Обновление и объединение доработанных 1С:ЗУП — единая кадровая система для торговой компании

Юлия О
Роман С.
Подписаться

Когда доработки “под себя” играют против бизнеса

Автоматизация кадровых процессов — норма для больших компаний уже много лет. Правильно внедренный инструмент многократно облегчает жизнь кадровикам и бухгалтерам.

Крупные организации всегда заказывают персональные доработки систем учета. Адаптированные под специфику процессов программы позволяют получить больше пользы и ценятся бизнесом.

Есть и “ложка дегтя”. Добавление дополнительного бизнес-функционала часто негативно сказывается на обновлении конфигураций 1С. В результате компании вынуждены пренебрегать “желательными”, а позже и критичными обновлениями и эксплуатируют текущую систему “как есть”, пока она окончательно не устареет.

Наступает момент, когда производитель-разработчик сообщает об окончательном снятии с поддержки конфигурации. А это значит, что для дальнейшей актуализации документов под нормативно-правовые и законодательные требования придется привлекать разработчиков. А это влечет за собой ощутимые затраты времени и денег.

Сегодня мы расскажем о таком кейсе: когда “сильно допиленная 1С-ка” версии 2.5, используемая в нескольких организациях группы компаний, была успешно заменена на единую базу 1С ЗУП актуального релиза. Конкретно речь идет об 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 ПРОФ.

Переход из ЗУП 2.5 в 3.1 сама по себе непростая задача, добавим перенос на “Управляемые формы” годами дописываемого функционала, и получим проект минимум 3 месяца. Детали дальше.

Одна компания, много Баз данных или О клиенте

В середине осени с запросом на нетривиальный переход из ЗУП 2.5 в 3.1 обратилась большая торговая компания, имеющая точки продаж в разных регионах России. Задача сразу же показалась нам интересной:
  • кадровый учет и расчет заработной платы ведется в 5 базах данных 1С старой и новой редакции:
  1. три имеют не обновляемую конфигурацию ЗУП 2.5 и одинаковые доработки, которые при переходе НЕОБХОДИМО сохранить;
  2. одна имеет конфигурацию 3.1 неактуальной версии;
  3. еще одна также с конфигурацией 3.1, но обновленной версии. Непосредственно в ней и будет располагаться общая итоговая БД;
  • данные из всех баз необходимо перенести в одну общую информационную базу;
  • в каждой базе есть персональные настройки, начисления и удержания для организаций учета ЗП;
  • одинаковые сведения (физические лица, сотрудники, начисления, удержания и т.д.) из разных баз должны быть сохранены и объединены в итоговой системе без создания дублей;
  • дата начала учета в единой БД — 01.01.22 года (порядка двух месяцев на подготовку и тестирование слияния).
Состояние платформ на момент старта ИНТЕРВОЛГА специализируется на решении сложных задач, в том числе обновлении и слиянии доработанных конфигураций 1С.

Боли заказчика и цели по проекту

В описываемой компании по мере роста географии торговых точек и создания новых организаций внедряли новые учетно-кадровые системы и дорабатывали их под требования бизнеса.

В таком формате предприятие работало несколько лет и вот что получилось в результате:
  • пять профильных 1С разной конфигурации, затраты на содержание которых, пример неэффективного использования ресурсов;
  • три системы из пяти сняты с поддержки и “требуют незамедлительного” апгрейда;
  • в каждой 1С формируется отчетность по отдельным компаниям, по которым ведется учет, но нельзя сделать общий корпоративный анализ по всем организациям из 5-ти баз 1С;
  • много неактуальной и ненужной информации и т.д.
Имея названные выше проблемы и неудобства, мы совместно с клиентом сформулировали следующие цели:
  1. Ведение кадрового учета и расчета заработной платы по всем организациям в единой базе;
  2. Построение аналитики не только отдельно по компаниям, но и по всей группе;
  3. Улучшение управляемости ведения кадрового учета и расчета заработной платы;
  4. Повышение качества аналитической отчетности по процессам за счет новых функций системы;
  5. Уход с учетной системы, которая больше не поддерживается компанией-разработчиком.

