Аналитика в Битрикс24: как выжать максимум из неструктурированных данных

• BI Конструктор: что это
• Чем полезен BI Конструктор
• Для каких задач инструмент не подойдет
• Как начать работу с BI Конструктором
• BI Конструктор: с какими наборами данных можно работать
• 5 незаменимых отчетов BI Конструктора для руководителя
• Настройка индивидуальных отчетов в BI Конструкторе
• Как мы кастомизируем отчеты в BI Конструкторе
  • Дано
  • Что мы сделали
  • Как это выглядит

Вести бизнес без аналитики — все равно что пуститься в свободное плавание. Однако формировать аналитические отчеты сразу в Битрикс24 долгое время было невозможно. Для анализа приходилось (или приходится до сих пор) выгружать данные и использовать сторонние сервисы — Looker Studio, DataLens, Power BI и другие. Инструменты мощные и гибкие, но выгрузка/загрузка отнимают время и ресурсы. Кроме того, среднему и крупному бизнесу нужно оплачивать pro-тарифы, а к Looker Studio сейчас ограничен доступ российским пользователям.

Еще один недостаток — доступ к аналитике по умолчанию есть только у того, кто ее подготовил. Чтобы поделиться результатами с командой, нужно пересылать отчеты по почте или мессенджеру. Файлы и ссылки теряются, удаляются, не всегда корректно открываются — удобством и не пахнет.

Встроенный в корпоративную систему модуль BI Конструктор Битрикс24 устраняет эти ограничения. Расскажем, что он умеет, для каких задач подходит лучше всего и как начать с ним работать, чтобы улучшить показатели бизнеса уже завтра.

BI Конструктор: что это

BI Конструктор — это инструмент для BI-аналитики (Business Intelligence). Он собирает информацию по всему Битрикс24 в отчеты и наглядно представляет ее на дашбордах. Они содержат графики, диаграммы и таблицы.

Конструктор использует данные всей корпоративной системы, включая CRM, а также из внешних источников: импортированных CVS-файлов, подключенных рекламных кабинетов и базы 1С. Инструмент доступен в коробочных версиях и на платных тарифах Битрикс24, начиная со Стандартного. Дополнительно оплачивать его не нужно.

По умолчанию BI Конструктор отображается в меню корпоративного портала. Если вы не видите его, проверьте ваш тариф или обратитесь к вашему интегратору либо специалистам ИНТЕРВОЛГИ.

BI Конструктор Битрикс24 разработан на платформе Apache Superset. Система достаточно новая, но быстроразвивающаяся — этому способствует открытый исходный код. Она отличается высокой производительностью, гибкостью запросов, способностью работать с bigdata и качественной визуализацией данных.

Если сравнивать продукты на платформе Apache Superset и популярный Looker Studio от Google, то последний проигрывает при создании сложных отчетов с использованием нескольких источников данных. BI Конструктор Битрикс24 легко справляется с такими задачами, соединяя наборы данных с помощью SQL-запросов. Еще один плюс — удобный интерфейс стандартных отчетов, который понятен даже новичку.

Есть же отчеты во вкладке CRM. Зачем пользоваться BI Конструктором?

Инструмент «Отчеты» в разделе CRM Битрикс24 сильно устарел. Возможности BI Конструктора намного шире, а представление данных — более наглядное и удобное.

Чем полезен BI Конструктор

10 причин начать работать с BI Конструктором Битрикс24:

• российский продукт, к которому не ограничат доступ;

• бесплатно для пользователей коммерческих тарифов Б24 (Стандартный и выше) — не нужно ничего дополнительно оплачивать;

• большое количество дополнительных отчетов в Маркетплейсе, доступных при наличии активной подписки;

• отказ от лишних действий — интеграции со сторонним аналитическим сервисом и импорт данных;

• принцип одного окна — вся работа внутри одного приложения;

• большой инструментарий — не просто отчеты, а полноценные дашборды с настраиваемой визуализацией данных;

• высокий уровень детализации, гибкая и точная настройка отчетов;

• быстрый экспорт отчетов в Excel и дашбордов в .pdf;

• совместный доступ — создавайте и редактируйте аналитику совместно с руководителями разных уровней и делитесь результатами с линейными сотрудниками;

• кастомизация аналитики с учетом специфики вашего бизнеса;

• новые точки роста и инсайты — оценивайте результаты, вдохновляйтесь и принимайте верные решения для развития бизнеса.

BI Конструктор Битрикс24 позволяет анализировать ключевые показатели бизнеса прямо внутри системы — без выгрузки данных на сторонние сервисы и дополнительных платежей.

