Смарт-процессы в Битрикс24 — почему это прорыв

Битрикс24 как хороший «комбайн» состоит из множества блоков — задачи, CRM, календарь, чаты, бизнес-процессы, диск, сквозная аналитика и т.д. Что-то из этого работает хорошо, что-то существует «для галочки».

Блок CRM в Битрикс24 относится к удачным — удобные интерфейсы, много функций, возможность гибкой самостоятельной настройки, без программирования. Клиенты часто просят добавить что-то «как сделки, но с другим названием»:

  1. Мне нужен справочник объектов с фильтрами, статусами, бизнес-процессами.

  2. Мы хотим обрабатывать рекламации клиентов и привязывать их к сделкам.

  3. Мы ведём найм персонала в CRM, хочется для этого отдельный раздел и сущность.


Раньше для решения таких задач мы могли:

  1. Использовать отдельное направление сделок.
    Минус в том, что бизнес-процессы, к примеру, будут общими для всех направлений. Да и странно называть Отклик на резюме (если мы ведём найм в CRM) сделкой.

  2. Использовать универсальные списки.
    Хороший вариант, если бы не устаревший, ограниченный интерфейс добавления, редактирования. Плюс нет визуального отображения статусов и вида Канбан.

  3. Создавать свою новую сущность.
    Вариант хорош всем, кроме высокой трудоёмкости — каждый интерфейс и опцию нужно программировать. Но способ был настолько популярным, несмотря на стоимость, что мы даже выпустили обучающий семинар для программистов по заказу 1С-Битрикс.

Возможности создавать и настраивать аналог сделок для различных клиентских запросов сильно не хватало. Учитывая запросы по доработке Битрикс24, что поступают в ИНТЕРВОЛГУ, уверен — смарт-процессы лучшая новинка в Битрикс24 за последние несколько лет.

Смарт-процессы в Битрикс24

Как найти, добавить и настроить смарт-процесс в Битрикс24

ВАЖНО! Смарт-процессы доступны только на старшем тарифе (Компания). 

Я лично считаю, что ценность и возможности этого инструмента стоят того, чтобы перейти на него.

Смарт-процессы расположены в разделе CRM. Найти их можно в верхнем меню. При переходе на страницу показывается список смарт-процессов на портале, тут же находится кнопка добавления нового процесса.

Добавление смарт-процесса

Нажимая на кнопку Добавить, мы видим 3 варианта:

  1. Список.

  2. Всё включено.

  3. С чистого листа.

От выбора зависит, какой мастер добавления будет вам показан. Фактически, варианты отличаются только тем, какие опции будут выбраны «по умолчанию». Давайте пройдём по варианту «С чистого листа» и посмотрим, какие опции предлагаются.

Создание смарт-процесса

Первое, что нужно ввести — это название процесса.

Далее мы можем отметить следующие опции:

  1. Использовать в смарт-процессе свои направления и туннели продаж.
    Если в вашей новой сущности есть несколько направлений, отличающихся стадиями или несколько этапов работ. К примеру, в подборе персонала это непосредственно поиск, вывод на работу и адаптация. Каждый из этапов имеет свои стадии и мы можем соединить их туннелями — например, достигнув определённой стадии в поиске, инициировать вывод на работу.

    Рекомендуем оставлять эту опцию включенной если у вас действительно есть несколько разных процедур для данной сущности. 

  2. Использовать в смарт-процессе свои стадии и канбан.
    Собственно, возможность видеть и использовать стадии и канбан. Рекомендуем оставлять эту опцию — стадии полезны для наглядности и нужны для нормальной работу роботов и триггеров.

  3. Использовать в смарт-процессе роботы и триггеры.
    Даёт возможность реализовать автоматизацию — отправку уведомлений, постановку задач и т.д.

  4. Делать новые направления доступными для всех.
    Если вы используете несколько направлений и хотите давать доступ к новым направлениям автоматически, отметьте эту опцию. Иначе, придётся настраивать права вручную после добавления направления.

Основные настройки смарт-процесса

Настройка полей и дополнительных возможностей

Эта вкладка управляет тем, какие стандартные поля нужно отобразить в карточке новой сущности.

  1. Реквизиты компании.
    Возможность привязать банковские реквизиты.

  2. Источник.
    Информация о том, откуда появился элемент.

  3. Клиент.
    Привязка к компании и контактному лицу.

  4. Дата начала и завершения.
    Даты начала работы с элементом и предполагаемая дата окончания.

  5. Наблюдатели.
    Возможность добавить наблюдателей, которые будут иметь доступ к элементу.

Мы настоятельно рекомендуем не включать лишние поля — чем больше полей будет в карточке, тем менее удобна она будет для быстрого заполнения. Например, для хранения откликов на резюме достаточно отметить пункт «Наблюдатели», чтобы дать возможность коллегам посмотреть отклик. Остальные пункты будут лишним «засорением» карточки.

