Кейс: Разработка внутреннего портала Цифровой HR для крупной фармацевтической компании

• Бизнес-цели разработки внутреннего портала для HR
• О заказчике
• Задача внутреннего HR-портала
• Решение: корпоративная платформа «Цифровой HR-портал» на базе Битрикс24
  • Автоматизация процесса подбора и найма персонала на платформе “Цифровой HR”
  • Автоматизация процессов общения и взаимодействия сотрудников на едином ресурсе
  • Трансляция корпоративных миссии и ценностей через HR-портал
  • Внедрение рабочих процессов при разработке внутреннего портала: карта офиса, задачи, события, переговорные
  • Автоматизация корпоративного обучения персонала при разработке внутреннего портала.
• Результаты проекта и выводы
• Планы развития внутреннего портала фармацевтической компании

Бизнес-цели разработки внутреннего портала для HR

Люди в компаниях не только очень важны, но и очень дороги. В прямом смысле.

Дело даже не в заработных платах. Организация со штатом 1-3 тысячи человек тратит на подбор, подготовку, обучение, командообразование и организацию работы новичков огромные ресурсы.

По данным наших клиентов 1 офисный сотрудник требует не менее 30 часов рекрутеров на найм и не менее 50 часов на эффективное включение в рабочие процессы. Это время HR-департамента, руководителей, коллег и самого работника.

Постоянное усложнение кадровых процессов требует расширения HR-департамента, а его работа не всегда кажется руководству прозрачной.

Налицо проблема. Отсюда бизнес-цели проекта:

• автоматизация работы HR-департамента и повышение её эффективности;

• прозрачность и наглядность для руководства процессов найма, адаптации, удержания и развития.

ИНТЕРВОЛГА умеет решать такие задачи. Пример – кейс разработка внутреннего HR-портала в крупной фармкомпании.

О заказчике

Наш клиент входит в топ-5 фармацевтических производств России.

Это фармпроизводитель, который работает со многими дистрибьюторами все 20 лет своей истории. Множество препаратов этой фирмы вы найдете в ближайшей аптеке.

Мы знают специфику отрасли. Наши кейсы для фармацевтики: сайт аптечной сети, маркетплейс лекарств, личный кабинет управления сбытом дистрибьюторов.

Задача внутреннего HR-портала

Битрикс24 в 2022 году стал «де-факто» стандартом для разработки внутренних порталов автоматизации процессов крупных организаций. HR-процессы также строятся на этой системе.

Битрикс24 уже использовался в организации. Разработали трекер задач, календарь для бронирования переговорных комнат и лента для публикации поздравлений и информационных сообщений.

Решение: корпоративная платформа «Цифровой HR-портал» на базе Битрикс24

ИНТЕРВОЛГА внедряет платформу «Цифровой HR», которая делает из Битрикс24 автоматизированный платформу для работы с персоналом.

Платформа создаёт автоматизацию более 50% задач крупного бизнеса непосредственно «из коробки». Особенности и тонкие процессы конкретного предприятия и корпоративный стиль реализуются при внедрении.

Автоматизация процесса подбора и найма персонала на платформе “Цифровой HR”

Блок «найм» построен на канбан-доске. Канбан-доска отражает ход найма. Каждый рекрутер видит свои “вакансии в работе”, руководство видит все.

Каждое направление имеет свой варианты канбан-доски.

Доска направления найма позволяет контролировать выполнение показателей

Плагин к Headhunter автоматически добавляет резюме отобранных кандидатов в Битрикс24. Это экономит время рекрутера.

Руководителю доступна панель контроля – Дашборд.

Карточка вакансии

Автоматизация процессов общения и взаимодействия сотрудников на едином ресурсе

Битрикс24 в штатной поставке имеет готовые функции для построения единой корпоративной среды предприятия: рабочие группы, чаты, готовые бизнес-процессы, работа с любого устройства и из любого места.

Платформа Цифровой HR дополняет штатные возможности Битрикс24 HR-задачами крупного бизнеса.

Работнику большой фирмы сложно коммуницировать по телефону или электронной почте с коллегами из другого офиса или города. Неудобно решать простые на первый взгляд вопросы планирования отпуска, обновления оборудования, получения документов.

Автоматизация процесса построения команды происходит после разработки внутреннего портала с дружелюбным дизайном, фотографиями коллег и понятными бизнес-процессами.

