- Какие процессы автоматизировать первыми
- Окупится ли автоматизация
- Этапы автоматизации
- Как описать процесс
- Какие бывают системы автоматизации
- Примеры автоматизированных процессов
- Автоматизация с помощью ИИ
- Как измерить результат
- Кто отвечает за автоматизацию
- Как выбрать процесс по эффекту
- Автоматизация и регламенты
- Типичные ошибки
- Автоматизация и интеграции
- Как вовлечь сотрудников
- Документирование автоматизированного процесса
- Автоматизация в небольшой компании
- Как развивать автоматизацию дальше
- Частые вопросы
- По теме
Автоматизация бизнес-процессов — перенос повторяющейся работы компании в систему: заявки, согласования, документы, уведомления, передача данных между отделами. Система сама ведёт процесс по шагам, напоминает участникам, заполняет документы и передаёт данные дальше, а люди принимают решения. Ниже — какие процессы автоматизировать первыми, как описать процесс, этапы проекта, какие бывают системы, примеры и ошибки.
Какие процессы автоматизировать первыми
| Признак | Почему важно |
|---|---|
| Повторяется часто | Экономия умножается на число запусков |
| Участвуют несколько людей или отделов | Время теряется на передаче между людьми |
| Понятные правила | Систему можно настроить без бесконечных исключений |
| Ошибки дорого стоят | Система проверяет данные и не забывает шаги |
| Нужен контроль сроков | Система напоминает и показывает просрочки |
Типичные первые кандидаты: согласование счетов и договоров, заявки на закупку, заявления сотрудников, обработка входящих заявок клиентов, адаптация новичков. О согласовании — в статье о согласовании договоров.
Окупится ли автоматизация
Этапы автоматизации
Как описать процесс
| Что описать | Пример для согласования счёта |
|---|---|
| Запуск | Сотрудник загружает счёт поставщика |
| Участники | Руководитель подразделения, финансовый менеджер, бухгалтер |
| Шаги и порядок | Руководитель → финансы → бухгалтерия на оплату |
| Правила | Счета выше порога дополнительно согласует директор |
| Сроки | Один рабочий день на каждом шаге |
| Исключения | Срочный счёт идёт по ускоренному маршруту |
| Результат | Счёт в платёжном календаре, инициатор получает уведомление |
Описание полезно само по себе: часто уже на этом этапе находятся лишние согласования и дублирующие шаги, которые можно убрать без всякой системы.
Какие бывают системы автоматизации
| Тип | Что автоматизирует | Пример задач |
|---|---|---|
| Конструктор бизнес-процессов | Маршруты, согласования, документы, уведомления | Согласования, заявки, заявления |
| CRM | Продажи и работа с клиентами | Заявки, сделки, роботы по стадиям |
| Учётная система | Учёт, документы, расчёты | Заказы, отгрузки, зарплата |
| RPA-роботы | Повторяющиеся действия в интерфейсах программ | Перенос данных между системами без интеграции |
| Интеграционная шина | Обмен данными между системами | Сайт, 1С, портал, склад |
В Битрикс24 бизнес-процессы настраивают в визуальном конструкторе: шаги, условия, задания участникам, документы и уведомления. Для процессов по стадиям, как воронка, используют смарт-процессы с роботами. Сложные сценарии, которые не собираются в конструкторе, дорабатывают программно.
Примеры автоматизированных процессов
| Процесс | Что делает система |
|---|---|
| Согласование счёта | Ведёт по маршруту, ставит в платёжный календарь, сообщает инициатору |
| Заявка на закупку | Проверяет бюджет, согласует, передаёт закупщику |
| Обзвон клиентов | Ставит задачи менеджерам по списку, фиксирует результат |
| Открытие точки продаж | Ведёт проект по этапам с задачами разным отделам |
| Приём сотрудника | Запускает документы, доступы, план адаптации |
Автоматизация с помощью ИИ
ИИ берёт на себя задачи, где нет жёстких правил: разобрать входящее письмо, заполнить карточку клиента по разговору, ответить сотруднику на вопрос по регламенту. Обычная автоматизация при этом остаётся основой: маршруты, сроки и права работают по правилам, а ИИ помогает на отдельных шагах. Примеры — в статьях FAQ о заполнении CRM по звонку и автоответах по базе знаний в Битрикс24.
Как измерить результат
| Показатель | Как считать |
|---|---|
| Срок процесса | Время от запуска до результата, до и после |
| Ручная работа | Минут на один запуск у всех участников |
| Ошибки | Доля запусков с исправлениями |
| Просрочки | Доля шагов, выполненных позже срока |
Кто отвечает за автоматизацию
У каждого процесса должен быть владелец — руководитель, который отвечает за результат процесса и принимает решения о его изменении. ИТ или подрядчик настраивает систему, но правила процесса определяет владелец. Без владельца процесс быстро обрастает исключениями, а система перестаёт соответствовать реальной работе.
