- Какие проблемы решает автоматизация закупок
- Этапы закупочного процесса
- Сколько времени уходит на ручную работу
- Что вести в 1С, а что в Битрикс24
- С чего начать
- Автоматизация закупок в Битрикс24
- Какие отчёты нужны руководителю
- Как измерить эффект
- Госзакупки и закупки компании
- Роли в автоматизированном процессе
- Бюджет и лимиты
- Контроль поставок
- Автоматизация закупок в 1С
- Автоматизация закупок на производстве
- Частые вопросы
- По теме
Автоматизация закупок — перевод закупочного процесса компании в систему: от заявки сотрудника до приёмки товара на склад. Без неё заявки приходят в почту и мессенджеры, согласования теряются, закупщик вручную сверяет остатки и переносит заказы в 1С, а руководитель узнаёт о проблемах, когда материалы уже не пришли вовремя. Ниже — какие этапы закупок автоматизируют, как распределить роли между 1С и Битрикс24, с чего начать и как посчитать эффект.
Какие проблемы решает автоматизация закупок
| Проблема | Как проявляется | Что меняет автоматизация |
|---|---|---|
| Заявки приходят откуда угодно | Почта, мессенджеры, звонки, бумажные служебки | Одна форма заявки, все заявки в одном списке |
| Согласование занимает дни | Руководитель в отпуске, заявка лежит в почте | Маршрут с замещением, напоминания и сроки |
| Нет контроля бюджета | О перерасходе узнают в конце месяца | Проверка лимита при согласовании заявки |
| Закупщик тратит время на рутину | Сверка остатков, перенос заказов в 1С, ответы на вопросы о статусе | Остатки и статусы видны в системе, заказ уходит в 1С из заявки |
| Сроки поставок срываются | О задержке узнают, когда материалов уже нет | Задача и уведомление, если поставка не пришла в срок |
| Непонятно, у кого и почём покупают | История цен в переписке и таблицах закупщиков | История заказов и цен по каждому поставщику |
Этапы закупочного процесса
Автоматизировать можно каждый этап, но эффект дают первые два: когда все заявки собраны в одном месте и проходят понятный маршрут, закупщик перестаёт быть диспетчером и занимается поставщиками и ценами. Подробнее о первом этапе — в статье о заявке на закупку.
Сколько времени уходит на ручную работу
Что вести в 1С, а что в Битрикс24
| Задача | 1С | Битрикс24 |
|---|---|---|
| Номенклатура, остатки, цены | Ведёт и хранит | Показывает в заявке |
| Заявки сотрудников | — | Форма заявки, список, статусы |
| Согласование | — | Бизнес-процесс с маршрутом и замещением |
| Запрос предложений поставщикам | — | Задачи, переписка, сравнение предложений |
| Заказ поставщику, счёт, поступление | Создаёт и проводит документы | Показывает статус заявки |
| Отчёты | Обороты, долги поставщикам | Сроки согласования, загрузка закупщиков, просроченные поставки |
При таком разделении учёт в 1С не перестраивают: бухгалтерия и склад работают как раньше, а сотрудники, руководители и закупщики подают и согласуют заявки в портале, где уже работают каждый день. Обмен между системами настраивают так, чтобы заявка после согласования превращалась в заказ поставщику без повторного ввода. Об обмене — на странице интеграции 1С.
С чего начать
- Опишите текущий процесс: кто подаёт заявки, кто согласует, где теряется время.
- Сделайте единую форму заявки с обязательными полями: что, сколько, к какому сроку, на какой проект или подразделение.
- Настройте маршрут согласования: руководитель, бюджет, закупки. Добавьте замещение на время отпусков.
- Подключите обмен с 1С: номенклатура и остатки в заявку, заказ поставщику из согласованной заявки.
- Добавьте контроль поставок: задачу закупщику, если поставка не пришла в срок.
- Через месяц посмотрите отчёты: где заявки задерживаются дольше всего.
Автоматизация закупок в Битрикс24
В Битрикс24 закупочный процесс собирают из готовых инструментов: смарт-процесс для заявок, бизнес-процессы для согласования, задачи для закупщиков, отчёты для руководителя. Сотрудники подают заявки в том же портале, где ставят задачи и общаются, а руководители согласуют их с телефона. Для крупных компаний дорабатывают сложные маршруты, лимиты бюджета по подразделениям и интеграцию с учётной системой.