Подготовка технического задания

Слияние и обновление доработанных ЗУП — нестандартная задача, требующая не только обширный перечень компетенций и опыта, но и подробное техническое задание, с четко обозначенными схемами, этапами, итерациями и сроками и т.п.

Одним из первых аспектов, зафиксированных нами в ТЗ стала схема работ: Схема работ по слиянию Задача проекта №0 — переход из ЗУП 2.5 в 3.1

Существует всего 2 технически верных варианта перехода:
  • перенос справочников и остатков на дату начала ведения учетов;
  • перенос всех кадровых справочников и всех взаиморасчетов.
Подробная сравнительная характеристика каждого варианта требует отдельной статьи и мы обещаем подумаем её сделать. Клиент и мы сошлись на мнении — сделаем первый вариант и перенесем необходимые сведения на дату начала ведения учетов. Этот выбор позволяет избавить готовую БД от старой и неактуальной информации, исключить перенос ошибочных настроек и ощутимо скажется на сроках и стоимости работы. После определения всех целей, задач и вариантов перехода совместными усилиями составили план работ. Подробно его описывать не будем, но в двух словах покажем совместную командную работу:
  1. Обновляем базы для версий 2.5 и 3.1 до актуальных релизов (ИНТЕРВОЛГА);
  2. Дорабатываем обработку переноса данных для сопоставления справочников (ИНТЕРВОЛГА);
  3. Выполняем перенос данных (ИНТЕРВОЛГА);
  4. Проверяем корректность данных в ЗУП 3.1. после перехода (клиент + ИНТЕРВОЛГА);
  5. Повторение пунктов 1 - 5 еще для двух БД (клиент + ИНТЕРВОЛГА);
  6. Закрываем последний месяц ведения учета в ЗУП 2.5. Выполняем все расчеты зарплаты, взносов, отражаем выплату и перечисление НДФЛ (клиент);
  7. Переносим данные из четырех ЗУП 3.1 в единую базу (ИНТЕРВОЛГА);
  8. Проверяем данные в единой БД (клиент + ИНТЕРВОЛГА);
  9. Разрабатываем дополнительный функционал (клиент + ИНТЕРВОЛГА).

Почему для сложных задач мы рекомендуем этапность работ?

Если быстро — этот проект сложная задача. О том, как мы работаем со сложными проектами, написана интересная статья о том, как ИНТЕРВОЛГА ведет разработку сложных проектов. Если подробнее, то:
  • конкретные этапы позволяют правильно оценить проект в плоскости времени и денег;
  • структурированный план позволяет исполнителю и заказчику работать параллельно, помогая друг другу, а не конфликтуя в сроках и задачах;
  • подробные итерации упрощают подбор необходимых исполнителей;
  • четкая последовательность исключает вероятность “мартышкиного труда”;
  • этапность — проверенный инструмент соблюдения дедлайнов.

Работы по обновлению и слиянию ЗУП

Лирическое отступление — обновлять конфигурации 1С или объединять их в одну БД могут все франчайзи или фрилансеры. Не будем об этом подробно говорить. Остановимся подробнее на трудо и интеллектуально емких процессах.

Настройка имеющихся доработок ЗУП при переносе в единую платформу на новой конфигурации

Определяющая доработка, которая была во всех системах заказчика — Управление рабочим временем (УРВ) каждого сотрудника. График планирования рабочего времени Это полезный инструмент, экономящий десятки часов рабочего времени сотрудников кадрового отдела и бухгалтерии при расчетах заработных плат и премий. Перенести и сохранить работоспособность всего комплекса Управления рабочим временем — главная задача проекта.
Но в чем же проблема? Давайте просто обновим и все?

Вопрос неопытного 1С-ника
А проблема в том, что УРВ и все связанные с ним отчеты были настроены для каждой конкретной базы данных 1С:ЗУП 2.5. После того как вся информация была загружена в единую базу, практически все необходимые отчеты перестали показывать корректные данные.

Главная причина — изменение объектов учета в ЗУП 3.1 по сравнению с 2.5. Часть данных теперь хранится в других регистрах по другим правилам. Программистам потребовалось заново разрабатывать формы и функционал с учетом алгоритмов из старой 1С и особенностями новой системы.

