Система управления проектами: как выбрать и внедрить

Система управления проектами — программа, в которой компания планирует проекты, распределяет задачи и ресурсы, следит за сроками и бюджетом и видит состояние всех проектов сразу. Без неё проекты живут в таблицах, почте и головах руководителей проектов, а о срыве сроков узнают, когда уже поздно. Ниже — какие функции нужны, какие бывают системы, как выбрать и внедрить систему и как управлять проектами в Битрикс24.

Зачем нужна система

В системе планируют проекты, распределяют задачи и ресурсы, следят за сроками и бюджетом и видят состояние всех проектов сразу.

Какие задачи решает система

Функции системы управления проектами

Какие бывают системы

Отдельная система даёт больше возможностей для планирования, но сотрудники работают ещё в одной программе. Портал объединяет проекты с чатами, задачами, документами и CRM, и сотрудники пользуются им каждый день. Компании часто начинают с портала и добавляют специализированный инструмент для отдельных команд, если им не хватает функций.

Методологии управления проектами

Система поддерживает методологию, которую выбрала компания, но не заменяет её. Для проектов с понятным результатом и сроком подходит каскадный подход: этапы идут друг за другом, сроки и зависимости видны на диаграмме Ганта. Для проектов, где требования уточняются по ходу работы, подходит гибкий подход: работа идёт короткими итерациями, задачи двигаются по канбану. Многие компании сочетают: общий план этапами, внутри этапов — гибкая работа команды.

Выбор и внедрение

Систему выбирают по типичным проектам: длительность, число участников, зависимости, бюджеты. Внедрение начинают с правил и пилота на одном-двух проектах.

Как выбрать систему

1. Опишите типичные проекты: длительность, число участников, зависимости, бюджеты.
2. Определите, кто будет работать в системе: только проектные менеджеры или все участники.
3. Составьте список обязательных функций и тех, без которых можно обойтись.
4. Проверьте связь с другими системами: CRM, учёт времени, 1С, документы.
5. Попробуйте систему на одном реальном проекте до решения о покупке.

Как внедрить систему управления проектами

Перед запуском договариваются о правилах: что считается проектом, кто его открывает, какие обязательные поля, как ставятся сроки, кто и как часто обновляет статус. Без правил каждый руководитель проекта ведёт проекты по-своему, и сводный отчёт для руководства не собирается. О постановке задач — в статье о постановке задач сотрудникам.

Роли в проекте

Права доступа настраивают по ролям: участник видит свои проекты, руководитель проектов — все проекты своего направления, руководство — портфель. Внешних участников, например подрядчиков или клиентов, можно приглашать в отдельные проекты с ограниченным доступом.

Шаблоны проектов

Если компания регулярно выполняет похожие проекты — внедрения, запуски точек, мероприятия, — шаблон экономит время и снижает риск пропустить важный шаг. В шаблоне этапы, задачи с типовыми сроками, ответственные по ролям, чек-листы и документы. Руководитель проекта запускает проект из шаблона, корректирует даты и состав команды и сразу получает готовый план.

Сколько стоит система

Стоимость зависит от числа пользователей, нужных функций и интеграций. Если компания уже работает в корпоративном портале, проекты часто ведут в нём без отдельных лицензий, а затраты уходят на настройку шаблонов, прав и отчётов. Отдельная система требует лицензий на каждого участника и интеграции с остальными системами. Перед выбором полезно посчитать не только лицензии, но и время сотрудников на работу в нескольких программах.

Контроль, риски и ошибки

Когда проектов много, руководство смотрит портфель: все проекты со статусом, сроками, бюджетом и ответственным.

Показатели управления проектами

Портфель проектов

Когда проектов много, руководству нужен портфель: список всех проектов со статусом, сроками, бюджетом и ответственным. По портфелю решают, какие проекты приоритетны, где не хватает людей и какие стоит остановить. Портфель строят автоматически из системы: собирать его из отчётов руководителей проектов долго, и данные быстро устаревают. О показателях для руководителя — в статье о дашборде руководителя.

Риски проекта

Риски — события, которые могут сорвать сроки или бюджет: задержка поставки, уход ключевого специалиста, изменение требований заказчика. Их фиксируют в проекте с оценкой вероятности и последствий и назначают ответственного за каждый. Раз в неделю руководитель проекта проверяет список: какие риски стали ближе и что делать. Риски, о которых знают заранее, обходятся дешевле тех, что случаются внезапно.

Ошибки при внедрении

Отчётность по проектам

Руководитель проекта раз в неделю обновляет статус: что сделано, что отстаёт, какие риски. Если статус собирается из задач автоматически, это занимает минуты. Руководство получает сводку по портфелю, а по проектам с отклонениями — подробности. Хорошая практика — короткий статус-отчёт в трёх цветах: зелёный — идёт по плану, жёлтый — есть риски, красный — нужна помощь руководства.

Проекты в Битрикс24

В Битрикс24 проект — группа с задачами, канбаном, диаграммой Ганта, файлами и календарём. После оплаты сделки проект создаётся по шаблону.

Сколько стоят сорванные сроки

Управление проектами в Битрикс24

В Битрикс24 проект — группа с задачами, канбаном, диаграммой Ганта, обсуждением, файлами и календарём. Задачи ставят с ответственными, сроками и чек-листами, проекты запускают по шаблонам, в задачах учитывают затраченное время. Руководитель видит просроченные задачи и загрузку команды. Подробнее о работе с проектами — в статье о проектной работе в Битрикс24.

Управление проектами и учёт времени

Если проекты продаются клиентам по часам или бюджет зависит от трудозатрат, учёт времени становится частью управления проектом. Руководитель проекта сравнивает потраченные часы с оценкой и видит перерасход до того, как проект станет убыточным. Чтобы учёт был точным, вносить время нужно просто: таймер в задаче или ввод в конце дня. Подробнее — в статье об учёте рабочего времени.

Проекты для клиентов

Если компания выполняет проекты для клиентов, проект связывают со сделкой в CRM: после оплаты из сделки автоматически создаётся проект по шаблону, а менеджер видит его статус. Клиента можно пригласить в проект с ограниченными правами, чтобы он видел ход работ и согласовывал результаты этапов прямо в системе, без переписки по почте.

Частые вопросы