Три дашборда на границе плана и провала

• Неструктурированные данные о продажах и что из них можно выжать
  • Excel и стандартные отчеты Битрикс24
  • Отчеты в BI Конструкторе
• Интерактивная панель вместо статичных отчетов
• Дашборд отдела продаж
• Основные контролируемые показатели
• Промежуточные показатели по менеджерам
• Подведем итоги

Случается, что компании сталкиваются с невыполнением плана продаж. Получить быстрый ответ на вопрос «Почему это произошло?» не всегда просто. А пока руководство ищет причины, продажи продолжают проседать. Чтобы управлять ситуацией, мы разработали для себя панель мониторинга продаж. В статье разберем, чем она лучше таблиц и типовых отчетов в Битрикс24, как ей пользуется РОП, чтобы всегда держать отдел в тонусе, а ситуацию под контролем.

Неструктурированные данные о продажах и что из них можно выжать

Данные о продажах — как продукты питания: из сырых можно сделать только закуски, а некоторые вообще нельзя есть без обработки. Сырая и плохо структурированная информация ограничивает анализ ситуации и имеет низкую ценность для руководителя. Подготовить  данные к употреблению можно по-разному.

Excel и стандартные отчеты Битрикс24

Обычный способ, которым пользуются многие — делать всё в Excel. Трудоемкость, ошибки в расчетах из-за «съехавших» формул — основные спутники такого подхода. Из плюсов — с Excel умеют работать почти все, не нужно инвестировать во внедрение новых инструментов.

Способ попроще — стандартные отчеты в CRM Битрикс24. Это быстрее таблиц, но результат ограничен имеющимися шаблонами. Типовые отчеты недостаточно гибкие и на выходе дают статичный срез «на сегодня» без возможности увидеть историю и провалиться в детали. Впоследствии из них потребуется извлечь только нужные данные и заново пересобрать в том виде, который нужен для более глубокого анализа ситуации.

Отчеты в BI Конструкторе

Лакшери уровень — использование BI Конструктора в Битрикс24. Он включен во все тарифы облачной версии, начиная со Стандартного, и доступен в коробочной версии Битрикс24. Большинство популярных CRM-отчетов уже «переехали» в него. BI Конструктор «пылесосит» данные по всему порталу, позволяя анализировать множество бизнес-показателей — от эффективности продаж до соблюдения сроков задач — без привлечения программистов или интеграции с внешними BI-системами.

Основные преимущества инструмента:

• много наборов данных;

• предоставление доступа к отчетам другим сотрудникам;

• качественная визуализация;

• гибкость настроек и фильтров.

Отчеты BI Конструктора с диаграммами и графиками хорошо поддаются кастомизации, но нужно понимать, какие наборы данных подключать к отчету, какие связи выстраивать между ними, и главное — для чего.

Постепенно мы перенесли всё из Google-таблиц в BI Конструктор, но его возможности со временем так же перестали удовлетворять наши запросы. Это стало поводом перейти к «высокой кухне» и начать готовить наши данные по особым рецептам.

Интерактивная панель вместо статичных отчетов

Вместо подготовки регулярных отчетов по направлениям мы разработали интерактивные сквозные дашборды с графиками, диаграммами, виджетами и индикаторами прогресса. Почему визуальный аспект так важен? Наглядность — ключ к пониманию. Руководитель избавлен от необходимости вчитываться в текст и всматриваться в числа — тренды, отклонения от нормы и достижения видны сразу.

Каждый из дашбордов учитывает специфику именно наших процессов продаж — критичные точки, зоны пристального внимания и связанные с ними показатели. Например, нам важно отслеживать сделки на стадии переговоров, поскольку цикл продаж длинный и клиентам требуется больше времени на принятие решения. На панель можно вывести любые показатели — здесь нет ограничений.

Под капотом дашбордов — тот же BI Конструктор, работающий на основе Apache Superset. Данные для него собираются посредством SQL-запросов к БД Битрикс24. Основная сложность здесь — создать наборы нужных запросов и сконфигурировать дашборды для удобного и компактного отображения показателей.

По сути, дашборды на базе BI Конструктора — это интегрированный в Битрикс24 аналог Power BI. Только он не требует лицензии и не привязан к экосистеме Microsoft.

Сведения на дашборде обновляются в момент его открытия. Чем чаще вы открываете дашборд, тем быстрее можете увидеть проблему и начать с ней работать, пока ситуация еще управляема.

Наши первые результаты за 3 месяца тестирования:

• руководитель стал быстрее принимать решения;

• сотрудники экономят по 2 часа в неделю на подготовке отчетов;

• проявились узкие места в воронке продаж;

• после «докруток» процесса руководителем подросла конверсия.

Расскажем и покажем в деталях, как всё работает.

Дашборд отдела продаж

Это, пожалуй, базовый минимум любого отдела продаж — не только нашего. На первый экран мы вывели самые важные показатели, которые у РОПа может запросить генеральный либо коммерческий директор (или сам зайти посмотреть):

• индикатор выполнения годового плана с суммой оплаченных счетов;

• количество выигранных и проигранных сделок в этом году;

• количество сделок в работе на текущий момент с разделением по воронкам;

• сумма счетов в работе с разделением на новые и повторные продажи.

Под крупными показателями — детализация, если нужно углубиться и посмотреть самые крупные сделки, самых эффективных по выручке менеджеров и список выставленных счетов с суммами.

Контроль за этими показателями позволяет понимать, нужно ли менять подходы в работе с каким-либо направлением, есть ли просадка или перекос.

