Замена ERP на 1С и Битрикс24 в развивающемся бизнесе аренды автомобилей

Заказчик — один из крупных игроков на рынке аренды авто с последующим выкупом в регионе Кавказских Минеральных Вод. У компании есть филиалы в Пятигорске и Владикавказе. Помимо услуг лизинга, сервисного и гарантийного обслуживания автомобилей, Бери-Рули предоставляет дополнительные нефинансовые услуги.

Благодаря эффективной бизнес-модели и автоматизации процессов взаимодействия с клиентами компания за 5 лет нарастила выручку в 15 раз.
О чем хотим рассказать
Как перевести быстроразвивающийся бизнес с самописной ERP на систему из 1С: Комплексная автоматизация и CRM Битрикс24.

Кейс будет интересен тем, кто ищет недорогое эффективное решение для автоматизации процессов в сфере производства или услуг и готов воспользоваться всеми преимуществами, которые даёт работа на единой ИТ-платформе.

Работа компании до обращения к нам

У клиента было внедрено ERP-решение, которое автоматизировало внутренние процессы: управление автопарком, заключение договоров, учет финансовых операций, подготовка отчетов, информирование клиентов о событиях и т.д.

Внедрение ERP позволило:
  • сосредоточить все важные данные в одном месте;
  • в 5 раз сократить время обслуживания клиентов;
  • автоматизировать начисления и другие финансовые операции по договорам;
  • оперативно получать сведения о штрафах;
  • лучше контролировать задолженность;
  • вести историю состояний автомобилей и т.д.
Внедренная cистема функциональна, имеет интуитивный интерфейс, обрабатывает большой объем данных, и, в целом, удобна.
В ERP создана ролевая модель с разграничением доступа пользователей к функциональности и отчетам. Все отделы, кроме бухгалтерии, работают только в ERP, без прямого обращения к учетной системе. Очевидный плюс такой архитектуры — предоставление сотруднику с определенной ролью только тех данных, которые нужны ему для работы.
Схема работы до внедрения Битрикс24 и 1С: Комплексная автоматизация

Причина обращения

Масштабирование бизнеса и рост клиентской базы потребовали внедрения CRM-системы. Лучше всего на эту роль подходил Битрикс24, но его интеграция с самописной ERP — дорого по деньгам, долго по времен и непредсказуемо по результату. Поэтому решили заменить ERP на 1С, т.к. у последней есть хороший коннектор с Б24.

Без доработки 1С здесь не обойтись, но такое решение принималось на перспективу. С учетом дальнейшего роста, поддерживать родственные продукты проще и дешевле.
У 1С есть решения для большинства отраслей и функциональных задач. Конфигурации их типовых версий подходят большинству компаний.
Заказчик выбрал «1С: Комплексная автоматизация», т.к. программа ориентирована на использование в сфере малого и среднего предпринимательства. Она подходит всем, кто использует несколько отдельных систем для учета и управления, но считает, что их возможностей уже недостаточно.
Несмотря на универсальный характер, ни «1С:Бухгалтерия лизинговой компании», ни «1С: Комплексная автоматизация» не могут без доработок использоваться для ведения учета там, где есть уникальные бизнес-процессы, сложившиеся требования и практики.

Настройка интеграции с сервисом ШтрафовНет
2
3
Реализация механизма расчетов с контрагентами
Требовалось перенести функционал ERP в части получения данных о штрафах из внешней системы в 1С, с привязкой к договору и дате Постановления о правонарушении.
В текущей ERP-системе настроена интеграция с сервисом «Штрафов нет», у которого есть полнофункциональное
API для систем автоматизации. После того, как из этой системы получен штраф, он прикрепляется к договору. Идентификация происходит по номеру автомобиля. Если штраф не подгрузился автоматически, его можно внести вручную.
Замена ERP на другое решение — сложная многоходовка, нужно многое предусмотреть. Поэтому такое внедрение лучше делать по гибкой методологии разработки, т.е. итерациями. Мы разделили задачу на 5 последовательных блоков, которые будут постепенно обогащать функционал системы. Но запустить её в эксплуатацию можно и с базовым набором возможностей.

