![](https://www.intervolga.ru/upload/iblock/aa6/44hmbtx9di0zrrakkf0eys8xdwn47ndf.png.webp?w=1920)
Строим маркетплейс: алгоритм согласования заявок на закупку у поставщиков
- Для кого эта статья?
- Бизнес-цели внедрения алгоритма согласования заявок
- Потребности и боли Заказчика
- Согласование заказа
- Планы на развитие
- Результаты и выводы
Для кого эта статья?
Статья будет интересна владельцам крупных внутренних маркетплейсов. Так как стоимости заказов сотрудников необходимо оставаться в рамках выделенного бюджета, а приобретаемая продукция обязана соответствовать нуждам компании, программа согласования становится необходимостью.Внутренние маркетплейсы – относительно новое веяние для крупных компаний. Это торговые площадки для сотрудников, которые и являются конечными пользователями – там они могут заказывать необходимый для работы товар у поставщиков. Также на такие площадки иногда добавляют доверенных партнеров компании, работающих с теми же поставщиками.
![Поиск перфоратора Makita](/upload/medialibrary/318/13hxw1g23fobdf0ncrb8i7am69o49ly1.png.webp)
ИНТЕРВОЛГА участвовала в разработке внутреннего Маркетплейса компании Евраз. Проект удалось запустить в рекордно-короткие сроки: 3 месяца. Евраз-Маркетплейс не стоит на месте, и мы не перестаём помогать заказчику в разработке нового функционала, направленного на упрощение взаимодействия между пользователями и поставщиками. Ранее в этом проекте, мы уже реализовали инструмент возврата товара поставщику.
Бизнес-цели внедрения алгоритма согласования заявок
Описываемые в статье алгоритмы внедрены для внутреннего маркетплейса компании Евраз, насчитывающей больше десяти крупных предприятий и филиалов по всему миру. Численность персонала Евраза на сегодняшний день превышает 70 тысяч человек.До разработки Маркетплейса заявки на закупку согласовывались сотрудниками в бумажном виде. Такие пожелания собирались со всего предприятия и передавались на утверждение руководству. Часть заявок не укладывалась в общий бюджет на месяц, поэтому некоторые сотрудники получали отказ.
Процесс занимал много времени и отследить приоритетность принятия решения было сложно. Также сотрудники не всегда получали отказ в письменном виде и узнавали о том, что всё отклонили, уже после прямого обращения к руководству. Такой порядок согласования поставок занимал много времени как у сотрудника-заявителя, так и у руководства. Также иногда возникали неприятные накладки в информировании сотрудников о статусе процесса.
![Бумажный процесс согласования документов](/upload/medialibrary/f9e/h4mmlrexxvi84wx6dbvr3nnazlxuctof.png.webp)
После того, как Маркетплейс был запущен, сотрудники смогли самостоятельно заказывать необходимую продукцию. Бюджеты на месяц стали передаваться на сайт из 1С для пользователей разных предприятий компании. Это решило проблему с превышением месячного бюджета – один сотрудник имеет право заказать товары на фиксированную сумму в течении одного календарного месяца.
Остаток доступных средств на закупки теперь рассчитывается как разница между бюджетом на месяц и суммой уже созданных заказов.
Если денежный лимит превышен, отображается соответствующее сообщение, а добавление товара в корзину блокируется.
![Статус - Превышен лимит](/upload/medialibrary/97e/k4pfl8b4wgmn95t23d8lgdwgqugpa2nc.png.webp)
Параллельно с автоматизацией процесса акцептации мы помогали решить не менее важную задачу: распределением заказов по поставщикам.
Простым решением было ограничивать сделку в рамках поставщика, но такой подход не сильно облегчал жизнь работнику. Было важно, чтобы заполнение корзины не отличалось от того, к чему привыкло большинство покупателей популярных интернет-магазинов. Поэтому было решено дать сотруднику возможность заполнить корзину товарами от любых поставщиков и оформить заявку. После того, как заказ будет согласован, она автоматически будет разбиваться на подзаказы для разных продавцов.
Потребности и боли Заказчика
Главные проблемы не автоматизированного процесса согласования закупок:- Заявителю нужно было каждый раз, делая заказ систематически:
- искать товар в стопке прайс-листов поставщиков;
- сравнивать цены, уточнять стоимость и наличие;
- уточнять текущий месячный бюджет;
- Если согласование не проходило – заявка возвращалась обратно, часто без указания причины;
- Заявитель не всегда был проинформирован о статусе заявки и заказа (человеческий фактор);
- Бумажный документооборот;
- Частые срывы сроков доставки.
- Упрощение порядка согласования;
- Возможность оформления заявок младшими сотрудниками;
- Упрощение процесса передачи заказов поставщику.
Согласование заказа
Для внутренних маркетплейсов важным кейсом является согласование заказа сотрудников “на местах”.Условный мастер цеха холодной прокатки не обязан знать, как работает бизнес-процесс покупки оборудования и расходников. Это занятой специалист со своими обязанностями – лишняя нагрузка вне сферы деятельности будет восприниматься им негативно. А это сказывается на работе в целом.
Как упоминалось выше, в группе компаний Евраз работает более 70 тысяч человек. Посвящать всех в тонкости закупок товаров – трудозатратно, дорого и контрпродуктивно. Мы помогли автоматизировать процесс заказа и сделать его простым – теперь он не отличается от заказа в обычном интернет-магазине. Также мы решили проблему с согласованием товаров ответственным специалистом – Старшим Заявителем.
