Кейс: Автоматизация бизнес-процессов кадрового агентства

Битрикс24 как
ERP, CRM и аналитика

Автоматизация бизнес-процессов кадровому агентству — для чего?

Бета Пресс — агентство кадровой рекламы.

Деятельность компании — выполнение задач по генерации трафика для масштабных и средних лидов.

  • на рынке уже более 20 лет;
  • способно нанять за 3 месяца 500 человек в Билайн;
  • специализация — массовые должности по всей РФ;
  • знают истории цен и размещений за 10 лет;
  • 75 сотрудников — и растут.

У партнера была ERP-система, созданная инженерами для инженеров. Требовалось автоматизация бизнес-процессов работы с клиентами добавлением удобной СРМ на входе и аналитического модуля на выходе.

ЕРП останется работать, нужен удобный интерфейс работы с заказами и последующей аналитикой.

Бизнес-цель проекта:

Создать удобную среду работы для менеджеров по продажам и аналитиков, которая будет оперировать данными из ERP.
Частные задачи проекта
  • Перенос работы менеджеров в CRM.
  • Открытый процесс взаимодействия с заказчиками. Информация о продажах и переговорах хранится в электронном виде в CRM и синхронизирована с ERP.
  • Хранение медиапланов и заказов в СРМ. Вся информация в одной системе.
  • Доступность аналитики и прогнозирования эффективности нового медиаплана.
У Бета Пресс, как у любого бизнеса, есть свои особенности.
ЗАКАЗ это НЕ сделка
В CRM Битрикс24 нет сущности ЗАКАЗ — поэтому необходимо создать ее «с нуля».
МЕДИАПЛАН — новое понятие
Еще одна новая сущность, описывает план работ по проекту.
Прайс-лист сложный
Состоит из позиций МЕДИАПЛАНА и ЗАКАЗА.
Много атомарной информации
В ERP хранятся в атомарном виде все действия компании за 12 лет. Все прайсы, заявки, позиции, сделки, клиенты.
Менеджерам нужен простой интерфейс
Старый портал Бета пресс не давал возможности вести клиентов по этапам воронки эффективно.
Сделки конвертируются в ЗАКАЗЫ
Необходимо учитывать связь сущностей. Сделки конвертируются в ЗАКАЗЫ, которые хранят историю клиента, запрос и МЕДИАПЛАН.

Мы не боимся сложностей, настраивая всё с нуля и разрабатывая новую CRM сущность

Учитывая все эти особенности, мы предложили заменить портал Бета пресс на CRM Битрикс24 и сделать его провайдером авторизации.

Отказаться от существующей системы управления не представлялось возможным: в ней хранятся все действия компании за 12 лет. Это прайсы, заказы, позиции, сделки, клиенты.

Переносить подобное — значит тратить сотни человеко-часов.

ЭТАПЫ: что сделано и что еще впереди

Узкие места и риски

Интеграция с внешними информационными системами и встраивание в производственные процессы — особый и большой риск.
  • Объем базы — поражающе велик. 5000 сделок в неделю помноженные на 20+ лет работы.
  • Нетипичная структура данных.
  • Битрикс24 — провайдер авторизации, СРМ интегрирована с AD через двухстороннюю синхронизацию через API. SOAP API используется для получения списка лидов и их деталей.
  • Трудоемкость отдельных задач: доработка отчета «План продаж» заняла 60 часов на изменение логики расчетов и 60 часов на кастомизацию интерфейса.

Результаты цифровизации внутренних процессов

Настройка бизнес-процессов в кадровом агентстве позволила интегрировать 3 млн заявок и 20 млн позиций из ERP с CRM Битрикс24 и перевести работу менеджеров удобную систему.

Импортированы большие объемы данных: Компании, Контакты, История отношений с партнерами , Заказы, Счета, Договоры, Структура компаний клиентов, Поставщики, Тарифы.... и еще много-много специфичной для бизнеса информации для каждой сущности.

Проведен экспорт данных о клиентах, счетах, заявках.

Кастомизировано и создано много новых интерфейсов.
Путь, который ИНТЕРВОЛГА прошла с Бета Пресс был интересным и непростым — все как мы любим.

Много решений поменялось в процессе работы: например, заказчик решил использовать готовые системы аналитики для работы со своими кампаниями и прогнозирования эффективности нового медиаплана.

Несмотря на это, мы успешно перевели Бета Пресс на стабильную и удобную систему и значительно доработали Битрикс24 под нужды фирмы.
Больше информации про интранет-системы в нашем телеграм-канале: https://t.me/r4intranet.
Пишите и мы поможем Вам
настроить бизнес-процессы
Проекты выполняются по одной из двух моделей:
• аренда команды (не менее 2 человек на 3 месяца), оплачивается все время команды;
• итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).

Мы проводим регулярные онлайн-планерки общей команды заказчика и исполнителя. Поэтому заказчики всегда в курсе хода работы.
ИНТЕРВОЛГА предоставляет:
  1. квалифицированных специалистов;
  2. организованную команду (как правило, она работает в одном помещении, что упрощает планерки и обсуждения рабочих вопросов);
  3. полную прозрачность в работе и регулярность отчетов о результатах.

Работы по сопровождению и развитию проектов мы выполняем при объемах от 100 часов специалиста в месяц.
Для понимания – за 100 часов можно сделать несколько новых страниц с нетиповой версткой, 2 отчета с хитрыми настройками, 3-5 веб-сервисов для интеграции, новый раздел средней сложности или замудреный калькулятор.
Не оферта :-)

Поддержка «чтобы все работало как часы» стоит 45 тысяч рублей в месяц и описана тут.
Имя
Название компании
Бюджет проекта
Телефон
E-mail
Нажимая кнопку «Отправить», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных