Автоматизация рекрутинга и возможности для HR в Битрикс24

Формирование команды вашей мечты может быть простым и приятным.

Эта статья о том как сделать HR-процессы прозрачнее и эффективнее, а HR-специалиста счастливее через удобную, простую и интуитивно понятную автоматизацию в Битрикс24.

Если вы и есть тот самый HR – супер крутой функционал как в Potok и других современных платформах реален и в Битрикс24, но мы поговорим для начала о необходимой базе.

Статья будет полезна собственникам, особенно если у вас:
  • маленькая компания и вы совмещаете разные функции,
  • постоянный процесс найма, который нужно оптимизировать,
  • есть желание и необходимость оценить работу сотрудников отдела кадров.
Порядок и оптимизация рутинных операций — необходимость, а иногда и основа выживания компаний.

Битрикс24 это не только CRM для отдела продаж, это мощнейший инструмент для разных сторон бизнеса.

В этой статье мы раскроем формулу успеха найма персонала, покажем приемы, чтобы сотрудникам легче было влиться в работу, и дадим готовые шаблоны. Построение HR процессов

Почему вам это нужно

Чтобы подогреть ваше воображение, давайте представим типичный кейс.

Прилетает в отдел кадров задача от руководства — организовать найм сотрудников.

HR-специалист наспех публикует вакансию на hh.ru, кидает клич по знакомым, пишет посты в facebook, какие-то договоренности с кандидатами оседают в почте, что-то в личном whatsapp.

Кандидатов становится много, хаос усиливается:
  • кандидаты не выполняют тестовые задания, и ничего не остается делать кроме как напоминать им об этом (так как выбор среди сделавших задание не велик);
  • кому-то ответили сразу, про кого-то забыли совсем или на несколько дней, кому-то назначили собеседование, но что-то пошло не так — например, не смогли собраться с руководством и забыли встречу с кандидатом, дедлайн прошел, кандидатов мало, hr-специалист разводит руками, захотели внедрить KPI для кадровика => не поняли что и как считать => оставили просто оклад.
Организация работы в Битрикс24 сделает результат найма лучше, работу HR-службы эффективнее и избавит от многих проблем и сам отдел кадров, и руководство компании. HR процессы в Bitrix24

С чего начать автоматизацию HR-процессов

Конечно же, с описания “болей” и тонких мест текущих процессов и составления конкретных to do.

Мы готовы помочь вам придумать их!

Оставьте заявку

Цели автоматизации работы с персоналом в Битрикс24 — уменьшить время на найм персонала, внедрить принцип “одного окна” для сотрудников кадровой службы, сделать адаптацию и обучение сотрудников более технологичными и приятными.

Чтобы организовать работу с кадрами в портале Битрикс24 мы советуем:
  1. делать лендинги для рекрутинга , с которых сразу всё попадает в специальную HR-воронку CRM;
  2. настроить интеграцию с hh.ru и другими источниками откликов;
  3. настроить автоматизированные письма, sms, сообщения в мессенджеры в зависимости от движения кандидата по стадиям;
  4. вовремя бронировать время участников собеседования, пользоваться функционалом “дела”, чтобы ничего не забыть;
  5. массово рассылать сообщения отфильтрованным кандидатам (например, приглашение на второй этап);
  6. следить за результатами воронки и постоянно улучшать их, сделать систему KPI для сотрудников кадровой службы;
  7. создавать, отправлять и хранить job offer и детали общения с кандидатом;
    Найм в Битрикс24
  8. сделать шаблон задачи по найму с чек-листом, чтобы случайно не упустить какой-то пункт, к примеру, подписать трудовой договор в течение 3х дней;
  9. обеспечить теплый приём кандидату даже если вас нет на рабочем месте с помощью автоматических задач с прикрепленными видео, буклетами, ссылками на нужный раздел базы знаний. Ничто так не демотивирует специалиста, как отсутствие понимание что делать и к кому обратиться в первые дни его работы;
  10. и в дальнейшем мотивировать и обучать персонал с помощью “плюшек” от Битрикс24 :)
"CRM Bitrix24 почти без доработок уже полезен для использования hr-специалистом. Берём такие элементы CRM, как Сделки. Настраиваем новое направление HR и несколько новых стадий. База кандидатов, отслеживание стадий, назначение собеседований, переписка с кандидатом, а также sms-уведомления — всё это будет под рукой у HR`а при использовании CRM Bitrix24.

