Это реальная история проекта внедрения Битрикс24 на предприятии .
Мы подписали обязательство о неразглашении (NDA), по которому не можем называть точную сферу деятельности Заказчика (предприятие специфическое, почти уникальное), показывать скриншоты и озвучивать вообще какую-то конкретику.
Вам может быть интересно:
Внедрение Битрикс24 Лицензии Битрикс24
Казалось бы, это проблема.
Но по мере подготовки материала мы поняли, что конкретные адреса, факты и скриншоты мало что меняют по сути, а отсутствие привязки к личностям и предприятию позволяет нам сделать некоторые важные обобщения.
В итоге – пожалуй, хорошо, что эта подлинная история успешного внедрения Битрикс24 на промышленном предприятии будет рассказана без подробностей.
Есть современный хорошо организованный завод. Как говорится, каждому бы так. Мелкие и крупные заказы, склад, отгрузка. Есть производство и офисная часть.
Компания активно применяет ИТ-технологии, работает по Международным стандартам качества (ISO).
Фактически бизнес-процессы на предприятии регламентированы и применяются. Отдел продаж работает по нескольким десяткам стандартных регламентов, есть отдельно прописанные процедуры работы с оптовыми покупателями.
Разумеется, жизнь сложнее и богаче регламентов, но стоит признать — порядок на предприятии есть.
Чего же не хватает? Зачем “еще одна система” и тем более зачем нужен Битрикс24?
Любое большое внедрение информационной системы – революция в компании. Она затрагивает далеко не только технологии и базы данных. Внедрение всегда затрагивает людей и их отношения.
Внешнему подрядчику с одной стороны проще – он не связан личными отношениям с коллективом и обязан дружить только с одним-двумя инициаторами внедрения.
С другой стороны — не понимая отношений в коллективе и традиций компании, легко “наломать дров”.
Хороший прием для решения вопросов и недоразумений – с самого начала понять главное, что нужно заказчику, бизнес-цель внедрения.
Если знаешь бизнес-цель, всегда можно понять, мешает или помогает новая вводная достижению цели, и аргументированно доказывать свою точку зрения.
Мы определили бизнес-цель и ключевой элемент внедрения. Самое важное – комфорт работы дилеров при работе в CRM, и автоматизация бизнес-процессов обработки заявок.
объединить в информационное пространство отдел продаж, отдел маркетинга, а также сотрудников нескольких сотен дилеров;
В терминологии Битрикс24 – CRM, диск и внутренние коммуникации, проведение обучения для персонала, внутренние регламенты.
координировать поставки для нескольких десятков дилеров и дистрибьюторов.
Важно!
Обеспечить разграничение доступа в соответствии с дилерскими договорами о разделении зон ответственности: дилер должен видеть только свои сделки и контакты.
В терминологии Битрикс24 – диск, права доступа в CRM и бизнес-процессы в CRM и “живой ленте”.
Обеспечение и автоматизация бизнес-процессов по продаже оборудования и передаче бракованного оборудования в гарантийный ремонт;
В терминологии Битрикс24 – Бизнес-процессы.
Доступ всех заинтересованных участников к регламентной документации и стандартам.
Диск и регламенты.
Что характерно: Заказчик пришел, хорошо понимая что ему нужно.
Нужно было лишь выбрать конкретный путь внедрения.
Мы всегда советуем начинать с облака. Как говорил герой Анатолия Папанова в “Бриллиантовой руке”: это дешево, удобно и практично.
Мы несколько раз описывали процедуру внедрения Битрикс24. Рекомендуем:
Расскажем как был внедрен Битрикс24 на нашем образцово-показательном предприятии.
К слову, территориально мы удалены от Заказчика и никогда не встречались с его сотрудниками, хотя за несколько месяцев работы стали узнавать всех по голосами.
1.
Установить портал в облаке.
Понятно, что “установить” – значить купить лицензионный ключ в ИНТЕРВОЛГЕ и зарегистрироваться, но как звучит!
В данном случае был подключен домен второго уровня, что делается нечасто.
2.
Загрузить структуру компании.
Это можно делать коннектором к 1С: ЗУП или Microsoft Active Directory, но в данном случае просто ввели руками.
3. Создать необходимые группы по поставленным задачам, пригласить нужных людей, совместно с консультантами разработать и ввести регламенты, провести мини-обучение.