Как выбрать процесс по эффекту
Чтобы выбрать первый процесс, составьте список из 5–10 кандидатов и оцените каждый по трём параметрам: сколько раз в месяц запускается, сколько времени уходит на один запуск у всех участников, сколько стоят ошибки. Процесс с наибольшим произведением частоты и времени даст самую заметную экономию. Если два процесса близки, выбирают тот, где проще правила, — его быстрее настроить и легче показать результат.
| Процесс | Запусков в месяц | Минут на запуск | Минут в месяц |
|---|---|---|---|
| Согласование счетов | 300 | 20 | 6 000 |
| Заявления на отпуск | 80 | 25 | 2 000 |
| Заявки на закупку | 150 | 30 | 4 500 |
| Командировки | 20 | 60 | 1 200 |
Цифры условные, для примера расчёта. В этой компании начинать стоит с согласования счетов и заявок на закупку.
Автоматизация и регламенты
Автоматизированный процесс и регламент должны совпадать. Если в регламенте написано, что счёт согласует финансовый директор, а в системе этот шаг убрали, при первой проверке возникнет вопрос. Поэтому при автоматизации обновляют и документ: описание процесса, роли и сроки. Хорошо, когда в карточке процесса в системе есть ссылка на регламент, а в регламенте — на процесс.
Типичные ошибки
| Ошибка | Чем грозит | Как избежать |
|---|---|---|
| Автоматизировать всё сразу | Долгий проект, сотрудники устают от изменений | Один процесс за раз |
| Нет владельца процесса | Решения не принимаются, правила расплываются | Назначить руководителя-владельца |
| Слишком много исключений | Сложная настройка, ошибки | Сократить исключения до правил |
| Параллельный бумажный путь | Сотрудники обходят систему | Объявить дату, после которой бумага не принимается |
| Нет замера до запуска | Нечем доказать эффект | Зафиксировать сроки и время до автоматизации |
Автоматизация и интеграции
Многие процессы проходят через несколько систем: заявка рождается на портале, заказ оформляется в 1С, оплата проходит через банк. Без интеграций сотрудник переносит данные вручную, и экономия от автоматизации пропадает. При выборе процесса проверьте, какие данные он берёт из других систем и куда передаёт результат, и заложите обмен в проект. Подробнее о связке портала с другими системами — в статье о корпоративном портале.
Как вовлечь сотрудников
Сотрудники принимают автоматизацию, когда видят пользу для себя: меньше писем, понятный статус заявки, не нужно носить бумаги на подпись. Поэтому к описанию и тестированию процесса привлекают будущих участников вместе с руководителями. Перед запуском проводят короткое обучение и готовят инструкцию на одну страницу. В первые недели собирают замечания и быстро исправляют то, что мешает работать, — так система получает доверие.
Документирование автоматизированного процесса
Автоматизированный процесс нужно описать, чтобы через год было понятно, как он устроен и почему. В описании указывают цель, владельца, шаги, правила маршрутизации, сроки, интеграции и кто вносит изменения. Описание хранят рядом с процессом, например в базе знаний портала. Когда меняются правила, сначала обновляют описание, затем настройки системы.
| Раздел описания | Что в нём |
|---|---|
| Цель и владелец | Зачем процесс и кто за него отвечает |
| Шаги и правила | Маршрут и условия |
| Сроки | Нормы на каждом шаге |
| Интеграции | Откуда данные и куда уходит результат |
| История изменений | Что меняли и почему |
Автоматизация в небольшой компании
Небольшой компании не нужен большой проект. Достаточно выбрать два-три процесса, которые чаще всего тормозят работу: согласование счетов, заявки сотрудников, обработка входящих заявок клиентов. Их настраивают в облачном корпоративном портале готовыми инструментами: формы, бизнес-процессы, роботы CRM. Программист нужен только для интеграций и нестандартных сценариев. Первый результат виден за несколько недель.
| Процесс | Чем закрыть без разработки |
|---|---|
| Согласование счетов | Бизнес-процесс с маршрутом |
| Заявления сотрудников | Форма и согласование |
| Входящие заявки клиентов | CRM-форма и робот распределения |
| Напоминания по клиентам | Роботы на стадиях сделки |
Как развивать автоматизацию дальше
После первого процесса появляется опыт и доверие сотрудников. Следующие процессы выбирают по тому же принципу: частота, время, ошибки. Полезно вести список кандидатов, куда сотрудники могут предлагать свои процессы, и раз в квартал выбирать следующий. Каждый новый процесс измеряют до и после, а результаты показывают команде: это помогает получать поддержку для следующих изменений.
Частые вопросы
Что такое автоматизация бизнес-процессов простыми словами?
Когда повторяющуюся работу — согласования, заявки, передачу данных — ведёт система по заданным правилам, а люди только принимают решения.
С какого процесса начать?
С частого процесса, через который проходят несколько человек и где теряется время или возникают ошибки: например, согласование счетов.
Нужен ли программист?
Простые процессы настраивают в конструкторе бизнес-процессов без программиста. Сложные сценарии и интеграции требуют разработки.
Как понять, что автоматизация окупилась?
Сравнить время на процесс, сроки и число ошибок до и после и сопоставить экономию со стоимостью настройки.
Автоматизация бизнес-процессов в Битрикс24
Опишем и упростим процессы, настроим маршруты, документы и интеграции с 1С и другими системами.
Обсудить проектСтатьи по теме