Битрикс24 может заменить часть функций портала hh.ru, но не забывайте, что не все кандидаты готовы к открытому контакту. Отвечать на отклики необходимо также
"

(с) Алёна Яндулина, менеджер внутренних проектов INTERVOLGA

Автоматизация найма в Битрикс24

Для начала разберемся с сущностями системы.

Карточка контакта внутри CRM обычно используется для заполнения данных о клиенте. Но в нашем кейсе она будет символизировать анкету кандидата. В карточку можно добавить любые поля, которые заполняются вручную или подтягиваются откуда-то автоматически. Помимо текста в карточку можно вставлять ссылки, прикреплять файлы и вести всю историю по будущему сотруднику.

Сделкой в данной статье мы тоже называем не заказ от клиента, а скорее процесс рассмотрения кандидата на определенную вакансию. Карточка HR сделки

Скриншот сделки по кандидату в Bitrix24

Конечно, вы можете обсудить с опытными интеграторами и найти свой оптимальный состав работ. Но позвольте предложить вам проверенную схему.

Ниже будет пошаговая инструкция как оптимизировать кадровые процессы в компании.

Шаг 1 — организация приёма заявок кандидатов

Компании часто публикуют вакансии у себя на сайте и даже используют онлайн-рекламу для привлечения трафика кандидатов. Мы, кстати, не раз настраивали лидогенерацию соискателей для наших клиентов, в том числе в Instagram.

Обычно мы предлагаем сделать имиджевую посадочную страницу для этих целей и встроить туда CRM-форму из Битрикс24. Или же делать лендинг на базе Битрикс24 сразу.

Если вам не нравится дизайн Bitrix24, не страшно — его можно подружить с любыми сайтами и формами, хоть с Тильдой и подобными генераторами посадочных.

Для оперативных ответов кандидатам рекомендуем на посадочную разместить “открытые линии”. Открытые линии — это такой ответ Битрикс24 современным онлайн-консультантам и чат-ботам.

Там можно:
  • настроить очередь ответов для конкретных сотрудников;
  • переадресовать обращение коллеге;
  • создать заявку прямо из диалога с подгрузкой всей истории переписки;
  • сделать автоматические ответы в зависимости от сценариев;
  • сделать заготовки типовых ответов для уменьшения рутинных операций.
Вот пример нашего лендинга для найма программистов.

Мы постарались подготовить универсальный шаблон, вы можете рассмотреть его поближе и скачать по ссылке ниже:
Лендинг для найма сотрудников

Полная версия доступна по ссылке.

Шаг 2 — интеграция с hh.ru

С hh.ru можно интегрироваться с помощью API dev.hh.ru (доступ к нему платный) или готовых приложений для Битрикс24.
Интеграция bitrix24 и hh.ru С помощью приложений можно сохранить и просмотреть текущие вакансии, анкеты кандидатов, а также автоматизировать обработку откликов и получать точную статистику по каждому сотруднику из отдела HR.

Шаг 3 — настройка воронки в Битрикс24

Пример HR воронкиПример воронки в Битрикс24, которая явно сигнализирует о проблеме
Пример хорошей HR воронкиПример воронки в Битрикс24 хорошо работающей HR-службы
Необходимо сделать новое направление сделок в CRM Bitrix24.

HR-воронка должна совпадать с реальными процессами вашего найма. И в идеале — усовершенствовать его :)

Рекомендуем опросить специалистов найма вашей компании, чтобы дать точное задание разработчику.

