Как организовать документооборот в Битрикс24? 6 задач и 4 способа решения

• Суть статьи коротко
• Дорожная карта внедрения
• Задачи электронного документооборота
  • Согласование договоров и счетов
  • Согласование маркетинговых акций и бюджетов 
  • Согласование крупных проектов
  • Ведение входящего и исходящего документооборота по ГОСТ
  • Учет внутренней переписки и служебных записок
  • Планерки и собрания. Учет и отслеживание распоряжений
• Цель внедрения документооборота в Б24
• Методы организации документооборота в Битрикс24
  • Бизнес-процессы
  • RPA 
  • Мини-СЭД
  • Демонстрация согласования договоров в Битрикс24
  • Бизнес-процесс согласования документов в Битрикс24
  • Лист согласования договора
  • Коннектор для Битрикс24 к 1С-Документооборот и Directum
• Бонус-трек: Электронная цифровая подпись в Б24
  • Применение электронной подписи для коммуникаций с внешним миром
• Выводы

– А раньше сколько времени тратилось на согласование?

– Половина просто терялась и мы запускали процесс заново!

Из интервью с клиентом.

Суть статьи коротко

Битрикс24 нравится сотрудникам и руководителям компаний своим простым интерфейсом. Часто наши клиенты хотят чтобы корпоративный документооборот тоже работал в Битрикс24.

В статье мы описываем частые задачи документооборота и решения на базе Битрикс24. В зависимости от особенностей и сложности процессов мы знаем что рекомендовать каждой компании.

Если вы отвечаете за внедрение документооборота в компании – вам сюда. 

ИНТЕРВОЛГА рекомендована компанией 1С-Битрикс для крупных внедрений Битрикс24. У нас есть знания, опыт, Enterprise-кейсы и собственные наработки.

Мы готовы внедрить документооборот на базе Битрикс24 в вашей компании. Оставьте заявку.

Дорожная карта внедрения

Задачи электронного документооборота

Согласование договоров и счетов

Наиболее распространенная задача в коммерческих организациях. Отличия в сложности сценариев и числе участников. 

До наведения порядка согласование сложного договора может занимать недели, после внедрения электронного документооборота на Битрикс24 – от часов до дней в сложных случаях.

Эта задача может быть решена в Битрикс24 через Бизнес-процессы, RPA или Мини-СЭД (см далее).

Согласование маркетинговых акций и бюджетов 

Типичный бизнес-процесс в компаниях с выделенными подразделениями маркетинга, HR и финансовым календарем. Обычно занимает несколько недель.

Эта задача может быть решена в Битрикс24 через Бизнес-процессы (см далее).

Согласование крупных проектов

Процесс характерен для крупных компаний со сложной структурой принятия решений. Как правило, процесс многоступенчатый и занимает несколько месяцев.

Для согласования и отслеживания типовых повторяющихся проектов у нас есть готовое решение Этапные бизнес-процессы для Битрикс24. Оставьте заявку.

Ведение входящего и исходящего документооборота по ГОСТ

Процесс характерен для крупных и государственных компаний, соблюдающих требования ГОСТ. Отличается отсутствием конкретных целей, начала и конца. 

Эту задачу правильнее решать в 1С:Документооборот или Directum. Для экономии лицензий и создания дружелюбного интерфейса можно подключить Коннектор.

Учет внутренней переписки и служебных записок

Процесс также типичен для крупных компаниях, где основная коммуникация идет через письма и записки.

Главная цель внедрения Б24 – заменить такую практику на более быстрые процедуры.

Помимо этого есть возможность быстро запланировать отпуск, согласовать и синхронизировать его с 1С.

Планерки и собрания. Учет и отслеживание распоряжений

Если в собраниях участвует более 10 человек, требуется отдельный человек и процесс для отслеживания протоколов и выполнения решений. Часто эту задачу возлагают на Б24.

В коробочной версии Битрикс24 есть решение “Собрания и планерки”, который неплохо решает эту задачу. 

Правильно, когда все документы по планёркам, распоряжения и протоколы, доступны электронно.

Если никак не удается победить культуру “должна быть бумажка” – рекомендуем внедрить 1С:Документооборот или Directum и связать их с Б24 через Коннектор.

Цель внедрения документооборота в Б24

1. Ключевая цель внедрения документооборота в Битрикс24 – порядок в согласовании договоров.

2. Второй приоритет – проекты и бюджеты.