Задачи первого этапа

В системе настроена интеграция с сервисом «ШтрафовНет», у которого есть полнофункциональное
API для систем автоматизации. После того, как оттуда получен штраф, он прикрепляется к договору. Если штраф не подгрузился автоматически, его можно внести вручную.
Доработка справочников и элементов справочников.
С этого начинается любая работа по внедрению нетиповой конфигурации 1С. Чтобы у пользователей не возникало ситуаций, когда ни один из вариантов в поле формы не подходит для конкретного случая, нужно создать справочники и наполнить их нужными данными. В ERP их несколько: виды договоров, виды оплаты, виды страхового полиса, марки и модели автомобилей, запасные части и др.
Особенности сферы деятельности заказчика потребовали доработки типовых и создания новых справочников в 1С. Например, в номенклатуру ввели ее новые виды: «Дополнительное оборудование», «Запасные части», «Шины». Позже добавили дополнительные реквизиты, например, указали применяемость запасных частей и шин для конкретных автомобилей. Теперь в дополнительном реквизите карточки товара можно указать для какого авто он подходит. В смысле допродаж это очень удобно.
1
Чтобы не переносить данные вручную, процесс миграции тоже автоматизировали. Сначала выгрузили данные в табличном виде из ERP, обработали их, и в нужном виде импортировали в 1С. Так перенесли сведения по договорам, контрагентам, тарифам и транспортным средствам.

Что ожидают дилеры от своего поставщика

Рынок спецтехники РФ переживает сегодня сложный период из-за ухода многих зарубежных компаний. И он такой не один. Дилеры, ранее работавшие с западными поставщиками, избирательны и привыкли к определенному уровню сервиса. Они, как минимум, ждут:
работу через формат “единого окна” и режим доступа 24/7
гибкий интерфейс и персонализацию во всем: от каталога и прайс-листа до кастомизации личного кабинета под нужды компании
1
2
возможность связаться с персональным менеджером через личный B2B-кабинет
3
возможность просматривать и резервировать товары среди фактических остатков на приоритетных складах
множественные корзины для разделения заказов по клиентам
4
5
инструменты для удобной работы с рекламациями и формирования возвратов
электронный документооборот, позволяющий выставлять счета и подписывать документы онлайн
6
7
интеграцию с популярными бизнес-приложениями (CRM, торговым, складским, бухгалтерским ПО)
8
прозрачность бонусной и скидочной систем с отражением статуса участия в них
безопасность, обновляемость, отсутствие коллизий, оперативное решение проблем и т.д.
9
10
Стратегия компании и способ её реализации
Как часто бывает, пропорционально росту сети и масштабам продаж, в компании возрастает и нагрузка на менеджеров. До определенного момента часть их работы еще можно переложить на CRM-систему.
Но вопросы согласования заказов, ручной проверки наличия позиции на складе, частых дозаказов мелких партий, оповещений клиентов о движении заказа, обмена закрывающими документами все еще будут отнимать слишком много времени менеджеров по продажам.
После их ухода у неё появилась реальная возможность существенно расширить свою рыночную долю. Но под эту цель требуется серьезно перестроить систему отношений с клиентами, автоматизировать продажи и сервис.
До ухода крупных западных игроков, у компании-поставщика спецтехники из КНР не было возможностей подвинуть своих конкурентов, учитывая силу их дилерских сетей и маркетинговые бюджеты.
Компания получает определенный контроль над рынком благодаря переводу клиентов в удобную рабочую среду с высокими барьерами обратной миграции. В ситуации ухода крупнейших игроков новую рабочую среду нужно сформировать как можно скорее, пока рынок почти пустой.
Лучшее решение задачи — просто переложить часть ежедневной рутины на B2B-платформу и ее клиентов, самостоятельно управляющих своими заказами.

Это позволит при меньшем штате отдела продаж выполнять планы, как минимум, на прежнем уровне.
Интеграция с EME.WMS
Интеграция с 1С
Адаптация методов для вывода каталога, цен, остатков, для работы «умных» фильтров и др.
Создание внутренних аналитических отчетов
Дизайн и верстка портала, в т.ч. мобильной версии
Общие настройки платформы на стороне Битрикс
Реализация базовых и расширенных сценариев работы в ЛК платформы
Разработка структуры и диаграммы потоков данных
Мы давно делаем личные кабинеты для разных сфер, поэтому постановка задач не вызвала сложностей.
На старте мы располагали набором функциональных требований, но четкого технического задания не было. Разработать техническое решение предстояло тоже нам. При таких вводных большинство проектов мы разрабатываем c использованием Agile и Scrum. В атмосфере доверия и при наличии выделенной команды гибкий подход работает хорошо.

