Как составить функциональные требования к B2B-платформе

• С чего начать
• От технического задания — к реальному кейсу
• Дизайн и юзабилити
• Интеграции и подготовка данных
• Стоимость и сроки внедрения B2B-платформы

В двух предыдущих статьях цикла о B2B-платформе рассказали о бизнес-пользе её использования и подготовке к запуску проекта. Когда решение о внедрении принято, последний шаг перед обращением к интегратору — определение функциональных требований к будущей платформе.

На старте внедрения любого цифрового инструмента критически важно чётко сформулировать, что должно работать и для кого. Даже если планируется запуск базовой версии B2B-платформы, нужно сформулировать требования, потому что процессы, наборы данных и используемый софт уникальны для каждого бизнеса. Сегодня поговорим о том, как правильно это сделать.

Рекомендуем другие статьи цикла:

• Зачем оптовику и производителю нужна B2B-платформа

• Как подготовиться к внедрению B2B-платформы: планирование и работа с возражениями

С чего начать

Составлять требования лучше до первой встречи с интегратором, как минимум, для себя. Имея перед глазами документ с конкретными формулировками, будет проще понять масштаб планируемого внедрения, выделить главное и второстепенное. В процессе обсуждений с экспертами требования можно корректировать — впоследствии они лягут в основу полноценного технического задания. Чем понятнее и точнее будет ТЗ, тем меньше исправлений потребуется вносить на этапе тестирования, запуск произойдет раньше, а инвестиции начнут окупаться быстрее.

Как правильно составить функциональные требования к B2B-платформе:

1. Опишите концепцию.

Для этого сформулируйте основное назначение платформы и какие задачи она должна решать. Все это может уместиться в несколько предложений. Если сложно начать, представьте, что рассказываете о своих планах бизнес-партнеру, но у вас есть только 1 минута.

2. Определите, кто будет работать с системой.

Это как минимум две большие группы пользователей: оптовые покупатели и менеджеры по продажам. Но на платформу могут заходить и другие посетители: незарегистрированные пользователи, сотрудники бухгалтерии и т.д.

3. Укажите ключевые сценарии использования B2B-платформы пользователями извне и внутри компании.

Для этого определите, какие процессы нужно автоматизировать. Удобнее всего делать это в связке с группой пользователей. Например: «Представитель клиента может: добавлять товары в корзину, выбирать способ оплаты и доставки, видеть срок поставки и РРЦ» и т.д.

4. Определите важные ограничения и функции.

Это может быть запрет на создание заказов при дебиторской задолженности свыше определенной суммы или при отсутствии закрывающих документов. Подобные ограничения могут действовать при оформлении офлайн, и их важно перенести в онлайн.

5. Подумайте о связях с другими программами.

В базовой версии B2B-платформа интегрируется с системой учета 1С для передачи заказов и данных о контрагентах. Для вашего бизнеса может быть обязательной работа с заявками в CRM, автоматизация складских процессов и т.д. B2B-платформу можно подключить к различному софту для ускорения обработки заказов.

6. Укажите критерии производительности, безопасности и юзабилити.

К ним можно отнести скорость загрузки страницы, количество одновременно работающих пользователей на сайте, наличие мобильной версии, двухфакторная аутентификации, единого входа (SSO-авторизации) и другие требования. Для небольших проектов они могут быть необязательными.

7. Расставьте приоритеты.

Критически оцените составленные требования и выделите те сценарии, которые должны быть запущены в первую очередь, а какие можно отложить на второй этап внедрения. На базе приоритетных сценариев будет создан MVP (minimum viable product, минимально жизнеспособный продукт), который в дальнейшем будет доработан.

От технического задания — к реальному кейсу

Рассмотрим кейс поставщика чая и кофе — «Русской чайной компании». До автоматизации оптовые клиенты заполняли форму на сайте/лендинге, писали или звонили менеджерам. Заявки попадали автоматически или заносились вручную в amoCRM и распределялись между сотрудниками по заданным правилам. При этом коллеги не видели заявок в работе друг у друга и вручную «забивали» заказы в 1С — неудобно, долго, как следствие, дорого.

