- Задача
- Настройка и установка
- Как работает согласование документов в Битрикс24?
- Для кого мы разработали бизнес-процесс?
Задача
Процесс согласования документов занимает много времени. Договоры, дополнительные соглашения, коммерческие предложения, прайс-листы, техническое задание или макет сайта – для этих документов может потребоваться одобрение руководства или других ответственных лиц.
Перед нами стояла цель: автоматизировать этот процесс, а также сделать его максимально простым и бесконтактным (так как бизнес массово переходит на удаленную работу с бесконтактной доставкой и оплатой). Мы учли, что сотрудники могут находиться в отпуске или не иметь доступа к Битрикс24 по другим причинам, поэтому список согласующих может настраиваться работником, запустившим процесс согласования документа.
Настройка и установка
Установка бизнес-процесса в ваш облачный Битрикс24 выполняется быстро и просто. Как мы говорили ранее в обзоре быстрых процессов, наш специалист поможет с переносом БП “Универсальное согласование” в вашу CRM в течении бесплатной часовой Скайп-консультации.
После настройки, любой сотрудник сможет запустить процесс согласования из живой ленты
Как работает согласование документов в Битрикс24?
Шаг 1
Задаётся название документа, определяется до трёх последовательно согласующих сотрудников, а сам документ прикрепляется как вложение
Шаг 2
Определенные ранее сотрудники видят новую задачу в живой ленте Битрикс24.
Они поочередно согласуют документ, при этом каждый из них может:
- согласовать документ
- отказать в согласовании (с обязательным пояснением)
- вернуть этот документ на доработку предыдущему согласующему (если такового нет, то документ возвращается работнику, запустившему процесс)
- исправить документ и согласовать с замечанием
Шаг 3
После согласования назначенными пользователями процесс прерывается, и документ можно отправлять в работу.
Для кого мы разработали бизнес-процесс?
Не зря в названии процесса присутствует слово “Универсальный”. Как говорится, время – деньги. А неавтоматизированное согласование документов “по старинке” – процесс долгий и не всегда удачный.
Предположим, чтобы обойти 3 согласующих, вам понадобится по 15 минут на каждого. Добавим по 10 минут на хождения от кабинета к кабинету и еще 10 минут на сопутствующие “замедляющие” факторы. При идеальных условиях, документ будет согласован через час. В это время менеджер мог бы обработать лид, позвонить клиенту или составить коммерческое предложение (а талантливый менеджер – управился бы со всеми тремя делами).
Вместо того, чтобы бегать по кабинетам и ждать заветной подписи нужно бесконтактно ставить задачи в CRM – пока сотрудники, определенные при запуске бизнес-процесса, занимаются согласованием, менеджер занимается другими задачами.
Бизнес-процесс “Универсальное согласование документов” подойдёт для любой компании, в которой документы согласуются хотя бы один раз в неделю.
Если же вам нужно автоматизировать процесс согласования счетов, у нас есть решение и для этого кейса – бизнес-процесс “Оплата счёта” для вашего Битрикс24.
Статьи по теме
