Оцифровка HR-процессов – тренд 2022 года

• Зачем вашей компании внутренний HR-портал?
  • HR-портал как инструмент автоматизации бизнес-процессов
• Ключевые HR-процессы
  • Удаленная и гибридно-офисная система
  • Жизненный цикл сотрудника в компании
  • Найм сотрудников
  • Адаптация сотрудника
  • Учёт рабочего времени
  • Развитие команды
  • Цифры как результаты: оценка сотрудника
  • Организация процессов компании
  • Коммуникации
• Какова стоимость? 
• Как оставить заявку на разработку HR-портала?

Зачем вашей компании внутренний HR-портал?

2022 год еще не наступил, но уже вовсю говорят об HR-трендах наступающего года. ИНТЕРВОЛГА успевает отслеживать новости, не отстает от цифрового прогресса. 

Прогресс – это хорошо, но каждый руководитель для принятия решения должен понимать:

• Что конкретно принесет эта инновация? Деньги? Время? Новые возможности?

• Что будет если не внедрять технологию? Какие проблемы ждут компанию?

• Какова явная и скрытая стоимость проекта внедрения?

В статье мы дадим ответы на эти вопросы и поможем вам принять решение о внедрении HR-портала.

HR-портал как инструмент автоматизации бизнес-процессов

Корпоративный портал (HR-портал) — это онлайн-площадка, дающая одновременно единую информационную среду и организованные бизнес-процессы.
«Начинка» зависит от задач компании.
Пример HR-портала.
Возможная структура корпоративного HR-портала:

Далее поговорим об HR-процессах, автоматизация которых принесет максимум пользы.

Ключевые HR-процессы

Пандемийный 2020 год сказался на бизнесе и заставил трансформироваться под новые непривычные условия работы. Работы у HR-специалистов стало больше. Операционная работа никуда не делась, но появилась и стратегическая, «новшества» пришлось инициировать и внедрять.

Вот три основных изменения:

• Удаленный формат работы.

• Постоянная поддержка сотрудников в новых стрессовых условиях.

• Найм сотрудников, способных работать в «гибридном» режиме.

Без перестройки под эти процессы компания не сможет эффективно работать в ближайшие годы.

Как же помочь HR-отделу? Какие же процессы автоматизирует корпоративный портал?

Удаленная и гибридно-офисная система

Такой формат остается актуальным и имеет перспективы для развития. Количество вакансий с удаленным форматом работы за 2021 год выросло в 3 с лишним раза. 

В ноябре 2021 года компания Ростелеком поделилась итогами опроса свыше 100 представителей организаций из 14 отраслей. Опрос показал, что после перевода персонала на удаленную работу, в каждой пятой компании эффективность труда сотрудников снизилась, а финансовые результаты ухудшились.

Сотрудники утверждают, что стали работать больше и усерднее. И такой формат работы их вполне устраивает. В подтверждение этому аналитики Microsoft собрали ТОП-5 причин, почему сотрудникам нравится работать удаленно:

Такое противоречие и говорит, что бизнес находится еще на стадии адаптации гибридной системы. Поэтому ключ к эффективности в новых условиях — отлаженный процесс найма, адаптации и  внутренних процессов.

Жизненный цикл сотрудника в компании

На схеме показаны основные этапы и сроки жизни в среднем по всем сферам. Планирование каждого этапа жизненного цикла сотрудника поможет компании повысить продуктивность и сократить «текучку».

К примеру, найм требует большого объема работы. Это поиск релевантных резюме, создание выборки кандидатов, подходящих под вакансию, собеседования и определение лучшего.
Часто на этом этапе пользуются исключительно HH и это большая ошибка. Когда больше 10 кандидатов, глаз замыливается, кандидаты теряются. Плюс, ни один рекрутер не в состоянии на 100 процентов правильно оценить кандидата по резюме и его мнение может быть субъективно (например, личная неприязнь к вузу, в котором учился кандидат). У заказчика найма должна быть возможность оценить всех кандидатов.

Организация эффективного найма – задача не только HR, но и IT.

Найм сотрудников

Чтобы построить команду, нужно для начала ее собрать. Как правило, собеседования проходят в несколько этапов: рекрутер — заказчик — руководитель. Может занимать от 1 недели до 1 месяца. Важна возможность оставлять комментарии и оценки по каждому, записывать аудио разговора, сохранять историю этапов собеседований и т.п.

Одно из собственных решений ИНТЕРВОЛГИ — интеграция с сервисами интернет-рекрутмента. Разработанное расширение для браузера добавляет на страницы резюме HeadHunter кнопку «Сохранить в Б24».

После нажатия на портале создает пользователя-кандидата с контактными данными и прикрепляет к карточке с переписками и комментариями (как в CRM-сделке).

В этом разделе можно оценить соискателя и предпринять дальнейшие действия.