Хозяйке на заметку: почти все клиенты на старте хотят “обучение”. Мы добродушно соглашаемся, называем стоимость, начинаем общаться. Через неделю (иногда – после первого “сеанса”) выясняется, что учить никого ничему не надо. Самые умные уже все поняли и бодро тыкают во все кнопки, самые ленивые расслаблены, но на начальственный окрик реагируют послушной трусцой.
Вывод: Базовая функциональность Битрикс24 изучается “мгновенно”, а вот разработка регламентов и автоматизация бизнес-процессов требует внешних экспертов.
4. Настроили CRM для работы менеджеров завода и менеджеров дилеров.
Особенность: в CRM работают не только сотрудники самого завода. В портале также зарегистрированы менеджеры дилеров и дистрибьюторов (у них немного разные права и сильно разные цены).
Это сделано для того, чтобы дилеры сами для себя формировали заказы. Реализовано это в виде оформления Сделки. А менеджер завода эту сделку подтверждает, т.е. переводит её из стадии “В работе” в стадию “Заключена”.
В облачном Битрикс24 нет возможности запретить пользователю перевод конкретного статуса сделки, в нашем случае был введен регламент.
Если важно именно запретить — советуем бизнес-процессы в Ленте или на Списках.
Была проведена особая настройка прав доступа к CRM, так чтобы дилеры не могли видеть заказы других дилеров, а менеджеры завода видели только заказы своих дилеров, с которыми они непосредственно связаны.
5.
Так как в CRM нельзя создавать отдельные документы, а можно только их прикреплять к полям существующих Сущностей (Счет, Предложение, Сделка), то мы отказались от запуска
бизнес-процессов в CRM Битрикс24
.
Было решено реализовать бизнес-процессы “Заявка на поставку продукции” и “Возврат изделия по гарантии” отдельно в разделе Списки на портале.
6. Затем для удобства работы эти БП были перенесены в раздел портала Бизнес-процессы — Процессы в ленте , чтобы все действия БП отображались в Живой ленте портала.
– Ты вылечил девушку? – Старик задохнулся. – Но что ты понимаешь в болезнях, ты, невежда, плут и голодранец!
– Я ничего не понимаю в болезнях, зато понимаю в девушках, – ответил Ходжа Насреддин.
Леонид Соловьев. Повесть о Ходже Насреддине
Конечно, заказчик знает все про свое предприятие. Гораздо лучше консультантов.
Конечно, внешний эксперт (например, сотрудник ИНТЕРВОЛГИ) гораздо лучше заказчика разбирается в Битрикс 24, его возможностях и ограничениях и имеет необходимый опыт.
Что же делать, как договориться?
У нас есть процедура опроса заказчика и описания процесса, приводящая к результату.
Нужно описать Документы, Роли, Статусы, Уведомления и Задачи , которые участвуют в процессе.
Эти понятия понятны для заказчика и легко ложатся на Битрикс24
Настройка процессов нами выполняется сначала на наших “порталах для разработки”.
Затем после тестирования процесс в виде параметризованного файла переносится в портал Заказчика его сотрудниками.
Так можно делать, однако намного проще, когда Заказчик дает административный доступ в свой портал.
В нашей практике получается так: через 2-3 итерации “ручного” переноса процессов в рабочий портал клиента почти все клиенты дают административный доступ. А мы не злоупотребляем.
Результат “совершенно секретен”, но работа большая.
Предприятие работает на облачном версии портала Битрикс24. Переход в коробку рассматривается, но не приоритетен.
Несколько десятков сотрудников и несколько сотен дилеров активно пользуются бизнес-процессами.
Хозяйке на заметку
: задание на автоматизацию процессов выглядит всегда как “небольшая схема” и “полстранички текста”.
Мы всегда пишем техническое задание, переформулируя бизнес-задачу в конкретное воплощение: документы, статусы, шаги, интерфейсы.
Если это сделать, общая трудоемкость составляет 20-25 часов (крайне редко более 30).
А вот если “сразу в бой”, то пока статистика печальна: процесс приходится переделывать 3-4 раза.
Внедрение заняло чуть менее 3 месяцев.
Планируется ввод нескольких новых бизнес-процессов, более активное применение диска и внутренних коммуникаций.
Клиент доволен, нам понравилось.
Вам может быть интересно:
Внедрение Битрикс24 Лицензии Битрикс24