Автоматизация рекрутинга и возможности для HR в Битрикс24

Формирование команды вашей мечты может быть простым и приятным.

Эта статья о том как сделать HR-процессы прозрачнее и эффективнее, а HR-специалиста счастливее через удобную, простую и интуитивно понятную автоматизацию в Битрикс24.

Если вы и есть тот самый HR – супер крутой функционал как в Potok и других современных платформах реален и в Битрикс24, но мы поговорим для начала о необходимой базе.

Статья будет полезна собственникам, особенно если у вас:
  • маленькая компания и вы совмещаете разные функции,
  • постоянный процесс найма, который нужно оптимизировать,
  • есть желание и необходимость оценить работу сотрудников отдела кадров.
Порядок и оптимизация рутинных операций — необходимость, а иногда и основа выживания компаний.

Битрикс24 это не только CRM для отдела продаж, это мощнейший инструмент для разных сторон бизнеса.

В этой статье мы раскроем формулу успеха найма персонала, покажем приемы, чтобы сотрудникам легче было влиться в работу, и дадим готовые шаблоны. Построение HR процессов

Почему вам это нужно

Чтобы подогреть ваше воображение, давайте представим типичный кейс.

Прилетает в отдел кадров задача от руководства — организовать найм сотрудников.

HR-специалист наспех публикует вакансию на hh.ru, кидает клич по знакомым, пишет посты в facebook, какие-то договоренности с кандидатами оседают в почте, что-то в личном whatsapp.

Кандидатов становится много, хаос усиливается:
  • кандидаты не выполняют тестовые задания, и ничего не остается делать кроме как напоминать им об этом (так как выбор среди сделавших задание не велик);
  • кому-то ответили сразу, про кого-то забыли совсем или на несколько дней, кому-то назначили собеседование, но что-то пошло не так — например, не смогли собраться с руководством и забыли встречу с кандидатом, дедлайн прошел, кандидатов мало, hr-специалист разводит руками, захотели внедрить KPI для кадровика => не поняли что и как считать => оставили просто оклад.
Организация работы в Битрикс24 сделает результат найма лучше, работу HR-службы эффективнее и избавит от многих проблем и сам отдел кадров, и руководство компании. HR процессы в Bitrix24

С чего начать автоматизацию HR-процессов

Конечно же, с описания “болей” и тонких мест текущих процессов и составления конкретных to do.

Мы готовы помочь вам придумать их!

Оставьте заявку

Цели автоматизации работы с персоналом в Битрикс24 — уменьшить время на найм персонала, внедрить принцип “одного окна” для сотрудников кадровой службы, сделать адаптацию и обучение сотрудников более технологичными и приятными.

Чтобы организовать работу с кадрами в портале Битрикс24 мы советуем:
  1. делать лендинги для рекрутинга , с которых сразу всё попадает в специальную HR-воронку CRM;
  2. настроить интеграцию с hh.ru и другими источниками откликов;
  3. настроить автоматизированные письма, sms, сообщения в мессенджеры в зависимости от движения кандидата по стадиям;
  4. вовремя бронировать время участников собеседования, пользоваться функционалом “дела”, чтобы ничего не забыть;
  5. массово рассылать сообщения отфильтрованным кандидатам (например, приглашение на второй этап);
  6. следить за результатами воронки и постоянно улучшать их, сделать систему KPI для сотрудников кадровой службы;
  7. создавать, отправлять и хранить job offer и детали общения с кандидатом;
    Найм в Битрикс24
  8. сделать шаблон задачи по найму с чек-листом, чтобы случайно не упустить какой-то пункт, к примеру, подписать трудовой договор в течение 3х дней;
  9. обеспечить теплый приём кандидату даже если вас нет на рабочем месте с помощью автоматических задач с прикрепленными видео, буклетами, ссылками на нужный раздел базы знаний. Ничто так не демотивирует специалиста, как отсутствие понимание что делать и к кому обратиться в первые дни его работы;
  10. и в дальнейшем мотивировать и обучать персонал с помощью “плюшек” от Битрикс24 :)
"CRM Bitrix24 почти без доработок уже полезен для использования hr-специалистом. Берём такие элементы CRM, как Сделки. Настраиваем новое направление HR и несколько новых стадий. База кандидатов, отслеживание стадий, назначение собеседований, переписка с кандидатом, а также sms-уведомления — всё это будет под рукой у HR`а при использовании CRM Bitrix24.

