Отдел снабжения: функции, структура и автоматизация

Отдел снабжения обеспечивает компанию всем, что нужно для работы: сырьём, материалами, комплектующими, оборудованием, расходниками. Он принимает заявки подразделений, ищет и выбирает поставщиков, заказывает, контролирует поставки и следит, чтобы на складе было нужное в нужном количестве. Ниже — функции отдела, структура, обязанности сотрудников, показатели работы, типичные проблемы и что автоматизировать.

Функции отдела снабжения

Как работает снабжение

О том, как организовать первый этап — заявки подразделений, — в статье о заявке на закупку. О выборе поставщиков — в статье о выборе поставщика.

Структура отдела снабжения

В небольшой компании все функции выполняет один-два снабженца. В крупной отдел делят по категориям товаров или по направлениям: производство, строительство, офис. Отдел материально-технического снабжения на производстве часто подчиняется производственному или коммерческому директору.

Обязанности начальника отдела снабжения

• Планирует закупки вместе с производством, продажами и финансами.
• Распределяет заявки между специалистами и следит за сроками.
• Ведёт переговоры с ключевыми поставщиками и согласует условия.
• Контролирует бюджет закупок и отчитывается перед руководством.
• Организует процесс: регламенты, маршруты согласования, отчёты.

Сколько снабженцев нужно

Показатели работы отдела снабжения

Типичные проблемы снабжения

Автоматизация отдела снабжения

Автоматизация снабжения начинается с приёма заявок и согласования: эти этапы забирают больше всего времени и создают основную часть переписки. Затем добавляют работу с поставщиками, заказы и контроль поставок. Учёт остатков и документов остаётся в 1С, а заявки, согласования и задачи снабженцев ведут в Битрикс24 с обменом между системами. Подробно — в статье об автоматизации закупок.

Снабжение и закупки: в чём разница

Термины часто используют как синонимы. Иногда закупками называют работу с поставщиками и заказами, а снабжением — весь процесс обеспечения компании, включая планирование, склад и доставку до подразделений. В этой статье снабжение понимается во втором, широком смысле.

Как отделу снабжения работать с заявками

Заявки — главный поток работы снабжения, и от их качества зависит скорость всего отдела. Хорошо, когда заявка приходит через единую форму с обязательными полями, уже согласованная руководителем, и сразу попадает к снабженцу нужной категории. Плохо, когда заявка приходит в мессенджер со словами «нужны болты, срочно», и снабженец полдня выясняет, какие и сколько.

Планирование потребности

Лучшая заявка — та, которую не пришлось подавать в последний момент. Для регулярных материалов настраивают минимальные остатки: когда позиция опускается ниже порога, формируется заявка на пополнение. Для производства потребность считают из плана выпуска и норм расхода. Снабжение получает план заранее и может договориться с поставщиками о лучших условиях.

Работа снабжения с другими отделами

Регламент работы отдела снабжения

Регламент описывает, как отдел принимает заявки, в какие сроки их обрабатывает, как выбирает поставщиков, кто согласует заказы и как ведётся отчётность. Он нужен и новым сотрудникам, и смежным отделам: когда сроки и правила записаны, вопросы «где моя заявка» решаются по документу. Если процесс ведётся в системе, её настройки повторяют регламент.

Отчётность отдела снабжения

Руководству нужен короткий регулярный отчёт: сколько заявок пришло и обработано, сколько поставок пришло вовремя, где были срывы и почему, как изменились цены по ключевым позициям. Если заявки, заказы и поставки ведутся в системе, отчёт собирается автоматически, и начальник отдела тратит время на выводы. Без системы этот отчёт собирают из таблиц снабженцев раз в месяц, и он устаревает к моменту сдачи.

Как наладить работу отдела снабжения

1. Соберите все заявки за последний месяц и посчитайте, сколько их, откуда они приходят и сколько времени уходит на каждую.
2. Введите единую форму заявки и маршрут согласования.
3. Разделите заявки по категориям между снабженцами.
4. Заведите базу поставщиков с историей цен и сроков.
5. Настройте контроль сроков поставок и отчёт для руководителя.
6. Через квартал посмотрите показатели и нагрузку на снабженцев.

Начинать стоит с заявок: пока они приходят в мессенджеры и почту, остальные улучшения тонут в переписке. О том, как устроить заявки, — в статье о заявке на закупку.

Снабжение и склад

Отдел снабжения и склад работают в связке: снабжение заказывает, склад принимает и хранит. Если они живут в разных системах, снабженец не видит остатков и заказывает лишнее, а склад не знает, что и когда приедет. Когда заказы поставщикам и остатки ведутся в 1С, а заявки и задачи — в портале с обменом, склад получает план поступлений, а снабженец видит остатки в момент обработки заявки.

Об автоматизации всего закупочного процесса — в статье об автоматизации закупок.

Снабжение и финансы

Снабжение тратит значительную часть денег компании, поэтому финансовая служба должна видеть будущие платежи. Согласованные заявки и заказы поставщикам с датами оплаты попадают в платёжный календарь, а финансы планируют деньги заранее. Отсрочки, которые снабжение договаривается получить у поставщиков, напрямую влияют на оборотные средства компании, поэтому условия оплаты — один из критериев при выборе поставщика.

Частые вопросы