Еще одной доработкой является обработка автоматического заполнения типового табеля ЗУП на основании данных из подсистемы “Управление рабочим временем”. Этот табель формируется для каждого сотрудника на основе УРВ и позволяет получить статистику по каждому отдельному сотруднику. Табель учета рабочего времени

Расширение возможностей доработанных ЗУП 3.1

В процессе адаптации блока УРВ под 3.1 возникла потребность автоматически формировать на основании графика УРВ сначала индивидуальный график, а из него автоматически формировать табель. В 2.5 автоматически создавались табели. Такая возможность возникла исходя из особенностей учета 3.1. Индивидуальный график сотрудника Вывод часов отсутствия — еще одно пожелание от клиента.

Отражать в табеле часы отсутствия и причины неявки.

Функционал УРВ позволяет отражать неявку по причине. Было решено автоматизировать процесс, и выводить в табель автоматически часы неявок и их причину.

До процедуры обновления и слияния баз, топ-менеджеры по персоналу и руководители проводили аналитику и начисления, работая с каждой базой по очереди. После объединения ЗУП — появилась возможность работать с отчетами и графиками сотрудников всей компании.

Новые доработки строят общие корпоративные графики, аналитическую документацию и т.п. Однако, предоставление “полного доступа” к сведениям другого подразделения для рядового специалиста-hr — плохая идея, т.к. возможна случайная (или не очень) корректировка данных нецелевого отдела, к тому же неэтично видеть заработные платы других сотрудников.

Для решения этого вопроса мы настроили права доступов. Теперь руководители подразделений точечно назначают доступы к сведениям и документам отдельного подразделения конкретному кадровику.

Дополнительная настройка, работа без которой невозможна — ускорение элементов системы. До слияния, каждая БД и доработки в ней работали корректно. Однако, объединение всех ЗУП в одну колоссально нагрузило процесс обработки УВР. Негативное, но, ожидаемое последствие.

Решение — специальные компетенции + неделя работы и десятиминутная подготовка Заполнение графика УРВ снова стала занимать не больше минуты.

Нестандартные сроки проекта

Сроки работы над проектом — пример профессионализма и гибкости как менеджеров и программистов ИНТЕРВОЛГИ, так и ответственных лиц заказчика.

Для наглядности, покажем сроки в виде последовательной схемы, где выделим участки, за которые отвечала ИНТЕРВОЛГА (IV) и специалисты заказчика (КЛ):  Хронология проекта Немного подробнее и с разбивкой по шагам / месяцам.

Ноябрь

После старта проекта программисты ИНТЕРВОЛГИ начали делать два процесса параллельно — доделывать стандартный механизм переноса данных из 2.5 в 3.1 (требуется, когда переезжают не только базы, но и доработки в них) и готовить все необходимые доработки (работа 2.5 отличается от 3.1, а значит код требуют корректировок).

Декабрь

С начала декабря начинаются тестовые переносы. Программисты по очереди переносят БД и доработки к ним на новый сервер с платформой 3.1 и совместно с менеджерами заказчика проверяют корректность работы системы. После конкретных переносов и тестирования программисты делают слияние всех баз с необходимыми доработками на одной единой платформе. Единую тестовую версию проверяют и заказчик и разработчик, выявляя и корректируя ошибки в процессе. Подготовительные этапы были сделаны до конца месяца (года).

Январь

Календарный год у клиента начался с закрытия финансового периода и подготовки необходимых остатков. Согласно обозначенному плану, в единую ЗУП переедут только они, без лишних и не актуальных данных.

После актуализации сведений программисты провели итоговый перенос всех необходимых БД и доработок на рабочую версию обновленной 1С, и приступили к совместным с клиентом тестированиям.

Февраль

Доработка и оптимизация перенесенного функционала (в том числе, настройка скорости УРВ). Исправление ошибок данных.

Результаты объединения учетных систем для бизнеса

Хаос родит танцующую звезду.