Битрикс24 может заменить часть функций портала hh.ru, но не забывайте, что не все кандидаты готовы к открытому контакту. Отвечать на отклики необходимо также
"

(с) Алёна Яндулина, менеджер внутренних проектов INTERVOLGA

Автоматизация найма в Битрикс24

Для начала разберемся с сущностями системы.

Карточка контакта внутри CRM обычно используется для заполнения данных о клиенте. Но в нашем кейсе она будет символизировать анкету кандидата. В карточку можно добавить любые поля, которые заполняются вручную или подтягиваются откуда-то автоматически. Помимо текста в карточку можно вставлять ссылки, прикреплять файлы и вести всю историю по будущему сотруднику.

Сделкой в данной статье мы тоже называем не заказ от клиента, а скорее процесс рассмотрения кандидата на определенную вакансию. Карточка HR сделки

Скриншот сделки по кандидату в Bitrix24

Конечно, вы можете обсудить с опытными интеграторами и найти свой оптимальный состав работ. Но позвольте предложить вам проверенную схему.

Ниже будет пошаговая инструкция как оптимизировать кадровые процессы в компании.

Шаг 1 — организация приёма заявок кандидатов

Компании часто публикуют вакансии у себя на сайте и даже используют онлайн-рекламу для привлечения трафика кандидатов. Мы, кстати, не раз настраивали лидогенерацию соискателей для наших клиентов, в том числе в Instagram.

Обычно мы предлагаем сделать имиджевую посадочную страницу для этих целей и встроить туда CRM-форму из Битрикс24. Или же делать лендинг на базе Битрикс24 сразу.

Если вам не нравится дизайн Bitrix24, не страшно — его можно подружить с любыми сайтами и формами, хоть с Тильдой и подобными генераторами посадочных.

Для оперативных ответов кандидатам рекомендуем на посадочную разместить “открытые линии”. Открытые линии — это такой ответ Битрикс24 современным онлайн-консультантам и чат-ботам.

Там можно:
  • настроить очередь ответов для конкретных сотрудников;
  • переадресовать обращение коллеге;
  • создать заявку прямо из диалога с подгрузкой всей истории переписки;
  • сделать автоматические ответы в зависимости от сценариев;
  • сделать заготовки типовых ответов для уменьшения рутинных операций.
Вот пример нашего лендинга для найма программистов.

Мы постарались подготовить универсальный шаблон, вы можете рассмотреть его поближе и скачать по ссылке ниже:
Лендинг для найма сотрудников

Полная версия доступна по ссылке.

Шаг 2 — интеграция с hh.ru

С hh.ru можно интегрироваться с помощью API dev.hh.ru (доступ к нему платный) или готовых приложений для Битрикс24.
Интеграция bitrix24 и hh.ru С помощью приложений можно сохранить и просмотреть текущие вакансии, анкеты кандидатов, а также автоматизировать обработку откликов и получать точную статистику по каждому сотруднику из отдела HR.

Шаг 3 — настройка воронки в Битрикс24

Пример HR воронкиПример воронки в Битрикс24, которая явно сигнализирует о проблеме
Пример хорошей HR воронкиПример воронки в Битрикс24 хорошо работающей HR-службы
Необходимо сделать новое направление сделок в CRM Bitrix24.

HR-воронка должна совпадать с реальными процессами вашего найма. И в идеале — усовершенствовать его :)

Рекомендуем опросить специалистов найма вашей компании, чтобы дать точное задание разработчику.

