- Что указать в заявке на закупку
- Образец заявки на закупку
- Маршрут согласования
- Сколько времени заявка идёт до заказа
- Типичные ошибки в заявках
- Электронная заявка на закупку
- Заявка на закупку и заявка на участие в закупке
- Сроки на каждом этапе
- Срочные заявки
- Заявки и складские остатки
- Как внедрить электронные заявки
- Отчёты по заявкам
- Заявка на закупку оборудования
- Заявка на закупку материалов
- Как связать заявку с бюджетом
- Статусы заявки
- Частые вопросы
- По теме
Заявка на закупку — документ, которым сотрудник или подразделение сообщает, что нужно купить: материалы, оборудование, комплектующие, услуги. С неё начинается закупочный процесс компании, и от её качества зависит, как быстро закупщик найдёт поставщика. Ниже — что указать в заявке, образец полей, маршрут согласования, типичные ошибки и как перевести заявки в электронный вид.
Что указать в заявке на закупку
| Поле | Что в нём | Зачем |
|---|---|---|
| Инициатор и подразделение | Кто подаёт заявку | Чтобы уточнить детали и списать затраты |
| Наименование | Что нужно купить, с артикулом или характеристиками | Чтобы закупщик не переспрашивал |
| Количество и единица | Сколько штук, метров, килограммов | Для расчёта суммы и заказа |
| Желаемый срок поставки | К какой дате нужно | Для выбора поставщика и способа доставки |
| Назначение | Проект, объект, участок производства | Для контроля бюджета |
| Ориентировочная цена | Если известна | Для выбора маршрута согласования |
| Предпочтительный поставщик | Если есть | Чтобы ускорить выбор |
| Обоснование | Почему нужно купить | Для руководителя, который согласует |
| Вложения | Спецификация, фото, коммерческое предложение | Чтобы закупщик понял, что именно нужно |
Образец заявки на закупку
Пример заполненной заявки на закупку материалов для производственного участка. Форму можно сделать на бумаге, в таблице или электронной в портале — набор полей тот же.
| Поле | Пример |
|---|---|
| Инициатор | Иванов И. И., мастер участка сборки |
| Наименование | Саморез по металлу 4,2×19 мм, оцинкованный |
| Количество | 20 000 шт. |
| Срок поставки | До 25 числа текущего месяца |
| Назначение | Заказ клиента №… на сборку стеллажей |
| Ориентировочная сумма | По прошлой закупке |
| Обоснование | Остатка на складе хватит на 5 рабочих дней |
Маршрут согласования
Маршрут лучше делать разным для разных сумм и категорий. Мелкие расходные материалы согласует только руководитель инициатора, оборудование — ещё технический специалист и финансовая служба. Так мелкие заявки не стоят в общей очереди.
| Сумма заявки | Кто согласует |
|---|---|
| До порога для мелких закупок | Руководитель подразделения |
| Выше порога | Руководитель и финансовая служба |
| Оборудование и ИТ | Плюс технический специалист или ИТ |
| Вне бюджета подразделения | Плюс директор |
Пороги и роли каждая компания устанавливает сама и закрепляет в положении о закупках или регламенте.
Сколько времени заявка идёт до заказа
Типичные ошибки в заявках
| Ошибка | Что происходит | Как исправить |
|---|---|---|
| Нет характеристик | Закупщик переспрашивает, заявка стоит | Обязательные поля и примеры в форме |
| Срок «вчера» | Все заявки срочные, приоритеты теряются | Отдельная пометка «срочно» с обоснованием |
| Заявка в мессенджере | Теряется, нет истории | Принимать заявки только через форму |
| Нет назначения | Нельзя проверить бюджет | Поле «проект или подразделение» обязательное |
| Дубли | Два подразделения заказывают одно и то же | Список заявок виден закупщику, похожие объединяют |
Электронная заявка на закупку
Электронная заявка — форма в корпоративном портале или учётной системе. Сотрудник заполняет её с компьютера или телефона, заявка уходит по маршруту, каждый участник получает уведомление и согласует в один клик. Инициатор видит статус: на согласовании, в работе у закупщика, заказано, поставлено. Закупщик видит все заявки в одном списке с фильтрами по срокам и подразделениям.
| Где вести | Когда подходит |
|---|---|
| 1С | Заявки подают сами закупщики и кладовщики, сотрудников в процессе мало |
| Битрикс24 | Заявки подают многие сотрудники, важны быстрое согласование и мобильный доступ |
| Битрикс24 и 1С вместе | Заявки и согласование в портале, заказы поставщикам и учёт в 1С |
В Битрикс24 заявку на закупку делают смарт-процессом или списком с бизнес-процессом согласования. После согласования заявка уходит в 1С как заказ поставщику или задача закупщику. О том, какие ещё этапы закупок автоматизируют, — в статье об автоматизации закупок.
Заявка на закупку и заявка на участие в закупке
Эти понятия часто путают. Заявка на закупку — внутренний документ компании-покупателя: сотрудник просит купить нужное. Заявка на участие в закупке — документ поставщика, который участвует в тендере, в том числе в государственных закупках по своим правилам. Эта статья — о внутренней заявке.
