Так, сегодня никаких смертей ... не портите мне отчёт!
Из к/ф “Аватар"
Мы не раз обращались к теме улучшения работы с бизнес-процессами в Битрикс24. При этом рассматривали штатные инструменты портала и создание специальных бизнес-процессов:
- Где искать бизнес-процессы в Битрикс24 и как ими управлять
- Электронное согласование документов в Битрикс24. Упрощаем бюрократические процедуры
- ITSM-техподдержка на Битрикс24. Другие статусы и светофор объектов
- Внедрение Битрикс24 в торговой сети. Специальные бизнес-процессы
Мы получили много откликов и поняли, что проблема улучшения бизнес-процессов в Битрикс24 актуальна. Статья “Где искать бизнес-процессы в Битрикс24 и как ими управлять” стала одной из самых популярных. Это показывает, что пользователям не хватает функционала и инструментов для отслеживания работы бизнес-процессов и управления ими.
Проблема усугубляется, если в одном процессе выполняется обработка нескольких документов. Или из одного бизнес-процесса (БП) запустить другой процесс. Какие традиционные вопросы мы слышим после внедрения сложных БП:
- у кого сейчас текущее задание по БП?
- кого мы ждем, кто должен нажать кнопку?
- кто тормозит работу?
- кто уснул, почему нет движения документа?
Проще говоря, как понять, что сейчас происходит с бизнес-процессом. Существующие инструменты управления БП не сильно проясняют ситуацию, особенно если ты не автор БП.
Один из самых популярных бизнес-процессов — “Согласование договора”. Только ленивая компания не разработала такой автоматизированный бизнес-процесс. У нас есть даже мастер-класс по автоматизации согласования договора.
Проанализируем недостатки стандартной системы управления БП на его примере. При сопровождении портала логистической компании нас попросили помочь сделать понятным и доступным имеющийся процесс. Бизнес-процесс был непростым и состоял из двух частей. Первая часть — согласование заявки на то, чтобы завести договор в портале:
Вторая часть — непосредственное согласование договора:
При этом от сотрудников поступали следующие замечания:
- непонятно, кто запустил процесс;
- мне пришло задание, а из какой части, непонятно;
- договор привязан к компании в CRM, как её быстро найти;
- а к сделке договор привязан, можно быстро найти эту сделку;
- я нажал кнопку “Согласовано” и БП пошел дальше, как еще раз посмотреть файл договора;
- как просмотреть все договоры, которые я согласовал;
- ко мне пришел сегодня договор, почему он так долго шел, когда его вообще запустили?
Мы проанализировали проблемы и придумали простое решение. Нужен дашборд — простая информационная доска, на которой отображаются данные по бизнес-процессу.
Вся информация о ходе выполнения бизнес-процесса сохраняется в специальной таблице. Записываются все события и данные, связанные с БП. На основе таблицы формируется страница в публичной части. К ней прикручивается фильтр для поиска.
Получился следующий отчет:
1) Фильтр с традиционным интерфейсом Битрикса, позволяющий быстро искать и фильтровать данные:
Фильтр позволяет получить ответы на следующие вопросы:
- сколько всего запущено бизнес-процессов на согласование;
- сколько запустил процессов конкретный сотрудник;
- сколько заданий зависло у исполнителя;
- сколько бизнес-процессов согласуются с бухгалтером;
- и пр.
Фильтр использует интерфейс Битрикса. При доработках Битрикс24 мы стараемся максимально использовать штатные элементы портала. Во-первых, это минимизирует риски при обновлениях системы. Во-вторых, не требует обучения пользователей работе с новыми модулями.
2) Возможность перейти к списку своих заданий по БП и списку согласуемых договоров:
Что в итоге:
- сократилось время согласования договоров;
- поиск “тормозящего сотрудника” занимает секунды;
- ушли постоянные вопросы пользователей, не понимающих что происходит в БП, в целом улучшилось управление бизнес-процессом;
- выросла лояльность сотрудников к БП;
- созданы условия для развития и усложнения бизнес-процесса.
Доработка интересная и полезная. При её решении мы использовали свои компетенции:
- Настройка CRM;
- Автоматизация процессов;
- Кастомизация бизнес-процессов.
Трудоемкость создания информационной панели для бизнес-процесса 20 – 30 часов. Зависит от требуемого функционала.
Заказать отчет.
Статьи по теме