Корпоративный дизайн платформы

Для повышения лояльности коллектива был разработан корпоративный дизайн HR-портала на основании стиля и UI Kit группы компаний. Важно, чтобы новый дизайн:

• органично смотрелся;

• не мешал работе штатных возможностей системы;

• не приводил к огромной стоимости владения системой при дальнейших доработках;

• сохранил обновляемость Битрикс24.

ИНТЕРВОЛГА умеет решать эти задачи.

В проекте разработки внутреннего портала Цифровой HR для фармацевтической компании при мы учли общий стиль и дизайн нескольких ключевых страниц: главной, профиля и страницу «новому сотруднику».

Главная страница внутреннего портала для HR

Цель главной страницы – вовлечь каждого работника во все аспекты жизни предприятия и дать удобную навигацию. Трудно ощущать себя частью чего-то большого, когда ты не видишь масштабов и не наблюдаешь постоянные изменения.

Что появилось на брендированной главной странице:

• Лента новостей. Новости разделены по рубрикам. Выделили новости филиалов, чтобы сотрудники знали о событиях в Новосибирске, Казани и других городах. Отраслевые новости поместили в раздел Фармвестник. Он наполняется автоматически из профильных СМИ. Получилось удобно — пользователи активно читают материалы, появляются новые постоянные рубрики.

• Ближайшие события. Автоматизация отображения событий из календаря компании на месяц вперед. Цель – заранее информировать персонал о важном: когда будет следующий корпоратив, где пройдёт обучение или встреча с директором. Теперь все знают, что будет на неделе и в этом месяце. Могут планировать время, записываться на мероприятие, задавать вопросы. Собирать людей стало легче.
• Дни Рождения. Создали брендированный виджет с блоками «сегодня» и «месяц» — это важно, если коллектив большой. Чтобы персонал в ленте новостей не видел одни только поздравления малознакомых ему коллег, мы улучшили функциональность поздравлений. Теперь по кнопке “поздравить” поздравление видно только для работников отдела именинника, все остальные видят информацию об имениннике в виджете и при нажатии на кнопку «поздравить» добавляются к получателям сообщения, а к тексту поздравления добавляется отметка «мне нравится»;
• “Успешного старта!”. В большой организации не все знают друг друга в лицо, чтобы новому человеку было проще адаптироваться в новом коллективе - мы представим новичка сразу после его принятия.
• Доска почета позволит выделить лучших, рассказать об успехах коллег и достигаемых результатах. HR-департамент получил еще один инструмент позволяющий повышать мотивацию персонала.
• Опрос недели. Сложно быстро собрать обратную связь от работников большой компании, поэтому мы вынесли опрос на главную в отдельный виджет. Важный опрос не потеряется в живой ленте, а все чувствуют причастность к решениям и развитию.

В результате разработка внутреннего портала Цифровой HR, выполненного в едином корпоративном стиле, не только автоматизировала рабочие процессы рекрутингового отдела, но и создала атмосферу открытой и приятной компании. Главная страница – свод всей важной информации: новости, награждения, праздники, календарь, опросы, прием новых сотрудников. Информация на платформе часто обновляется, и все видят как живет компания.

Трансляция корпоративных миссии и ценностей через HR-портал

В жизни большой организации происходит много событий: спортивные мероприятия, награждения, семинары.

Сложно воспринимать себя частью коллектива, если ты не работаешь в главном офисе. Ключевая трудность построения единой корпоративной культуры – разная атмосфера в филиалах.

Чтобы сплотить команду и держать всех в едином информационном поле во внутреннем портале был создан раздел с корпоративными новостями. Помимо блока на главной, Новости – отдельная страница ресурса.

Автоматизация событий и публикации отражают движение компании к общим целям и помогают показать роль каждого. Трансляция миссии и ценностей показывают как растет компания.

Новости делятся по рубрикам и имеют теги для навигации.

Заказчику было важно подчеркнуть что ценности – не просто лозунги на стенах, а отражение практических действий компании.

Ключевые публикации раздела “Новости” показывают историю компании и ее дух, знать и чувствовать которые важно каждому работнику в каждом офисе.

Профиль и задачи сотрудника

Приветственная страница «новому сотруднику»

Первый рабочий день – стресс для работника и нагрузка для руководителя.

Впечатление об организации создается с первых дней, важно наладить контакт с коллегами, сделать адаптацию более комфортной.

Была создана страница для новых сотрудников, где они знакомятся со всей необходимой информацией и получают пошаговую инструкцию по адаптации.

К каждому шагу привязан отдельный раздел корпоративного портала. Нужно записаться на обучающий курс, открыть Диск, где уже доступны все нужные регламенты.