Для каких задач инструмент не подойдет

BI Конструктор — мощный и гибкий инструмент для аналитики, но не искусственный интеллект. Он не дает советов, подсказок и долгосрочных прогнозов на основании собранных данных. Конструктор помогает принимать правильные решения, но не генерирует их сам.

Также в BI Конструкторе невозможно кастомизировать внешний вид диаграмм, графиков и таблиц. Оформить их в соответствии с брендбуком или дизайном корпоративного портала не получится.

Кроме того, нельзя настроить в Битрикс24 автоматизацию на основе каких-либо данных из дашбордов конструктора.

Как начать работу с BI Конструктором

Раздел «BI Конструктор» отображается в меню Битрикс24 слева. Инструмент сразу готов к работе — перейдите внутрь и начните отслеживать десятки метрик вашего бизнеса.

По умолчанию в списке есть 26 стандартных (системных) отчетов. Вот некоторые из них:

1. ABC-анализ клиентов

2. Аналитика лидогенерации

3. Товарная аналитика сделок

4. Динамика выполнения бизнес-процесса

5. Задачи: загрузка исполнителей и подразделений

6. Когортный анализ клиентов

7. Комплексная аналитика сделок

8. Основные показатели бизнеса

9. Пропускная способность потока

10. Сравнительная аналитика продаж товаров

11. Удержание и отток клиентов

12. Эффективность рекламных источников

Список системных отчетов в BI Конструкторе

Этот список постоянно расширяется: за полтора года разработчики добавили 21 новый стандартный отчет и вывели BI Конструктор за рамки CRM. Сейчас с помощью этого инструмента можно анализировать не только продажи, но и задачи, бизнес- и смарт-процессы, каталог товаров, личные показатели работы каждого сотрудника.

Воспользоваться готовым отчетом легко: откройте любой из списка, и конструктор автоматически сформирует его, «подтянув» нужные данные из корпоративной системы. Перед началом работы в «Общих настройках» можно установить нужный период анализа сразу для всех отчетов.

Любой системный отчет можно скопировать, переименовать и отредактировать — добавить или убрать фильтры, карточки, графики и таблицы на основе нужного набора данных. Возможностей редактирования очень много, но нужно понимать, какой датасет использовать и каким образом, как правильно настроить фильтрацию.

BI Конструктор: с какими наборами данных можно работать

Наборы данных, они же датасеты, они же поля сущностей — все это разные названия информации о процессах компании, сделках, партнерах, счетах и многом другом. Из Битрикс24 можно использовать более 40 наборов данных из этих групп:

• сделки;

• лиды;

• товарный каталог;

• проекты и задачи;

• бизнес-процессы;

• смарт-процессы;

• компании и контакты;

• подпись и кадровый ЭДО;

• дела, стадии и связи дел с CRM;

• счета и КП;

• пользователи, звонки и структура компании;

• сведения из CoPilot с оценкой разговоров по скриптам.

Можно добавлять свои датасеты из CSV-файлов, 1С и подключенных рекламных кабинетов: Яндекс Директ, VK Реклама и других. В частности, по рекламе в отчеты возможно добавить рекламные источники и статистику рекламных расходов. Для этого потребуется объединить наборы данных с помощью SQL-запроса. Если вы не владеете языком структурированных запросов, — напишите нам, поможем.

5 незаменимых отчетов BI Конструктора для руководителя

Каждый бизнес уникален и обладает своей спецификой. Но у многих есть общие метрики, которые нужно отслеживать и анализировать большинству руководителей.

Вот пять стандартных отчетов BI Конструктора, которыми стоит воспользоваться уже сейчас и посмотреть на свой бизнес под новым углом:

1. Аналитика сделок. Посмотрите на общую картину продаж, определите периоды активности клиентов и откуда они чаще к вам приходят. С помощью этих данных можно улучшить планирование и скорректировать стратегию продаж.

2. Аналитика лидогенерации. Изучите, насколько успешно компания привлекает лидов. На дашборде видно, сколько лидов пришло в разные месяцы, из каких источников, количество лидов у каждого менеджера, распределение лидов по стадиям и другие показатели.

3. Основные показатели бизнеса. Посмотрите на динамику выручки, число сделок в работе и их сумму, оцените тенденцию и спрогнозируйте размер прибыли или убытков.

4. ABC-анализ клиентов. Классифицируйте всех клиентов на 3 категории и определите, на каком сегменте стоит сосредоточить внимание, чтобы увеличить продажи и выручку.

5. Комплексная аналитика сделок. Отличается от первого отчета более широким набором данных и анализом конверсии и выручки. Удобный инструмент для выявления тенденций в продажах и оценки работы команды.

