Выбор поставщика: критерии, методы и оценка

Выбор поставщика — часть закупочного процесса, в которой компания сравнивает предложения и решает, у кого покупать. Если выбирать по одной цене, можно получить срыв сроков, брак или неудобные условия оплаты. Если выбирать «по привычке», компания годами переплачивает. Ниже — критерии оценки, методы выбора, этапы процедуры, интерактивная матрица оценки и как вести выбор поставщиков в системе.

Критерии выбора поставщика

Набор критериев зависит от закупки. Для расходных материалов важнее цена и сроки, для оборудования — качество, гарантия и сервис, для комплектующих на производство — стабильность поставок.

Методы выбора поставщика

Этапы выбора поставщика

Оцените поставщиков сами

Матрица полезна и тогда, когда выбор кажется очевидным. Если поставщик с лучшей ценой проигрывает по сумме баллов, руководитель видит, почему закупщик предлагает другого, и решение не выглядит личным предпочтением.

Как проверить надёжность поставщика

• Регистрационные данные: дата регистрации, адрес, руководитель, вид деятельности.
• Финансовое состояние: выручка и прибыль по открытой отчётности.
• Судебные дела, где поставщик выступает ответчиком по поставкам.
• Отзывы других покупателей и рекомендации коллег по отрасли.
• Пробный заказ небольшой партии перед крупным договором.

Глубину проверки выбирают по сумме и важности закупки. Для разовой покупки канцелярии хватит базовой проверки реквизитов, для поставщика комплектующих на производство нужна полная.

Оценка постоянных поставщиков

Для регулярных закупок оценку ведут по фактическим поставкам: сколько поставок пришло вовремя, сколько с браком или недовложением, как менялись цены. Если заказы и поступления ведутся в системе, такой рейтинг считается автоматически, и закупщик видит, какой поставщик стал хуже работать.

Как вести выбор поставщика в системе

Пока выбор идёт в почте и таблицах, история теряется: через год никто не помнит, почему выбрали этого поставщика и какие были альтернативы. В корпоративном портале запрос предложений оформляют задачей или элементом смарт-процесса, предложения поставщиков прикладывают к нему, а матрицу оценки сохраняют рядом. Решение согласуют по маршруту, а после выбора заявка уходит в заказ. О всей цепочке — в статье об автоматизации закупок.

Обоснование выбора поставщика

Во многих компаниях закупщик должен письменно объяснить, почему выбран именно этот поставщик. Матрица оценки и есть такое обоснование: в ней видно, кто участвовал, по каким критериям сравнивали и почему победил выбранный. К ней прикладывают коммерческие предложения и результаты проверки. Требования к обоснованию закупок у госкомпаний устанавливают их собственные правила, эта статья о закупках коммерческих компаний.

Как задать веса критериев

Вес показывает, насколько критерий важен для этой закупки. Сумма весов — 100%. Веса лучше согласовать до того, как придут предложения: тогда никто не подгоняет критерии под уже выбранного поставщика. Для типовых закупок веса задают один раз и используют повторно.

Примеры условные: веса зависят от того, что для компании важнее в конкретной закупке.

Шкала оценок

Чтобы два закупщика оценивали одинаково, шкалу описывают словами. Например, для сроков поставки: 5 — быстрее требуемого, 4 — точно в срок, 3 — опоздание до трёх дней, 2 — до недели, 1 — больше недели. Для цены: 5 — самая низкая цена среди предложений, остальным баллы снижают пропорционально разнице.

Запрос предложений

Сравнивать предложения можно, только если поставщики отвечали на один и тот же запрос. В запросе указывают наименование и характеристики, количество, требуемый срок, условия доставки и оплаты, срок ответа. Если один поставщик дал цену с доставкой, а другой без, закупщик пересчитывает предложения к одинаковым условиям перед оценкой.

Один поставщик или несколько

Для важных позиций компании часто держат двух-трёх поставщиков: основного и резервного. Это дороже в управлении, но защищает от остановки, если основной поставщик сорвёт поставку. Для стандартных товаров с большим выбором на рынке достаточно одного поставщика и регулярного сравнения цен.

Тендер или прямой выбор

Конкурентная процедура с правилами, сроками и комиссией нужна, когда закупка крупная или этого требует регламент собственников. Для большинства коммерческих закупок хватает запроса предложений нескольким поставщикам и матрицы оценки. Тендер даёт прозрачность, но удлиняет закупку на недели, поэтому порог суммы, с которого он обязателен, стоит прописать в положении о закупках.

Переговоры после оценки

Матрица показывает лидера, но разница между первым и вторым местом часто небольшая. Это повод для переговоров: попросить у лидера лучшие условия оплаты или сроки, у второго — снижение цены. После переговоров матрицу пересчитывают, и решение принимают по обновлённым данным.

Как вести базу поставщиков

Когда поставщики живут в почте и таблицах закупщиков, при уходе сотрудника компания теряет контакты и историю. База поставщиков в системе хранит карточку каждого: реквизиты, контакты, категории товаров, условия, договоры, историю заказов и оценки. Закупщик находит альтернативу за минуту, а руководитель видит, у кого и сколько компания покупает.

О согласовании договоров с поставщиками — в статье о согласовании договоров.

Проверка образцов и пробная поставка

Для новых поставщиков сырья и комплектующих полезна пробная поставка: небольшая партия, на которой проверяют качество, сроки и документы. Результаты фиксируют в карточке поставщика и в матрице оценки. Если пробная поставка прошла хорошо, поставщику отдают часть регулярного объёма и наращивают долю по мере подтверждения надёжности. Так компания не рискует всем объёмом сразу и не зависит от одного поставщика.

Частые вопросы