Поверьте, в ходе такого совместного интервьюирования мы иногда слышим очень интересные инсайты даже от рядовых сотрудников! Сделайте людей, которым нужно будет работать в новой системе частью вашего решения и вы удивитесь насколько легко пройдет интеграция!

Мы с вами не будем углубляться в подробности слишком сильно, просто покажем варианты реализации. Рассмотрим два варианта внешнего вида (выбирайте что нагляднее для вас). Список HR сделок

Пример вывода HR-сделок на разных стадиях в виде списка

Сделки HR канбан

Пример канбан-доски сделок HR направления

На мой взгляд канбан нагляднее, и, что особенно удобно: в нём легко перетаскивать drag'n'drop сделку по кандидату в нужную стадию.

Карточку кандидата, как и поля сделки, можно заточить под уже существующую анкету, чтобы специалистам службы HR было легко и привычно заполнять данные.

Шаг 4 — автоматизация HR-процессов

Возможности автоматизации и оптимизации работы кадрового отдела ограничены лишь лицензией Bitrix24 и вашей фантазией.

Вот стандартные кейсы для примера:
  • система будет ставить автоматическую задачу или уведомление на сотрудника HR-службы. Закладываем 3 шт, к примеру: "обработать заявку кандидата", "пригласить на собеседование", "получить решение руководителя";
  • система будет отправлять автоматическое письмо или смс кандидату в зависимости от стадии сделки, закладываем 3 шт. Смс-службу надо подключить, за каждую смс будет взиматься оплата, email - будет довольно простого формата, пример ниже.
Что еще можно сделать:
  • подключить телефонию, все звонки с кандидатом будут записываться и складываться в карточку контакта или сделку;
  • создавать новые сущности, к примеру, джоб оффер на фирменном бланке компании с автоматической генерацией (данные из карточки сделки подтягиваются в шаблонный текст).
Приведем пример, в {скобках} то, что можно подтянуть в шаблон, чтобы персонализировать job offer:

{Имя кандидата}, добрый день! Зафиксирую договорённости по итогам собеседования:
  1. Вы приняты на позицию {название позиции, на которую выходит кандидат}
  2. Ожидаем от выполнение следующих задач: {описание обязанностей подтягивается из специального внутри позиции, которую заранее забили в каталог Битрикс24}
  3. Предполагаемый выход на работу {дата и время выхода на работу подтягивается из сделки}
  4. Вас встретит и всё покажет {имя и телефон ответственного за встречу новичка}
  5. Вот ссылка на документ с общими правилами {проходная система в офисе, дресс-код, рабочее время, обед}.
  6. Не забудьте взять с собой {ссылка на список документов для приёма на работу}
  7. Условия вашей позиции {приём на работу с испытательным сроком или без}
  8. Заработная плата во время испытательного срока {цифра из сделки} , после испытательного — {цифра или данные из текстового поля внутри сделки}.
  9. Ваш непосредственный руководитель {имя и контакты наставника на время испытательного срока}
  10. Данные для входа в нашу систему {доступ в рабочую почту и портал (если такое есть)}
  11. Напоминаю, что у нас есть всё для комфортной работы: {плюшки в офисе}.
Поздравляю с хорошим стартом!

Составляйте job offer максимально прозрачно и кратко, избегайте двусмысленных формулировок. В ваших интересах, чтобы кандидат правильно понял каждый пункт.

Вы готовы улучшить свои бизнес-процессы? Давайте придумаем что-то специально для вас?

Оставьте заявку

Шаг 5 — корпоративный университет и не только

Как вы понимаете, в Битрикс24 можно оцифровать не только найм, но и другие процессы.

Обычно 5й шаг идёт после тестирования и привыкания сотрудников к работе в портале (1-2 месяца).

По сути он может стать циклом бесконечных улучшений.

В Битрикс24 есть всё необходимое (помимо CRM для отдела продаж). Например:
  • внедрения прозрачной системы KPI;
  • нематериальной мотивации;
    Живая лента
  • взаимодействия с удаленными филиалами;
  • хранения интерактивной базы знаний;
    База знаний Битрикс24
  • организации корпоративной обучения и т.д.
Чуть больше можете прочитать в нашей статье про автоматизацию отдела кадров в Битрикс24. Там про согласование отсутствий, отпусков, переработок сотрудников.