Какие отчёты нужны руководителю
| Отчёт | Что показывает |
|---|---|
| Сроки согласования | Сколько дней заявка проходит маршрут и на каком этапе задерживается |
| Заявки в работе | Сколько заявок у каждого закупщика и сколько просрочено |
| Расходы по подразделениям | Сколько согласовано и потрачено относительно бюджета |
| Поставщики | Объём закупок, цены и срывы сроков по каждому поставщику |
| Просроченные поставки | Что не пришло вовремя и на какие проекты это влияет |
Как измерить эффект
Перед запуском зафиксируйте три показателя: сколько дней проходит от заявки до заказа поставщику, сколько заявок в месяц обрабатывает один закупщик и сколько поставок приходит с опозданием. Через два-три месяца после запуска сравните. Эти цифры показывают результат лучше, чем число настроенных процессов.
| Показатель | Как считать |
|---|---|
| Срок от заявки до заказа | Дата заказа поставщику минус дата заявки |
| Производительность закупщика | Заявок в месяц на одного закупщика |
| Доля срочных заявок | Заявки с пометкой «срочно» от всех заявок |
| Срывы поставок | Поставки с опозданием от всех поставок |
Госзакупки и закупки компании
Запросы про закупки часто относятся к госзакупкам и закупкам госкомпаний: у них свои правила, площадки и документы. Эта статья — о внутренних закупках компании: как сотрудники заказывают нужное для работы, как это согласуют и как закупщик работает с поставщиками.
Роли в автоматизированном процессе
| Роль | Что делает в системе | Что получает |
|---|---|---|
| Инициатор | Подаёт заявку через форму, отвечает на уточнения | Видит статус заявки без звонков в закупки |
| Руководитель | Согласует заявки своего подразделения с компьютера или телефона | Список заявок на согласование и расходы подразделения |
| Финансовая служба | Согласует крупные заявки, следит за бюджетом | Расходы относительно лимитов в реальном времени |
| Закупщик | Берёт заявки в работу, запрашивает предложения, оформляет заказ | Все заявки в одном списке с приоритетами и сроками |
| Склад | Принимает поставку, отмечает поступление | План поступлений по датам |
| Руководитель закупок | Распределяет заявки, контролирует сроки | Отчёты по срокам, загрузке и поставщикам |
Когда у каждого участника свой экран и свои уведомления, пропадает основная часть переписки: инициатор не спрашивает «где моя заявка», руководитель не ищет письмо, закупщик не напоминает о согласовании.
Бюджет и лимиты
Контроль бюджета — одна из главных причин автоматизации. Для каждого подразделения или проекта задают лимит на период. При согласовании система показывает, сколько уже потрачено и сколько останется после этой заявки. Если заявка выходит за лимит, она уходит на дополнительное согласование финансовой службе или директору. Так перерасход видно ещё до заказа поставщику.
Контроль поставок
После заказа поставщику процесс не заканчивается. У заказа есть ожидаемая дата поставки, и если поставка не пришла в срок, закупщик получает задачу связаться с поставщиком, а инициатор — уведомление о переносе. Для производства и строительства это особенно важно: задержка одной позиции может остановить участок или объект.
| Событие | Что делает система |
|---|---|
| Заказ отправлен поставщику | Ставит дату ожидаемой поставки |
| До поставки остался день | Напоминает закупщику проверить отгрузку |
| Поставка не пришла в срок | Ставит задачу закупщику, сообщает инициатору |
| Поставка принята на склад | Закрывает заявку, уведомляет инициатора |
| Принята с расхождениями | Ставит задачу на претензию поставщику |
Автоматизация закупок в 1С
Если закупками занимаются только закупщики и склад, а сотрудники заявок не подают, процесс можно вести в 1С: заказы поставщикам, планирование потребностей по остаткам, поступления и расчёты. Ограничение появляется, когда в процесс включаются десятки инициаторов и руководителей: им нужны простая форма, уведомления и согласование с телефона. Тогда к 1С добавляют портал для заявок, а заказы и учёт остаются в 1С.
Автоматизация закупок на производстве
На производстве закупки связаны с планом выпуска: материалы и комплектующие нужны к определённой дате, и задержка останавливает линию. Поэтому потребность считают из плана производства и норм расхода, а заявки на регулярные позиции формируются автоматически по минимальным остаткам. Закупщик видит, под какой заказ клиента нужна позиция и к какому сроку, и выбирает поставщика с учётом этого срока.
| Источник потребности | Как формируется заявка |
|---|---|
| План производства | Расчёт по нормам расхода на выпуск |
| Минимальные остатки | Автоматическая заявка при снижении ниже порога |
| Ремонт и обслуживание | Заявка от службы главного механика |
| Разовые потребности | Заявка подразделения через форму |
Частые вопросы
Что автоматизировать в закупках первым?
Приём заявок и согласование. Это первые этапы процесса, и именно на них теряется больше всего времени.
Нужна ли отдельная система для закупок?
Если учёт уже в 1С, а сотрудники работают в Битрикс24, заявки и согласования удобно вести в портале с обменом с 1С. Отдельная система нужна для тендеров с большим числом внешних поставщиков.
Можно ли автоматизировать закупки в 1С?
В 1С есть заказы поставщикам и учёт поступлений. Приём заявок от сотрудников и согласование удобнее вести в корпоративном портале, где работают все сотрудники.
Сколько длится внедрение?
Приём заявок и согласование настраивают за несколько недель. Обмен с 1С и работа с поставщиками добавляют время в зависимости от состояния учёта.
Автоматизация закупок
Настроим заявки, маршруты согласования и обмен с 1С в Битрикс24, чтобы заявка доходила до поставщика без ручного переноса.
Обсудить проектСтатьи по теме