Сроки на каждом этапе
Чтобы заявки не лежали неделями, на каждый этап согласования задают срок: например, рабочий день для руководителя и два дня для финансовой службы. Если срок истёк, система напоминает согласующему, а потом сообщает его руководителю или передаёт заявку заместителю. Сроки фиксируют в регламенте закупок, а в системе настраивают так же.
| Этап | Пример срока | Что происходит при просрочке |
|---|---|---|
| Согласование руководителем | 1 рабочий день | Напоминание, затем передача заместителю |
| Проверка бюджета | 2 рабочих дня | Напоминание финансовому менеджеру |
| Принятие в работу закупщиком | 1 рабочий день | Уведомление руководителю закупок |
| Запрос предложений | По сложности закупки | Закупщик сообщает инициатору новый срок |
Срочные заявки
В любой компании есть срочные закупки: сломалось оборудование, клиент перенёс сроки, на складе закончилась позиция. Для них делают отдельную пометку с обязательным обоснованием и ускоренный маршрут. Если срочных заявок становится больше трети, это сигнал разбираться с планированием: заявки подают слишком поздно или остатки не контролируют.
Заявки и складские остатки
Часть заявок можно не подавать вручную. Если в 1С настроены минимальные остатки, система сама формирует заявку на пополнение, когда позиция опускается ниже порога. Сотрудники подают заявки только на то, чего нет в номенклатуре или что нужно сверх обычного расхода. А перед согласованием заявки полезно показать остаток на складе: иногда нужная позиция уже есть, и закупать её не нужно.
Как внедрить электронные заявки
- Соберите текущие формы заявок и опишите, кто и как их согласует.
- Договоритесь о едином наборе полей и порогах сумм.
- Настройте форму, маршрут и уведомления в портале.
- Запустите на одном подразделении на месяц.
- Объявите, что с определённой даты заявки принимаются только через форму.
Последний шаг важнее остальных: если закупщики продолжают принимать заявки из почты и мессенджеров, электронная форма не приживётся.
Отчёты по заявкам
| Отчёт | Что показывает |
|---|---|
| Заявки по статусам | Сколько на согласовании, в работе, заказано, поставлено |
| Срок согласования | Сколько дней заявка идёт по маршруту и где задерживается |
| Заявки по подразделениям | Кто подаёт больше всего заявок и на какие суммы |
| Срочные заявки | Доля срочных и их причины |
Заявка на закупку оборудования
Заявка на оборудование сложнее заявки на расходные материалы. В ней указывают технические требования, совместимость с текущим оборудованием, требования к гарантии и сервису, сроки монтажа и пусконаладки. К заявке прикладывают техническое задание или спецификацию. Маршрут согласования обычно длиннее: кроме руководителя и финансов, его проверяет технический специалист или главный инженер. Сумма такой заявки часто требует сравнения нескольких поставщиков — о том, как их оценивать, рассказываем в статье о выборе поставщика.
Заявка на закупку материалов
Материалы закупают регулярно, поэтому для них полезны шаблоны: сотрудник выбирает позицию из номенклатуры, а характеристики и единицы измерения подставляются сами. Для производства заявку на материалы привязывают к заказу или плану выпуска, чтобы закупщик видел, к какому сроку материалы нужны на участке.
Как связать заявку с бюджетом
Чтобы заявки не превращались в перерасход, у каждой есть статья бюджета и подразделение. При согласовании система показывает, сколько по статье уже потрачено и сколько останется после заявки. Если лимит превышен, заявка уходит на дополнительное согласование. Финансовая служба видит не только согласованные, но и поданные заявки и планирует платежи заранее.
| Поле заявки | Для чего |
|---|---|
| Статья бюджета | Контроль лимита |
| Подразделение или проект | Отчёт по расходам |
| Плановая дата оплаты | Платёжный календарь |
| Сумма | Выбор маршрута согласования |
Подробнее о связи заявок с процессами закупки — в статье об отделе снабжения.
Статусы заявки
Инициатор должен видеть, что происходит с его заявкой, без звонков в отдел закупок. Для этого у заявки есть понятные статусы, которые меняются автоматически или по действию участника. Когда статус меняется, инициатор получает уведомление. Если заявка долго стоит в одном статусе, руководитель закупок видит это в отчёте.
| Статус | Что значит |
|---|---|
| На согласовании | Заявка идёт по маршруту |
| Отклонена | Согласующий отказал, указана причина |
| В работе у закупщика | Закупщик ищет поставщика |
| Заказано | Заказ отправлен поставщику, известна дата поставки |
| Поставлено | Товар принят на склад |
| Закрыта | Инициатор получил товар |
Частые вопросы
Кто подаёт заявку на закупку?
Сотрудник или руководитель подразделения, которому нужны материалы, оборудование или услуги. В производстве это часто мастер участка или технолог.
Можно ли подать заявку на закупку в 1С?
Да, в 1С есть документы для заявок и заказов поставщикам. Если заявки подают многие сотрудники, удобнее принимать их в корпоративном портале и передавать в 1С после согласования.
Нужен ли регламент для заявок?
Да. В регламенте фиксируют форму заявки, пороги сумм, маршрут согласования и сроки на каждом этапе.
Как ускорить согласование?
Уведомления, согласование с телефона, замещение на время отпусков и разные маршруты для мелких и крупных заявок.
Электронные заявки на закупку
Настроим форму заявки, маршрут согласования и передачу согласованных заявок в 1С.
Обсудить проектСтатьи по теме