Этими отчетами можно воспользоваться без трудоемкой настройки, чтобы посмотреть и проанализировать ключевые показатели бизнеса. А линейным сотрудникам можно предоставить доступ к отчетам «Моя нагрузка и эффективность» и «Мои персональные показатели». Они помогут каждому объективно оценить свою работу, обратить внимание на успехи и провалы, определить свой вклад в работу компании и настоящую роль в команде.

Пример системного отчета о скорости выполнения задач

Настройка индивидуальных отчетов в BI Конструкторе

BI Конструктор — инструмент очень гибкий, с огромным числом настроек и возможностей. Лишь часть из них доступны в пользовательском интерфейсе, когда достаточно нажать несколько кнопок и сохранить результат. Некоторые из 26 стандартных отчетов изначально настроены с применением SQL, и редактировать их без минимального знания языка структурированных запросов невозможно.

Для более глубокой кастомизации отчетов в BI Конструкторе, например, для объединения двух и более датасетов, придется привлекать разработчика. Еще один нюанс заключается в том, что не всегда очевидно, что именно стоит редактировать в настройках отчетов, графиков и дашбордов, чтобы отслеживать нужные метрики и управлять ими. Проработать структуру процессов, данных и связей между ними, составить корректное техзадание для разработчиков — задача аналитика.

Когда еще требуется программировать BI Конструктор:

1. Низкая скорость подготовки отчетов. При работе с большим объемом данных и отправке сложных запросов производительность инструмента может падать. Наши специалисты помогут разобраться в проблеме и оптимизируют процессы.

2. Прогнозирование в отчетах. Да, в конструкторе нет искусственного интеллекта, но можно использовать статистические формулы и вычислить предполагаемый результат. Например, на основе данных о продажах за 3 месяца спрогнозировать выручку за год методом экстраполяции.

Как мы кастомизируем отчеты в BI Конструкторе

Покажем на примере, как мы кастомизируем системные отчеты.

Дано

Клиент — юридическая фирма с входящими теплыми лидами. Заявки поступают по телефону и с сайта из нескольких источников: формы на разных страницах и чат.

Задачи — собирать статистику и анализировать все звонки, выделяя недозвоны и результативные созвоны; отслеживать конверсию звонков в счета, сумму счетов и средний чек.

Что мы сделали

В основу отчета «Звонки и счета» лег стандартный отчет «Аналитика звонков» — он в большей степени подходил для донастройки.

Этапы работы:

1. На графике «Количество звонков по стадиям» настроили фильтрацию по времени (показатели за день, неделю и месяц). Можно получить данные о звонках по отделу и конкретному сотруднику, которые они совершали на различных этапах сделки.

2. Дополнили таблицу с информацией о звонках: теперь в ней отображаются длительность созвона, данные о проводившем его менеджере и наименовании отдела.

3. Настроили графики «Количество недозвонов» и «Количество результативных звонков». С помощью фильтра в них можно выбрать отображение за период, по отделам и конкретным сотрудникам. Для этого объединили два датасета с помощью SQL-запросов.

4. Создали дополнительные графики «Средний чек» с фильтрацией по отделам и менеджерам.

5. Разработали таблицу «Конверсия звонков в счета» с фильтром по отделам и по сотрудникам и с выбором временного интервала.

6. На каждый график добавили линию «нормы».

7. Собрали и оформили дашборд — распределили информацию по вкладкам, добавили заголовки и тексты, настроили частоту обновления отчета.

Как это выглядит

Диаграмма распределения звонков одного сотрудника в течении недели

Информация о длительности и средних показателях звонка по каждому сотруднику и/или отделу

Конверсия звонков в счета

Хотите отслеживать основные показатели бизнеса, управлять этими метриками и повысить эффективность?

Ищете удобный и функциональный инструмент для аналитики в одном окне вместо платных сервисов?

Уже попробовали работать в BI Конструкторе и поняли, что вам нужна помощь с ним?

Заполните форму внизу, чтобы наш эксперт перезвонил и уточнил задачу. Специалисты ИНТЕРВОЛГИ проанализируют ваши бизнес-процессы, помогут составить список отслеживаемых метрик, спроектируют отчеты и настроят BI Конструктор под вас. Вы получите готовый работающий инструмент для качественной аналитики бизнеса.

Больше статей о развитии корпоративного портала:

• Автоматизация процесса командировки в Битрикс24
• График и согласование отпусков в Битрикс24
• Электронная подпись запросов и документов в Битрикс24
• Госуслуги у вас в Битрикс24 — единое окно для сотрудников