Автоматизация адаптации нового работника на внутреннем портале в Битрикс24

Для каждого шага создается задача, а автоматизация процессов позволяет отслеживать их выполнения на странице «Новому сотруднику».

В результате молодой работник быстро узнает необходимую информацию, привыкает к коммуникации в цифровой среде и начинает работать.

Внедрение рабочих процессов при разработке внутреннего портала: карта офиса, задачи, события, переговорные

Карта офиса

Группа компаний занимает несколько этажей большого бизнес-центра. Найти где сидит конкретный специалист — квест, прохождение которого заказчик возложил на автоматизацию процессов с помощью Битрикс24

Для этого мы предложили взять планы этажей, перерисовать в соответствии с дизайном и разработать интерактивную карту офиса.

В правой части находится список всех подразделений. При наведении на нужный отдел подсвечивается область на карте.

Найти конкретного сотрудника можно с помощью поиска — мы увидим детальную с контактами и выделенной областью на карте ресурса. Карта офиса представляет из себя планы этажей, на которых можно найти расположение отдела или конкретного специалиста.

Этажи были отрисованы с нуля на основе статичных планов.

Синхронизация бронирования переговорных комнат

Для больших предприятий характерна борьба за переговорные комнаты из-за большой нагрузки и обилия некорректно внедренных инструментов бронирования.

Фармацевтическая компания не стала исключением. На старте было: 7 переговорных комнат, 3 отдельных портала и 3 отдельных домена outlook.

Задача – автоматизация единого информационного пространства с актуальными графиками занятости переговорных.
Решение - организовали службу синхронизации, которая регулирует вопрос дублей и накладок.

Дизайн бронирования переговорных также был обновлен в соответствии с корпоративным стилем.

Календарь и события

Автоматизация корпоративного обучения персонала при разработке внутреннего портала.

Для сотрудников разработан раздел с обучающими курсами. Для доступа в каталог всех курсов для обучения работник может направить заявку, нажав на кнопку «подать заявку».

Обучение содержит страницы: список курсов и детальная вкладка курса.

Детальная страница курса представляет из себя набор блоков с основной информацией для изучения, а также событий по теме курса (тренинги, встречи, вебинары и пр.)

Заявка проходит модерацию у ответственного специалиста, все материалы курса доступны только после ее одобрения.

Курс состоит из информации, которую новичок изучает самостоятельно (документы и ссылки) и событий тренинга (мероприятия в календаре).

После одобрения заявки - все события появятся у сотрудника в календаре, а на диске будет доступна папка с документами обучения.

После прохождения курса он может быть завершен двумя способами:

Есть два варианта завершения курса:

1. Тестирование — самостоятельное прохождение теста в платформе

2. Аттестация — проверку знаний проводит ответственный за обучение. После того, как работник нажимает на кнопку «пройти аттестацию» на ответственного ставится задача со ссылкой на работника, которого нужно аттестовать.

Вариант завершения устанавливается в настройках курса

Сданный тест или завершенная задача на аттестацию означает, что обучение завершено и новичок может сгенерировать себе сертификат. 

Результаты проекта и выводы

Разработка внутренних порталов Цифровой HR – тренд автоматизации корпоративных рекрутинговых процессов крупных предприятий.

HR-портал дает бизнесу возможность оцифровать процессы рекрутинга, найма, адаптации и развития сотрудников в едином решении на базе Битрикс24:

• Собственники получают прозрачность процесса найма;

• Бизнес может быстрее и эффективнее выводить сотрудников на рабочие места;

• HR-директор видит аналитику по рекрутерам и контролирует качество работы;

• Рекрутер получает автоматизацию рутинных действий с кандидатами и преимущества HRM-системы;

• ИТ-служба избавлена от необходимости внедрения новой программы: разработка внутреннего портала ведется на базе Битрикс24.

Планы развития внутреннего портала фармацевтической компании

Платформа «Цифровой HR» упрощает создание HR-портала. Система постоянно развивается и получает новые модули.

Фармацевтическая компания заинтересована в них. В планах реализовать следующие внедрения:

• оценка 360;

• единое окно внутренних услуг сотрудников;

• оцифровка кадрового документооборота и расширенная интеграция с 1С: Зарплата и управление персоналом;

• раздел Карьера по планированию роста работников внутри компаний для HR-специалистов и руководителей.

Мы делаем работу HR-департамента в крупной компании прозрачной и эффективной.

Больше информации про интранет-системы в нашем телеграмм-канале: https://t.me/r4intranet.