Также тут можно отметить дополнительные опции:

  1. Печать документов.
    Если нужно формировать документы из карточки новой сущности. 

  2. Привязку товаров.
    Если вам нужен каталог в данной сущности.

  3. Использование корзины.
    Если информация в данной сущности критична для вас и вы хотите сначала помещать объект в корзину перед удалением.

Связи

Важная вкладка и функция. По настоящему ценно не просто хранение новых элементов, но и связь их с другими сущностями системы. 

Например, вы строительная компания и используете понятие «Дом». Вам важно не только видеть какие есть дома и на каких стадиях строительства они находятся, но и привязывать их к сделкам с клиентами. В дальнейшем, вы можете ввести новое понятие — например, «Жилой комплекс». Нужно будет связать дома и жилые комплексы друг с другом.

Для реализации этой возможности служат опции данной страницы:

  1. Привязать к этому смарт-процессу.

  2. Привязать этот смарт-процесс.

Первая опция позволяет выбрать, какие элементы можно прикрепить к данному процессу, а вторая, в каких элементах появится возможность привязывать данный смарт-процесс.

Привязка связей в смарт-процессе

Рекомендуем включать только нужные связи. Если вы не используете лиды или связь новой сущности с лидами не нужна, не отмечайте эту опцию. Если в будущем вам такая связь понадобится, вы сможете изменить настройки смарт-процесса и добавить такую возможность.


Привязка к другим элементам

Если вам нужно, чтобы задачи, события календаря или другие сущности CRM имели возможность привязки к вашему смарт-процессу, нужно отметить соответствующие опции.

Дополнительные привязки в смарт-процессе

Опять-таки, просим вас быть осмотрительным и не включать ненужные связи. Иначе, при создании задачи, к примеру, вы увидите огромный список вариантов:

Добавление задачи в смарт-процессе

Пример смарт-процесса для установки окон

Давайте рассмотрим работу со смарт-процессами на примере установки окон.

Представим, что компания занимается производством, продажей и установкой окон. Логичным будет разделить процесс — первичной продажей и установкой могут заниматься разные подразделения, для установки могут привлекаться сторонние бригады.

Допустим, вы ведёте первичные продажи в сделках. Давайте создадим отдельный смарт-процесс для установки окон.

Мы создадим отдельный смарт-процесс со следующими стадиями:

  1. Заявка принята.

  2. Время и бригада согласованы.

  3. Доставка окна.

  4. Работы в процессе.

  5. Работы выполнены.

  6. Оплачено частично.

  7. Оплачено полностью.

Учет заявок в смарт-процессе

На первую стадию мы сделаем автоматическую задачу на оператора — нужно связаться с клиентом, согласовать время установки и выбрать бригаду.

Коммуникации в смарт-процессе

Тут есть небольшая доработка Битрикс24 — на момент написания, можно вставить только имя клиента, а не ссылку на него. Но проблема решается тем, что есть связь задачи со смарт-процессом — можно перейти в смарт-процесс, а оттуда уже связаться с клиентом:

Связь с клиентом в смарт-процессе

Также тут можно посмотреть всю нужную информацию: данные клиента, адрес установки, историю обработки и т.д.

Обратите внимание на важную вкладку «Связи» — тут будет информация о связанных CRM-сущностях. Например, можно прикрепить сделку по продаже окна, чтобы было понятно, что именно нужно установить.

Отслеживание сделок в смарт-процессе

Таким образом, мы не только получаем базу данных по установкам, но и можем автоматизировать важные моменты — оповещения сотрудников, постановку задач и т.д.

К примеру, через какое-то время после попадания в стадию Оплачено частично, мы можем отправить клиенту СМС с просьбой оплатить остаток суммы.

Сколько стоит настройка смарт-процесса

Компания ИНТЕРВОЛГА предлагает услуги по настройке и автоматизации смарт-процессов:

  1. Обработка рекламаций клиентов.

  2. Простая поддержка пользователей ITSM.

  3. Заявки на ремонт и т.д.

  4. Отдельные клиентские услуги.

  5. HR-процессы (подбор персонала, введение в работу и т.д.).

Всё это можно реализовать с помощью смарт-процессов. Единственный ощутимый минус, обнаруженный во время тестирования — отсутствие полноценных бизнес-процессов. Только роботы и триггеры. Причём в роботах есть нюанс с полноценными ссылками на связанные CRM-сущности. Думаю, что Битрикс поправит это в ближайших обновлениях.

Настройка одного смарт-процесса у нас стоит 28 000 рублей. По срокам — неделя.

Заявку можно оставить, заполнив форму ниже.

Оцените статью: