Учёт рабочего времени сотрудников: способы, системы и учёт в Битрикс24

Учёт рабочего времени — фиксация того, когда сотрудники начинают и заканчивают работу, сколько работают и на что тратят время. Он нужен для табеля и расчёта зарплаты, контроля дисциплины, оценки загрузки и, в проектных компаниях, для расчёта стоимости работ. Ниже — способы учёта, что учитывать, как выбрать систему, как учитывать время удалённых сотрудников и как это работает в Битрикс24.

Зачем учитывать рабочее время

Способы учёта рабочего времени

Сколько стоит ручной учёт

Что учитывать

• Начало и окончание рабочего дня, перерывы.
• Отсутствия: отпуска, больничные, командировки, отгулы.
• Переработки и работу в выходные.
• Время на задачи и проекты — если нужен учёт загрузки или стоимости работ.

Отсутствия берут из кадровой системы и заявлений: если сотрудник подал заявление на отпуск в портале, в учёте времени этот день отмечается сам. Требования к табелю и его форме уточните у кадровой службы.

Учёт рабочего времени в Битрикс24

В Битрикс24 есть стандартный учёт рабочего дня: сотрудник нажимает «начать рабочий день» в портале или мобильном приложении, делает перерывы и завершает день. Руководитель видит, кто на работе, опоздания и отработанные часы, а отчёт по рабочему времени собирается автоматически. В задачах есть учёт затраченного времени: таймер или ручной ввод часов.

По нашему опыту, стандартный модуль покрывает большинство типовых потребностей. Остальное — специфичные сценарии, под которые модуль дорабатывают или пишут свой.

Учёт времени удалённых сотрудников

Для удалённых сотрудников учёт строят на отметках в портале и учёте времени по задачам. Важно договориться о правилах: в какие часы сотрудник на связи, как быстро отвечает, как отмечает начало и конец дня. Для выездных сотрудников используют мобильные отметки, иногда с определением местоположения. Такой контроль требует согласия сотрудников и чётких правил, которые закрепляют во внутренних документах; порядок уточните у юриста.

Как выбрать систему учёта

Как внедрить электронный учёт

1. Определите цели: табель, дисциплина, загрузка или стоимость работ.
2. Настройте графики работы для групп сотрудников.
3. Свяжите учёт с заявлениями на отпуск и больничными.
4. Объясните сотрудникам правила отметок и зачем это нужно.
5. Через месяц сверьте данные с табелем и поправьте настройки.

Учёт времени и 1С:ЗУП

Расчёт зарплаты обычно ведут в 1С:ЗУП, поэтому данные учёта рабочего времени нужно туда передать. Если отметки ведутся в портале, а табель в 1С заполняют вручную, кадровик дважды делает одну работу. При обмене портал передаёт отработанные часы, а из 1С приходят графики и отсутствия. Табель формируется в 1С по данным учёта, кадровик проверяет его и исправляет только исключения.

Учёт времени по проектам

В проектных компаниях — разработка, инжиниринг, консалтинг — время по задачам нужно для оценки рентабельности проектов и выставления счетов при оплате по часам. Чтобы учёт был точным, ввод времени делают максимально простым: таймер в задаче, автоматическое предложение часов, напоминание в конце дня. Руководитель проекта видит, сколько часов ушло относительно оценки, и замечает перерасход до конца проекта.

Как сотрудники относятся к учёту

Учёт времени часто воспринимают как недоверие. Помогает объяснить цель: табель и правильная оплата переработок, справедливая загрузка, обоснование сроков перед клиентом. Ещё помогает показать сотруднику его собственные данные: сколько времени уходит на совещания и переключения между задачами. Подробный трекинг каждой минуты вызывает сопротивление и редко нужен.

Гибкий график и сменная работа

Для гибкого графика учитывают не время прихода, а отработанные часы за день или неделю и присутствие в обязательные часы. Для сменной работы настраивают графики смен и сравнивают факт с графиком. В портале для разных групп сотрудников задают разные графики, и отчёт показывает нарушения относительно их собственного графика.

Отчёты по рабочему времени

Отчёт по переработкам полезен не только для оплаты. Если одни и те же сотрудники постоянно работают сверх графика, это сигнал перераспределить задачи, пока люди не начали выгорать и уходить. Об этом — в статье о вовлечённости персонала.

Как учитывать время на производстве

На производстве и в рознице учёт чаще строят на системе контроля доступа или отметках на терминалах: сотрудник отмечается при входе и выходе. Данные сравнивают с графиком смен, а отклонения — опоздания, ранние уходы, переработки — уходят мастеру или управляющему. Если данные СКУД передаются в 1С:ЗУП, табель формируется автоматически, а кадровик правит только исключения.

Источники можно сочетать: офис отмечается в портале, производство — через СКУД, а данные собираются в одном отчёте.

Учёт времени и загрузка

Данные о времени помогают распределять работу. Если одни сотрудники стабильно перерабатывают, а у других есть резерв, руководитель видит это в отчёте и перераспределяет задачи. Для проектных команд учёт показывает, на что уходит время: на работу по проектам, на совещания, на внутренние задачи. Иногда оказывается, что значительная часть времени уходит на согласования, и это повод упростить процессы.

О том, как разгрузить команду за счёт автоматизации рутины, — в статье об автоматизации бизнес-процессов.

Частые вопросы