Автоматизация склада в 1С:Управление торговлей: 1001-й способ экономии нервов, времени и денег

Несмотря на широкие возможности и выбор систем управления складом, компании продолжают дорабатывать их под себя. Продукты компании 1С предоставляют мощный базовый функционал, который мы адаптируем под бизнес-процессы наших заказчиков. Расскажем о том, как ИНТЕРВОЛГА реализовала отгрузку из одного окна и одного документа, сократив до минимума ручные операции по учету и перемещению ТМЦ. 

Когда мы знакомимся с работой складского хозяйства Amazon, то возникает ощущение тотальной автоматизации складской работы. Мощные алгоритмы отвечают за приемку, сортировку, маркировку, размещение, маршрутизацию и многие другие складские процессы. Не все процессы пока поддаются автоматизации из-за ограниченности технологий, что-то приходится делать руками. Amazon это обходится безумно дорого. Другим тоже.

Существует распространенное мнение, что дорогими являются только автоматизация и оборудование. Но ручной труд тоже недешев. По данным Kane Logistics, рабочая сила является одной из самых больших статей складских расходов и иногда составляет от 50 до 70% от общего бюджета складирования.

Автоматизация складского хозяйства российских предприятий чаще всего базируется на решениях от 1С. Конфигураций 1C, в которых поддерживается ведение складского учета, довольно много: 

• “1С:Управление торговлей”;

• “1C:Розница 8”;

• “1С:Предприятие 8.WMS Логистика.Управление складом” и другие. 

Помимо этого есть еще и специализированные решения для складского хозяйства – WMS-платформы. Однако предприятия среднего и малого бизнеса редко рассматривают их в качестве рабочего софта из-за больших ценников и длительности внедрения.

1С:Управление торговлей (1С:УТ) эффективна во многих отношениях, но внутри у нее – типовые сценарии, которые требуется дорабатывать под специфику конкретной компании.

С одной такой задачей по доработке 1С к нам обратился клиент – компания ДАТАФОРУМ. Заказчику нужно было создать систему складского учета на базе 1С:УТ, упростив стандартные операции. ДАТАФОРУМ является одной из крупнейших компаний, предоставляющая полный комплекс услуг по организации и проведению мероприятий. Объединив три основных направления деятельности, TECHNICAL PRODUCTION, CREATIVE PRODUCTION и IT PRODUCTION, компания ДАТАФОРУМ реализует форумы, конференции, семинары и онлайн мероприятия на самом высоком уровне не только в России, но и за рубежом. Среди проектов компании: Петербургский Международный Экономический Форум,  Сочинский Инвестиционный форум, участие в 21-м чемпионате мира по футболу ФИФА 2018, XI Петербургский Международный Газовый Форум, шоу-проекты с известными блогерами и различные мероприятия с образовательными центрами и университетами.

В ДАТАФОРУМ решили реализовать прозрачное хранение и перемещение оборудования, с помощью которого создаются мероприятия. Ранее компания с 1С не работала, записи о местонахождении оборудования велись в Excel.

В программе 1С:УТ складской учет ведется по ордерной схеме. Использование ордерной системы складов в 1С:УТ нужно для разделения складских и финансовых документов и операций.

Проведение документов по 1С вручную – это требующий внимания процесс с несколькими этапами. С одной стороны, ордерная система усложняет процесс приемки, заставляя формировать приемные и расходные ордера. С другой стороны, ордера и адресное хранение позволяют уменьшить требования к квалификации персонала.

Компания ДАТАФОРУМ располагает собственным парком оборудования, состоящим из новейших линеек, и он постоянно пополняется. Базы оборудования компании располагаются в Санкт-Петербурге и Москве, в связи с чем было принято решение автоматизировать работу кладовщиков, попутно решив несколько других задач, связанных с перемещением оборудования.

В 1С ордерную систему можно автоматизировать, но нужно будет работать с несколькими документами (заказ клиента, реализация товаров и услуг и т.д.). А по требованию заказчика документ должен быть один – “Заказ клиента”. Поэтому мы делали кастомную автоматизацию.

Типичная ситуация для компании: с сайта в 1С прилетает “Сделка” и создается документ “Заказ клиента”. Он содержит в себе 2 ссылки на оборудование: “планируемая отгрузка” и “памятка логисту”. На основании этого документа кладовщик идет и сканирует оборудование у себя на складе. Потом он должен этот заказ провести, на его основании создать расходный ордер, поменять статусы, и т.д. Если обслуживать в день по несколько сделок, то все не так утомительно и рутинно. А если речь о нагруженном складе?

После наших доработок кладовщик просто меняет статус, проводит “Заказ” и сразу создается документ отгрузки, добавляется цветовая индикация, заполняется столбец “отгружено со склада”.

После того, как эффект автоматизации отгрузки стал очевиден, решили автоматизировать и приемку.

Когда оборудование возвращается с мероприятия, оно сканируется и создается приходный ордер с его списком. Если список из ордера совпадает со списком из заказа, то ТМЦ переносятся на остатки. Если нет, то принимаются частично. 

Эту опцию создали для случаев быстрого перемещения оборудования по проектам. Иногда его быстрее и дешевле перевезти с проекта на проект, чем перемещать с мероприятия на склад, а затем на новую площадку.

Как это работает?

Кладовщик заходит в 1С в раздел “Частичная приемка”, берет сканер и сканирует оборудование возвращенное на склад. Оно может быть с разных мероприятий. По уникальному серийному номеру (QR-коду) 1С “понимает” с какого мероприятия пришло оборудование и формирует документ приемки по нескольким проектам.

Т.к. 1С хранит данные о перемещениях ТМЦ по проектам, то их возврат легко отследить по цветовым индикаторам. Каждый возвращенный объект подсвечен зеленым индикатором, а тот, который еще не вернулся, – красным.

Если оборудование перемещается с одной площадки на другую без “заезда” на склад, то достаточно в приемке нажать “Другой проект” и процесс “возврата” и “выдачи” произойдет программно, без ручной проводки. Операция потребует подтверждения логиста, который перемещал ТМЦ.

Из приемки объект может быть перемещен на неордерные “склады”: ремонт, утеря, списание.

Функционал легко интегрируется со сканерами и терминалами сбора данных.

Для удобства маркировки объектов хранения ИНТЕРВОЛГА опционально разработала генератор инвентарных номеров в 1С. Мелочь, но теперь у каждого объекта хранения есть привязка к складу.

В результате доработки мы упростили учет материальных ценностей, сохранив сам порядок складского учета, сэкономили на логистике и сократили риск ошибок при перемещении оборудования между проектами. Следующий этап нашей совместной работы – упрощение и повышение удобства перемещения материальных ценностей между складами, а также общей прозрачности складских процессов.

Если вам нужна глубокая автоматизация процессов в 1С, доработка ее функционала или интеграция с другим ПО, ИНТЕРВОЛГА готова предложить соответствующие решения Мы знаем лучшие практики и имеем отраслевую экспертизу. Заполните форму внизу, чтобы обсудить вашу задачу с экспертом.