Где искать бизнес-процессы в Битрикс24 и как ими управлять

Михаил Ф.

Если вы "поделитесь" этой статьей в социальных сетях, мы пришлем Вам настоящий учебник по Битрикс24 из 127 страниц с фотографиями и пошаговыми инструкциями. Вам будет доступно 11 уроков.

Вам может быть интересно:

Повышаем прозрачность бизнес-процессов в Битрикс24

Наша компания в течение длительного времени активно занимается автоматизацией бизнес-процессов в Битрикс24 для различных клиентов. Мы накопили достаточный опыт в области автоматизации внутренних процессов обработки документов для производственных предприятий, коммерческих компаний, веб-студий, учебных учреждений, рекламных агентств и пр. Современный бизнес активно использует возможности автоматизации для сокращения времени обработки документов, уменьшении времени простоев в работе сотрудников, оптимизации потоков информации внутри компании. Все это решается достаточно быстро и успешно. Об этом мы писали в своих кейсах (например, про внедрение Б24 на промышленном предприятии) и имеем положительные отзывы от наших клиентов (отзыв от веб-компании, отзыв от рекламного агентства).

В результате активной работы мы обратили внимание на то, что очень часто после того как клиенту сдан бизнес-процесс (БП), он обращается к нам с одной и той же проблемой, которая звучит приблизительно так: “Мне понятно, как работает бизнес-процесс. Мне понятно, какой результат мы получаем в конце работы БП. Но мне непонятно, как я могу следить за ходом работы БП, как я могу управлять работой БП”. Получается ситуация, которая напоминает поиск черной кошки в темной комнате. Нет, конечно, кошка у нас есть, но попробуй её найди.
Наглядный бизнес-процесс Действительно, у многих клиентов возникает ощущение, что бизнес-процесс живет своей собственной жизнью в Битрикс24 (Б24). Он вдруг внезапно просыпается и на сотрудника падает непонятная задача, откуда-то приходят сообщения, появляются новые задания в Живой ленте. Когда у администратора портала Б24 сотрудники спрашивают “что это и откуда это?” он пожимает плечами и что-то бормочет про бизнес-процессы, которые напилили для них подрядчики из веб-студии, и теперь надо как-то с ними дальше жить.

Поэтому рассмотрим на реальных примерах, как отслеживать работу БП, какие возможности есть по управлению ими в Битрикс24. Покажем, как посмотреть текущее состояние БП, как остановить работу процесса, где можно видеть, что процесс работает или завершил работу.

В ходе функционирования бизнес-процессов в Б24 необходимо отслеживать их текущую работу. Следить за состояниями, смотреть, нет ли зависших БП, напоминать сотрудникам, которые забыли закрыть задачи и этим тормозят работу БП. Поэтому возникает проблема управления бизнес-процессами. Рассмотрим, какими инструментами в Битрикс24 решается данная задача.

Запустим типовой бизнес-процесс Выдача наличных из Живой ленты:
Бизнес-процесс Выдача наличных В результате у нас запустился бизнес-процесс. Сотрудник видит это по сообщению в Живой ленте:
Сообщение в живой ленте о бизнес-процессе У руководителя также появляется сообщение в Живой ленте и Панели уведомления (колокольчик в правом верхнем углу): Уведомление в Живой ленте и панели управления Однако, через некоторое время появятся новые сообщения в Живой ленте и в Панели уведомления. И наше сообщение будет сдвинуто вниз, через некоторое время про него забудут руководитель и сотрудник, особенно, если задание не было сразу выполнено.

Где искать бизнес процессы Битрикс 24

Для этого необходимо перейти в раздел Бизнес-процессы - Мои процессы. В этом разделе отображаются те процессы, которые сотрудник сам запускал: Мои бизнес-процессы Здесь видно, какое текущее действие выполняет активный БП. Также отображаются все остальные процессы, которые уже выполнили свою работу и находятся в неактивном состоянии.

В разделе имеются следующие возможности:

1) Мы можем просмотреть документ, который связан с БП. Для этого достаточно просто щелкнуть мышкой по ссылке на документ и откроется окно: Документ, связанный с бизнес-процессом 2) Мы можем добавить комментарий к БП:
Добавление комментария 3) Дублируется возможность запуска процессов, которые присутствуют в Живой ленте:
Процессы из Живой ленты Другой раздел, который позволяет отслеживать работу БП, Бизнес-процессы - Все активные. Здесь отображаются только активные процессы: Активные процессы Данный раздел имеет верхнее меню:
Верхнее меню для навигации С помощью него можно сортировать список запущенных БП, в зависимости от их состояния и раздела системы, в котором они выполняются:
  • Все (т.е. все процессы в системе);
  • Зависшие (процессы, которые остановились по непонятной причине);
  • Процессы (т.е. процессы, запущенные в Живой ленте);
  • CRM (т.е. процессы, запущенные в CRM);
  • Диск (т.е. процессы, запущенные на общем диске системы);
  • Списки (т.е. процессы, запущенные в разделе Списки).
Здесь имеются следующие возможности для работы с активным БП: Удалить БП. Просмотреть документ, который относится к данному БП.

Важно. Если вы примете решение удалить бизнес-процесс, то знайте, что сам сам документ не удаляется. Удаляется только процесс по обработке этого документа.

Как удалить бизнес процесс в Битрикс 24

Зачем может потребоваться удалить процесс? Рассмотрим такую ситуацию. Сотрудник запросил наличные, но неправильно указал сумму. А бизнес-процесс уже начал работать. Тогда, если у сотрудника есть право на удаление БП (настройку прав доступа мы рассмотрим в следующей статье про бизнес-процессы), то он сможет удалить процесс и все текущие задания и задачи будут удалены вместе с ним. Если у него нет права на удаление БП, то он может попросить это сделать администратора Битрикс24.

