Чтобы оформить отпуск, нужно договориться с руководителем, написать заявление, получить согласование... Сколько времени тратится HR-специалистом? Когда и в каком виде заявка на отпуск придёт бухгалтеру, чтобы оформить все в 1С? Мы знаем способ оставить больше времени на работу.
Мы разработали решение “ИНТЕРВОЛГА: Отпуска в порядке” для оформления отпуска в Битрикс24: от момента подачи заявления до согласования и начисления отпускных. Если раньше оформление отпуска только одного сотрудника могло занимать больше рабочего дня, то с нашим решением этот процесс будет “стоить” каждому участнику не больше десяти минут.
Сотрудник сам выбирает период отпуска и согласует его с руководителем (чтобы не было пересечений со смежными специалистами и важными мероприятиями). Руководитель согласует, и бизнес-процесс ставит задачу на оформление отпуска.
Кажется все просто. На практике есть много особенностей, которые нужно учитывать в процессе автоматически: отпуска без выходных дней, за свой счет/за счет работодателя, период согласования “чтобы бронировали заранее”.
Например, сотрудник запускает стандартный бизнес-процесс и указывает интервал отпуска с 14.09.2020 по 18.09.2020. Вроде бы, ситуация безобидная, но если приглядеться, работник решил немного схитрить (или просто ошибся), ведь отпуск выпадает с понедельника на пятницу и не захватывает выходные дни.
Чаще всего, такой отпуск не будет согласован руководителем, но стандартный бизнес-процесс этого не знает и заявка “прилетит” начальнику, кадровику и директору на согласование. И если никто из руководства подвоха не заметит то это может привести к неприятным ситуациям, конфликтам или просто к путанице. А количество подобных заявок ограничено только количеством сотрудников.
Наше решение контролирует множество нюансов и готово к использованию.
ИНТЕРВОЛГА разработала решение, учитывающее все нюансы работы с отпусками в организациях: усовершенствованный алгоритм бизнес-процесса согласования отпуска, интеграцию с 1С: ЗУП и напоминания об отпусках.
Отпускные должны быть выплачены, согласно статье 136 ТК РФ, не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска. Заявление подаётся не позднее чем за 2 недели, и срок подачи можно изменить с помощью настроек.
Такое уведомление получает пользователь, подавший заявление меньше, чем за 14 дней:
Если сотрудник подаёт заявление на отпуск на период больше 4 дней, то выходные добавляются автоматически. Это защита от случаев, когда некоторые работники пытаются взять часть отпуска без выходных, тем самым увеличив продолжительность оставшегося отпуска.
Актуально и для отпусков, длительностью более 11, 18 и 25 дней – к ним также будут добавлены выходные. Там где человек может ошибиться, наше решение сработает как надо...
Когда сотрудник подаёт заявление на короткий отпуск за счёт работодателя, система также ставит на руководителя задание на утверждение, с пометкой о том, что отпуск не включает выходные и следует обратить на это внимание
Если заявление на отпуск за свой счет было подано не ранее, чем за 3 дня до начала отпуска, и количество отгулов не превышает 3 дня, график отсутствий не будет передаваться в 1С, а на руководителя сотрудника будет поставлена задача об оформлении отгулов
Выгрузка графиков отсутствия сотрудников в 1С: “ЗУП” происходит ежедневно и автоматически. Никаких ручных действий! Если отпуск согласован, он появится в 1С. Бухгалтер увидит его в графике и оформит отпуск.
Решение “ИНТЕРВОЛГА: Отпуска в порядке” оповещает об отпусках сотрудников руководителей, HR-специалистов и бухгалтеров (список настраивается). Напоминание отображается в живой ленте и выводит список работников, которые уходят в отпуск в течении месяца и в течении двух недель. Это помогает при планировании работы отделов и делегировании задач.
Помимо того, что бухгалтер видит согласованный отпуск в графике 1С, решение “ИНТЕРВОЛГА: Отпуска в порядке” постоянно напоминает о необходимости оформить отпуска сотрудников с помощью уведомлений.
Также бухгалтеру ставится задача “Оформить отпуск” – пока она не будет закрыта, уведомления будут приходить. В зависимости от вида отпуска, будут отличаться и задачи: если согласован отпуск за свой счёт, пункт о начислении отпускных будет отсутствовать.
Задача поможет не забыть про отпуск.
Мы покажем:
процесс согласования отпуска (занимал слишком много времени);
как решены сложности с продолжительностью отпуска и выходными;
как победили "человеческий фактор" – никто не застрахован от ошибок;
как устранили дублирование операций в 1С и Битрикс24;