- Что делает ATS-система
- Как устроена воронка подбора
- Сколько времени освободит ATS
- Как выбрать ATS-систему
- Отдельная ATS или подбор в корпоративном портале
- Как внедрить ATS
- Метрики подбора
- ATS и персональные данные
- Как ATS работает с откликами
- Роль руководителя в подборе
- Подбор в Битрикс24
- Как ATS помогает с массовым подбором
- Что подготовить перед внедрением
- Как ATS сокращает срок закрытия вакансии
- База кандидатов
- Реферальный подбор
- Что делать после найма
- Частые вопросы
- По теме
ATS (Applicant Tracking System) — система для управления подбором персонала. В ней собраны вакансии, отклики со всех источников, этапы отбора, собеседования, переписка с кандидатами и аналитика. Без ATS рекрутер ведёт кандидатов в таблицах и почте, теряет отклики и тратит время на ручной перенос данных. Ниже — функции ATS, как она устроена, как выбрать и внедрить и как собрать подбор в Битрикс24.
Что делает ATS-система
| Функция | Что даёт |
|---|---|
| Сбор откликов | Отклики с работных сайтов, сайта компании и рекомендаций попадают в одну базу |
| Воронка подбора | Кандидаты движутся по этапам: отклик, интервью, тестовое, оффер |
| Собеседования | Назначение встреч в календаре, уведомления кандидату и руководителю |
| Шаблоны писем | Ответы и приглашения отправляются в один клик |
| База кандидатов | Резюме сохраняются, к ним можно вернуться при новой вакансии |
| Совместная работа | Руководитель видит кандидатов и оставляет оценку в системе |
| Аналитика | Срок закрытия вакансий, конверсия этапов, эффективность источников |
Как устроена воронка подбора
Сколько времени освободит ATS
Как выбрать ATS-систему
| Критерий | Что проверить |
|---|---|
| Источники откликов | Подключаются ли работные сайты и сайт компании, есть ли импорт резюме |
| Удобство рекрутера | Сколько действий нужно, чтобы перевести кандидата по этапу и отправить письмо |
| Работа руководителя | Может ли руководитель смотреть кандидатов и оставлять оценки без обучения |
| Связь с HR-процессами | Переходит ли нанятый кандидат в адаптацию и кадровые документы |
| Персональные данные | Где хранятся резюме, как настроены права доступа |
| Аналитика | Есть ли отчёты по срокам, этапам и источникам |
Отдельная ATS или подбор в корпоративном портале
| Отдельная ATS | Подбор в Битрикс24 | |
|---|---|---|
| Функции подбора | Глубокие, заточены под рекрутинг | Базовые и средние, дорабатываются |
| Связь с адаптацией | Через интеграцию | В одном портале: кандидат становится сотрудником |
| Руководители | Заходят в ещё одну систему | Работают там же, где задачи |
| Когда выбирают | Массовый подбор, большая команда рекрутеров | Подбор средних объёмов, важна связь с другими HR-процессами |
Как внедрить ATS
- Опишите этапы подбора, которые есть сейчас, и кто участвует на каждом.
- Подключите источники откликов и перенесите базу кандидатов.
- Настройте шаблоны писем и уведомлений.
- Обучите руководителей оценивать кандидатов в системе.
- Через месяц посмотрите отчёты: где кандидаты отваливаются, какие источники работают.
Метрики подбора
| Метрика | Что показывает |
|---|---|
| Срок закрытия вакансии | Сколько дней от открытия до выхода сотрудника |
| Конверсия этапов | На каком этапе теряется больше кандидатов |
| Эффективность источников | Откуда приходят нанятые сотрудники |
| Скорость ответа кандидату | Сколько дней кандидат ждёт ответа |
| Прохождение испытательного срока | Насколько хорошо подбор находит подходящих людей |
ATS и персональные данные
Резюме кандидатов — персональные данные. В ATS нужно настроить, кто видит кандидатов: рекрутер — всех, руководитель — только кандидатов на свои вакансии. Стоит определить, сколько хранить резюме тех, кого не наняли, и как удалять их по запросу кандидата.
Как ATS работает с откликами
Отклики приходят из разных источников: работных сайтов, формы на сайте компании, почты, рекомендаций сотрудников. ATS собирает их в карточки кандидатов, убирает дубли и привязывает к вакансии. Рекрутер видит всех кандидатов на вакансию в одном списке и двигает их по этапам. Шаблонные письма уходят при смене этапа: приглашение на интервью, отказ, оффер.
| Источник | Как попадает в ATS |
|---|---|
| Работные сайты | Интеграция или импорт откликов |
| Сайт компании | Форма отклика создаёт карточку кандидата |
| Почта | Резюме из письма разбирается в карточку |
| Рекомендации | Сотрудник заполняет форму на портале |
Роль руководителя в подборе
Руководитель, который ищет сотрудника, участвует в отборе: смотрит резюме после скрининга, проводит интервью, принимает решение. В ATS он видит только кандидатов на свои вакансии, оставляет оценку и комментарий в карточке. Рекрутер не собирает мнения в переписке и не напоминает руководителю по три раза: система ставит задачу и показывает, у кого кандидаты ждут решения.
