Корпоративный портал для сотрудников: функции, внедрение и стоимость

Корпоративный портал — внутренний сайт компании для сотрудников: новости, структура и контакты, задачи, документы, база знаний, заявки и согласования в одном месте. Без портала информация разбросана по почте, мессенджерам, сетевым папкам и головам опытных коллег, а новые сотрудники неделями выясняют, кому писать по какому вопросу. Ниже — что делает корпоративный портал, какие функции нужны, чем он отличается от сайта и мессенджера, как проходит внедрение и из чего складывается стоимость.

Какие задачи решает корпоративный портал

Функции корпоративного портала

Не обязательно запускать всё сразу. Обычно начинают с общения, задач и структуры компании: эти функции нужны каждому сотруднику каждый день. Затем добавляют документы, бизнес-процессы и HR-сервисы.

Сколько времени уходит на поиск информации

Портал, сайт, мессенджер: в чём разница

Мессенджер остаётся для быстрых вопросов, но рабочие договорённости, документы и заявки живут на портале. Если в портале есть свои чаты, сотрудникам не нужно переключаться между приложениями.

Корпоративный портал на Битрикс24

Битрикс24 — готовая платформа для корпоративного портала: чаты и видеозвонки, задачи и проекты, диск, календари, структура компании, бизнес-процессы, CRM. Его можно использовать в облаке или поставить на свой сервер в коробочной версии, когда данные нужно хранить внутри компании или нужны глубокие доработки. Портал связывают с 1С, почтой, телефонией и другими системами компании.

Как внедрить корпоративный портал

1. Определите цели: какие проблемы портал должен решить в первые три месяца.
2. Выберите стартовый набор: обычно общение, задачи, структура и новости.
3. Перенесите структуру компании и сотрудников, лучше обменом с 1С:ЗУП.
4. Назначьте ответственных за разделы: новости, база знаний, процессы.
5. Запустите на пилотном подразделении, соберите замечания.
6. Подключите остальных и добавляйте процессы по одному.

Из чего складывается стоимость портала

Точную стоимость считают после обследования: сколько пользователей, какие процессы и интеграции нужны на старте. Небольшой компании хватает облачного тарифа и настройки, крупной — коробочной версии с интеграциями и доработками.

Как понять, что портал работает

HR-процессы на портале

Портал — естественное место для HR-процессов: заявления на отпуск, адаптация новичков, обучение, опросы, кадровые документы. Сотрудник подаёт заявление там же, где ставит задачи, а HR видит все заявки в одном месте. Подробнее — в статье о HR-платформе на Битрикс24.

Структура компании и профили сотрудников

Структура — первый раздел, который открывают сотрудники. В ней видно, кто в каком подразделении, кто руководитель, как связаться. Структуру и сотрудников лучше загружать обменом с 1С:ЗУП: при приёме, переводе и увольнении данные на портале обновляются сами, и справочник не устаревает. В профиле сотрудника кроме контактов полезны должность, зона ответственности и «по каким вопросам обращаться».

База знаний

База знаний — раздел с регламентами, инструкциями, шаблонами и ответами на частые вопросы. Она снимает с HR, ИТ и бухгалтерии повторяющиеся вопросы: на вопрос в чате сотрудник получает ссылку на статью. Чтобы база работала, у каждого раздела есть ответственный, который обновляет статьи, а устаревшие материалы помечают или удаляют. В Битрикс24 к базе знаний можно подключить автоответы на вопросы сотрудников.

Мобильный доступ

Для сотрудников без рабочего компьютера — производство, склады, розница, выездные специалисты — портал нужен в телефоне. В мобильном приложении они читают новости, получают задачи, подают заявления и проходят обучение. Если портал недоступен с телефона, половина компании остаётся вне его, и информацию для них снова дублируют в мессенджерах и на бумаге.

Безопасность и права доступа

На портале хранятся внутренние документы и персональные данные, поэтому права настраивают по ролям и подразделениям: сотрудник видит общие разделы и материалы своего отдела, руководитель — данные подчинённых, HR — кадровые документы. Для входа используют корпоративные учётные записи, например через Active Directory, а уволенный сотрудник теряет доступ в день увольнения. Технические риски внедрения портала мы разбирали в статье блога о технических рисках внедрения корпоративного портала.

Новости и внутренние коммуникации

Лента новостей заменяет рассылки по почте, которые никто не дочитывает. Важные объявления закрепляют сверху и отмечают как обязательные к прочтению: портал показывает, кто ознакомился. Руководители подразделений публикуют новости своих отделов, сотрудники комментируют и ставят отметки. Если у компании несколько площадок или юрлиц, новости показывают по группам, чтобы сотрудник видел то, что касается его.

Портал для группы компаний

Если в группе несколько юрлиц или площадок, портал делают общим, а права и разделы настраивают по компаниям. Сотрудник видит общие новости и свою компанию, руководитель группы — всё. Структура каждой компании загружается из своей базы 1С:ЗУП. Такой портал помогает связать компании: общие регламенты, обмен опытом, единые процессы согласования и HR, при этом данные разных юрлиц не смешиваются.

Кто отвечает за портал

Портал живёт, когда у него есть владелец со стороны компании: человек или небольшая команда, которые отвечают за развитие, собирают пожелания сотрудников и решают, что добавлять. Обычно это связка внутренних коммуникаций или HR и ИТ. За каждый раздел отвечает свой человек: новости — коммуникации, база знаний — владельцы процессов, HR-сервисы — кадровая служба. Без владельцев разделы устаревают, и сотрудники перестают им доверять.

Портал и безопасность данных

Корпоративный портал хранит внутреннюю информацию компании, поэтому вопросы безопасности решают на старте: где хранятся данные, кто администрирует систему, как настроены права и вход, что происходит с учётной записью при увольнении. Для компаний с требованиями к хранению данных выбирают коробочную версию на своих серверах.

Частые вопросы