Такой процесс не соответствовал бизнес-планам компании. Было решено перевести оптовых клиентов полностью на самостоятельное оформление заказов и сократить до минимума участие менеджеров в обработке заявок.

Базовая версия B2B-платформы закрывала большинство потребностей «Русской чайной компании» в автоматизации работы с оптовыми покупателями. Какие сценарии работы включены в готовую B2B-платформу:

1. Регистрация клиента на портале.

2. Создание нескольких юрлиц у одного пользователя.

3. Оформление заказа разными способами.

4. Мультикорзины для разных юрлиц.

5. Выбор способа оплаты и доставки заказа.

6. Создание и отправка рекламаций — из сайта сразу попадают в CRM.

7. Персональные цены для клиентов с индивидуальными скидками.

8. Вторая колонка с рекомендованной розничной ценой.

9. Автоматическая выгрузка счета на оплату из 1С в личный кабинет дилера.

10. Просмотр клиентом активных и выполненных заказов.

11. Объединение и разделение заказов.

12. Баннеры и новости компании на главной странице.

13. Разделы с контактами менеджеров и информацией о складах, откуда отгружают товар.

14. Отображение актуального статуса заказа.

Но некоторые требования «РЧК» выходили за рамки базовой версии, поэтому мы сделали специфические настройки, разработали дополнительные функции и механизмы.

Напомним, компания поставляет не только чай, но и кофе. Ключевым признаком для этого продукта является страна происхождения, поэтому структуру каталога настроили по свойству «Страна происхождения» в 1С. Поскольку импорт зёрен жёстко привязан к доллару, то для этой категории товаров обеспечили передачу из 1С цен в $.

Чай же продается в рублях. Поэтому добавили механизм, который не дает пользователю оформить заказ товаров с ценой в разной валюте. Ещё одна доработка — специфический учет остатков. В 1С он ведется по артикулам партий, но на B2B-платформе все остатки суммируются на главный артикул.

Доработали и карточку товара. Цены передаются из 1С за килограмм, но продажи ведут мешками/упаковками. Мы сделали так, чтобы клиент видел на портале стоимость за кг, но добавить в корзину мог только единицу фасовки.

Перечисленные настройки и доработки заказчик отразил в требованиях к B2B-платформе на старте проекта.

Какие еще дополнительные функции могут быть:

• дополнительные поля в форме регистрации;

• поиск по заказам и выгрузка истории в формате XLSX;

• раздел с персонализированными КП;

• выбор приоритетных позиций для отгрузки;

• выгрузка прайс-листа в файл с фильтрами и без них;

• резервирование товара, временно отсутствующего на складе;

• графики производства, отгрузки, платежей и т.д.

Больше о базовых внедрениях и кастомных доработках B2B-платформы можно прочитать в других кейсах в этом разделе.

• Примеры сложных B2B-порталов:

• Личный кабинет клиентов компании ЕВРАЗ

• B2B-платформа дистрибьютора климатического оборудования

• Личный кабинет дилера поставщика строительной техники

Дизайн и юзабилити

Внешний вид B2B-платформы не относится к функциональным требованиям. Однако этот рабочий инструмент призван ускорять проведение сделок и помогать масштабировать продажи, поэтому интерфейс играет не последнюю роль. Сложные формы ввода информации, запутанная навигация, «тяжелый» для восприятия дизайн заставляют клиентов звонить менеджерам вместо самостоятельного оформления заказа. Преимущества автоматизации сводятся на нет.

При разработке базовой версии B2B-платформы мы уделили внимание юзабилити и дизайну. Наши решения сокращают путь дилера от входа на сайт до заказа и минимизируют звонки менеджерам для уточнений. Так выглядит готовая B2B-платформа ИНТЕРВОЛГИ:

Внешний вид B2B-платформы мы кастомизируем в рамках базового внедрения: устанавливаем логотип компании и корпоративные цвета для элементов интерфейса. При необходимости изменения дизайна могут быть более глубокими, если это отражено в требованиях к проекту.