Подбор в Битрикс24
В Битрикс24 подбор собирают на базе CRM или смарт-процессов: вакансия — отдельная воронка или элемент, кандидат — карточка с этапами. Форма на сайте создаёт кандидата автоматически, интервью назначаются в календаре, письма отправляются по шаблонам. После оффера кандидат становится сотрудником, и запускается план адаптации. Больше о HR-процессах в портале — в статье о HR-платформе на Битрикс24.
| Задача | Чем решают в Битрикс24 |
|---|---|
| Вакансии и этапы | Смарт-процесс или воронка CRM |
| Отклики с сайта | CRM-форма создаёт кандидата |
| Собеседования | События календаря с участниками |
| Письма кандидатам | Шаблоны и роботы на этапах |
| Переход в адаптацию | Бизнес-процесс после оффера |
Как ATS помогает с массовым подбором
При массовом подборе на вакансию приходят сотни откликов, и рекрутер не успевает ответить каждому. ATS помогает отсеять неподходящих по анкете, автоматически пригласить подходящих на групповое собеседование и отправить отказы остальным. Кандидат получает ответ в тот же день и реже уходит к конкуренту.
Что подготовить перед внедрением
- Список вакансий и этапов отбора для каждой группы должностей.
- Шаблоны писем: приглашение, отказ, оффер, напоминание об интервью.
- Права доступа: кто видит каких кандидатов.
- Правила хранения резюме и согласий кандидатов на обработку данных.
- Отчёты, которые нужны руководителю HR.
Как ATS сокращает срок закрытия вакансии
Вакансия закрывается медленно, когда кандидаты ждут ответа на каждом этапе. Рекрутер не успевает разобрать отклики, руководитель неделю не смотрит резюме, интервью согласуют в переписке. ATS сокращает эти паузы: отклики разобраны в одном месте, решения руководителя запрашиваются задачей с напоминанием, слоты интервью выбираются из календаря. Отчёт по этапам показывает, где кандидаты ждут дольше всего.
| Где теряется время | Что делает ATS |
|---|---|
| Разбор откликов | Все отклики в одном списке, без дублей |
| Ожидание решения руководителя | Задача с напоминанием и сроком |
| Согласование интервью | Выбор слота в календаре, приглашение кандидату |
| Ответ кандидату | Шаблонные письма при смене этапа |
База кандидатов
Кандидаты, которые не подошли сейчас, могут подойти на другую вакансию через полгода. В ATS их резюме, оценки и комментарии сохраняются. При открытии новой вакансии рекрутер сначала ищет в базе и связывается с теми, кто уже знаком с компанией. Срок хранения резюме и порядок удаления по запросу кандидата фиксируют в правилах обработки персональных данных.
Реферальный подбор
Рекомендации сотрудников — источник кандидатов, которые чаще проходят испытательный срок. В корпоративном портале сотрудник видит открытые вакансии и рекомендует знакомого через форму. Кандидат попадает в ATS с отметкой, кто его рекомендовал, а сотрудник получает уведомление о статусе. Если в компании есть бонус за рекомендацию, система подскажет HR, когда его начислить.
Что делать после найма
Подбор заканчивается выходом сотрудника, и дальше начинается адаптация. Если ATS и адаптация живут в разных системах, HR переносит данные вручную. В едином портале оффер запускает план адаптации, документы при приёме уходят на подпись через КЭДО, а рекрутер видит, прошёл ли нанятый кандидат испытательный срок. О том, как строить адаптацию, — в статье об адаптации персонала.
Частые вопросы
Что такое ATS простыми словами?
Система, в которой рекрутер ведёт вакансии и кандидатов: от отклика до выхода на работу.
Нужна ли ATS небольшой компании?
Если найм редкий, хватит таблицы или базовой воронки в корпоративном портале. ATS окупается, когда вакансий и откликов много.
Можно ли вести подбор в Битрикс24?
Да, вакансии и кандидатов ведут как воронку с задачами и событиями календаря, а отклики с сайта попадают в неё автоматически.
Подбор в Битрикс24
Настроим воронку подбора, сбор откликов и связку подбора с адаптацией на корпоративном портале.
Обсудить проектСтатьи по теме
