KPI сотрудника: что это, как выбрать показатели и рассчитать премию

KPI сотрудника (key performance indicators, ключевые показатели эффективности) — несколько измеримых показателей, по которым компания оценивает результат работы сотрудника за период: выполнение плана продаж, число обработанных заявок, сроки, качество. Обычно от KPI зависит переменная часть зарплаты. Ниже — что такое KPI простыми словами, примеры для разных должностей, как выбрать показатели и веса, как рассчитать премию, типичные ошибки и как вести учёт KPI в CRM.

Что такое KPI простыми словами

KPI — это договорённость между компанией и сотрудником о том, какой результат считается хорошей работой и как он будет измерен. Например, для менеджера по продажам: выручка, число новых клиентов и скорость ответа на заявку. В начале периода ставят план по каждому показателю, в конце сравнивают с фактом. Чем ближе факт к плану или выше него, тем больше премия.

Примеры KPI для разных должностей

Рассчитайте KPI и премию

Как рассчитать KPI сотрудника: формула

Расчёт делают в три шага. Сначала по каждому показателю считают процент выполнения: факт, делённый на план, умноженный на 100. Для показателей, где лучше меньше, например время ответа, считают наоборот: план, делённый на факт. Затем каждый процент умножают на вес показателя и складывают. Получается итоговый процент выполнения KPI. Премия — целевая премия, умноженная на итоговый процент.

При целевой премии 40 000 ₽ и итоговом выполнении 98,7% премия составит 39 467 ₽. Калькулятор выше считает тот же пример. Порог и ограничения устанавливают в положении о премировании.

Как выбрать KPI

1. Начните с целей компании и подразделения: что должно измениться за квартал или год.
2. Выберите 3–5 показателей, на которые сотрудник может повлиять своей работой.
3. Проверьте, что каждый показатель можно посчитать из данных системы, без ручного сбора.
4. Задайте веса: главный показатель — 40–60%, остальные делят оставшееся.
5. Поставьте план, порог и ограничение сверху.
6. Обсудите KPI с сотрудником до начала периода.

Пороги, коридоры и ограничения

KPI и система оценки

KPI показывают, какого результата достиг сотрудник, но не показывают, как он его достиг. Поэтому KPI сочетают с оценкой навыков: оценкой компетенций или оценкой 360. О методах — в статье об оценке персонала.

Учёт KPI в CRM

Если KPI считают в таблице из выгрузок, расчёт занимает дни, а сотрудник узнаёт результат после окончания периода. Когда показатели считаются в CRM, менеджер видит своё выполнение каждый день и успевает что-то изменить. Выручку, новых клиентов, конверсию и скорость ответа CRM считает из сделок и задач. Для показателей вроде времени на стадии сделки нужны доработки.

О том, какие отчёты строить для отдела продаж, — в статье об анализе продаж.

Как внедрить KPI

1. Опишите цели и показатели для каждой должности.
2. Проверьте, что данные для расчёта есть в системе и заполняются.
3. Закрепите правила расчёта в положении о премировании. Порядок оформления уточните у юриста.
4. Запустите тестовый период без влияния на премию.
5. После теста скорректируйте планы и веса и включите KPI в расчёт премии.

KPI для отдела продаж

В продажах KPI считаются проще всего: почти все данные уже есть в CRM. Для менеджеров обычно сочетают показатель результата (выручка или маржа), показатель развития (новые клиенты) и показатель качества работы (скорость ответа, просроченные задачи, заполненность карточек). Для руководителя отдела добавляют показатели команды: сколько менеджеров выполнили план, текучесть, срок выхода новичков на план.

Как ставить план по KPI

План должен быть достижимым, но требовать усилий. Его ставят от данных прошлых периодов с учётом сезонности и целей компании. Если план по выручке выполняют все менеджеры с первого месяца, он занижен. Если не выполняет никто три месяца подряд, сотрудники перестают воспринимать KPI всерьёз. Полезно пересматривать планы раз в квартал и объяснять сотрудникам, почему план изменился.

KPI для непродающих сотрудников

Для бухгалтеров, юристов, офис-менеджеров результат хуже измеряется деньгами, поэтому KPI строят на сроках и качестве: закрытие периода в срок, отсутствие ошибок в отчётности, срок подготовки договоров, удовлетворённость внутренних клиентов. Таким сотрудникам часто ставят 2–3 показателя и меньшую долю переменной части в зарплате.

Как сотрудники видят свои KPI

KPI работают, когда сотрудник видит выполнение в течение периода. В CRM менеджеру можно вывести на главный экран виджет: план, факт, процент выполнения и сколько осталось до порога премии. Руководитель видит ту же картину по всей команде и понимает, кому нужна помощь до конца месяца.

Как закрепить KPI документально

Правила расчёта KPI и премии описывают в положении о премировании или в другом локальном документе компании: перечень показателей, веса, порядок расчёта, пороги и сроки выплаты. Сотрудников знакомят с документом. Если KPI меняются, изменения оформляют тем же порядком и заранее сообщают сотрудникам. Как правильно оформить премирование в вашей компании, уточните у юриста или кадровой службы.

KPI для руководителей

KPI руководителя связывают с результатом подразделения и управлением командой. Обычно это выполнение плана подразделения, бюджет и показатели команды: текучесть, выполнение KPI сотрудниками, прохождение испытательного срока новичками. Доля командных показателей у руководителя выше, чем у специалиста: его задача — результат всех, а не только свой.

Веса условные. О том, как показатели руководителя связаны с оценкой и развитием команды, — в статье о кадровом резерве.

Как пересматривать KPI

KPI пересматривают, когда меняются цели компании, рынок или обязанности сотрудника. Признаки, что пора пересмотреть: план выполняют все с большим запасом или не выполняет никто, сотрудники находят способы улучшить показатель без пользы для бизнеса, данные для расчёта собирают вручную. Изменения вводят с нового периода и заранее объясняют сотрудникам, чтобы KPI не воспринимались как способ урезать премию.

KPI и обратная связь

Сами по себе цифры не объясняют, почему результат такой. Ежемесячная короткая встреча руководителя с сотрудником по итогам KPI помогает понять причины: где не хватило заявок, где помешали процессы, что получилось хорошо. Такие встречи превращают KPI из инструмента контроля в инструмент развития.

Частые вопросы