3. Для решения задач учета поручений, писем и работы по ГОСТ подойдут 1С: Документооборот и Directum.
   С Битрикс24 их можно связать коннектором.

Мы готовы внедрить документооборот на базе Битрикс24 в вашей компании. Оставьте заявку.

Методы организации документооборота в Битрикс24

Бизнес-процессы

ИНТЕРВОЛГА разработала решения для универсального согласования. Некоторые можно купить как готовый бизнес-процесс.

Если ваш процесс отличается от стандартного – оставьте заявку, мы сделаем процесс “под вас”.

Стоимость решения: Готовый процесс стоит 4500 рублей, нестандартный – обычно до 50 тысяч рублей.

RPA 

В видео мы рассмотрели автоматизацию процесса согласования документов с помощью RPA

Стоимость подобного решения — от 13 000 руб.

Мини-СЭД

Мини-СЭД – разработка ИНТЕРВОЛГИ для согласования договоров в организациях среднего размера. Решение подойдет вашей компании, если у вас описаны процедуры согласования.

Мини-СЭД реализован как модуль для коробочной версии Битрикс24.

После внедрения сотрудники видят всю работу с документами “как на ладони”, экономится время.

Демонстрация согласования договоров в Битрикс24

Бизнес-процесс согласования документов в Битрикс24

Как выглядит согласование договоров в Битрикс24 ? Страница появляется в левом меню для всех пользователей.

На странице списка договоров отображается список документов со статусами согласований (дашборд для руководителя).

Можно посмотреть статус согласования конкретного документа и задачи отдельным сотрудникам.

Текущая версия договора доступна на Диске. 

В процессе согласования последовательно создаются задачи каждому следующему участнику. Детали и скриншоты – в отдельной статье про мини-СЭД.

Если нужно загрузить новую версию договора, нужно перейти на страницу Процесс согласования и загрузить новый файл.

Детальная страница согласования всегда содержит ссылку на лист согласования и задачи участников.

Формирование Листа согласования в PDF

Лист согласования договора

Мини-СЭД продается как готовое решение. Мы готовы помочь с внедрением мини-СЭД и адаптировать под процессы вашей компании. Оставьте заявку.

Стоимость решения: мини-СЭД стоит 150 тысяч рублей, адаптация под компанию обычно до 150 тысяч рублей дополнительно.

Коннектор для Битрикс24 к 1С-Документооборот и Directum

СЭД 1С:Документооборот и Directum часто применяются в компаниях с серьезным подходом и уровнем требований к стандартам.

Битрикс24 легче и проще, заменить “взрослый” документооборот нельзя ни бизнес-процессами, ни решениями на базе RPA.

Если у вас уже внедрены 1С-Документооборот или Directum, для экономии лицензий и создания “единого окна” для всех сотрудников мы предлагаем подключить их к Б24 через Коннектор.

Коннектор реализует три основных сценария:

1. Запуск процесса согласования (или любого другого) во внешней системе. Внутри СЭД 1С-Документооборот или Directum согласование пойдет так, как реализовали администраторы СЭД.

2. Контроль статуса. В любой момент сотрудник может посмотреть на какой стадии находится процесс, кто сейчас за него отвечает.

3. Получение результата. По окончании процесса его результат (согласованный документ, протокол) загружаются в Битрикс24 и доступны для работы в этой среде.

Результат: все работает, экономятся лицензии, большинство пользователей работают в “дружелюбной” среде Битрикс24. Оставьте заявку.

Стоимость решения: Коннектор стоит 50 тысяч рублей, нестандартные сценарии еще около 100 тысяч рублей.

Услуга внедрения 1С:Документооборот стоит от 500 тысяч рублей.

Бонус-трек: Электронная цифровая подпись в Б24

Применение электронной подписи для коммуникаций с внешним миром

Для простых процессов согласования счетов и договоров достаточно просто авторизации в Битрикс24, а чтобы переписка имела неоспоримую юридическую силу, нужно использовать электронную подпись.

Это бывает нужно не только для юридически значимой переписки, но и для обращения к финансовым сервисам и бюро кредитных историй (например, Equifax), которые принимают по API только подписанные запросы.

Мы неоднократно решали такую задачу и у нас есть решение для подключения электронной подписи в Битрикс24. Оставьте заявку.

Выводы

Битрикс24 не является специализированным инструментов для решения задач документооборота.
Однако у ИНТЕРВОЛГИ есть готовые решения по организации процессов согласования документов, работы с электронной подписью и внешними СЭД.