Кейс: Автоматизация бизнес-процессов кадрового агентства

Битрикс24 как
ERP, CRM и аналитика

Автоматизация бизнес-процессов кадровому агентству — для чего?

Бета Пресс — агентство кадровой рекламы.

Деятельность компании — выполнение задач по генерации трафика для масштабных и средних лидов.

  • на рынке уже более 20 лет;
  • способно нанять за 3 месяца 500 человек в Билайн;
  • специализация — массовые должности по всей РФ;
  • знают истории цен и размещений за 10 лет;
  • 75 сотрудников — и растут.

У партнера была ERP-система, созданная инженерами для инженеров. Требовалось автоматизация бизнес-процессов работы с клиентами добавлением удобной СРМ на входе и аналитического модуля на выходе.

ЕРП останется работать, нужен удобный интерфейс работы с заказами и последующей аналитикой.

Бизнес-цель проекта:

Создать удобную среду работы для менеджеров по продажам и аналитиков, которая будет оперировать данными из ERP.
Частные задачи проекта
  • Перенос работы менеджеров в CRM.
  • Открытый процесс взаимодействия с заказчиками. Информация о продажах и переговорах хранится в электронном виде в CRM и синхронизирована с ERP.
  • Хранение медиапланов и заказов в СРМ. Вся информация в одной системе.
  • Доступность аналитики и прогнозирования эффективности нового медиаплана.
У Бета Пресс, как у любого бизнеса, есть свои особенности.
  • ЗАКАЗ это НЕ сделка
    В CRM Битрикс24 нет сущности ЗАКАЗ — поэтому необходимо создать ее «с нуля».
  • МЕДИАПЛАН — новое понятие
    Еще одна новая сущность, описывает план работ по проекту.
  • Прайс-лист сложный
    Состоит из позиций МЕДИАПЛАНА и ЗАКАЗА.
  • Много атомарной информации
    В ERP хранятся в атомарном виде все действия компании за 12 лет. Все прайсы, заявки, позиции, сделки, клиенты.
  • Менеджерам нужен простой интерфейс
    Старый портал Бета пресс не давал возможности вести клиентов по этапам воронки эффективно.
  • Сделки конвертируются в ЗАКАЗЫ
    Необходимо учитывать связь сущностей. Сделки конвертируются в ЗАКАЗЫ, которые хранят историю клиента, запрос и МЕДИАПЛАН.

Мы не боимся сложностей, настраивая всё с нуля и разрабатывая новую CRM сущность

Учитывая все эти особенности, мы предложили заменить портал Бета пресс на CRM Битрикс24 и сделать его провайдером авторизации.

Отказаться от существующей системы управления не представлялось возможным: в ней хранятся все действия компании за 12 лет. Это прайсы, заказы, позиции, сделки, клиенты.

Переносить подобное — значит тратить сотни человеко-часов.

ЭТАПЫ: что сделано и что еще впереди

Узкие места и риски

Интеграция с внешними информационными системами и встраивание в производственные процессы — особый и большой риск.
  • Объем базы — поражающе велик. 5000 сделок в неделю помноженные на 20+ лет работы.
  • Нетипичная структура данных.
  • Битрикс24 — провайдер авторизации, СРМ интегрирована с AD через двухстороннюю синхронизацию через API. SOAP API используется для получения списка лидов и их деталей.
  • Трудоемкость отдельных задач: доработка отчета «План продаж» заняла 60 часов на изменение логики расчетов и 60 часов на кастомизацию интерфейса.

Результаты цифровизации внутренних процессов

Настройка бизнес-процессов в кадровом агентстве позволила интегрировать 3 млн заявок и 20 млн позиций из ERP с CRM Битрикс24 и перевести работу менеджеров удобную систему.

Импортированы большие объемы данных: Компании, Контакты, История отношений с партнерами , Заказы, Счета, Договоры, Структура компаний клиентов, Поставщики, Тарифы.... и еще много-много специфичной для бизнеса информации для каждой сущности.

Проведен экспорт данных о клиентах, счетах, заявках.

Кастомизировано и создано много новых интерфейсов.
Путь, который ИНТЕРВОЛГА прошла с Бета Пресс был интересным и непростым — все как мы любим.

Много решений поменялось в процессе работы: например, заказчик решил использовать готовые системы аналитики для работы со своими кампаниями и прогнозирования эффективности нового медиаплана.

Несмотря на это, мы успешно перевели Бета Пресс на стабильную и удобную систему и значительно доработали Битрикс24 под нужды фирмы.
Больше информации про интранет-системы в нашем телеграм-канале: https://t.me/r4intranet.
Пишите и мы поможем Вам
настроить бизнес-процессы
Нажимая кнопку «Отправить», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных
Хочешь получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишись на рассылку — спамить не будем