Задачи, решенные в процессе внедрения

Самыми емкими в плане трудозатрат были задачи по интеграции.
Наш базовый принцип - брать штатное, прибегая к кастомизации в крайних случаях, при этом поддерживая штатную логику и структуру данных. Поэтому методы запросов для интеграций мы пишем, используя, по возможности штатные компоненты. Иногда их приходится немного или полностью кастомизировать под задачи, как это было, например, в случае с выводом остатков по складам в форме заказа или формированием корзины с идентичными позициями.
Сценарии работы, реализованные в B2B-платформе
Расскажем о ряде интересных и полезных сценариев работы пользователя. Базовые покажем на демо-сессии.
С регистрацией нового пользователя не происходит его автоматического допуска к остаткам и ценам на B2B-платформе. Модерация нужна для предварительной проверки контрагента и назначения группы цен. Только после подтверждения заявки менеджером новый пользователь сможет авторизоваться, перейти в свой личный кабинет и создать заказ.
Часто бывает так, что пользователь B2B-платформы создает заказ сразу для нескольких своих контрагентов. В этом случае удобно разложить общий заказ на отдельные. Например, одна корзина может быть сформирована для головной организации, вторая — для её филиала в другом городе, где у поставщика есть отдельный склад.
На платформе есть удобная опция создания заказа через загрузку файла с артикулами. Это отличная альтернатива сценарию, в котором дилер вручную выбирает позиции из каталога и складывает их в корзину.
В том случае, если остаток на ближайшем (приоритетном) складе не позволяет выполнить заказ полностью, то недостающую часть заказа можно дозаказать с другого склада дистрибьютора, где товар есть в остатке. Ликвидировать остатки выгоднее, чем дозаказывать небольшие партии туда, где они закончились.
Для разных групп клиентов на платформе можно назначать разный тип цены. Помимо этого, если конечный покупатель захочет детальнее посмотреть ассортимент, доступный ему для заказа в личном кабинете дилера, а последний не готов показывать «свои» цены, то демонстрацию можно провести в режиме витрины — каталога с рекомендуемыми розничными ценами или без них.
Контрагент может быть представлен группой связанных юридических лиц, каждое из которых отвечает за свое направление работы. B2B-платформа позволяет оформить заказ на любое из юридических лиц группы.
У крупных оптовых клиентов состав заказа практически не меняется. В таком случае, покупателю будет удобнее не искать и добавлять позиции в корзину в ручном режиме, а войти в историю своих заказов и повторить один из предыдущих. Система предупредит, если какие-то позиции стали недоступны или их нет в наличии.
На платформе дистрибьютора представлены товары одного производителя. Если товар с определенным артикулом попадает в заказ, а позиции нет на остатках, то его могут привезти со склад в Китае. А если нет и там, то произвести по заказу. С этой целью реализовано разделение заказа на два блока: корзина и заявка. Сам пользователь решает: ждать планового поступления, создавать заявку или купить в другом месте.

Закажите демонстрацию работы B2B-платформы и личного кабинета в режиме реального времени

Покажем как это выглядит у других, расскажем нюансы. Сможете задать все вопросы прямо во время демо.
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Интеграции с B2B-платформой
Интеграция B2B-платформы с 1С: Управление торговлей
Интеграция позволяет легко обходиться без ручного внесения данных в обе системы.
1С и B2B-платформа самостоятельно обмениваются ценами, данными о клиентах, заказах, остатках, статусами процессов. Это сильно сокращает затраты труда менеджеров, снижает управленческие расходы и необходимость в постоянном контроле.
Обычно в проекте интеграции прорабатывается множество вариантов связей объектов, потоков данных и синхронизаций, сценариев работы целевой системы. На этапе планирования схема была такой.
Интеграция с EME.WMS
Для организации простых складских процессов вполне хватает функционала популярных учетных систем. Но их возможности не безграничны. Чем больше торговая матрица и чаще отгрузки, тем больше времени торгово-бухгалтерским приложениям требуется на обработку транзакций.
Эти приложения, в отличие от WMS, имеют иную архитектуру данных и обращений к ним. Для поставщика с номенклатурой в тысячи SKU, разветвленной сетью складов и дилеров “1С:УТ” не может полноценно заменить WMS.
Личный кабинет дилера: базовые возможности

С переходом на Личные кабинеты, многие вопросы дилеры стали закрывать самостоятельно, а у дистрибьютора сократилось время обработки заявок. Все изменения в кабинете отражаются мгновенно.
Андрей
Для дистрибьютора ключевым показателем является скорость предоставления ответа дилеру с корректной информацией.
Процесс стал быстрее в десятки раз.
менеджер проекта
Наш опыт внедрения B2B-платформ
Посмотрите портфолио проектов по внедрению B2B-платформы в других компаниях.

ИНТЕРВОЛГА имеет опыт работы в масштабных проектах с крупными партнерами.

Мы делаем сложные интеграции под ключ для любого бизнеса.

Умеем управлять проектами, поэтому нам доверяют сложную разработку.

Если перед вами стоит задача внедрения, замены или интеграции корпоративных систем — опишите ваши потребности. Мы предложим решение.

20+ лет
на ИТ-рынке
1000+
успешных проектов
10 000
часов разработки в месяц
130+
штатных сотрудников
80+
разработчиков Битрикс, Битрикс24, 1С
14
производственных команд
Заявка на разработку
Нажимая кнопку «Отправить», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных
Хотите получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишитесь на рассылку — спамить не будем