Дашборд руководителя: какие показатели вывести и как собрать

Дашборд руководителя — экран с ключевыми показателями бизнеса или подразделения, которые обновляются автоматически. Он отвечает на вопросы «как дела» и «где проблема» за минуту, без ожидания отчётов от аналитиков. Ниже — какие показатели вывести, как спроектировать дашборд, откуда брать данные, как строить дашборды в Битрикс24 и BI-системах и какие ошибки делают чаще всего.

Что показывает дашборд

Показатель на дашборде стоит рядом с планом или прошлым периодом. Цифра без сравнения мало говорит.

Зачем руководителю дашборд

Какие показатели вывести

Для руководителя компании достаточно нескольких показателей по каждому направлению. Руководителю отдела нужен свой дашборд с деталями по своей зоне: у руководителя продаж — по менеджерам и сделкам, у HR — по подбору и адаптации. О показателях HR — в статье о HR-аналитике.

Дашборд отдела продаж

О том, как строить план и прогноз, — в статье о плане продаж, о показателях продаж — в статье об анализе продаж.

Дашборд для HR и операционных подразделений

Дашборды полезны не только продажам. HR-директор смотрит численность, текучесть, открытые вакансии и сроки их закрытия, прохождение адаптации. Руководитель склада или производства — выполнение плана, сроки, просрочки и загрузку. Принцип тот же: 5–10 показателей с планом и динамикой и детализация до конкретных задач и сотрудников. Данные для таких дашбордов берут из портала, 1С:ЗУП и учётных систем.

План, факт и отклонение

Цифра без сравнения мало говорит. Выручка 3 млн рублей — это хорошо или плохо? На дашборде показатель всегда показывают рядом с планом или прошлым периодом, а отклонение выделяют цветом. Руководитель сразу видит, где всё в порядке, а где нужно разбираться. Для показателей, где план не ставят, сравнивают с тем же периодом прошлого года или со средним значением.

Дашборд и прогноз

Кроме факта, руководителю нужен прогноз: чем закончится месяц, если всё пойдёт как сейчас. Для продаж прогноз считают по сделкам на поздних стадиях с учётом вероятности закрытия, для денег — по ожидаемым оплатам и платежам. Прогноз на дашборде показывает проблему раньше, чем она станет фактом, и даёт время на решения. Точность прогноза со временем проверяют и уточняют вероятности по стадиям.

Как собрать дашборд

Сначала записывают вопросы руководителя, затем выбирают 5–10 показателей с формулами и находят источники данных.

Как спроектировать дашборд

Начинают с вопросов, графики подбирают потом. Например: выполним ли план месяца, какие менеджеры отстают, хватает ли заявок на следующий месяц. Под каждый вопрос подбирают показатель и способ показа. Наверху — главные цифры с планом и отклонением, ниже — динамика и разбивки, ещё ниже — детали.

Откуда брать данные

Как часто обновлять данные

Слишком частое обновление не нужно там, где решения принимают раз в неделю. Важнее, чтобы данные обновлялись автоматически и руководитель знал, на какой момент они актуальны: время последнего обновления стоит показывать на самом дашборде.

Детализация

Дашборд отвечает на вопрос «где проблема», а детализация — на вопрос «почему». Из общего показателя выручки руководитель переходит к выручке по отделам, затем по менеджерам, затем к конкретным сделкам. Без детализации каждая проблема на дашборде превращается в запрос аналитику и ожидание нового отчёта. С ней руководитель находит причину сам за несколько минут.

Права доступа к дашбордам

Разным руководителям нужны разные дашборды и разные данные. Руководитель отдела видит свой отдел, коммерческий директор — все продажи, финансовый — финансовые показатели, генеральный — сводку по компании. Персональные данные сотрудников, например зарплаты, показывают только тем, кому они нужны по роли. Права настраивают на уровне BI-инструмента или отчётов CRM.

Дашборд на телефоне

Руководители часто в разъездах, поэтому дашборд должен читаться с телефона: главные цифры крупно, графики простые, детали — по нажатию. Многие BI-инструменты и мобильное приложение CRM показывают отчёты на телефоне. При проектировании полезно заранее решить, что руководитель смотрит на ходу, а что — за компьютером.

Ошибки и работа с дашбордом

Дашборд становится инструментом управления, когда по нему проходят регулярные встречи, например еженедельная планёрка отдела продаж.

Типичные ошибки

Как сделать дашборд рабочим инструментом

Дашборд становится инструментом управления, когда по нему проходят регулярные встречи. Еженедельная планёрка отдела продаж открывается дашбордом: план-факт, отстающие менеджеры, сделки под угрозой. Ежемесячная встреча руководства — дашбордом компании. Решения сразу превращаются в задачи с ответственными. Через пару месяцев команда начинает сама смотреть показатели до встречи.

С чего начать

1. Выберите одного руководителя и его главные вопросы.
2. Определите 5–7 показателей и формулы.
3. Проверьте, есть ли данные в системах и заполняются ли они.
4. Соберите первую версию на стандартных отчётах или в BI.
5. Проведите по дашборду несколько встреч и соберите замечания.
6. Добавьте детализацию и дашборды для других руководителей.

Дашборды в CRM и BI

В Битрикс24 есть стандартные отчёты CRM и аналитика продаж. Сложные панели с данными из 1С собирают в BI-конструкторе.

Сколько времени уходит на ручную отчётность

Дашборды в Битрикс24

В Битрикс24 есть стандартные отчёты CRM и аналитика продаж: воронки, план-факт, отчёты по менеджерам и источникам. Для сложных дашбордов с данными из нескольких систем используют BI-конструктор: данные из CRM выгружаются в BI-инструмент, где строят интерактивные панели с фильтрами и детализацией. Стандартных отчётов обычно хватает для оперативной работы отдела, BI — для руководства и анализа причин.

Сколько стоит дашборд

Стоимость зависит от числа источников данных и сложности расчётов. Дашборд на стандартных отчётах CRM настраивают быстро. Интерактивная панель с данными из CRM и 1С требует настройки обмена и модели данных. Самая трудоёмкая часть обычно не графики, а подготовка данных: проверка, что поля заполняются, и связь данных из разных систем. Поэтому начинают с одного дашборда и небольшого набора показателей.

Частые вопросы