Про корпоративный университет подробно пишем и показываем примеры тут. Наш кейс для компании Desan как раз про корпоративный университет.

Сколько это стоит?

Только направление сделок в Битрикс24 и автоматизация — 52 000 рублей:
  • интервьюирование заказчика, подготовка концепции, согласование;
  • создание HR-воронки, настройка стадий (включая 1-3 отрицательных для дальнейшей аналитики -- например, сколько кандидатов сами отказались, сколько пропали в процессе воронки, скольким мы отказали, кроме прочего -- аналитика будет и по стадиям стандартная);
  • инструкция для HR-сотрудника со скриншотами, 1 вебинар с записью.
Автоматизация:
  • система будет ставить автоматическую задачу или уведомление на сотрудника HR-службы. Закладываем 3 шт, к примеру: "обработать заявку кандидата", "пригласить на собеседование", "получить решение руководителя";
  • система будет отправлять автоматическое письмо или смс кандидату в зависимости от стадии сделки, закладываем 3 шт. Смс-службу надо подключить, за каждую смс будет взиматься оплата, email — будет довольно простого формата.
Бонус: если ещё не настроено, welcome-задача при приглашении нового сотрудника в портал.

Если еще хотите сайт для найма с CRM-формой, открытыми линиями с настройкой именно на сотрудников HR-службы — это еще плюс ~100000 рублей.

Вам может быть интересно:

Кейс: Экономия 300 часов HR-службы с помощью Модуля Адаптации сотрудников для Битрикс24
Оцените статью
17.03.2020
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

24.03.2023
Как мы заново написали модуль учета рабочего времени сотрудников в среде Битрикс24 для инжинирингового холдинга Задача учета времени работы сотрудников всегда актуальна. Для этой цели разработано много инструментов. Если вы пользуетесь Битрикс24, то наверняка знаете ...
10.02.2023
Импортозамещение наоборот или как мы сделали и продаем Обратный SMS-шлюз для Twilio + Bitrix24 Мы сделали приложение для глобального рынка, научились его продвигать и продавать и вышли на $1000+ дохода в месяц (самим немного смешно, но на оплату Goog...
10.02.2023
Экономим время HRa и нервы ИТ-дира, внедряя HR-платформу в Битрикс24 Меня зовут Антон Колодницкий, в компании ИНТЕРВОЛГА я руковожу разработкой HR-платформы для Битрикс24. Сегодня расскажу, как мы помогли улучшить процесс ад...
10.01.2023
Как мы CRM Битрикс24 с кучей всего интегрировали У нас был сложный сайт с личным кабинетом клиентов, устаревшая, переписанная 1С-ка, десяток маркетинговых сервисов, и телефония на Asterisk. Единств...
03.11.2022
Тюнинг HR процессов в компании Брайт Вэй Компания Брайт Вэй - динамично развивающаяся группа компаний, стратегия которой включает реализацию многих значимых проектов в фармацевтической отрасли Рос...
25.07.2022
Настройка вычисляемых и зависимых полей в Salesforce и Битрикс24 Вычисляемые поля в CRM CRM в коммерческом отделе — инструмент, упрощающий работу в компании. Но, как и все инструменты, его также можно и нужно настраивать. ...

Мы работаем по одному из двух форматов:

  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).

ИНТЕРВОЛГА предоставляет:

  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.

Для доработок и развития мы предлагаем формат 100 часов в месяц. Что можно сделать за это время:

  • новые нетиповые страницы или раздел;
  • 2 отчета с индивидуальными настройками;
  • 3-5 веб-сервисов интеграции;
  • замудренный калькулятор и т.п.

Поддержка «чтобы все работало как часы» стоит 45 тысяч рублей в месяц и описана тут.

Хочешь получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишись на рассылку — спамить не будем