Ниже — основные показатели по каждому менеджеру:

• план-фактный виджет по оплаченным счетам;

• количество успешных сделок и сделок в работе;

• сумма счетов в работе;

• столбчатые диаграммы для оценки план-факта по кварталам, поскольку в компании принято квартальное планирование.

Данные по каждому менеджеру находятся в отдельной вкладке под его именем — это экономит место на дашборде.

В самом низу — сводная таблица с высоким уровнем детализации по каждому сотруднику: количество лидов и сделок, назначенных встреч, отправленных предложений и счетов, сумма полученных оплат и средний чек. Эти данные дают понимание индивидуальной загруженности, позволяют быстро анализировать выполнение плана конкретным сотрудником и оценивать степень его влияния на достижение общего плана продаж.

Первый экран дашборда отдела продаж с основными показателями

Детализация по отделу

Показатели по каждому сотруднику

Основные контролируемые показатели

Это самый объемный дашборд, где пересекаются маркетинг, продажи и производство. На панели управления пять вкладок:

• Лиды

• Сделки

• Сделки в стадии переговоров

• Распределение сделок

• Успехи менеджеров

В первой вкладке — общее количество лидов в динамике с разбивкой по направлениям деятельности компании. Контроль за лидами помогает отслеживать спрос и оценивать эффективность маркетинга по различным продуктам и услугам. Исходя из этого — принимать решения о корректировке маркетинговой стратегии и тактики.

Аналогичная информация по сделкам на соответствующей вкладке позволяет отслеживать конверсию из лида в сделку, видеть, по каким направлениям образуется перекос.

Данные о лидах с визуализацией

Детализация по лидам

Данные о сделках с визуализацией

Детализация по сделкам

На отдельной вкладке мы контролируем сделки в стадии переговоров. Часто именно здесь требуется подключиться руководителю, чтобы предоставить клиенту решающие аргументы. Здесь же отображаются исторические данные по неделям — диаграмма покажет, где затянулся переговорный процесс.

Четвертая вкладка дашборда посвящена производственным мощностям. Круговые диаграммы дают понимание, как распределены сделки по отделам, какие из них будут более или менее загружены проектами по конкретному направлению. Это помогает прогнозировать загрузку производства.

На этой же вкладке РОП видит прогноз по всем открытым сделкам — сколько денег они могут принести компании. Показатель рассчитывается на основе вероятности выигрыша и суммы сделки из коммерческого предложения. Вероятность определяет ответственный менеджер на основе ряда факторов и указывает её в карточке сделки в процентах. Прогнозирование выручки помогает оценивать вероятность выполнения плана продаж и своевременно корректировать его.

Бонус: если руководитель видит низкий процент вероятности выигрыша у большинства сделок, это сигнал проверить, насколько качественно проходит предпродажа. Возможно, озвученные предложения часто не совпадают с ожиданиями клиентов.

Последняя вкладка показывает суммы оплаченных счетов с начала года в разрезе по месяцам и по менеджерам. Столбчатые диаграммы позволяют мгновенно определить самые «жирные» месяцы и наиболее успешных сотрудников.

Промежуточные показатели по менеджерам

На отдельный дашборд вывели таблицы с основными показателями эффективности менеджеров. Здесь автоматически подсчитана конверсия на каждом этапе воронки продаж для оценки качества работы каждого из них и выявления узких мест у конкретного сотрудника.

Справочно рядом с конверсионной таблицей дублируются сведения из основного дашборда с показателями по количеству лидов, сделок, назначенных встреч и т.д.

В ближайших планах — добавить на дашборд показатели активности работы в воронке повторных продаж. Пока что количество операционных и стратегических встреч, проведенных демо, предложенных инициатив мы отслеживаем в Excel-таблицах. Также на дашборде появятся индикаторы удовлетворенности ключевых клиентов, объем дебиторской задолженности, LTV клиента. Это поможет руководителю и отделу продаж глубже понимать, где и как нужно скорректировать работу.

Подведем итоги

На старте мы имели осмысленные, но не совсем удобные Google-таблицы. Большой минус — много цифр, в которые нужно вникать, и скромные возможности визуализации.

Отчеты в BI Конструкторе также не до конца оправдали наши ожидания. В дашбордах же удалось объединить критичные для бизнеса показатели в удобном и наглядном формате. Ими удобно пользоваться любому руководителю отдела продаж.

Важно: для полноты и достоверности данных на дашбордах нужна дисциплинированность менеджеров в заполнении CRM. Если поля будут пустовать, дашбордам будет неоткуда брать данные.

Дашборды помогают:

1. Руководителям оперативно получать сигналы о проблемных сделках. Их своевременное подключение повышает вероятность выигрыша сделки и выполнения плана продаж.

2. Перераспределять маркетинговый бюджет на основе данных о спросе и конверсии в сделку.

3. Улучшать планирование и прогнозировать загрузку производственных подразделений.

4. Быстрее отрабатывать сигналы о низкой конверсии, малом объеме поступлений, низкой активности, что способствует увеличению выручки/среднего чека (до +15% за период).

5. Точнее оценивать работу сотрудников на основе объективных данных.

Видите реальные результаты работы только в конце месяца и реагируете, когда продажи обвалились, а сделки сорвались? Вынуждены контролировать каждый шаг сотрудников, чтобы быть уверенным в выполнении плана? Создадим для вас наглядные информационные панели, которые помогут держать процессы и людей под контролем, но не уделять этому слишком много времени. Вы сможете отойти от операционки и ручного управления без потери осведомленности.

Заполните форму внизу, и мы покажем, как это работает у нас.