Что же будет после того, как сотрудник исправил документ? Для типового БП ничего не будет. Чтобы БП начал свою работу, теперь необходимо будет его запустить принудительно. У сотрудника на это нет соответствующего права (как настраивать права доступа смотрите в следующей статье “У кого больше прав, тот и прав. Или как настраивать права доступа в бизнес-процессах Битрикс24”). Сделать это может администратор портала. Для это ему нужно поступить следующим образом:

1) Открыть раздел Процессы в ленте - Выдача наличных

2) Щелкнуть на кнопке Действия:
Кнопка Действия 3) Выбрать команду Запустить Бизнес-процесс - Выдача наличных.

В результате начнется БП “Выдача наличных”. Но, обратите внимание, что БП запущен уже от имени администратора Битрикс24. Это не совсем корректно. Чтобы было более правильно, нужно, чтобы сам сотрудник имел возможность запустить бизнес-процесс повторно. Как это сделать мы рассмотрим в следующей статье “У кого больше прав, тот и прав. Или как настраивать права доступа в бизнес-процессах Битрикс24”.

Как увидеть лог работы БП

Вернемся к нашему БП. Администратор повторно запустил БП. Документ ушел по цепочке другим сотрудникам, которые должны его обработать и принять решение. Документ уже не возвращается администратору. Как узнать, на каком этапе находится БП? Не забыли сотрудники про задания, связанные с БП? Для этого можно обратиться к самому документу и просмотреть лог-страницу:

1) Откройте раздел Процессы в ленте - Выдача наличных

2) Щелкните на кнопке Действия и выберите команду Изменить (Просмотр):
Изменение процесса 3) Далее откройте вкладку Бизнес-процессы:
Вкладка Бизнес-процессы 4) Щелкните в поле “Текущий статус” ( в данном случае - это Проверка отчета):
Поле Текущий статус 5) В результате откроется лог, в котором видно, на каком этапе находится процесс:
Лог: Выдача наличных

Завершение БП

Наш бизнес-процесс завершился. Теперь, как узнать про это? Сотрудник может открыть раздел Мои процессы и увидеть, что бизнес-процесс завершен. Для нашего типового БП будет указана фраза “Отчет принят”: Завершение БП В данном случае это не совсем удобно. Принятый отчет не значит, что БП завершен. Может отчет еще нужно куда-то отправить по почте, распечатать и т.д. Поэтому, при создании БП желательно конкретно указывать статус, например, “Отчет принят, БП завершен”. Тогда пользователь не будет теряться в догадках “завершен процесс или еще нет”.

А в нашем случае можно открыть раздел Все активные. Если в этом разделе нет нашего БП, следовательно, он завершен.

Мы с вами рассмотрели базовые возможности по управлению БП в Битрикс24. В следующей статье рассмотрим, как назначать права доступа при работе с бизнес-процессами.

Вам может быть интересно:
Внимание! Если вы "поделитесь" этой статьей в социальных сетях, мы пришлем Вам настоящий учебник по Битрикс24 из 127 страниц с фотографиями и пошаговыми инструкциями. Содержание учебника по Битрикс24 Поделитесь!
Оцените статью
28.03.2016
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

Как учить разработке на Битрикс: наши 20 лет опытаВ статье рассказываем о нашей концепции обучения разработчиков, представляем обновленную Академию Битрикса и рассказываем о влиянии на результат матрицы компете...
Холдинговая структура компании в CRM Битрикс24: все сделки группы на одной странице Если вы используете Битрикс24 для продаж нескольким компаниям объединенным в холдинг, то можно сделать так, чтобы видеть иерархию продаж на уровне всей гру...
Функция b2b-платформы — отправка рекламаций в CRMОптовые покупатели — ключевой сегмент экономики торгово-производственного предприятия, и их удовлетворённость напрямую влияет на успех бизнеса. Новый функционал...
Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов — лонгрид, чтобы не запутаться Статья будет полезна всем, кто хочет улучшить эффективность своего бизнеса или узнать больше о возможностях автоматизации бизнес-процессов для повышения ко...
График и согласование отпусков в Битрикс24: быстро, удобно, без ExcelДелимся особенностями внедрения элементов КЭДО в крупной компании: создаем график отпусков прямо в Б24! Без автоматизации на это уходило не меньше недели, сейча...
B2B-SaaS или B2B-система (платформа+CRM) на вашем сервере: плюс и минусы, что выбрать? Введение Эта статья для коммерческих директоров, руководителей отделов продаж производственных и оптово-торговых компаний, которые ищут инструменты для ро...
Мы работаем по одному из двух форматов:
  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).
ИНТЕРВОЛГА предоставляет:
  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.
Ключевые услуги:
  • нагруженный интернет-магазин;
  • личный кабинет;
  • оптовые продажи — B2B-платформа;
  • маркетплейс;
  • технический аудит сайта;
  • Битрикс24 — корпоративные HR-порталы;
  • Битрикс24 — построение CRM-системы;
  • Битрикс24 — личные кабинеты сотрудников;
  • Битрикс24 — аудит портала;
  • 1С — интеграция с другими системами;
  • 1С — доработка системы;
  • маркетинг — комплексное интернет-продвижение;
  • маркетинг — продвижение для B2B.
Хотите получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишитесь на рассылку — спамить не будем