Битрикс24 - Отчет по бизнес-процессу

Так, сегодня никаких смертей ... не портите мне отчёт!

Из к/ф “Аватар"

Мы не раз обращались к теме улучшения работы с бизнес-процессами в Битрикс24. При этом рассматривали штатные инструменты портала и создание специальных бизнес-процессов:

• Где искать бизнес-процессы в Битрикс24 и как ими управлять
• Электронное согласование документов в Битрикс24. Упрощаем бюрократические процедуры
• ITSM-техподдержка на Битрикс24. Другие статусы и светофор объектов
• Внедрение Битрикс24 в торговой сети. Специальные бизнес-процессы

Мы получили много откликов и поняли, что проблема улучшения бизнес-процессов в Битрикс24 актуальна. Статья “Где искать бизнес-процессы в Битрикс24 и как ими управлять” стала одной из самых популярных. Это показывает, что пользователям не хватает функционала и инструментов для отслеживания работы бизнес-процессов и управления ими.

Проблема усугубляется, если в одном процессе выполняется обработка нескольких документов. Или из одного бизнес-процесса (БП) запустить другой процесс. Какие традиционные вопросы мы слышим после внедрения сложных БП:

• у кого сейчас текущее задание по БП?
• кого мы ждем, кто должен нажать кнопку?
• кто тормозит работу?
• кто уснул, почему нет движения документа?

Проще говоря, как понять, что сейчас происходит с бизнес-процессом. Существующие инструменты управления БП не сильно проясняют ситуацию, особенно если ты не автор БП.

Один из самых популярных бизнес-процессов — “Согласование договора”. Только ленивая компания не разработала такой автоматизированный бизнес-процесс. У нас есть даже мастер-класс по автоматизации согласования договора.

Проанализируем недостатки стандартной системы управления БП на его примере. При сопровождении портала логистической компании нас попросили помочь сделать понятным и доступным имеющийся процесс. Бизнес-процесс был непростым и состоял из двух частей. Первая часть — согласование заявки на то, чтобы завести договор в портале:

Вторая часть — непосредственное согласование договора:

При этом от сотрудников поступали следующие замечания:

• непонятно, кто запустил процесс;
• мне пришло задание, а из какой части, непонятно;
• договор привязан к компании в CRM, как её быстро найти;  
• а к сделке договор привязан, можно быстро найти эту сделку;
• я нажал кнопку “Согласовано” и БП пошел дальше, как еще раз посмотреть файл договора;
• как просмотреть все договоры, которые я согласовал;
• ко мне пришел сегодня договор, почему он так долго шел, когда его вообще запустили?

Мы проанализировали проблемы и придумали простое решение. Нужен дашборд — простая информационная доска, на которой отображаются данные по бизнес-процессу.

Вся информация о ходе выполнения бизнес-процесса сохраняется в специальной таблице. Записываются все события и данные, связанные с БП. На основе таблицы формируется страница в публичной части. К ней прикручивается фильтр для поиска.

Получился следующий отчет:

1) Фильтр с традиционным интерфейсом Битрикса, позволяющий быстро искать и фильтровать данные:

Фильтр позволяет получить ответы на следующие вопросы:

• сколько всего запущено бизнес-процессов на согласование;
• сколько запустил процессов конкретный сотрудник;
• сколько заданий зависло у исполнителя;
• сколько бизнес-процессов согласуются с бухгалтером;
• и пр.

Фильтр использует интерфейс Битрикса. При доработках Битрикс24 мы стараемся максимально использовать штатные элементы портала. Во-первых, это минимизирует риски при обновлениях системы. Во-вторых, не требует обучения пользователей работе с новыми модулями.

2) Возможность перейти к списку своих заданий по БП и списку согласуемых договоров:

3) Просмотреть по ссылке файлы договора на битрикс-диске:

4) Перейти по прямой ссылке в нужную компанию или сделку:

Что в итоге:

• сократилось время согласования договоров;
• поиск “тормозящего сотрудника” занимает секунды;
• ушли постоянные вопросы пользователей, не понимающих что происходит в БП, в целом улучшилось управление бизнес-процессом;
• выросла лояльность сотрудников к БП;
• созданы условия для развития и усложнения бизнес-процесса.

Доработка интересная и полезная. При её решении мы использовали свои компетенции:

1. Настройка CRM;
2. Автоматизация процессов;
3. Кастомизация бизнес-процессов.

Трудоемкость создания информационной панели для бизнес-процесса 20 – 30 часов. Зависит от требуемого функционала.
Заказать отчет.