![Затраты времени на согласование заказа про помощи модуля](/upload/medialibrary/9db/d14jpox7sra5h3o4ttpwx0wxc4oztjq8.png.webp)
Разграничение прав
Для разграничения прав заявителей было решено создать три группы пользователей:- Пользователь Маркетплейса: специалист с высокой степенью ответственности (человек-отдел) – может самостоятельно создавать заказы, то есть заявки на приобретение товаров согласуются системой автоматически;
- Младший Заявитель: сотрудник группы или отдела – заявки этого пользователя должны быть согласованы Старшим Заявителем;
- Старший Заявитель: руководитель группы, отдела или подразделения – обладает теми же правами, что и Пользователь Маркетплейса, но с дополнительным функционалом согласующего (для заявок Младших Заявителей).
![Уведомления на согласование заявок](/upload/medialibrary/a56/pt5oblrkpn1tpruwd0rhng7mt2yzpj1c.png.webp)
Дополнительная роль
Также была добавлена группа пользователей “Приемщик”. Заявители выбирают пользователей этой группы для получения заказа.Также заявители определяют адрес доставки (например, конкретный цех).
![Указание адреса доставки](/upload/medialibrary/7cc/6xk181e8sf15d8euadbiedwr6djpre59.png.webp)
Список сотрудников приемки хранится в справочнике “Приемщики”, который, в свою очередь, связан со справочником “Адреса выдачи”.
Планы на развитие
Почтовые уведомления о создании заявок руководителю приходят не сразу. Сначала срабатывает соответствующий алгоритм. Да, в личном кабинете все отображается сразу, но руководители больше времени уделяют корпоративной почте, а не личным кабинетам. Согласование заявок – это не их основная занятость, а лишь одна из множества обязанностей. Из-за этого мы заметили два нюанса:- В карточке товара Младшему Заявителю всегда виден срок поставки. Но при оформлении он не видит конкретной даты доставки. Но когда Старший Заявитель согласует закупку, дата создания актуализируется, то есть изменяется в соответствии с датой согласования;
- Если у Младшего Заявителя в момент оформления заявки отображается плашка “Привезем через 2 дня”, то в момент одобрения сделки Старшим Заявителем, срок может измениться на 30 дней.
Результаты и выводы
Благодаря внедрению алгоритмов согласования заявки, Заказчику удалось автоматизировать процесс внутренних закупок сотрудниками и отказаться от бумажного документооборота.Если раньше порядок согласования занимал от 4 дней до 2 недель, то теперь время от оформления закупки до получения информации о её статусе сократилось до нескольких часов.
Была решена проблема отказов поставщиков – пользователю всегда отображается имеющееся количество товаров. Также, сократилось количество не согласованных заявок, ведь отказы из-за превышения бюджета теперь исключены.
Для крупных, в том числе промышленных, компаний согласование внутренних закупок у поставщиков – это процесс, требующий контроля. Бюджет превышать нельзя, а товары, приобретаемые сотрудниками, должны быть необходимы для работы. Мы помогли упростить и автоматизировать эту процедуру, сделать её дружелюбной для пользователей и заметно сократить временные затраты задействованных в ней сотрудников.
Оцените статью
10.08.2022
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!
Статьи по теме
![](https://www.intervolga.ru/upload/resize_cache/iblock/2de/470_200_2/2f00v3cdtd23d7vah8j2jl1dnbtjbrfo.png.webp?w=1920)
![](https://www.intervolga.ru/upload/resize_cache/iblock/8bc/470_200_2/ey6zjjnsip816v7xh8yaff9uzhm4zgwe.png.webp?w=1920)
![](https://www.intervolga.ru/upload/resize_cache/iblock/356/470_200_2/s1t3srblrrnqu3z8jzyw8klfci8ntxdm.jpg.webp?w=1920)
![](https://www.intervolga.ru/upload/resize_cache/iblock/4e9/470_200_2/oa5083m6hit0v8og6az269j49felqqdz.png.webp?w=1920)
![](https://www.intervolga.ru/upload/resize_cache/iblock/c3f/470_200_2/zflxplst64wbp12k0y85skw8vrzpsbmg.jpg.webp?w=1920)
![](https://www.intervolga.ru/upload/resize_cache/iblock/532/470_200_2/ayup2oakqd41a6ds1o7rpzhp8mibzydb.jpg.webp?w=1920)
Мы работаем по одному из двух форматов:
- аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
- итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).
ИНТЕРВОЛГА предоставляет:
- регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
- квалифицированных специалистов;
- организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
- полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.
Ключевые услуги:
- нагруженный интернет-магазин;
- личный кабинет;
- оптовые продажи — B2B-платформа;
- маркетплейс;
- технический аудит сайта;
- Битрикс24 — корпоративные HR-порталы;
- Битрикс24 — построение CRM-системы;
- Битрикс24 — личные кабинеты сотрудников;
- Битрикс24 — аудит портала;
- 1С — интеграция с другими системами;
- 1С — доработка системы;
- маркетинг — комплексное интернет-продвижение;
- маркетинг — продвижение для B2B.
Хотите получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишитесь на рассылку — спамить не будем