Вы можете заказать разработку индивидуального дизайна у нас или предоставить макеты, созданные другим подрядчиком. Однако мы рекомендуем начинать внедрение со стандартным дизайном и дорабатывать визуал поэтапно, отслеживая и анализируя влияние изменений на поведение пользователей.

Интеграции и подготовка данных

Мир современных B2B-продаж таков, что необходимо работать в нескольких программах. Как правило, это система учета, CRM, производственная либо логистическая система. Для полноценной автоматизации оптовых продаж этот софт нужно интегрировать с B2B-платформой.

ИНТЕРВОЛГА — компетентный веб-интегратор. Мы специализируемся на сложных интеграциях более 10 лет.

В базовое внедрение B2B-платформы входит интеграция с конфигурацией 1С, где ведется учет номенклатуры и продаж. Из этой системы на сайт передаются структура каталога, наименования товаров, наличие, остатки и цены, информация о контрагентах, а также выставленные на основании заказов счета. С сайта в 1С выгружаются данные о заказах и новых юрлицах, которые пользователь добавляет к своей учетной записи.

Перед началом работ мы рекомендуем подготовить базу к обмену данными — провести аудит, нормализовать справочники и проверить корректность данных. Что может помешать быстрой и успешной интеграции:

• наличие дублей;

• избыточная номенклатура (позиции, которые навсегда вышли из ассортимента);

• ошибки в наименованиях товаров;

• отсутствие или небрежность группировки;

• недостоверные данные по остаткам и ценам.

Сценарии работы, описанные в функциональных требованиях, могут подразумевать интеграции не только с 1С. Мы умеем настраивать подключение и обмен данными с:

1. Одновременно несколькими конфигурациями 1С: Документооборот, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия.

2. CRM Битрикс24 — заказы будут попадать в воронку в виде заявок.

3. Почтовыми системами.

4. Локальными и облачными хранилищами, где хранится часть данных о товарах, например, изображения.

5. Системами идентификации и управления доступом, например, Keycloak, для сквозной авторизации пользователей на платформе.

6. Системами автоматизации складской логистики, например, EME.WMS

и другими программными продуктами.

Краеугольный вопрос интеграций B2B-платформы, в особенности с 1С — частота обмена данными. Рассинхронизация информации в системах способна привести в репутационным и финансовым потерям. Например, заказ клиента уже передали в доставку, и он направляется к нему, но информация в личном кабинете не обновилась. Дилер, не зная об отправке, отменяет заказ — возникает коллизия, компания теряет деньги и лояльность партнера.

Чтобы избежать таких ситуаций, мы настраиваем обмен данными фактически в режиме реального времени с помощью регламентных заданий и шин. Подробнее о последнем инструменте можно прочитать в этом кейсе.

Стоимость и сроки внедрения B2B-платформы

При базовом внедрении от первого обращения заказчика до запуска дилеров на B2B-платформу в среднем проходит 2 календарных месяца. В это время мы закладываем, в том числе, интеграцию с подготовленной 1С:Управление торговлей. Если нужно дорабатывать функциональность B2B-платформы, период разработки и внедрения увеличивается до 6–8 календарных месяцев.

Точный срок зависит от объема доработок и готовности систем заказчика к интеграции. Над такими проектами мы работаем по методике Scrum — она делает процесс разработки гибким и позволяет запускать новые функции поэтапно.

Стоимость внедрения «под ключ» зависит от объема настроек и доработок базовой версии, количества необходимых интеграций и их сложности. Примеры проектов с указанием их стоимости можно посмотреть по ссылке.

Хотите узнать стоимость внедрения B2B-платформы для вашего бизнеса? Оставьте заявку — наш эксперт свяжется с вами и организует онлайн-встречу, чтобы обсудить детали задачи. После интервью вы получите персонализированное предложение с бюджетом проекта и ориентировочными сроками его реализации.