новичков.

Если в компании работает от 500 человек и в месяц нанимается 10-15 новых сотрудников, автоматизация процесса адаптации становится выгодной — за год даже просто цена сэкономленного времени превысит затраты на внедрение.

Напоследок хочется узнать, как вы видите идеальный процесс адаптации? Что было важно для вас в первые недели работы?

Оцените статью
10.02.2023
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов — лонгрид, чтобы не запутаться Статья будет полезна всем, кто хочет улучшить эффективность своего бизнеса или узнать больше о возможностях автоматизации бизнес-процессов для повышения ко...
График и согласование отпусков в Битрикс24: быстро, удобно, без ExcelДелимся особенностями внедрения элементов КЭДО в крупной компании: создаем график отпусков прямо в Б24! Без автоматизации на это уходило не меньше недели, сейча...
B2B-SaaS или B2B-система (платформа+CRM) на вашем сервере: плюс и минусы, что выбрать? Введение Эта статья для коммерческих директоров, руководителей отделов продаж производственных и оптово-торговых компаний, которые ищут инструменты для ро...
CRM для B2B-продаж — зачем оно Вам надо?Для сложных B2B-сделок, которые требуют нескольких этапов переговоров, встреч и презентаций, важен систематизированный подход. Этого не достичь без внедрения в ...
Как внедрить CRM Битрикс24 на промышленном предприятии с миллиардным оборотом и не слить бюджет Мы давно и много внедряем Битрикс24 в работу компаний и заметили интересную тенденцию – на CRM Битрикс24 чаще переходят сервисные компании (ритейл, банки, ...
Переезд как 2 пожара. Как перевести процессы с Salesforce на Битрикс24 за 9 недель Интерес к CRM-системам, подогреваемый историями успеха от разработчиков/вендоров/интеграторов, непрерывно растёт. Их выбор редко случаен. CRM, как нервная ...
Мы работаем по одному из двух форматов:
  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).
ИНТЕРВОЛГА предоставляет:
  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.
Ключевые услуги:
  • нагруженный интернет-магазин;
  • личный кабинет;
  • оптовые продажи — B2B-платформа;
  • маркетплейс;
  • технический аудит сайта;
  • Битрикс24 — корпоративные HR-порталы;
  • Битрикс24 — построение CRM-системы;
  • Битрикс24 — личные кабинеты сотрудников;
  • Битрикс24 — аудит портала;
  • 1С — интеграция с другими системами;
  • 1С — доработка системы;
  • маркетинг — комплексное интернет-продвижение;
  • маркетинг — продвижение для B2B.
Хотите получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишитесь на рассылку — спамить не будем