Бывает, что откликов на вакансии слишком много, hr-менеджеры не успевают оценить каждого. Наше решение позволяет собрать всех кандидатов с разных сервисов найма в корпоративном портале и брать «в работу». 

Адаптация сотрудника

Период адаптации может длиться от 3 до 6 месяцев. Покажем как это работает на примере HR-портала фармацевтической компании. Знакомство сотрудника с компанией начинается с информационной страницы с приветствием от директора и с геймификацией «Пути молодого бойца». 

При прохождении «пути» новичок приобретает доступ к общей базе знаний, проходит базовый курс и приступает к первым задачам. Здесь же хранятся и полезные ссылки.

Учёт рабочего времени

Система учета рабочего времени мониторит загруженность сотрудника, ведет табель учета рабочего времени, анализирует активность пользователя и контролирует сроки задач.

Развитие команды

Битрикс24 позволяет подключить базу знаний и модуль обучения. Для чего это нужно?

• Внедрить и обучить нового сотрудника. Адаптировать под существующие рабочие процессы.

• Обучить с помощью курсов и повысить уровень компетенций с прохождением аттестации.

По итогам сотрудник получает сертификат о прохождении обучения и новую ступень карьерного роста.

Цифры как результаты: оценка сотрудника

Оценка сотрудника —  важный этап, который позволяет быстро и эффективно получить представление о сотруднике. В предыдущей статье мы рассказали об одном из основных методов оценивания «Оценка 360».

Оценивают сотрудников и по командам (отделам, подразделениям, филиалам и т.д.). Такой формат поддерживает мотивационный и командный дух, улучшает производительность. Например, в портале крупной фармацевтической компании внедрили турнирную таблицу по отделам продаж. Показатели оценивались по группам и кварталам, что давало надежду выиграть как не сегодня так завтра.

Организация процессов компании

В жизненном цикле сотрудника в компании этот этап имеет неограниченное время. Важно большинство процессов автоматизировать и ускорить. В Битрикс24 в рамках концепции «единого окна» и с помощью смарт-процессов можно настроить движение документов в пару кликов. Например:

• Оплата счёта.

• Заявка на командировку.

• Согласование бюджета.

• Организация доступа во внутренние информационные системы.

• Заявка в АХО.

• Исходящие и входящие документы.

• Выдача справок.

• Заявки на отпуск.

• Подбор и обучение персонала.

• ИТ-помощь.

• Организация рабочего места.

• Заказ пропусков.

• Заказ техники и офисных принадлежностей.

• Заявка на материальную помощь.

Шаг 1

Шаг 2

Шаг 3

Шаг 4

Коммуникации

Цифровизация — это круто, но важно не забывать о том, что человек — социальное существо и для него важно общение. Коммуникационные сложности приводят к ошибкам, нарушению в деловых отношений, конфликтам и репутационному риску.

Как работать с настроем, неопределенностью и выгоранием? Крупные компании заботятся о благополучии, ментальном и психическом здоровье сотрудника определенными способами. К примеру:

• ресурсы для эффективной работы в интернете;

• курсы по повышению квалификации; 

• ежемесячные подарки, вознаграждения;

• предоставление бюджета на расходы для оборудования домашнего офиса;

• неформальные видеосозвоны;

• экологические активности;

• пополнение книгами онлайн-библиотеки.

Чем больше энтузиазма у сотрудника, тем больше вовлеченности к работе.

Корпоративный портал обладает стандартным набором средств коммуникации: живая лента, чат, календари, почта.

Новости (ранее этот блок назывался «Живая лента») – аналог ленты в социальных сетях. Раздел включает: хронологию событий из жизни компании, достижения, напоминания, согласования, дни рождения, неформальные встречи и т.д.

Какова стоимость? 

От 2 и обычно до 12 миллионов рублей. 

Для быстрого запуска мы используем собственную платформу с готовыми решениями.

Стоимость конкретного HR-портала зависит от задач вашей компании. Для демонстрации требуемых именно вам функций и подготовки коммерческого предложения оставьте заявку.

Как оставить заявку на разработку HR-портала?

Корпоративный портал — главный HR-тренд 2022 года. Конкретные задачи портала зависят от деятельности компании и приоритетов в кадровой политике. У нашей компании большой опыт в запуске HR-порталов. С примерами можно ознакомиться здесь.

Не знаете, что именно нужно внедрить в ваш портал? Каким образом автоматизировать существующие бизнес-процессы? Как внедрить портал и не слить бюджет впустую?

Команда ИНТЕРВОЛГИ входит в ТОП-15 команд мира по крупным внедрениям. HR-порталы — наша специализация. Мы знаем, как  автоматизировать бизнес-процессы, настроить любые интеграции и подобрать IT-решения для ваших задач. 

Оставьте заявку на разработку корпоративного портала, мы ответим на любые вопросы. Консультация сэкономит время.

Больше информации про интранет-порталы в телеграм-канале.