Поверьте, в ходе такого совместного интервьюирования мы иногда слышим очень интересные инсайты даже от рядовых сотрудников! Сделайте людей, которым нужно будет работать в новой системе частью вашего решения и вы удивитесь насколько легко пройдет интеграция!

Мы с вами не будем углубляться в подробности слишком сильно, просто покажем варианты реализации. Рассмотрим два варианта внешнего вида (выбирайте что нагляднее для вас). Список HR сделок

Пример вывода HR-сделок на разных стадиях в виде списка

Сделки HR канбан

Пример канбан-доски сделок HR направления

На мой взгляд канбан нагляднее, и, что особенно удобно: в нём легко перетаскивать drag'n'drop сделку по кандидату в нужную стадию.

Карточку кандидата, как и поля сделки, можно заточить под уже существующую анкету, чтобы специалистам службы HR было легко и привычно заполнять данные.

Шаг 4 — автоматизация HR-процессов

Возможности автоматизации и оптимизации работы кадрового отдела ограничены лишь лицензией Bitrix24 и вашей фантазией.

Вот стандартные кейсы для примера:
  • система будет ставить автоматическую задачу или уведомление на сотрудника HR-службы. Закладываем 3 шт, к примеру: "обработать заявку кандидата", "пригласить на собеседование", "получить решение руководителя";
  • система будет отправлять автоматическое письмо или смс кандидату в зависимости от стадии сделки, закладываем 3 шт. Смс-службу надо подключить, за каждую смс будет взиматься оплата, email - будет довольно простого формата, пример ниже.
Что еще можно сделать:
  • подключить телефонию, все звонки с кандидатом будут записываться и складываться в карточку контакта или сделку;
  • создавать новые сущности, к примеру, джоб оффер на фирменном бланке компании с автоматической генерацией (данные из карточки сделки подтягиваются в шаблонный текст).
Приведем пример, в {скобках} то, что можно подтянуть в шаблон, чтобы персонализировать job offer:

{Имя кандидата}, добрый день! Зафиксирую договорённости по итогам собеседования:
  1. Вы приняты на позицию {название позиции, на которую выходит кандидат}
  2. Ожидаем от выполнение следующих задач: {описание обязанностей подтягивается из специального внутри позиции, которую заранее забили в каталог Битрикс24}
  3. Предполагаемый выход на работу {дата и время выхода на работу подтягивается из сделки}
  4. Вас встретит и всё покажет {имя и телефон ответственного за встречу новичка}
  5. Вот ссылка на документ с общими правилами {проходная система в офисе, дресс-код, рабочее время, обед}.
  6. Не забудьте взять с собой {ссылка на список документов для приёма на работу}
  7. Условия вашей позиции {приём на работу с испытательным сроком или без}
  8. Заработная плата во время испытательного срока {цифра из сделки} , после испытательного — {цифра или данные из текстового поля внутри сделки}.
  9. Ваш непосредственный руководитель {имя и контакты наставника на время испытательного срока}
  10. Данные для входа в нашу систему {доступ в рабочую почту и портал (если такое есть)}
  11. Напоминаю, что у нас есть всё для комфортной работы: {плюшки в офисе}.
Поздравляю с хорошим стартом!

Составляйте job offer максимально прозрачно и кратко, избегайте двусмысленных формулировок. В ваших интересах, чтобы кандидат правильно понял каждый пункт.

Вы готовы улучшить свои бизнес-процессы? Давайте придумаем что-то специально для вас?

Оставьте заявку

Шаг 5 — корпоративный университет и не только

Как вы понимаете, в Битрикс24 можно оцифровать не только найм, но и другие процессы.

Обычно 5й шаг идёт после тестирования и привыкания сотрудников к работе в портале (1-2 месяца).

По сути он может стать циклом бесконечных улучшений.

