График отпусков: как составить, утвердить и вести в течение года

График отпусков — документ, в котором компания заранее планирует, кто из сотрудников и когда уходит в ежегодный отпуск. Он нужен, чтобы подразделения не остались без людей в важный период, сотрудники знали свои даты заранее, а кадровая служба и бухгалтерия планировали оформление и выплаты. Ниже — как составить график, какие правила учесть, как утвердить, что делать с переносами и как вести график в 1С и на корпоративном портале.

Зачем нужен график отпусков

Как составить график отпусков

1. Объявите сроки сбора пожеланий и правила: сколько частей, минимальная длительность частей, периоды, когда отпуска ограничены.
2. Соберите пожелания сотрудников с датами и альтернативными вариантами.
3. Руководители согласуют пожелания с учётом загрузки и взаимозаменяемости.
4. Кадровая служба сводит график, проверяет остатки дней и правила.
5. Утвердите график и ознакомьте с ним сотрудников.

Что учесть при составлении

Требования к частям отпуска, льготным категориям и срокам утверждения установлены Трудовым кодексом и могут меняться, поэтому актуальные правила сверяйте с кадровой службой или юристом.

Сколько времени уходит на график вручную

Переносы и отпуск вне графика

В течение года планы меняются: сотрудник хочет перенести отпуск, руководитель просит сдвинуть даты из-за проекта, кто-то болеет. Перенос оформляют заявлением и согласованием руководителя, а кадровая служба обновляет график и документы. Если переносов много, ручное ведение графика быстро расходится с реальностью. В системе перенос проходит по маршруту согласования, а график обновляется автоматически.

График отпусков в 1С

В 1С:ЗУП график отпусков ведут документом: в нём даты, длительность и сотрудники, а на его основе формируют приказы и считают отпускные. Кадровой службе этого хватает, но сотрудники и руководители в 1С обычно не работают. Поэтому пожелания и согласования часто собирают в другом месте и переносят в 1С вручную, а это и есть основная трудоёмкость.

График отпусков на корпоративном портале

На портале сотрудник вносит пожелания в форму и видит остаток дней из 1С. Руководитель видит пожелания всей команды на календаре, замечает пересечения и согласует. HR получает сведённый график и передаёт его в 1С обменом. В течение года заявления на отпуск и переносы идут через бизнес-процесс согласования, а график отсутствий всегда актуален.

Заявления на отпуск и приказы можно подписывать электронно. Подробнее — в статье о КЭДО в Битрикс24.

Как руководителю планировать отпуска команды

Руководитель смотрит на график с точки зрения работы: кто кого заменяет, какие периоды критичны, какие проекты попадают на отпуска. Полезно заранее договориться о правилах в команде: не больше одного-двух человек из группы одновременно, без отпусков в последние недели квартала для отдела продаж, обязательная передача дел перед отпуском. Когда правила понятны, пожелания сотрудников сразу учитывают их, и меньше приходится переносить.

Отпуска и учёт рабочего времени

Отпуска влияют на табель, загрузку и планы. Когда график отпусков связан с учётом рабочего времени и задачами, система не ставит задачи сотруднику в отпуске, руководитель видит реальную доступность команды, а табель учитывает отпуск автоматически. Подробнее — в статье об учёте рабочего времени.

Как собрать пожелания сотрудников

Сбор пожеланий — самый долгий этап. Если рассылать таблицу по почте, HR получает десятки файлов в разных форматах, часть сотрудников отвечает после срока, а часть пишет даты, которые не сходятся с остатком дней. Поэтому сбор лучше делать одной формой с понятными правилами и сроком.

Полезно попросить два варианта дат: основной и запасной. Тогда руководитель решает пересечения без лишней переписки, а сотрудник получает отпуск в один из выбранных им периодов.

Как решать пересечения

Пересечения возникают в каждом отделе: лето, майские праздники, школьные каникулы. Руководитель смотрит календарь команды и решает по заранее объявленным правилам. Частые правила: приоритет у тех, кто в прошлом году отдыхал вне сезона, у сотрудников с детьми-школьниками на каникулы, очерёдность внутри группы. Если правила объявлены до сбора пожеланий, спорных случаев меньше, а решения руководителя не выглядят произвольными.

Ознакомление с графиком

После утверждения сотрудников знакомят с графиком. Порядок ознакомления и предупреждения о начале отпуска установлены законом, поэтому его стоит сверить с кадровой службой. На портале ознакомление проходит электронно: сотрудник видит свои даты в профиле и календаре, а HR видит, кто ознакомился. Напоминание о приближении отпуска система отправляет сама, и сотрудник успевает передать дела.

Остатки и неиспользованные дни

Неиспользованные дни копятся годами, если их никто не отслеживает. Это проблема и для сотрудника, который не отдыхает, и для компании: при увольнении эти дни компенсируют. Полезно раз в квартал смотреть отчёт по остаткам и просить руководителей запланировать отпуска сотрудникам с большим остатком. Когда остаток дней виден в профиле сотрудника на портале, он сам планирует его использование.

График отпусков в небольшой компании

В компании на 20–30 человек график часто держат в одной таблице, и этого может хватать. Проблемы начинаются с ростом: появляются отделы, руководители согласуют отпуска своих людей, сотрудники работают в разных городах. Таблица перестаёт показывать, кто согласовал даты и какая версия актуальна. Признак, что пора переходить в систему: HR тратит на сведение графика больше недели, а переносы обсуждают в личных сообщениях.

Ответственность за график

Когда роли описаны во внутреннем регламенте, переносы и споры решаются быстрее: понятно, кто принимает решение и в какой срок. О том, как писать такие документы, — в статье о регламентах компании.

В крупной компании с филиалами график сводят по подразделениям: каждый руководитель отвечает за своих людей, а HR видит общую картину и сроки по всем филиалам в одном отчёте.

Частые вопросы