Так говорил Заратустра
Фридрих Ницше
С ростом числа организаций росло и количество учетных систем. В результате такого экстенсивного роста появился небольшой, но неудобный хаос — пять доработанных 1С разной версии и конфигурации, работа с которыми становилась все сложнее, а содержание все дороже.

Результаты проекта для клиента:
  • сокращение расходов;
  • единая обновляемая конфигурация;
  • унификация кадровых процессов всей компании, а не отдельных организаций;
  • доработанные отчеты для учета отсутствия каждого сотрудника;
  • оптимизация времени работы отдела кадров.

Что планируем сделать еще

В компании функционирует много торговых точек с круглосуточным временем работы. Сотрудники согласно рабочему графику выходят в дневные и в ночные смены, а также в разные графики. Имеющиеся механизмы учета не оптимизированы для этого и работа делается “руками”.

Проблема понятна и решается доработкой и автоматизацией учета нестандартных рабочих графиков.

Выводы

Обновление программного обеспечения — важная и полезная необходимость, особенно когда речь идет о нормативно и законодательно зависимых платформах. Обновление доработанного ПО — это необходимость, помноженная на риски потери работоспособности системы.
А не поймёшь, что где валяется и когда всё это кончится!



мама дяди Федора
Чтобы предотвратить это — привлекайте компетентных специалистов, способных не только дорабатывать какие-либо модули, но и в последующем правильно обновлять всю систему.

Так и поступил наш клиент — обратился в ИНТЕРВОЛГУ.


Как только 1С снял с поддержки ЗУП 2.5, было решено перевести все бизнес-процессы кадровой работы в актуальную 3.1. Попутно мы унифицировали работу кадрового отдела всего холдинга, объединив специализированные сервисы в одно целое, что позволило оптимизировать расходы и увеличить скорость выполнения задач.
Оцените статью
30.08.2022
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой с друзьями и коллегами!

Статьи по теме

21.07.2022
Ускоряем работу с интернет-заказами в 1С:ERP: нетиповые статусы заказа покупателя и автоматическое обновлениеИнтеграция 1С и интернет-магазина нужна для оперативного обмена товарами и заказами между двумя системами. На самом деле в обмене участвует гораздо больше данны...
12.04.2021
Согласование документов в 1С:Документооборот и интеграция с Битрикс24 В компаниях средних и крупных размеров ежедневно создается, согласовывается и подписывается множество документов: приказы на отпуск или командировку, д...
22.03.2021
Как настроить автоматическое отслеживание в 1С поступления на склад товаров для заказа в интернет магазине Как настроить отслеживание поступления товара, которого в момент заказа не было в наличии, с помощью встроенного функционала 1С: УТ, а также рассмотрим...
26.01.2021
Обмен сделками Битрикс24 и 1С Часто при разговорах с клиентами мы спрашиваем, как они ведут учет различных данных и используют ли они CRM-систему? Популярный ответ — мы работаем с Excel-фа...
06.11.2020
Комплексное внедрение 1C:ERP в производственных предприятиях Многие предприятия хотят автоматизировать производственный, управленческий и складской учет. Возникают сложности при обработке документов, так как отсутству...

Мы работаем по одному из двух форматов:

  • аренда команды (от 2 человек, не менее 3 месяцев);
  • итерации с фиксированной ценой (1-3 месяца длительностью).

ИНТЕРВОЛГА предоставляет:

  • регулярные онлайн-планерки с заказчиком;
  • квалифицированных специалистов;
  • организованную команду (находятся в одном помещении, что упрощает решение рабочих вопросов);
  • полную прозрачность и регулярность отчетов о результатах.

Для доработок и развития мы предлагаем формат 100 часов в месяц. Что можно сделать за это время:

  • новые нетиповые страницы или раздел;
  • 2 отчета с индивидуальными настройками;
  • 3-5 веб-сервисов интеграции;
  • замудренный калькулятор и т.п.

Поддержка «чтобы все работало как часы» стоит 45 тысяч рублей в месяц и описана тут.

Хочешь получать лучшие статьи от INTERVOLGA раз в месяц?
Подпишись на рассылку — спамить не будем