В Битрикс24 есть всё необходимое (помимо CRM для отдела продаж). Например:
  • внедрения прозрачной системы KPI;
  • нематериальной мотивации;
    Живая лента
  • взаимодействия с удаленными филиалами;
  • хранения интерактивной базы знаний;
    База знаний Битрикс24
  • организации корпоративной обучения и т.д.
Чуть больше можете прочитать в нашей статье про автоматизацию отдела кадров в Битрикс24. Там про согласование отсутствий, отпусков, переработок сотрудников.

Про корпоративный университет подробно пишем и показываем примеры тут. Наш кейс для компании Desan как раз про корпоративный университет.

Сколько это стоит?

Только направление сделок в Битрикс24 и автоматизация — 52 000 рублей:
  • интервьюирование заказчика, подготовка концепции, согласование;
  • создание HR-воронки, настройка стадий (включая 1-3 отрицательных для дальнейшей аналитики -- например, сколько кандидатов сами отказались, сколько пропали в процессе воронки, скольким мы отказали, кроме прочего -- аналитика будет и по стадиям стандартная);
  • инструкция для HR-сотрудника со скриншотами, 1 вебинар с записью.
Автоматизация:
  • система будет ставить автоматическую задачу или уведомление на сотрудника HR-службы. Закладываем 3 шт, к примеру: "обработать заявку кандидата", "пригласить на собеседование", "получить решение руководителя";
  • система будет отправлять автоматическое письмо или смс кандидату в зависимости от стадии сделки, закладываем 3 шт. Смс-службу надо подключить, за каждую смс будет взиматься оплата, email — будет довольно простого формата.
Бонус: если ещё не настроено, welcome-задача при приглашении нового сотрудника в портал.

Если еще хотите сайт для найма с CRM-формой, открытыми линиями с настройкой именно на сотрудников HR-службы — это еще плюс ~100000 рублей.

Вам может быть интересно:

Кейс: Экономия 300 часов HR-службы с помощью Модуля Адаптации сотрудников для Битрикс24
Оцените статью
17.03.2020
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

03.11.2022
Тюнинг HR процессов в компании Брайт Вэй Компания Брайт Вэй - динамично развивающаяся группа компаний, стратегия которой включает реализацию многих значимых проектов в фармацевтической отрасли Рос...
25.07.2022
Настройка вычисляемых и зависимых полей в Salesforce и Битрикс24 Вычисляемые поля в CRM CRM в коммерческом отделе — инструмент, упрощающий работу в компании. Но, как и все инструменты, его также можно и нужно настраивать. ...
14.07.2022
Типы записей Процесса продаж в Salesforce и Направления сделок при переходе на Битрикс24 Редко компании делают что-то одно. Как правило, услуг несколько и этапы в них разные. При этом все эти услуги одновременно или поочередно реализуются одному кл...
07.07.2022
Кейс: Экономия 300 часов HR-службы с помощью Модуля Адаптации сотрудников для Битрикс24Статья о том, как разработка программы для адаптации сотрудников помогла производителю моторных масел и антифризов навести порядок в HR-процессах и добиться эко...
22.06.2022
Salesforce и Битрикс24: сбор и конвертация лидовИмпортозамещение важно для российских компаний, которым нужно заменить иностранное программное обеспечение и сервисы на российские аналоги. В сегменте CRM-сист...
13.05.2022
Обновление модуля ограничения доступа к полям CRM: ограничение доступа в канбане ИНТЕРВОЛГА выпускает готовые решения для Битрикс24, которые расширяют возможности портала за разумные деньги. Сегодня поговорим об обновлении Модуля ограни...

Мы работаем по одному из двух форматов:

  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).

ИНТЕРВОЛГА предоставляет:

  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.

Для доработок и развития мы предлагаем формат 100 часов в месяц. Что можно сделать за это время:

  • новые нетиповые страницы или раздел;
  • 2 отчета с индивидуальными настройками;
  • 3-5 веб-сервисов интеграции;
  • замудренный калькулятор и т.п.

Поддержка «чтобы все работало как часы» стоит 45 тысяч рублей в месяц и описана тут.

Хочешь получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишись на рассылку — спамить не будем